MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEETING ON 30 AUGUST 1980 AT THE FALL ROUND-UP IN UNTERGRUPPENBACH

Roll Call: The following clubs were present in the membership meeting and signed in:

AFCENT Towners, Ahrensburg Castle Ghosts, Bavarian Stompers, Beaux & Belles, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Black Mountain Dancers, Boots & Ruffles, Brussels Dancing Hearts, Button & Bows, Butzbach Squares, Carousels RDC, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Darmstompers, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Gateway Twirlers, Grand Squares, Hamburgers, Hanau Golden Squares, Hoedowners, Homesteaders, Holland Windmillers, Kätchen Swingers, Kitzingen Klodhoppers, Kut Ups, Mannekens 'N Maids, Mannheim Mixers, Maverick Squares, Minuets RDC, Motivators, Mosquito Twirlers, Neckar Valley Dancers, O'Beck Allemanders, Offenburg SDC, Ohmoor Squeezers, Pattonville Promenaders, Pershing Promenaders, Port Promenaders, Roadrunners, Rokoko Dancers, Round-A-Bouts RDC, Rubber Dollies, Stintfang, Stuttgart Strutters, Swinging Stars, Tamara Twirlers, Tamburin, The Crackers, Tree Hill Twirlers, Toelzer Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Wuerzburg Whirlers, Yellow Rockers.

2. Secretary's Report: The last minutes were accepted.

3. Treasurer's Report: The Treasurer's Report was accepted.

4. GEMA Report: Peter gave a short report on GEMA and insurance. There will be more information at the Winter Jamboree.

5. New Clubs:

5.1: Butterflies RDC: Cuers: Friedrich Pohling, Heidi Janzen. They are 25 members and dance on Thursday at 19:30 hrs. This club was accepted.

5.2: The following clubs could not be accepted: Saltscatters SDC, Vienna Squares, Harbour Allemanders.

6.    Report on Jamborees:

6.1 Summer Jamboree 1980: The financial report is done and turned in.

6.2 Fall Round Up 1980: Have fun!

6.3 Winter Jamboree 1980: Mannheim, information will be sent to all clubs.

6.4 Spring Jamboree 1981: Heidelberg, flyers are available.

6.5 Summer Jamboree 1981: Zweibrücken, everything is going fine. New club caller: Bill Gorden.

7. Cost of Jamborees: There are too many expenses for babysitting, food, drinks, flowers for VIPs, etc. The financial reports of jamborees will be published in the Bulletin with all receipts for itemized deductions sent to the Treasurer. Take care that the afterparties will not get too expensive. The Rules and Regulations for Jamborees will be redone and printed.

8. Printing Press and Tape Recorder: What shall be done with it? There will be more information at the Winter Jamboree.

9. Subscription for Bulletin: The price for private subscriptions will be DM 30 per year (Secretary's note: price was later reduced to DM 20). The profit that is made will go to the Association and not to an individual. The advertising of special dances would make it cheaper. It is DM 50 for one page of advertising (no half pages possible). Advertising of Jamborees is. free. There was a discussion on Chatterbox and Bulletin and then a motion was made: "Continue with Bulletin and open it up to private subscriptions and hot to negotiate with Chatterbox for the next 15 months."

This motion was carried.

10.   Vote on New EAASDC Board: Bob Kurczewski was nominated and he presented his Board. It is the old one except for the Secretary and the Treasurer. New Secretary will be Eddie Sepaniak, new Treasurer will be Walter Vo[3. The vote was done by show of hands. So the new President is the old one. The Board tries to find a cheaper badge, and there might be a change of design due to costs.

11.   Country Kids Corral: Kids can dance downstairs. Also adults can dance downstairs but if the space is not enough the adults have to go.

12.   ECTA Comments: New ECTA Board: President: Vern Vernazzaro, Vice President: Al Stevens, Training Director: Jim Robar, RD Coordinator: Rose Oswald.

The level of dance at Jamborees was explained by Vern: OS on Friday nights, MS + workshop on Saturday nights (workshop will be only QS).

13. Constitution: There was a long discussion on the new constitution and all possible changes. The new constitution draft will be published in the Bulletin. If you check the old draft with the new one you will see the changes that were discussed and accepted. During this discussion it was decided to drop the "Liaison to ECTA" and "Special Projects". "GEMA Coordinator" and "Publicity Director" will stay as EAASDC Board Members. At the Winter Jamboree the final decision on the new Constitution will be done.

14. Round Up 1981: Peter Schensick put in a bid to have the next Round Up in Berlin. The meeting was in favor of this location but left the decision to the Board.

15. Banner: No banners were returned.

16. Thanks to everybody who stayed so long and helped to work out a new constitution.

17. Adjournment at 16:45 hrs.

Marie-Luise Schubert

PROTOKOLL DER VOLLVERSAMMLUNG AM 30. AUGUST 1980 BEIM ROUND-UP 1980 IN UNTERGRUPPENBACH

1. Anwesenheit: siehe englische Fassung des Protokolls unter 1. Roll Call.

2. Bericht des Schriftführers: Das letzte Protokoll wurde ohne Änderung angenommen.

3. Bericht des Kassenführers: Der Finanzbericht wurde angenommen.

4. GEMA Bericht: Peter gab einen kurzen Bericht über GEMA und Versicherungen ab. Bei der Winter Jamboree wird mehr Information gegeben.

5. Neue Klubs:

5.1 Butterflies RDC: Cuer: Friedrich Pohling, Heidi Janzen. Es sind 25 Mitglieder. Sie tanzen donnerstags um 19:30 Uhr. Dieser Klub wurde aufgenommen.

5.2 Die folgenden Klubs konnten nicht aufgenommen werden: Saltscatters, Vienna Square Harbour Allemanders.

6.   Jamboree Berichte:

6.1 Summer Jamboree 1980: Der Finanzbericht ist fertig und wurde abgegeben.

6.2 Fall Round Up 1980: Viel Spaß!

6.3 Winter Jamboree 1980: Mannheim, Information wird an alle Klubs geschickt.

6.4 Spring Jamboree 1981: Heidelberg, Flyers liegen aus.

6.5 Summer Jamboree 1981: Zweibrücken, alles läuft gut. Der Klub hat einen neuen Klub-Caller: Bill Gorden.

7. Jamboree Kosten: Es werden zu viele Ausgaben für Babysitting, Essen, Getränke, Blumen für Ehrengäste, usw. ausgegeben. Finanzberichte der Jamborees werden in Zukunft im Bulletin veröffentlicht. Belege für berechtigte Ausgaben müssen an den Treasurer geschickt werden. Passt auf, dass die Afterparties nicht zu teuer werden. Die Regeln für Jamborees werden neu festgelegt und veröffentlicht.

8. Druckmaschine und Kassettenrecorder: Was soll damit geschehen? Mehr Information wird auf der Winter Jamboree gegeben.

9. Abonnierung des Bulletins: Der Preis für private Abonnements wird DM 30 im Jahr sein (Anmerkung: später wurde der Preis auf DM 20 reduziert). Der Gewinn, der entsteht, geht zugunsten der EAASDC und nicht einer Privatperson. Die Veröffentlichung von Special Dances würde es billiger werden lassen. Eine Seite Ankündigung kostet DM 50 (halbe Seiten sind nicht möglich). Ankündigungen von Jamborees sind frei.

Es entstand eine Diskussion über Chatterbox und Bulletin. Dann wurde folgender Antrag gestellt: "Das Bulletin bleibt bestehen und privates Abonnement ist möglich, und es wird innerhalb der nächsten 15 Monate nicht mit der Chatterbox in Verhandlung getreten: Dieser Antrag wurde angenommen.

10. Wahl des neuen EAASDC Boards: Bob Kurczewski war nominiert, und er stellte sein Board vor. Es ist das bisherige mit Ausnahme des Sekretärs und Kassenführers. Der neue Sekretär wird Eddie Sepaniak, und der neue Kassenführer wird Walter Voß sein. Die Wahl wurde durch Handheben durchgeführt. Somit ist der bisherige Präsident wieder gewählt. Das Board versucht, billigere Badges zu bekommen und deshalb kann es eine Änderung im Aussehen des Badge geben.

11. Country Kids Corral: Die Kinder können unten Tanzen. Erwachsene dürfen auch unten tanzen, aber falls es zu Platzmangel kommt, müssen die Erwachsenen gehen.

12. ECTA Berichte: Neues ECTA-Board: Präsident: Vern Vernazzaro, Vizepräsident: AI Stevens, Training Director: Jim Robar, RD Coordinator: Rose Oswald.

Der Tanzlevel bei Jamborees wurde von Vern erklärt: OS am Freitagabend, MS plus Workshop am Samstagabend (Workshop wird nur etwas aus QS sein).

13.   Verfassung: Es gab eine längere Diskussion über die neue Verfassung und alle möglichen Änderungen. Die neue Verfassung wird im Bulletin veröffentlicht. Wer den alten Entwurf mit dem neuen vergleicht, kann die Änderungen, die diskutiert und angenommen wurden, herausfinden.

Während der Diskussion wurde beschlossen, dass "Liaison to ECTA" und "Special Project" wegfallen. "GEMA Coordinator" und "Publicity Director" bleiben als EAASDC Boardmitglieder erhalten. Bei der Winter Jamboree wird über die Annahme der neuen Verfassung abgestimmt.

14. Round Up 1981: Peter Schensick brachte eine Bewerbung ein, dass das Round-Up 1981 in Berlin sein soll. Dieser Bewerbung wurde allgemein zugestimmt, die Entscheidung jedoch dem Board überlassen.

15. Banner: Es wurden keine Banner zurückgegeben.

16. Dankeschön an alle, die so lang blieben und halfen, die neue Verfassung auszuarbeiten.

17. Ende um 16:45 Uhr.

Marie-Luise Schubert