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MINUTES OF EAASDC GENERAL MEMBERSHIP MEETING OF 5th JULY 1980
1. Roll Call Member clubs signed in and received their voting cards. The following listed clubs did not sign in at the Meeting while 66 others did: Aviano High Steppers, Berlin Dancing Bears, Bamberg Cornhuskers, Bonn Square Dance Group, Blackbird Dancers, Butzbach Squares, Cheeseheads, Crazy Eights, Dom Town Square Dancers, Fjord Frolickers, Grand Squares, Happy Pairs, Hicks & Chicks, International Squares, Kuntry Kuzins, Mannheim Mixers, Midnight Sundowners, Neckar Valley Dancers, Pader Jumpers, Pattonville Promenaders, Piazza Promenaders, Port Promenaders, Rainbow Strollers, Rocky Rompers, Rhythm Rounds, Silhouettes RDC, SDC Emmendingen, Soellingen Swingers, Swinging Stars, Tic Tac Toers, Up to the Centre SDC, Yellow Rockers.
2. Minutes The minutes of the Spring Jamboree 1980 General Membership Meeting published in the April Bulletin were accepted.
3. Treasurer's Report The Treasurer's report was corrected to read under 'Cash on Hand' 112,04 DM. With correction added the Treasurer's report was accepted.
4. GEMA (a) Peter has received letters from two clubs with bills from GEMA. If any club does receive any such letter please forward it to Peter and he will contact the proper authorities informing them of our Association/GEMA contract. (b) Insurance (1) Peter is now checking into an insurance policy for the Association which will cover all clubs on regular dance nights, Special Dancers and Jamborees. The coverage will include health, injury, death, and damage. As this information is compiled it will be furnished to the clubs. (2) Any club who has purchased insurance for their club in general or a special dance and still has the information on the cost, etc. of this is asked to please send this information to 'Ski' so we may use this as general information in compiling a policy.
5. Bulletin (a) Some clubs are requesting additional copies of the EAASDC Bulletin. The Board will look into the possibilities and more information will be given at the Fall Round-Up. (b) A German address was again requested from clubs with APO addresses.
6. Orange Membership Cards (a) Clubs desiring the orange membership cards were issued them at the meeting. Any club in need of these cards may contact Marie-Luise for them. (b) The suggestion was brought up for clubs holding classes at an American Kaserne to make up cards similar to our orange membership cards and change "A Member in Good Standing" to read "A Square Dance Student" and request the Community Commander's permission to use these as passes for the post on class nights.
7. French Fest Ski has received a letter from Berliner Association in California stating they had selected a group from Michigan to dance at the Festival held in France in August and they would not need any of our dancers at this time.
8. Introduction of MASDA Larry Coaley, Vice President of the Sandcastle Swingers explained that MASDA consisted of 8 member clubs and would like to keep in close contact with EAASDC. He extended an invitation to all EAASDC members to come to their Jamboree in Pisa on l0-12 October and to their special dance in Naples on 25-27 July.
9. Hamburg Proposal Due to there not being a representative present from the Hamburg Proposal group, the Hamburg proposal was tabled until the Fall Round Up or until a letter stating their intentions is received and is published in the Bulletin (withdrawal of proposal or not).
10. Jamboree/Round-Up Reports (a) Fall Round-Up 1980 This will be held in Untergruppenbach outside Heilbronn. The hall will be the same as for last year's Summer Jamboree. There will be free camping. On Sunday you can earn your Square Duck badge by dancing in the pool next to the hall. Cost for the Duck badge will be DM 0.50. (b) Winter Jamboree 1980 This will be held 13-15 December and cost will be DM 9.50. Further information obtainable through flyers which are already being distributed. (c) Spring Jamboree 1981 This will be held on 3-5 April 1981 in Ketsch outside Heidelberg in the Rhein-Halle. Camping is available. Pre-registration cost is estimated to be 10 DM. (d) Summer Jamboree 1981 This will be held in Muenchweiler outside Pirmasens on 3-5 July. Camping is available outside the hall. The hall is signed for already.
11. Friendship Badges These were requested to be turned in as soon as possible and please mark if they are red or gold.
12. New Clubs (a) Toelzer Twirlers They dance in Bad Toelz on Flint Kaserne on Monday evenings at 7:30 p.m. in the DYA. They have 4 squares and dance MS/QS. Their caller is Skip Brown. They were voted into the Association. (b) Mannekens 'N Maids International Square Dance Club The Mannekens 'N Maids dance in the DoD School in Brussels. They have graduated 2 1/2 squares. They dance on Friday nights and their level is MS/QS +E+1. They were voted into the Association. (c) Saltscatters They requested that their acceptance be tabled until the Fall Round-Up.
13. Nominations (a) Kathy Kent, the Nominating Committee Chairperson was introduced. She reported that she had received several names but only one person's name was being placed in nomination. The others had requested to be left out. The nominee from the Committee were Bob and Kay Kurczewski. Bob then explained that his board would at this time remain the same except for two positions - Secretary and Treasurer. Marie-Luise, the present Secretary, requested she not be placed on the next board due to the upcoming birth of her first child and her wishes to join ECTA as a cuer. Eugene McCue will probably return to the States and, therefore, requested his position be filled by someone else. Bob has selected Eddy and Audrey Sepaniak of the AFCENT Towners as his new Secretary and Walter and Elisabeth Voß of the Stintfang Dancers as Treasurer. Their qualifications will be listed in the Bulletin. (b) Bob requested nominations from the floor. E.J. Grabert (Heidelberg Hoedowners) was recognized. He stated Section 4 of our Constitution was not clear. His interpretation was to allow nominations up to and through the Fall Round Up and he will request nominations to be reopened then. After considerable discussion it was voted by those present to have nominations opened and closed finally at this meeting. Once again Bob requested any nominations from the floor. Any person could nominate himself or anyone else there and their board would be submitted to the present Board within the next 10 days for publication in the Bulletin. It was moved, seconded and passed to close nominations.
14. Constitution (a) It was brought up by some clubs that they had not been contacted by their Area Representatives and they had not seen the new proposed constitution. They requested the draft constitution be published in the Bulletin so every club will definitely see it and future discussion be tabled until the Fall Round Up. This was seconded and approved. (b) Leonard Shaffer explained the main changes which will appear in the constitution: (1) The word 'Dance' in the name will be changed to 'Dancing' to read 'European Association of American Square Dancing Clubs' showing it is American-style dancing and not 'American clubs', also leaving EAASDC as our symbol. (2) Some parts in the old constitution are now part of the by-laws and other parts of the old by-laws are moved to the new constitution. (3) The portion on Elected Officers has been clarified. (4) A section on removal of Officers has been added. (5) The discrimination clause has been changed to exclude certain military nomenclature. (c) A deadline for changes to the proposed constitution was set for the Fall Round Up. Any club finding a change to be necessary was requested to bring 100 copies of their proposed changes to the Fall Round-Up so all clubs can see them and to mail an advance copy to Leonard before the Round-Up so he may compile them. It was also brought up that any further changes to the constitution after the Fall Round-Up can be presented at any General Membership Meeting and voted upon at the following one.
15. 5%-Clause Leonard stated that responsible military authorities had now granted a waiver to the 5%-clause in 230-3 which enables clubs dancing at American facilities to have up to 45% non-American members. Any club interested in information on this waiver is asked to contact Leonard Shaffer.
16. Banners Overdue banners were returned.
17. Cancellations Announcement made that both the Auf Wiedersehen Dance for Dave Vieira and the Windmill Special Dance in Holland had been cancelled.
18. The meeting was adjourned.
Kay Kurczewski for Marie-Luise Schubert
PROTOKOLL DER ALLGEMEINEN EAASDC MITGLIEDERVERSAMMLUNG VOM 5. JULI 1980
1. Anwesenheit Die anwesenden Mitgliederklubs trugen sich in die Anwesenheitsliste ein und erhielten ihre Stimmkarten. Die hier aufgezählten Klubs waren laut Anwesenheitsliste bei der Mitgliederversammlung nicht vertreten (insgesamt waren 66 Klubs in der Versammlung): Aviano High Steppers, Berlin Dancing Bears, Bamberg Cornhuskers, Bonn Square Dance Group, Blackbird Dancers, Butzbach Squares, Cheeseheads, Crazy Eights, Dom Town Square Dancers, Fjord Frolickers, Grand Squares, Happy Pairs, Hicks & Chicks, International Squares, Kuntry Kuzins, Mannheim Mixers, Midnight Sundowners, Neckar Valley Dancers, Pader Jumpers, Pattonville Promenaders, Piazza Promenaders, Port Promenaders, Rainbow Strollers, Rocky Rompers, Rhythm Rounds, Silhouettes RDC, SDC Emmendingen, Soellingen Swingers, Swinging Stars, Tic Tac Toers, Up to the Centre SDC, Yellow Rockers.
2. Protokoll
3. Bericht des Schatzmeisters Der Bericht des Schatzmeisters wurde unter 'Bargeld' korrigiert und zwar auf DM 112,04 Mit dieser Korrektur wurde der Bericht angenommen.
4. GEMA (a) Peter hat von zwei Klubs Briefe mit GEMA-Rechnungen bekommen. Sollte irgendein Klub ein Schreiben dieser Art erhalten, so sollte dies bitte an Peter weitergeleitet werden, der dann seinerseits sich mit den entsprechenden Stellen in Verbindung setzen wird, um sie über unsere vertraglichen Abmachungen mit GEMA zu unterrichten. (b) Versicherung (1) Peter überprüft zurzeit die Möglichkeit einer Versicherung für den Verband, die alle Mitgliederklubs für deren normale Tanzabende, für Sonderveranstaltung und für Jamborees abdecken würde. Diese Informationen werden, sobald vorhanden den Mitgliederklubs vorgelegt werden (Abdeckung von Tod, Verletzung, Schaden). (2) Klubs, die in der Vergangenheit für ihren Klub im allgemeinen oder für eine Sonderveranstaltung Versicherungen abgeschlossen haben und die entsprechenden Unterlagen noch in den Akten haben, werden gebeten, diese an Bob zu schicken, damit diese bei der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen ausgewertet werden können.
5. Bulletin (a) Einige Klubs bitten um zusätzliche Ausfertigungen des EAASDC Bulletins. Der Vorstand wird dies überprüfen und weitere Einzelheiten zum Fall Round Up vorlegen. (b) Eine deutsche Postanschrift wurde noch einmal von denjenigen Klubs erbeten, die noch eine APO-Anschrift benutzen.
6. Orangene Mitgliederkarten (a) Mitgliedskarten wurden an diejenigen Vereine verteilt, die noch welche brauchten. Wer noch zusätzliche Karten braucht, wird gebeten, sich an Marie-Luise zu wenden. (b) Der Vorschlag wurde gemacht, dass diese Karten auch für den Einlass von Anfängern bei Kursen in US-Kasernen Verwendung finden könnten, und zwar könnte man die Worte "A Member in Good Standing" überdrucken durch "Square Dance Student" und dann die Genehmigung des Standortkommandeurs einholen, dass diese Karten als Einlassgenehmigung für die Klassenabende zugelassen sind.
7. Französisches (Volkstanz)fest Bob hat ein Schreiben von der Berliner Association in Kalifornien erhalten, in dem ihm mitgeteilt wurde, dass nunmehr eine Gruppe von Tänzern aus Michigan ausgewählt wurde, um bei dem Festival im August in Frankreich zu tanzen. Sie würden somit von uns keine Tänzer mehr benötigen.
8. Vorstellung von MASDA Larry Coaley, Vizepräsident der Sandcastle Swingers (Neapel) berichtete, dass MASDA acht Mitgliedervereine hätte. Es besteht der Wunsch, mit EAASDC in engeren Kontakt zu treten und zu bleiben. Er sprach eine allgemeine Einladung aus an alle EAASDC Mitglieder, die MASDA Jamboree in Pisa am l0.-12. Oktober und den Special Dance in Neapel am 25.-27. Juli zu besuchen.
9. Hamburger Vorschlag Da kein Vertreter der Hamburger Gruppe, die den sog. Hamburger Vorschlag eingereicht hat, anwesend war, wurde die Diskussion dieses Punktes auf den Fall Round Up vertagt oder bis ein entsprechendes Schreiben mit Absichtserklärung bei EAASDC eingeht und im Bulletin veröffentlicht werden kann (Zurückziehen des Vorschlags oder nicht).
10. Jamboree/Round-Up Berichte (a) Fall Round Up 1980 Wird in Untergruppenbach in der Nähe von Heilbronn stattfinden. Die Halle ist die selbe wie bei der letzten Summer Jamboree. Kostenloses Camping möglich. Sonntag die Möglichkeit, ein Square-Enten-Abzeichen zu bekommen durch Tanzen im Swimming Pool neben der Halle. Kosten dieses Enten-badges DM 0.50. (b) Winter Jamboree 1980 Findet statt 13.-15. Dezember, Kosten DM 9.50. Weitere Informationen erhältlich in den Informationsblättern, die bereits verteilt werden. (c) Spring Jamboree 1981 Findet statt 3.-5. April in Ketsch in der Nähe von Heidelberg (Rhein-Halle). Campingmöglichkeit. Pre-registration wird ca. DM 10 kosten. (d) Summer Jamboree 1981 Findet statt 3.-5. Juli in Münchweiler in der Nähe von Pirmasens. Campingmöglichkeit direkt neben der Halle. Der Vertrag für die Halle ist bereits unterschrieben.
11. Friendship Badges Es wurde daran erinnert, dass die Zettel für diese Badges baldmöglichst abgegeben werden sollten und jeweils als 'rot' oder 'gold1 gekennzeichnet werden müssen.
12. Neue Klubs (a) Toelzer Twirlers Dieser Klub tanzt Montags um 19:30 in der Flint-Kaserne in Bad Toelz (im DYA). Sie haben vier Squares und tanzen MS/QS. Der Caller ist Skip Brown. Einstimmig in den Verband aufgenommen. (b) Mannekens 'N Maids International Square Dance Club Die Mannekens 'N Maids tanzen in der DoD-Schule in Brüssel. Sie haben 2 1/2 Squares graduiert, sie tanzen freitags und MS/QS+E+1. Einstimmig in den Verband aufgenommen. (c) Saltscatters Der Klub bat um Vertagung seines Aufnahmeantrags bis zum Fall Round Up.
13. Nominierungen (a) Kathy Kent, Vorsitzende des Nominierungsausschusses, wurde vorgestellt. Sie berichtete, dass sie mehrere Namen erhalten hätte, dass aber nur ein Name tatsächlich nominiert worden sei. Die anderen hatten darum gebeten, nicht aufgestellt zu werden. Der nominierte Kandidat seitens des Ausschusses sei Bob (und Kay) Kurczewski. Bob teilte anschließend mit, dass sein Board bei Wiederwahl bis auf zwei Personen den gleichen Personenkreis beinhalten würde. Die zwei Ausnahmen wären Schriftführer und Schatzmeister. Marie-Luise, jetzt Schriftführerin, hätte darum gebeten, nicht wieder aufgestellt zu werden, einmal weil sie kurz vor der Geburt ihres ersten Kindes stünde und außerdem wolle sie als Cuer zur ECTA gehen. Eugene McCue, jetzt Schatzmeister, geht wahrscheinlich in die Staaten zurück und bat, dass sein Posten anderweitig besetzt werden solle. Bob hat Eddy und Audrey Sepaniak von den AFCENT Towners als neuen Schriftführer und Walter und Elisabeth Voß von den Stintfang Dancers als Schatzmeister vorzuschlagen. Die Qualifikationen dieser Neuen sind an anderer Stelle im Bulletin festgehalten. (b) Bob bat dann um Nominierungen aus der Versammlung. E.J. Grabert (Heidelberg Hoedowners) erhielt das Wort und wies daraufhin, dass Sektion 4 unserer Verfassung nicht klar sei. Nach seiner Interpretierung wären Nominierungen bis zu und noch während des Fall Round Ups zulässig und er würde dann die Wiedereröffnung der Nominierungen verlangen. Nach längerer Diskussion entschied sich die Mehrheit der Anwesenden für Eröffnung und endgültige Schließung der Nominierungen während dieser Versammlung. Bob bat noch einmal um eventuelle Nominierungen aus dem Publikum. Jeder könne auch sich selbst vorschlagen oder irgendeinen der Anwesenden und deren Board-Mannschaft würde dann innerhalb von 10 Tagen zur Veröffentlichung im Bulletin vorliegen müssen. Antrag gestellt, unterstützt und angenommen auf Schließung der Nominierungen.
14. Verfassung (a) Es wurde darauf hingewiesen, dass einige Klubs nicht von ihren jeweiligen Gebietsrepräsentanten angesprochen worden seien und die neu vorgeschlagene Verfassung nicht gesehen hätten. Es wurde verlangt, dass der Verfassungsentwurf im Bulletin veröffentlicht werden solle, damit jeder Klub diesen Entwurf auch tatsächlich zu sehen bekäme. Weitere Diskussionen sollten bis zum Fall Round-Up vertagt werden. Antrag unterstützt und angenommen. (b) Leonard Shaffer zählte dann die Hauptänderungen für die Verfassung auf: (1) Das englische Wort 'Dance' im Namen des Verbands soll in 'Dancing' abgeändert werden, so dass eine sinngemäße Übersetzung des dann geänderten Namens einerseits klarmachen würde, dass es sich um Klubs für amerikanischen Square Dance und nicht um 'amerikanische Klubs' handelt, und andererseits könnten die Buchstaben EAASDC unverändert bestehen bleiben. (2) Einige Teile der alten (jetzigen) Verfassung würden in die neuen Statuten verlegt werden, und umgekehrt Teile der jetzigen Statuten in die neue Verfassung aufgenommen werden. (3) Der den gewählten Vorstand betreffenden Teil ist klarer gefasst worden. (4) Ein Artikel über die Abwahl des Vorstands wurde hinzugefügt. (5) Der sog. Diskriminierungs-Artikel wurde dahingehend abgeändert, dass gewisse militärische Ausdrücke weggelassen wurden. (c) Letzter Termin zur Einreichung von Änderungen zu dem obigen Verfassungsentwurf ist der Fall Round-Up. Jeder Klub, der irgendwelche Änderungen für notwendig hält, ist aufgefordert, loo Ausfertigungen dieser Änderungen zum Fall Round-Up mitzubringen, damit alle anderen Klubs sie sehen können. Eine Vorabkopie sollte an Leonard geschickt werden (vor dem Round Up), damit er sie zusammenstellen kann. Es wurde außerdem darauf hingewiesen, dass weitere Änderungen zur Verfassung auch selbstverständlich nach dem Fall Round Up eingebracht werden können zur Vorlage bei der Mitgliederversammlung mit Abstimmung darüber dann beim nächstfolgenden Meeting.
15. 5%-Klausel
16. Banner Nicht abgeholte Klubbanner wurden offiziell zurückgegeben.
17. Streichungen Es wurde bekannt gegeben, dass sowohl der Auf Wiedersehen Tanz für Dave Vieira als auch der Windmill Special in Holland vom Kalender zu streichen sind.
18. Ende der Versammlung
Kay Kurczewski für Marie-Luise Schubert
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