|
Minutes of the General Membership Meeting on the 14.7.1979 at the Summer Jamboree in Heilbronn
The following clubs had representatives in the meeting: Afcent Towners, Bavarian Stompers, Beaux & Belles, Berlin Dancing Bears, Black Mountain Dancers, Boots & Ruffles, Bridgehouse Twirlers, Button & Bows, Carousels RDC, Crazy Eights, Cross Country hoppers, Crossing Swords, Dancing Owls, Darmstompers, Dip-H-Divers, Donau Diamonds, Die-Hards, Hamburgers, Hanau Golden Squares, Hoedowners, Homesteaders, Hicks & Chicks, Kätchen Swingers, Kitzingen Klodhoppers, Mannheim Old West, Maverick Squares, Merry Mixers, Mosquito Twirlers, Motivators, Offenburg SDC, Pattonville Promenaders, Paws & Taws, Pershing Promenaders, Rhythm Hounds, Roadrunners, Rokoko Dancers, Roundabouts RDC, Rubber Dallies, Shamrocks, Shape Shuffling Squares, Söllingen Swingers, Soest Belles * Beaux, Square Ups, Stintfang, Stuttgart Strutters, Swinging Bears, Swinging Stars, Tamara Twirlers, Tree Hill Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Wuerzburg Whirlers, Mannheim Mixer.
Don Hughes started the meeting and said that the Banner Stealing Rules were given out in a new form. Pay attention on No.3, but if a small club which does not have 2 squares comes with 1 square plus extra dancers to your club to take his own banner back you can give him your banner too with consideration.
There was an error in the last minutes (English version): No.15 "Chairmen of the Nomination Committee are Gary & Sheryl Atkinson". The minutes were approved.
The Treasurer's report was read and approved. Skip Brown explained to his report, that he only needed about 17 DM for GEMA from the clubs for 1 year (the clubs have paid 30 DM). The overpaid money will be given back to the clubs or can be taken as part for the next dues. Answering a question it was declared, that only the clubs in Germany have to pay for GEMA. The GEMA-dues for 1978 (penalty payment for former years) must be paid of the clubs even if they haven't existed at that time, because some former clubs don't exist any more and we being the following organization have to pay for them.
Old Business:
1. Jamborees: 1.1. Spring Jamboree 1979 Berlin: The profit was 2114,91 DM. EAASDC got 40% out of it.
1.2. Summer Jamboree 1979 Heilbronn: no remarks, only the desire: have fun
1.3. Student Jamboree June 1979 Schweinfurt: about 200 dancers were in Schweinfurt. The hall was free so all money were profit.
1.4. Round Up 1979 Frankfurt: Flyers are available in the hall. Campground is available.
1.5. Winter Jamboree 1979 Darmstadt: Flyers are available; complete information will be given at the Round Up.
1.6. Student Jamboree Jan 1980: There was the bid from the Karlsruhe Kut Ups. They got it.
1.7. Spring Jamboree 1980 Scherpenzell: 14.-16.March 1980, Flyers are available.
1.8. Summer Jamboree 1980 Munich: 4.-6. July 1980, the Roadrunners are looking for a very cheep hall.
1.9. Winter Jamboree 1980 Mannheim: The Rokoko Dancers are still looking for a hall. More report will be given in Frankfurt.
2. Chatterbox-Newsletters Don Hughes has sent out a Newsletter to all clubs (if not, see in the orange file from Ilse, if the address is still o.k.). But it is to expensive to sent out a Newsletter, and so the following motion was made: "Continuing to use Association Money to buy a subscription of the Chatterbox for the clubs and no Newsletter". This motion was accepted with 74 yes and no vote against or abstention. A new contract between EAASDC and Chatterbox will be worked out because the last contract was made 6 years ago and it doesn't say that it will be for ever. The new contract will be brought for the general membership meeting at the Round Up, so that there can be made and discussed necessary changes. Skip Brown will make a draft of the contract.
New Business:
3. Bids for Jamborees no bids
4. ECTA Comments: Susan Herrington (Liaison to ECTA) swapped position with Jim Herrington (Liaison to EAASDC), because couples work together and so Susan is in the EAASDC-Meeting and Jim is in the ECTA-Meeting.
4.1. ECTA voted to keep the Chatterbox for year 1980.
4.2. Nominations for ECTA-President: Vern Vernazzaro Rudi Pohl and separated Trainings director is Dave Preskitt RD Coordinator are Brigitte Engelke Don Cluff Ria Nieuwenhuijs
5. Banners & Plaques: They were returned in the general membership meeting. A motion was made that they should be returned at Saturday night after the distribution of the friendship badges. This change was disapproved with 3 votes against and 1 abstention.
6. GEMA-Calendar: 56 EAASDC recognized dances. Therefore forms will be given out to show to a GEMA inspector and there are other forms for a report of the dance (number of dancers etc.).
7. Membership Cards: The old green membership cards were replaced through new orange temporary unlimited membership cards. They may be required at the entrance at Fall Round Up. Those cards must be signed and passed out by the secretary of the club.
8. New Clubs: The Neckar Valley Dancers, Neckarsulm were accepted with no vote against or abstention. They have 26 members, Caller: Lothar Weidich.
9. Nominations for EAASDC President: The nomination committee (Gary & Sheryl Atkinson, Kathy & Steve Anderson, Ed & Molly Mc Carthy) has found the following nominations for EAASDC President: Gene Wells (Kitzingen Klodhoppers) Bob Kurczewski (Heilbronn Homesteaders) Susan Herrington (Heidelberg Hoedowners, Mosquito Twirlers) They told some details of their association with square dancing.
10. Board Comments: Please write on your friendship form if it is for red or gold badge or if it is the 2nd or 3rd form. 10.1. Whoever got a red or gold badge at the last 2 Jamborees should tell it to the Board, because we have to reconstruct those lists.
10.2. Inge and Bernhard (Mannheim Mixer) ask for information and badges of the Jamborees to continue the history of the Association.
10.3. The EAASDC-Calendar is available. The stars show the changes.
10.4. Don Hughes is trying to find a committee of various language speaking people to help everybody in language problems.
10.5. Whoever haven't paid EAASDC-dues will be dropped out at this Jamboree.
10.6. The Chatter-dances were read and the Octoberparty (Crossing Swords) was accepted as the 27. charter dance.
11. Open Discussion: A motion was made to have same dues for each club and make them all active members. This would be a change of constitution and bylaws. This discussion and vote were put off. also due to time, to the general membership meeting at the Round Up.
Motion for adjournment was made, seconded and accepted.
Marie-Suise Döring Sec/EAASDC
Dear dancer please give these minutes to your board, so that each member of your club can read these minutes. There will be no minutes at the Round Up. The representative of your club at the next meeting should have the minutes with him in case that something must be changed or added to the minutes. Thank You!
Information for the club Boards: the orange membership cards can be received from me whenever you need them and meet me somewhere.
Protokoll der Vollversammlung am 14.7.1979 bei der Sommer Jamboree in Heilbronn
Folgende Clubs waren bei der Vollversammlung vertreten: Afcent Towners, Bavarian Stompers, Beaux & Belles, Berlin Dancing Bears, Black Mountain Dancers, Boots & Ruffles, Bridgehouse Twirlers, Button & Bows, Carousels RDC, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Dancing Owls, Darmstompers, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Die Hards, Hamburgers, Hanau Golden Squares, Hoedowners, Homesteaders, Hicks & Chicks, Kätchen Swingers, Kitzingen Klodhoppers, Mannheim Old West, Maverick Squares, Merry Mixers, Mosquito Twirlers, Motivators, Offenburg SDC, Pattonville Promenaders, Paws & Taws, Pershing Promenaders, Rhythm Rounds, Roadrunners, Rokoko Dancers, Roundabouts RDC, Rubber Dollies, Shamrocks, Shape Shuffling Squares, Soellingen Swingers, Soest Belles & Beaux, Square Ups, Stintfang, Stuttgart Strutters, Swinging Bears, Swinging Stars, Tamara Twirlers RDC, Tree Hill Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Würzburg Whirlers, Mannheim Mixers.
Don Hughes begann das Meeting mit dem Hinweis, dass die Banner Stealing Rules neu herausgegeben wurden. Punkt 3 sollte beachtet werden, mit dem Zusatz, dass Clubs, die nicht genug Mitglieder für 2 Squares haben, auch das eigene mitgegeben werden kann, wenn sie mit einem Square kommen und das eigene Banner zurückholen.
Zur amerikanischen Fassung des Protokolls muss eine Änderung durchgeführt werden: Nr. 15: "Chairman des Nominierungskomitee sind Gary & Sheryl Atkinson". Das Protokoll wurde angenommen.
Der Kassenbericht wurde vorgelesen und angenommen. Skip Brown erklärte zu dem Bericht, dass von den 30 DM, die die Clubs für die GEMA bezahlten, nur etwa 17 DM benötigt werden. Der Rest wird entweder zurückgegeben oder auf die Dues angerechnet. Auf eine Frage hin wurde festgestellt, dass nur die Clubs in Deutschland die GEMA-Gebühren zahlen müssen. Die Gebühren für 1978 (Strafbetrag für frühere Jahre) müssen auch von den Clubs bezahlt werden, die damals noch nicht existierten, da manche frühere Clubs heute nicht mehr bestehen und wir als Nachfolger dafür aufzukommen haben.
Alte Angelegenheiten:
1.Jamborees: 1.1. Spring Jamboree Berlin: der Gewinn betrug 2114,91 DM, davon gingen 40 % an die EAASDC.
1.2. Sommer Jamboree Heilbronn 1979: keine Bemerkungen, nur der Wunsch: viel Spaß.
1.3. Student Jamboree Juni 1979 Schweinfurt: Ca. 200 Tänzer waren anwesend. ECTA musste nichts für die Benutzung der Halle bezahlen.
1.4. Round Up 1979 Frankfurt: Ort: Kelkheim, Flyers liegen in der Vorhalle aus. Campingmöglichkeiten sind vorhanden.
1.5. Winter Jamboree 1979 Darmstadt: Flyers sind ausgelegt, mehr Informationen werden beim Round-Up gegeben.
1.6. Student Jamboree Jan.1980: Für die Student Jamboree am 12.Jaguar 1980 gab es eine Bewerbung, der zugestimmt wurde: Karlsruhe Kut Ups.
1.7. Spring Jamboree 1980 Scherpenzell: 14.-16. März 1980, Flyers liegen aus.
1.8. Sommer Jamboree 1980 München: 4.-6. Juli, die Roadrunners suchen noch nach einer billigen Halle.
1.9. Winter Jamboree 1980 Mannheim: Die Rokokos sind noch auf der Suche nach einer Halle; mehr Informationen gibt es auf dem Round Up.
2. Chatterbox - Newsletter: Don Hughes gab einen Newsletter heraus, der allen Clubs zugeschickt wurde (falls nicht, solltet Ihr im orangefarbenen Ordner von Ilse sehen, ob die Adresse noch stimmt). Dabei hat es sich gezeigt, dass es zu teuer ist einen Newsletter herauszugeben, und so wurde folgender Antrag gestellt: "Weiterhin sollen die Gebühren für die Chatterbox für alle Clubs von den EAASDC Dues bezahlt und kein Newsletter ausgegeben werden". Dies wurde einstimmig mit 74 Stimmen angenommen. Nun soll ein neuer Vertrag zwischen EAASDC und Chatterbox entworfen werden, da der letzte Vertrag vor 6 Jahren abgeschlossen wurde und nicht unbegrenzt gilt. Dieser Entwurf wird beim Round-Up vorgelegt werden, damit über notwendige Änderungen diskutiert und abgestimmt werden kann.
Neue Angelegenheiten:
3. Antrage auf Jamborees: Es lagen keine Anträge vor.
4. ECTA Bericht: Susan Herrington nimmt am EAASDC Meeting teil, da Ehepaare zusammenarbeiten, und es deshalb erlaubt ist, die Stellung des anderen einzunehmen. Jim Herrington ist beim ECTA Meeting.
4.1. Die ECTA behält die Chatterbox bei.
4.2. ECTA Kandidaten: Kandidaten wurden aufgestellt für: Präsident: Vern Vernazzaro Rudi Pohl und getrennt davon: Training Director: Dave Preskitt RD Coordinator: Brigitte Engelke Don Cluff Ria Niewenbuis
5. Banners & Plaques: Sie wurden bei der Vollversammlung zurückgegeben. Es wurde der Antrag gestellt, dass sie am Samstagabend nach der Ausgabe der Friendship-Badges zurückgegeben werden sollten. Diese Änderung wurde mit 3 Gegenstimmen bei einer Enthaltung abgelehnt.
6. GEMA-Kalender: Darin können 56 Tanzveranstaltungen im Jahr erwähnt werden, für die Formulare ausgegeben werden, die einem GEMA-Inspektor gezeigt werden können; ebenso gibt es Formulare, die einen Bericht über die Tänze enthalten sollen (Anzahl der Tänzer, etc.).
7. Mitgliedskarten: Die ehemaligen jährlichen grünen Mitgliederkarten werden durch neue orangefarbene zeitlich unbegrenzte Karten ersetzt. Möglicherweise werden sie beim Round Up als "Ausweis" verlangt. Diese Karten müssen vom Clubsekretär ausgegeben und unterschrieben werden.
8. Neue Clubs: Aufgenommen wurden ohne Gegenstimme die Neckar Valley Dancers, Neckarsulm. Es sind 26 Mitglieder; Caller: Lothar Weidich.
9. Präsidentenwahl - Vorschläge: Das Nominierungskomitee (Gary & Sheryl Atkinson, Kathy & Steve Anderson, Ed & Molly Mc Carthy) hat folgende Kandidaten gefunden: Gene Wells (Kitzingen Klodhoppers) Bob Kurczewski (Heilbronn Homesteaders) Susan Herrington (Heidelberg Hoedowners, Mosquito Twirlers) Es wurden kurze Lebensläufe berichtet.
10. Board- Mitteilungen: 10.1. Bitte schreibt auf die Friendship Formulare, ob es sich um rote oder goldene Badges handelt, bzw. das wievielte goldene Badge es ist. Wer bei den letzten beiden Jamborees ein rotes oder goldenes Badge bekommen hat, sollte es dem Board mitteilen, da die Listen darüber abhanden gekommen sind.
10.2. Inge und Bernhard (Mannheim Mixer) bitten um Informationen und Badges der Jamborees, um die Geschichte der EAASDC weiterführen zu können.
10.3. Der EAASDC Kalender wurde herausgegeben. Die Sternchen weisen auf Änderungen hin.
10.4. Don Hughes versucht ein Komitee zu finden, bestehend aus Leuten, die mehrere Sprachen sprechen und allen mit ihren Sprachkenntnissen zur Verfügung stehen.
10.5. Wer seine EAASDC Beiträge noch nicht bezahlt hat, wird auf dieser Jamboree aus der Organisation ausgeschlossen.
10.6. Die Charter Tänze wurden vorgelesen und die Oktoberparty der Crossing Swords als 27. Tanz aufgenommen.
11. Offene Diskussion: Es wurde vorgeschlagen, dass alle Clubs den gleichen Beitrag zahlen und das gleiche Stimmrecht als aktive Mitglieder haben. Dies bedeutet eine Änderung der Verfassung und der Bylaws. Diese Diskussion und Abstimmung wurden deshalb, auch aus Zeitgründen, auf die Vollversammlung beim Round Up verschoben.
Antrag auf Beendigung des Meetings wurde gestellt, unterstützt und angenommen.
Marie-Suise Döring Sec/EAASDC
|
