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Minutes of the General Membership Meeting on 8th December 1979 at the Winter Jamboree in Darmstadt
1. The following clubs signed in: Afcent Towners, Beaux & Belles, Berlin Dancing Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Black Mountain Dancers, Bonn Square Dance Group, Boots & Ruffles, Bridgehouse Twirlers, Buttons & Bows, Carousels RDC, Cheeseheads, Cloverleaves, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Darmstompers, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Gateway Twirlers, Glow Worms, Hamburgers, Hanau Golden Squares, Hoedowners, Homesteaders, Hicks & Chicks, Honeycake Squares, International Squares, Kätchen Singers, Kitzingen Klodhoppers, Kuntry Kuzins, Kut-Up's, Mannheim Old West, Mannheim Mixers, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets, Mosquito Twirlers, Motivators, Offenburg SDC, Neckar Valley Dancers, Pershing Promenaders, Port Promenaders, Roadrunners, Rokoko Dancers, Roundabouts RDC, Schwarzwald Tänzer, Shamrocks, SHAPE Shuffling Squares, Soellingen Swingers, Soest Belles & Beaux, Square Up's, Stintfang, Stuttgart Strutters, Swinging Bears, Swinging Stars, Tamara Twirlers RDC, The Crackers, Tic Tac Toers, Tree Hill Twirlers, Tulip Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Wuerzburg Whirlers.
2. Introduction of new Board Member: Peter and Hannelore Schensick are 'GEMA Coordinators'. They received their badges.
3. Old Business
3.1. Secretary's Report The Secretary's address had just changed and now reads as follows: Wolfgang and Marie-Luise Schubert, Römerstraße 72, 7250 Leonberg. The new telephone number will be announced as soon as possible.
3.2. Treasurer's Report GEMA fee's for the coming year are DM 20,--. EAASDC dues should be paid after the meeting. Financial statement as submitted was accepted.
3.3. Jamborees and Round Ups
3.3.1. Spring Jamboree 1979 (Berlin) The profit for EAASDC was 845,96 DM.
3.3.2. Fall Round Up 1979 (Frankfurt) Report will be given at the Spring Jamboree 1980.
3.3.3. Winter Jamboree 1979 (Darmstadt) Whoever has any problems please see any member of the Darmstompers.
3.3.4. Spring Jamboree 1980 (Netherlands) Pre-registration would be possible later on during the day. The price would be DM 8 or % 4 at pre-registration, i.e. a discount of DM 3 or 1.50 $. Deadline: mid-February.
3.3.5. Summer Jamboree 1980 (Munich Roadrunners) They just had to change the hall. It might be necessary to have a different hall for Friday night.
3.3.6. Fall Round Up 1980 (Heilbronn Homesteaders) It will be in Untergruppenbach. Camping facilities will be available.
3.3.7. Winter Jamboree 1980 (Rokoko Dancers) Information will be given at the Spring Jamboree 1980.
3.3.8. Spring Jamboree 1981 (Heidelberg Hoedowners) It will be in Ketsch.
3.3.9. Summer Jamboree 1981 (Wheelers & Dealers Zweibrücken) This may well become an inexpensive jamboree. Camping and parking facilities will be available.
3.3.10. Bids for Winter Jamboree 1981 - Mannheim Mixers Somebody made a motion to accept bids now and vote on them at the Spring Jamboree. Motion carried.
3.3.11. Spring Jamboree 1982 (Stintfang) This will be held in the Alsterdorfer Sporthalle (same as 1977). There will be a lot of private accommodations and youth hostel will also be available.
3.3.12. Summer Jamboree 1982 Bids were received from the Sembach Buttons & Bows and the Swinging Stars Heidelberg.
3.3.13. Winter Jamboree 1982 No bids.
Final voting on these bids for Jamborees will be done at the Spring Jamboree 1980 in the Netherlands.
3.4. Chatterbox Contract between Rolf and EAASDC The EAASDC draft contract was passed out at the meeting. Rolf's contract was published in the December issue of the Chatterbox. There was a long discussion and Rolf explained that he could never sign the EAASDC contract because of the free right to print what he wants, i.e. freedom of the press. The following motion was made but not carried: "Both draft contracts (Chatterbox and EAASDC) should be given to the clubs to discuss. Discussion and voting on the contracts should then be done at the Spring Jamboree 1980." Thus a decision would have to be reached during this meeting. A new motion was made: "EAASDC will print a monthly bulletin with all necessary information. There will no longer be a subscription for each club for the Chatterbox through EAASDC." This motion was carried. Thus discussion on Chatterbox contract is now closed.
4. New Business
4.1 New Clubs
4.1.1. Suzie Q's Stuttgart They were now accepted after a change to their constitution.
4.1.2. Saltscatters Salzgitter They do not have graduated dancers as yet and were advised to try again at the Spring Jamboree 1980 (i.e. after their graduation).
4.1.3. Yellow Rockers Kiel 35 members, level: MS + Plus 1 + Plus 2. They were accepted.
4.1.4. Charly Mixers Karlsruhe Caller: Roland Federle, 40 members, 16 students. The club was accepted.
4.1.5. Ohmoor Squeezers Hamburg 20 members, Caller: Horst Mulzer. The club was accepted.
4.1.6. Happy Pairs (Heidelberg) This is a children's club (age 5 to 14 years). Their treasurer will be an adult. 1½ squares, level: MS. Caller: Steve Jones. They were accepted into the Association with no right to vote.
4.1.7. Osterholz-Scharmbeck Allemanders 1½ squares, level: MS. The club was accepted into the Association.
4.2. Changes to the Constitution Actual voting will be done at the Spring Jamboree.
4.2.1. Proposals from the Board
4.2.1.1. All member clubs to become full members with 2 votes each, so that clubs not wishing to become full members could also become associate members.
4.2.1.2. GEMA Coordinator (Peter Schensick) will become a permanent position to be held by Peter until he does not want it any longer.
4.2.1.3. All dues to be paid in DM (20 DM GEMA fees + 30 DM EAASDC dues). For the clubs in the Netherlands Peter explained that it might be possible to have an international GEMA contract.
4.2.1.4. Dues to be paid by 1 January of each year or, better, at the Winter Jamboree of the year before.
4.2.1.5. Loans to clubs hosting Jamborees to be raised to $ 300.
4.2.1.6. Time frame for putting in bids for Jamborees to be established.
During the Summer Jamboree 1980 a completely new Constitution could be voted on.
4.2.2. Explanation of the Hamburg proposal The current EAASDC Constitution was good only until 31 December 1979. After that a new approval would not be possible. Hence the proposal that "a free EAASDC must be founded today. The Board would remain in office but would have to be confirmed. Other changes to the Constitution could be done later".
4.2.3. Reply from the President The constitution states that a motion to change the Constitution cannot be voted on until the Jamboree after the one where the motion was originally made. Also, the EAASDC Constitution was good until 28 February 1980. USAREUR had informed them that there would be no problem to get the Constitution approved since the so-called 5% clause did not apply to EAASDC but only to the individual clubs. Thus EAASDC could give equal rights to all member clubs.
4.2.4. Following motion was made: "This problem will be voted on at the Spring Jamboree. In the meantime and within 30 days all clubs are to receive an information packet containing proposed changes, etc". This motion was carried with 2 votes against it.
4.3. Federation of German-American Clubs There is an organization to which the 5% clause does not apply and thus all clubs could join this Federation. Costs would be 8 DM per person per year or 12 DM per couple per year. As members of the Federation clubs can apply for and use US facilities. For information please contact Leonard Shaffer.
4.4. Banners They were returned.
4.5. Charter Dances You can apply for dates for your Charter Dance now for the next five years (in amendment of original Charter Dance rules). It is planned to establish the EAASDC calendar for a number of years in advance in order to avoid future conflicts.
4.6. The President thanked everybody for their support and their understanding in the matter of solving current problems.
4.7. Christkindl Dance for Charter Dance The Honeycake Squares applied for Charter Dance status for their annual Christkindl Dance. This was accepted by the meeting.
4.8. Report of Liaison to EAASDC On 9th February 1980 the first ECTA Training Conference will be held and all dancers were invited for the evening dance.
5. Adjournment Meeting was adjourned at 13:45 hrs.
Marie-Luise Schubert
PROTOKOLL DER VOLLVERSAMMLUNG AM 8. DEZEMBER 1979 BEI DER WINTER JAMBOREE IN DARMSTADT
1. Folgende Clubs trugen sich in die Anwesenheitsliste ein: Afcent Towners, Beaux & Belles, Berlin Dancing Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Black Mountain Dancers, Bonn Square Dance Group, Boots & Ruffles, Bridgehouse Twirlers, Button & Bows, Carousels RDC, Cheeseheads, Cloverleaves, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Darmstompers, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Gateway Twirlers, Glow Worms, Hamburgers, Hanau Golden Squares, Hoedowners, Homesteaders, Hicks & Chicks, Honeycake Squares, International Squares, Kätchen Swingers, Kitzingen Klodhoppers, Kuntry Kuzins, Kut Up's, Mannheim Old West, Mannheim Mixers, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets, Mosquito Twirlers, Motivators, Offenburg SDC, Neckar Valley Dancers, Pershing Promenaders, Port Promenaders, Roadrunners, Rokoko Dancers, Roundabouts RDC, Schwarzwald Tänzer, Shamrocks, SHAPE Shuffling Squares, Soellingen Swingers, Soest Belles & Beaux, Square Up's, Stintfang, Stuttgart Strutters, Swinging Bears, Swinging Stars, Tamara Twirlers RDC, The Crackers, Tic Tac Toers, Tree Hill Twirlers, Tulip Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Wuerzburg Whirlers.
2. Vorstellung eines neuen Boardmitglieds: Peter und Hannelore Schensick sind GEMA-Coordinator. Die EAASDC Badges wurden ihnen gegeben.
3. Alte Angelegenheiten:
3.1. Mitteilungen der Schriftführerin: Die Adresse der Schriftführerin hat sich geändert. Sie lautet nun: Wolfgang u. Marie-Luise Schubert, Römerstrasse 72, 7250 Leonberg. Die neue Telefonnummer wird so bald wie möglich bekannt gegeben.
3.2. Mitteilungen des Schatzmeisters: Der Gema-Beitrag ist für das kommende Jahr 20 DM. Die EAASDC Gebühren sollten nach dem Meeting bezahlt werden. Der Finanzbericht wurde angenommen.
3.3. Jamborees und Round Up:
3.3.1. Spring Jamboree 1979 (Ber1in) Die Jamboree ergab einen Profit von 845.96 DM für die EAASDC.
3.3.2. Fall Round-Up 1979 (Frankfurt) Der Bericht wird bei der Spring Jamboree abgegeben werden.
3.3.3. Winter Jamboree 1979 (Darmstadt) Wer Probleme hat, soll sich bitte an Mitglieder der Darmstompers wenden.
3.3.4. Spring Jamboree 1980 (Niederlande) Voranmeldung ist später in der Vorhalle möglich. Der Preis ist 8 DM oder 4 $ bei Voranmeldung, was 3 DM bzw. 1,50 $ Preisnachlass gegenüber dem Eintrittspreis an der Kasse bedeutet. Anmeldeschluss: Mitte Februar.
3.3.5. Summer Jamboree 1980 (Munich Roadrunners) Die Halle musste kurzfristig geändert werden, eventuell muss am Freitag eine andere Halle benutzt werden.
3.3.6. Fall Round Up 1980 (Heilbronn Homesteaders) Das Round Up wird in Untergruppenbach stattfinden. Camping wird möglich sein.
3.3.7. Winter Jamboree 1980 (Rokoko Dancers) Informationen werden bei der Spring Jamboree in Holland gegeben.
3.3.8. Spring Jamboree 1981 (Heidelberg Hoedowners) Die Veranstaltung wird in Ketsch stattfinden.
3.3.9. Sumner Jamboree 1981 (Wheelers & Dealers Zweibrücken) Diese Jamboree scheint sehr billig zu werden. Camping und Parkmöglichkeiten sind vorhanden.
3.3.10. Anträge für die Winter Jamboree 1981: Mannheim Mixers Es wurde der Antrag gestellt, nur Wünsche entgegenzunehmen und die Abstimmung erst bei der Spring Jamboree 1980 durchzuführen. Diesem Antrag wurde zugestimmt.
3.3.11. Spring Jamboree 1982 (Stintfang Hamburg) Die Veranstaltung wird wie 1977 in der Alsterdorfer Sporthalle stattfinden. Viel private Übernachtungsmöglichkeiten werden geboten (auch Jugendherberge).
3.3.12. Summer Jamboree 1982: Anträge der Sembach Buttons & Bows und der Swinging Stars Heidelberg liegen vor.
3.3.13. Winter Jamboree 1982 Keine Anträge.
Die Vergabe der Jamborees wird bei der Spring Jamboree 1980 in Holland durchgeführt.
3.4 Chatterbox-Vertrag zwischen Rolf und der EAASDC Der EAASDC Vertragsentwurf wurde beim Meeting ausgegeben. Rolfs Entwurf ist in der Chatterbox (Dezemberausgabe) veröffentlicht worden. Es fand eine ausführliche Diskussion statt, in der Rolf erklärte, dass er wegen der Pressefreiheit den EAASDC Vertragsentwurf nie würde unterschreiben können. Dann wurde folgender Antrag gestellt: "Beide Entwürfe (Chatterbox und EAASDC) sollen den Clubs zur Diskussion vorgelegt werden. Die Diskussion und Entscheidung über die Verträge sollen bei der Spring Jamboree 1980 abgeschlossen werden". Dieser Antrag wurde abgelehnt. Daraus ergab sich, dass in diesem Meeting die Entscheidung getroffen werden musste. Deshalb kam ein neuer Antrag: "Die EAASDC gibt ein monatliches Bulletin heraus, das die notwendigen Informationen enthält. Gleichzeitig erfolgt keine Subscription der Chatterbox für die Clubs durch die EAASDC". Diesem Antrag wurde zugestimmt. Somit ist die Diskussion über den Chatterbox-Vertrag abgeschlossen.
4. Neue Angelegenheiten
4.1. Neue Clubs
4.1.1. Suzie Q's Stuttgart Nach einer Verfassungsänderung wurden die Suzie Q's aufgenommen.
4.1.2. Saltscatters Salzgitter Da keine graduierten Tänzer im Club sind, soll bei der Spring Jamboree 1980 (nach der Graduation) ein neuer Antrag gestellt werden.
4.1.3. Yellow Rockers Kiel 35 Mitglieder, Level: MS + Plus 1 + Plus 2. Sie wurden aufgenommen.
4.1.4. Charly Mixers, Karlsruhe Caller: Roland Federle; 40 Mitglieder, 16 Students. Der Club wurde aufgenommen.
4.1.5. Ohmoor Squeezers, Hamburg 20 Mitglieder, CaIler: Horst Mulzer. Der Club wurde aufgenommen.
4.1.6. Happy Pairs (Heidelberg) Das ist ein Kinderclub (Alter: 5 bis 14 Jahre). Der Treasurer ist ein Erwachsener. 1½ squares, level: MS. Caller: Steve Jones. Sie wurden aufgenommen mit dem Zusatz, dass sie kein Stimmrecht haben.
4.1.7. Osterholz-Scharmbeck Allemanders Level: MS. Der Club wurde ebenfalls aufgenommen.
4.2. Verfassungsänderungen Die Abstimmung wird bei der Spring Jamboree stattfinden.
4.2.1. Vorschläge des Boards:
4.2.1.1. Alle Mitgliederclubs erhalten volle Mitgliedschaft mit 2 Stimmen, damit jenen Clubs, die nicht volles Mitglied werden wollen (z.B. Kinderclub) die Möglichkeit des "Associate Member" gegeben wird.
4.2.1.2. Die Stellung des GEMA-Coordinators wird zeitlich unbegrenzt an Peter Schensick vergeben, bis er nicht mehr mag.
4.2.1.3. Alle Beiträge sollen in DM bezahlt werden: 50 DM (20 DM GEMA + 30 DM EAASDC Beitrag). Da Holland einen Einwand bezüglich der GEMA-Beiträge brachte, wurde auf einen möglichen internationalen GEMA-Vertrag hingewiesen.
4.2.1.4. Die Beiträge sollen bis 1.1. des Jahres oder besser bei der vorausgehenden Winter Jamboree bezahlt werden.
4.2.1.5. Das Darlehen für die Ausrichtung von Jamborees wird auf 300 % festgelegt.
4.2.1.6. Die Bewerbungsfrist für Jamborees soll festgelegt werden.
Bei der Summer Jamboree 1980 kann über eine völlig neue Verfassung abgestimmt werden.
4.2.2. Stellungnahme eines Hamburger Vertreters Die EAASDC Verfassung läuft Ende des Jahres ab. Eine neue Bestätigung wird nicht erteilt werden. Deshalb der Vorschlag: Die freie EAASDC muss heute gegründet werden. Das Board bleibt im Amt, wird nur bestätigt. Die weiteren Verfassungsänderungen können später durchgeführt werden.
4.2.3. Antwort des Präsidenten Die Verfassung besagt, dass nach der Stellung eines Antrags erst bei der nächsten Jamboree abgestimmt werden kann. Die Verfassung der EAASDC gilt bis 28. Februar 1980. USAREUR hat bestätigt, dass die Verfassung erneut genehmigt wird, da die 5%-Klausel nicht für die EAASDC gilt, sondern nur für Clubs, die einzelne Mitglieder enthalten. Deshalb kann die EAASDC auch allen Clubs gleiche Rechte geben.
4.2.4. Ein Antrag wurde gestellt: "Die Sache wird auf der Spring Jamboree 1980 beschlossen. Innerhalb von 30 Tagen soll allen Clubs ein "Paket" mit den Änderungen und Fakten zur Information zugehen". Diesem Antrag wurde mit nur zwei Gegenstimmen zugestimmt.
4.3. Vereinigung Deutsch-Amerikanischer Clubs Es gibt eine Organisation "Federation of German-American Clubs". Diese Vereinigung hat die 5%-Klausel nicht, also können alle Clubs eintreten. Die Kosten belaufen sich auf 8 DM pro Person pro Jahr oder 12 DM/Paar/Jahr. Als Mitglied dieser Gesellschaft darf man amerikanische Räume benutzen, etc. Wer sich dafür interessiert, kann sich an Leonard Shaffer wenden.
4.4. Banner Sie wurden zurückgegeben.
4.5. Charter Dances Die Wünsche für die Charter Dances können schon jetzt für die nächsten Jahre bis 1985 (in Abwandlung der bisherigen Regeln) eingereicht werden. Der Kalender soll für einen längeren Zeitraum aufgestellt werden.
4.6. Dankeschön des Präsidenten an alle für die Unterstützung und das Verständnis bei der Lösung von Problemen.
4.7. Christkindl Dance als Charter Dance Die Honeycake Squares stellten den Antrag, ihren jährlichen Special Dance zum Charter Dance zu ernennen. Diesem Antrag wurde zugestimmt.
4.8. Bericht des Liaison to EAASDC Am 9. Februar 1980 wird eine ECTA Training Conference durchgeführt, wozu zum Tanz am Abend die Tänzer eingeladen sind.
5. Beendigung des Meetings Das Meeting wurde um 13:45 beendet.
Marie-Luise Schubert
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