Minutes of General Membership Meeting

Winter Jamboree, 9. December 78, Ketsch

Don Hughes (President of EAASDC) started the General Membership Meeting of EAASDC on 9. December 1978 in Ketsch with the representation of the EAASDC Board. Ilse Wersin (Publicity Director) wasn't able to be in Ketsch.

The following Clubs were represented in the General Membership Meeting:

Afcent Twirlers, Bavarian Stoppers, Boots and Ruffles, Button and Bows, Cheeseheads, Crackers, Darmstompers, Heidelberg Hoedowners, Heilbronn Homesteaders, Holland Windmillers, Kätchen Swingers, Mannheim Mixers, Mavericks, Merry Mixers, Munich Dip N Divers, Munich Roadrunners, Old West Squares, Pattonville Promenaders, Round Abouts, Soest Belles and Beaux, Stuttgart Strutters, Tamara Twirlers, Rainbow Strollers, Rokokos, Schwarzwald Tänzer, Tree Hill Twirler, Tulip Twirler, Wattwurmes.

The minutes of the last General Membership Meeting were read in English and German and amended:

Ilse Wersin (Publicity Director) must be added to the minutes as a member of the Board.

The Treasurer's report was given and approved.

Old Business:

1. Jamborees:

1.1. Winter Jamboree (Ketsch):

There was no babysitting on the 8.December 78 due to the bad weather.

1.2. Spring Jamboree (Berlin):

No change because there was no member of Berlin in the General Membership Meeting.

1.3. Summer Jamboree (Heilbronn):

The Heilbronn Homesteaders will organize the Jamboree in a big hall in Untergruppenbach. Date: 13.-15.July 1979. There is camping behind the hall. The Homesteaders are checking on nursery and reservations.

1.4. Student Jamboree (Wiesbaden):

The Student Jamboree will be in Wiesbaden on the 13. January 79 sponsored by the Kuntry Kuzins.

Caller: Dave Preskitt, Jim Herrington, Ron Everhart

Cuer: Peggy Dungan, Lynn Sandstrom

All students are welcome, if they dance the 38 Basics (Callerlab) as well as all graduated dancers.

1.5. Student Jamboree (June 79):

Possibly the Die Hards in Schweinfurt will organize it.

1.6. Round Up (Frankfurt):

The hall is being obtained.

1.7. Winter Jamboree (Darmstadt):

The arrangements for the program and the hall are done.

2. Green Cards:

There are no green cares any more. The host clubs are responsible for admitting the dancers to bases or other dancing-places.

In case of doubt the dancers should call the contact address to make sure that they can come to the club without any problems.

3. Admission Price to Dances:

Keep as low as possible! Watch the Badge Prices!

4. Chatterbox prices:

16 DM and 18 DM (for APO-addresses).

5. Questionnaire:

Several clubs have not yet turned in information to Publicity Director.

New Business:

6. EAASDC Newsletter:

There was a long discussion about Chatterbox and a Newsletter. The representative of the Bavarian Stompers made a motion, seconded by the Kitzingen Klodhoppers: Continue with Chatterbox, but also utilize a Newsletter on a trial basis. The motion was accepted.

The discussion of problems (like contract between Chatterbox and EAASDC) will be continued at the Summer Jamboree as well as the final vote will be made.

The Newsletter will be in English and German.

The clubs are asked to send their opinions to this problem to the EAASDC President until middle of January 79.

7. New clubs:

7.1. A representative of the Afcent Towners explained one point of their constitution, and then the Afcent Towners in Brunssum (Netherlands) became member of EAASDC.

The Afcent Twirlers don't exist any more.

7.2. The Mosquito Twirlers in Karlsruhe became member of EAASDC too.

I wish good luck and hopefully many happy dancers to both clubs.

7.3. The Rhein-Neckar-Swingers had no member in the General Membership meeting to explain some points of their constitution, and so they couldn't join EAASDC.

8. Banner Stealing Rules:

The rules will be published in the first Newsletter.

9. EAASDC Calendar:

Charter Dances are for name only and not for Date of Dance.

10. Summer Jamboree 1980:

The Munich Roadrunners made a bid for the Summer Jamboree. It was accepted.

11. Spring Jamboree 1980:

There were three bids:

a) Tree Hill Twirlers and Holland Windmillers

b) Rokoko Dancers

c) Butzbach Squares

Here is the result:

a) 20 votes

b) 13 votes

c) 1 vote

So the Tree Hill Twirlers and the Holland Windmillers will have the Spring Jamboree 1980 in the Netherlands.

Motion for adjournment was made and seconded.

Secretary EAASDC

Protokoll der Vollversammlung am 9.Dezember 78

bei der Winter Jamboree in Ketsch

Don Hughes (President der EAASDC) eröffnete die Vollversammlung der EAASDC am 9. Dezember 1978 in Ketsch mit der Vorstellung des EAASDC Boards. Ilse Wersin (Publicity Director) konnte nicht anwesend sein.

folgende Clubs waren durch Repräsentanten in der Vollversammlung vertreten:

Das Protokoll der letzten Vollversammlung wurde in Englisch und Deutsch vorgelesen und eine Änderung durchgeführt:

Ilse Wersin als Publicity Director wird als Teil des Boards ins Protokoll aufgenommen.

Der Kassenbericht wurde ohne Änderung angenommen.

Alte Angelegenheiten:

1. Jamborees:

1.1. Winter Jamboree (Ketsch):

Aufgrund des schlechten Wetters konnte am 8. Dezember 78 kein Babysitting in Anspruch genommen werden.

1.2. Spring Jamboree (Berlin):

Keine Änderungen oder Hinweise bekannt, da kein Vertreter bei der Vollversammlung anwesend war.

1.3. Summer Jamboree (Heilbronn):

Die Heilbronn Homesteaders organisieren die Jamboree vom 13. bis 15. Juli 79 in einer großen Halle in Untergruppenbach, Campingmöglichkeiten sind vorhanden. Nach gutem Babysitting und Übernachtungsmöglichkeiten wird noch gesucht.

1.4. Student Jamboree (Wiesbaden):

Die Kuntry Kuzins sorgen am 13.Januar 79 für die Student Jamboree.

Caller: Dave Preskitt, Jim Herrington, Ron Everhart

Cuer: Peggy Duncan, Lynn Sandstrom

Alle Students sine willkommen, wenn sie die 38 Basics (Callerlab) tanzen können. Natürlich gilt die Einladung genauso für graduierte Tänzer.

1.5. Student Jamboree (Juni 79):

Ort und Club sind nicht mit Sicherheit bekannt, eventuell von den Die Hards in Schweinfurt organisiert.

1.6. Round Up (Frankfurt):

Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Raumfrage noch nicht geklärt.

1.7. Winter Jamboree(Darmstadt):

Die Darmstompers haben ihr Programm aufgestellt und die notwendigen Planungen -für die Halle getroffen.

2. Grüne Karten:

Es gibt keine grünen Karten mehr. Die Clubs sind dafür verantwortlich, dass jeder Tänzer Zutritt zum Tanzplatz erhält. In Zweifelsfallen sollte man vorher die Kontaktadresse anrufen, damit an der Pforte die notwendigen Regelungen getroffen werden können.

3. Eintrittspreise:

Die Preise sollten so niedrig wie möglich gehalten werden, wobei auf geringe Badge Preise geachtet werden kann.

4. Chatterbox-Preise:

16 DM bzw. 18 DM (für APO-Adressen)

5. Fragebogen:

Einige Clubs haben den Fragebogen an den Publicity Director noch nicht zurückgeschickt.

Neue Angelegenheiten:

6. EAASDC Newsletter:

Nach langer Diskussion über Chatterbox und Newsletter wurde der Antrag gestellt, die Chatterbox beizubehalten und einen Newsletter versuchsweise für die Dauer eines Jahres zu erproben. (Antrag wurde vom Vertreter der Bavarian Stompers gestellt und durch die Kitzingen Klodhoppers unterstützt).

Der Antrag wurde ohne Gegenstimme angenommen. Die endgültige Abstimmung soll bei der Summer Jamboree durchgeführt, sowie alle weiteren diesbezüglichen Probleme geklärt werden (z.B. schriftl. Vertrag zwischen Chatterbox und EAASDC).

Der Newsletter soll zweisprachig erscheinen.

Die Meinungen der Clubs zu diesem Problem sollten bis Mitte Januar 79 beim Präsidenten eingehen.

7. Neue Clubs:

7.1. Die Afcent Towners in Brunssum (Holland) sind nach Klärung einer Unklarheit ihrer Verfassung in die EAASDC aufgenommen.

Die Afcent Twirlers gibt es nun nicht mehr.

7.2. Die Mosquito Twirlers aus Karlsruhe wurden als neuer Club in die EAASDC aufgenommen.

Beiden Clubs wünsche ich viel Gluck und hoffentlich viele engagierte Tänzer.

7.3. Die Rhein-Neckar-Swingers konnten nicht aufgenommen werden, da kein Vertreter anwesend war, der die Probleme bzgl. der Verfassung lösen konnte.

6. Banner Steeling Rules:

Die Regeln des Bannerstehlens werden im ersten Newsletter veröffentlicht.

9.- EAASDC-Kalender:

Charter Tänzen sind nur der Name, nicht aber das Datum festgelegt.

10. Summer Jamboree 1980:

Die Munich Roadrunners stellten den Antrag auf die Summer Jamboree und werden sie in München durchführen.

11. Spring Jamboree 1980:

Für die Spring Jamboree gab es drei Bewerber:

d) Tree Hill Twirlers und Holland Windmillers

e) Rokoko Dancers

f) Butzbach Squares

Die Abstimmung ergab für

a) 20 Stimmen

b) 15 Stimmen

c) 1 Stimme

Somit wird die Spring Jamboree 1980 in Holland von den Tree Hill Twirlers und den Holland Windmillers gemeinsam organisiert werden.

Antrag auf Beendigung des Meetings wurde gestellt und unterstützt.

Secretary EAASDC