Minutes of General Membership Meeting

Summer Jamboree, 9 July 1977; Shape

The general membership meeting of the European Association of American Square Dance Clubs (EAASDC) was called to order by the Association-President Steve Nutbrown, on 9 July 1977 in Shape, Belgium. There were representatives present from 38 clubs at roll call. Minutes of the last meeting were approved as written. The Treasurer's report was given and approved.

OLD BUSINESS

Mistreatment of the Friendship Barrel. Walter Riekmann from Hamburg reported on a new way to avoid damaging or loosing the badges that are pinned on the barrel. Walter made the suggestion to sew a banner in the shape of a barrel out of material and have two strips on both sides to pin the badges on. Every club earning the "Friendship-Barrel-Banner" should get a small wooden badge. Everybody agreed with this suggestion, and so we will have a "Friendship-Barrel-Banner" in the future.

Jamboree Preparation. The basic idea is to keep the costs as low as possible. Don't spend too much money on halls, advertising, etc.

Calendar Courtesies. No member club will host a special dance when there is a Jamboree on the same day.

Fall Round-Up. Dick Persich reported on it. Three Stuttgart clubs are hosting. Information packages could be picked up at the Summer Jamboree, reservations for youth hostels or hotels can be made also. Through demonstrations during the last few months the three clubs earned 1400 DM which they are donating for losses, the Afterparty, etc. Every dancer attending the Round-Up 1977 will need his valid green-card. Dancers without it will have to pay an additional fee of 2 dollars; the regular entrance fee is 1 dollar.

Winter Jamboree. It will be held in Kaiserslautern on the 12, 13 and 14 of January by the Buttons & Bows in the same hall as the Round-Up of 1976.

Spring Jamboree. It will be hosted on 7, 8 and 9 of April 1978 in Dortmund by the Soest Belles & Beaux. Since the hall that the club had signed for got sold twice and the new owner cancelled all scheduled events, they had to look for a new one. It will be held now in the same hall as their annual special dance. Camping is free, dancers can sleep for free on air mats in the basement.

NEW BUSINESS

Jamboree Bids. There was no bid so far for the Summer Jamboree of next year.

New Clubs.                  1. Schwäbisch Sweethearts, Ulm

                                      2. Zaragoza Promenaders, Spain

                                      3. Munich Roadrunners, Munich

Information about these clubs can be found in the Chatterbox.

Nominating Committee. Mary Frisk from the Heidelberg Hoedowners reported on the nominating committee's sometimes hard and frustrating work to find a good President for EAASDC. They chose a couple from the Bavarian Stompers in Augsburg as candidates: Tom and Renate Kalal. Four out of six years of dancing have been spent Europe.

On nomination from the floor Mary Frisk was nominated for President and she accepted also. Both candidates introduced their boards. More details about the nominees and their boards can be found in the next issue of the Chatterbox.

Ted Anthony said that there wasn't a need for some board members, like Publicity Director e.g. because the clubs would publicise their Jamborees themselves. Steve didn't quite agree with that since there is always other EAASDC-business that needs to be done.

Open discussion. It was mentioned that children on the dance floor should when possible dance in their own square, when adults don't mind they can dance in their squares also. Children should only join a square when invited to. Dick Persich said that the SIO-book gives some good comments on this problem.

Tom Kalal said that the callers who have the responsibility to teach dancers should also tell them how to dress.

Dancers from Iceland mentioned, information about dances would reach them too late since they have to plan their so far ahead.

In case of address changes write directly to Rolf Schuster, the Chatterbox-editor.

Steve Nutbrown thanked the Shape Shuffling Squares for the well organized and enjoyable Jamboree.

Motion for adjournment was made and seconded.

Secretary, EAASDC

Protokoll der Vollversammlung vom 9. Juli 1977

Summer Jamboree; Shape, Belgien

Die Vollversammlung der European Association of American Square Dance Clubs (EAASDC) wurde am 9. Juli 1977 vom Association Präsidenten Steve Nutbrown in Shape, Belgien eröffnet. Es waren Repräsentanten von 38 Clubs anwesend. Das Protokoll der letzten Versammlung sowie der Kassenbericht wurden ohne Änderung angenommen.

ALTE ANGELEGENHEITEN

Beschädigung des Friendship Barrels. Walter Riekmann aus Hamburg machte einen Vorschlag, wie die Beschädigungen und der Verlust der Badges vermieden werden kann, die am Fass befestigt sind. Seine Idee ist es, das Holzfass durch ein Stoffbanner in Form eines Fasses zu ersetzen, das zu beiden Seiten je einen Stoffstreifen haben soll, an denen die Badges befestigt werden können. Jeder Club, der das Banner einmal besessen hat, sollte zur Erinnerung ein kleines Holzbadge bekommen. Der Vorschlag fand allgemein Gefallen.

Vorbereitung einer Jamboree. Die Grundidee ist es, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten. Clubs sollten nicht zu viel Geld für Hallen, Werbung, etc., ausgeben.

"Calender"- Höflichkeiten. Kein Club darf am Tage einer Jamboree einen Special Dance veranstalten.

Fall Round-Up. Dick Persich berichtete über das diesjährige Round Up, das die drei Stuttgarter Clubs veranstalten. Informationspakete könnten bei der Summer Jamboree abgeholt werden; Hotel- und Jugendherbergsreservierungen wurden ebenfalls entgegengenommen. Durch Schautänze während der letzten Monate verdienten die drei Clubs 1400 DM, die sie für die After-party, eventuelle Verluste etc., zur Verfügung stellen. Jeder Tänzer, der das Round Up besucht, braucht seine gültige "green card". Tänzer ohne grüne Karte müssen einen zusätzlichen Preis von 2 Dollar bezahlen; der reguläre Eintrittspreis beträgt 1 Dollar.

Winter Jamboree. Die Winter Jamboree wird am 12., 13. und 14. Januar 1978 in Kaiserslautern von den Buttons & Bows durchgeführt; in der gleichen Halle wie das Round Up 1976.

Spring Jamboree. Die Spring Jamboree wird am 7., 8. und 9. April 1978 in Dortmund von den Soest Belles & Beaux veranstaltet. Nachdem die vorgesehene Halle inzwischen zweimal den Eigentümer wechselte und der neue Besitzer alle gemachten Vereinbarungen strich, brauchte der Club eine neue Halle und wird nun dieselbe Halle benutzen, in der der alljährliche Special Dance stattfindet. Camping ist kostenlos, Tänzer mit Luftmatratzen können in der Halle übernachten.

NEUE ANGELEGENHEITEN.

Jamboree-Bitten. Kein Club hat bisher um die Summer Jamboree 1978 gebeten.

Neue Clubs.                 1. Schwabish Sweethearts, Ulm

                                      2. Zaragoza Promenadors, Spanien

                                      3. Munich Roadrunners, München

Mehr Informationen über diese Clubs finden sich in der Chatterbox.

Nominierungskomitee. Mary Frisk von den Heidelberg Hoedowners berichtete über die manchmal schwierige und frustrierende Arbeit des Nominierungskomitees, einen guten Präsidenten für EAASDC zu finden. Es wählte ein Paar aus, das bei den Bavarian Stompers in Augsburg tanzt: Tom und Renate Kalal. Sie tanzen seit 6 Jahren, 4 Jahre davon in Europa. Bei den offenen Nominierungen wurde Mary Frisk vorgeschlagen, und auch sie nahm an. Beide Kandidaten stellten ihr Board vor. Nähere Einzelheiten über die Nominierten und ihre Boardmitglieder können der nächsten Ausgabe der Chatterbox entnommen werden.

Ted Anthony sagte, dass einige Boardmitglieder nicht tatsächlich gebraucht würden, wie z. B. der Publicity Director, weil Clubs die Publikation ihrer Jamborees zumeist selbst übernähmen. Steve stimmte dem Argument nicht ganz zu, da es ständig andere EAASDC Angelegenheiten gäbe, die erledigt werden müssen.

Offene Diskussion. Es wurde darum gebeten, dass Kinder-Square dancer nach Möglichkeit in ihrem eigenen Square tanzen oder in einem Square, in dem es Erwachsene nicht stört. Kinder sollten sich einem Square nur zugesellen, wenn sie dazu aufgefordert werden. Dick Persich sagte, dass das Sets-In-Order -Buch einige gute Ratschlage zu diesem Thema liefere.

Tom Kalal sagte, dass Caller, die die Verantwortung übernehmen, Square Dancer auszubilden, sie auch über die richtige Kleidung informieren sollten.

Tänzer aus Island meinten, dass sie Informationen über Veranstaltungen oft zu spät erhalten, weil sie ihre lange Reise schon früh planen müssen.

Adressenänderungen sollen bitte immer direkt dem Chatterbox-Herausgeber, Rolf Schuster, mitgeteilt werden.

Steve Nutbrown dankte den Shape Shuffling Squares für die großartige Jamboree.

Antrag auf Beendigung der Versammlung wurde gestellt und unterstützt.

Secretary, EAASDC