MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEETING from December 13th at the Winter Jamboree in Plankstadt

MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEETING from December 13th at the Winter Jamboree in Plankstadt

1. ROLL CALL

1.1.�� The following Member Clubs signed in:

AFCENT Towners, Berlin Dancing Bears, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group Boots & Ruffles, Butzbach Squares, Bamberg Cornhuskers, Bernemer Squeezers, Brussels Dancing Hearts, Cheeseheads, Cloverleaves, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Carousels RDC, Charley Mixers, Darmstompers, Dip~>N-Divers, Donau Diamonds, Dancing Owls, Dom Town Dancers, Emmendingen 8DC, Glow Worms, Hoedowners, Homesteaders, Holland Windmillers, Harbour Allemanders, K�tchen Swingers, Kitzingen Klodhoppers,, Kut Ups, Mannheim Mixers, Motivators, Mosquito Twirlers, Mannekens-n-Maids, Neckar Valley Dancers, Offenburg SDC, Ohmoor Squeezers, Pattonville Promenaders, Pershing Promenaders, Rainbow Strollers, Roadrunners, Rokoko Dancers, Rubber Dollies, Round-A-Bouts RDC, Schwarzwald T�nzer, Shamrocks, SHAPE Shuffling Squares, Soest Belles & Beaux, Stintfang, Suzie Q's RDC, Swinging Stars, Tamara Twirlers, Tamburin, The Crackers, Tree Hill Twirlers, Tulip Twirlers, T�lzer Twirlers, Wheelers & Dealers, W�rzburg Whirlers, Yellow Rockers.

1.2. Guest clubs Paris Calling (Roy Mann).

2. OLD BUSINESS

2.1. MINUTES of the General Membership Meeting on 30 August 1980 at the Fall Round Up in Untergruppenbach, as published in the September issue of the Bulletin, are accepted.

2.2. FINANCIAL REPORT on the Fall Round Up 1980, as made up by the Homesteaders and as published in the September issue of the Bulletin, is accepted. The profit for EAASDC is DM 1258,91. Thank you, Homesteaders!

2.3. ANNUAL FINANCIAL STATEMENT 1979/80, as made up by Eugene T. McCue and as published in the September issue of the Bulletin, is accepted and Eugene T. McCue herewith released. Thank you, Eugene!

2.4. In future COPIES must be sent in of all BILLS on Jamborees, etc. FINANCIAL REPORTS will be PUBLISHED in the Bulletin.

HOEDOWNERS: "For clubs with legal E/V status it may be dangerous to publish profits for tax reasons".

PETER: "Name them -operating expenses- in order to avoid taxation"

STINTFANG: "An E/V club may have in cash DM 5000,00 per annum".

2.5. TREASURER'S REPORT, as of 10 December 1980, is given by WALTER VOSS. A motion is carried that this report will be voted upon at the Spring Jamboree 1981. In January/February it will be published in the Bulletin. Club representatives to the Spring Jamboree are requested to take this issue with them to the meeting then.

2.6. GEMA REPORTS: PETER requests reports on Special Dances in 1980; until today he got only 10 reports!

2.7. INSURANCE: BOB states that Peter also needs club rosters of membership for insurance purposes.

2.8. ADDRESS CHANGES: ILSE requests to write any address changes into the orange book on display in the hall, or mail those changes directly to her.

2.9. NATIONAL CONVENTION 1981 in Seattle-USA: Ilse states that EAASDC will be represented there with a display booth. She requests sending in club badges which will be sewn on the EAASDC banner. Also pictures of club banners will do. If clubs have anything unusual, or of interest, then convey information to Ilse.

Latest date for all this: at the Spring Jamboree.

2.10. NATIONAL SQUARE DANCE DIRECTORY: Bob states that copies of the 1979/80 edition are still available at $ 5,00 a copy: see him after the meeting. These copies, however, contain some wrong telephone numbers and no area codes! These errors will be corrected, if clubs send in corrections themselves. For the 1981/82 edition: see November issue of Bulletin.

2.11. BULLETIN SUBSCRIPTIONS AND ADVERTISING: Bob states that the cost of a subscription, including back-copies is DM 20,00 and effective from January 1981 DM 15,00. Advertising is possible at DM 50,00 per page, without any discounts. Thank you, clubs, which advertised in the past!

The Bulletin stays with EAASDC and so do the profits: they could even lead to less contributing!

3. NEW BUSINESS

3.1. NEW CLUBS

3.1.1. HARBOUR ALLEMANDERS, Hamburg Bambeck. Caller: Frank Stampfuss. Level: MS. They meet on Fridays at 20.00 hrs. The club is accepted.

3.2. REPORTS ON JAMBOREES

3.2.1. WINTER JAMBOREE 1980, Plankstadt. The hosting Rokoko Dancers expect low costs; there will be no live band,

3.2.2. SPRING JAMBOREE 1981, Ketsch, It will take place in the Rheinhalle. The hosting Heidelberg Hoedowners invite preregistrations.

3.2.3. SUMMER JAMBOREE 1981, M�nchweiler, It will take place on 3, 4, 5 July and be hosted by the Wheelers & Dealers. There will be a live band at the afterparty. Flyers will be available at the Spring Jamboree.

3.2.4. FALL ROUND UP 1981, Berlin. It will be hosted by the 5 clubs of the Berlin Association. PETER gives details on how to reach Berlin: by own car or by American-sponsored duty train which leaves from Bremerhaven and also from Frankfurt. Requirements and deadlines will be published possibly in the February issue of the Bulletin.

Inside Berlin tourist tickets of DM. 9,- can be used on public transport. There will be no afterparty, but instead a tour of nightclubs.

Because of the Radio Fair (Funkausstellung) accommodation will be difficult, so register soon.

Flyers available at next Jamboree.

4. BUSINESS AT HAND

4.1. ECTA EQUIPMENT. If a club wants a PA set or a wireless mike for rental at own special dances, then notify Andreas Sassmann one month ahead. One will have to get and take things back at own responsibility.

4.2. CHANGES IN CONSTITUTION: see draft in October issue Bulletin. Bob requests discussions to be short.

There are some corrections of no substantial value which will not be discussed today. However, inside the Board exist mixed feelings about Article 3. Section 2: "Should or should not EAASDC board members maintain their own club functions?"

STINTFANG motion standing: "It should apply only to the President�.

BERLIN motion: "Should there be any limitation, yes or no?" The vote on the Berlin motion is carried and a clear YES accepted.

Now the Stintfang motion is voted upon and carried with 50 votes in favor and 48 against.

HOLLAND WINDMILLSRS ask, if this new approval includes the Vice President. BOB replies that the Vice President will resign from any office in his home club, if he succeeds his President in the EAASDC.

4.3. 100% ACCEPTANCE CONSTITUTION. The only changes under 4.2. having been made, this new Constitution for the EAASDC is herewith fully accepted by the General Membership Clubs.

4.4. CHANGES IN BY-LAWS.

4.4.1. On Part II, Subpart 2: ECTA recommends for acceptance only "Mainstream S.D. level, so add "S.D." and leave out �plus Quarterly Selections (Q.S.)"

4.4.2. On Part III, Subpart 7:

a. A vote is carried to replace the word �GEMA Coordinator" by "Business Manager";

b. add after "GEMA": "or its sister organizations";

c. insert after "and sign" the words "with the Board's approval".

4.4.3. On Part V, Subpart 3: ECTA recommends dropping of the reservation of specific dates for Student Jamborees. Other special dances may also be held then, if taking place 400 Km's away.

A vote is carried and� changing accepted.

4.4.4. On Part VII, Subpart 2.3.5:

A vote is carried and it is accepted that the word "GEMA fee" be replaced by "copyright protection fee".

4.4.5. On Part VII, Subpart 3:

A vote is carried and it is accepted to add "Associate Member Clubs will also pay for EAASDC Bulletin subscriptions".

4.5. 100% ACCEPTANCE BY-LAWS. The changes under 4.4. having been made, these new By-Laws for the EAASDC are herewith fully accepted by the General Membership Clubs.

5. OTHER BUSINESS

5.1. FRIENDSHIP BADGES: BOB requests friendship cards to be dropped into the yellow box.

HOEDOWNERS motion: "Go back to the former method of giving out these badges in the middle of a Saturday night�s program and make it a celebration."

BOB replies that callers object to stopping the program. KAY suggests that a short ceremony be held at the beginning of a Grand March: new holders then stand in the back of the hall and come forward when their names are clearly mentioned. This suggestion was accepted and motion withdrawn.

5.2. BIDS ON WINTER JAMBOREE 1982: Bob states that bids can be submitted prior to voting now or at the next jamboree. Bidders may withdraw later. Only the DARMSTOMPERS submit their bid.

5.3. RETURNING OF BANNERS

The Bamberg Cornhuskers will return banners to the Swinging Bears, Berlin and to the clubs of Schweinfurt and N�rnberg.

5.4. CLUB ROSTERS: Bob states that Peter works on the Liability and Accident Insurance and that he urgently needs the club membership rosters. Send them in, if you have not done so yet.

5.5. SPECIAL SIGNING CEREMONY: Leonard states that the new Constitution and By-Laws of the EAASDC are officially active from today and asks, if an official signing ceremony will be necessary.

The General Membership has no objections to this special ceremony and it is agreed that it is to take place during the Grand March at the next jamboree.

6. ADJOURNMENT

Meeting is adjourned at 12.30 hrs.

Eddy & Audrey, Secretary.

Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 13. Dezember 1980 anl�sslich der Winter Jamboree in Plankstadt

1. VERLESUNG DER MITGLIEDERLISTE

1.1. Die folgende Mitgliedervereine trugen sich ein: (siehe englische Fassung).

1.2. Gastclub: Paris Calling (Roy Mann).

2. �LTERE ANGELEGENHEITEN

2.1. Das PROTOKOLL der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 30. August 1980 anl�sslich des Fall Round Up in Untergruppenbach wurde, wie in der September-Ausgabe des Bulletins ver�ffentlicht, angenommen.

2.2. FINANZBERICHT zum Fall Round Up 1980 wurde, wie von den Homesteaders erstellt und in der September-Ausgabe des Bulletins ver�ffentlicht, angenommen. Der Erl�s f�r EAASDC war DM 1.258,91. Dankesch�n Homesteaders!

2.3. Jahresfinanzbericht 1979/80, wie von Eugene T. McCue erstellt und in der September-Ausgabe des Bulletins ver�ffentlicht, angenommen und Eugene T. McCue entlastet. Dankesch�n Eugene!

2.4. In Zukunft m�ssen KOPIEN aller RECHNUNGEN zu Jamborees eingereicht werden. Finanz- oder Kostenberichte werden im Bulletin ver�ffentlicht.

HOEDOWNERS: "F�r Vereine mit e.V.-Status k�nnte es aus Steuergr�nden gef�hrlich sein, Profite zu ver�ffentlichen."

Peter: "Dann nennt sie 'Ausgaben', um eine Besteuerung zu vermeiden".

STINTFANG: Ein e.V.-Verein darf DM 5000 in bar r pro Jahr haben.

2.5. Bericht des Schatzmeisters per 10. Dezember 1980 wurde von Walter Voss vorgetragen. Es wurde dem Antrag zugestimmt, �ber diesen Bericht auf der Spring Jamboree 1981 abzustimmen. Er wird im Januar oder Februar im Bulletin ver�ffentlicht.

Die Vertreter der Vereine werden gebeten, diese Bulletin-Ausgabe zum Meeting mitzubringen.

2.6. GEMA BERICHT: Peter bittet dringend um Meldung von Tanzveranstaltungen in 1980; bisher hat er nur 10 Berichte erhalten!

2.7. VERSICHERUNG: Bob erkl�rt, dass auch Peter f�r Versicherungsdinge Angaben �ber Mitgliederzahlen ben�tigt.

2.8. ANSCHRIFTS�NDERUNGEN: Ilse bittet um Eintragung von �nderungen in den orangefarbenen Ordner, der in der Vorhalle ausliegt, oder um direkte Zusendung solcher �nderungen.

2.9. NATIONAL CONVENTION 1981 in Seattle in USA: Ilse tr�gt vor, das EAASDC auf dieser Veranstaltung mit einem Ausstellungsstand vertreten sein wird. Sie bittet dringend um Zusendung von (noch fehlenden) Clubabzeichen, die dann auf das EAASDC Banner gen�ht werden. Bilder von (besonderen) Clubbannern sind auch erw�nscht. Wenn die Vereine irgendetwas Ungew�hnliches oder Interessantes anzubieten haben, dann diese Information bitte an Ilse schicken. Sp�tester Zeitpunkt: Spring Jamboree.

2.10. NATIONAL SQUARE DANCE DIRECTORY: Bob erkl�rt, dass noch Kopien der Ausgabe von 1979/80 zu $ 5 pro Ausfertigung zu haben sind; fragt ihn nach der Versammlung. Diese Ausgaben enthalten jedoch einige falsche Telefonnummern und keine Postleitzahlen; diese Fehler werden korrigiert wenn die Vereine Korrekturen einschicken. Wegen der Ausgabe 1981/82 siehe Novemberausgabe des Bulletins.

2.11. BULLETIN ABONNEMENTS UND WERBUNG: Bob erkl�rt, dass sich die Kosten f�r ein r�ckwirkendes Abonnement (mit fr�heren Ausgaben) auf DM 20 belaufen, f�r ein ab Januar 1981 laufendes Abonnement auf DM 15. Werbung ist m�glich f�r DM 50 pro Seite ohne Rabatte. Ein Dankesch�n den Clubs, die bisher schon per Bulletin geworben haben! Das Bulletin bleibt im Verband und das tun auch die Erl�se: sie k�nnten sogar zu geringeren Beitr�gen f�hren!

3. NEUE ANGELEGENHEITEN

3.1�� NEUE VEREINE

3.1.1 HARBOUR ALLEMANDERS aus Hamburg-Barmbeck.

Caller: Frank Stampfuss. Level: MS. Sie tanzen jeden Freitag um 20:00.

Der Club wurde in den Verband aufgenommen.

3.2�� BERICHTE ZU JAMBOREES

3.2.1. WINTER JAMBOREE 1980, Plankstadt: Die gastgebenden Rokoko Dancers erwarten niedrige Kosten; es gibt keine Kapelle.

3.2.2. SPRING JAMBOREE 1981, Ketsch: Findet in der Rheinhalle statt. Die gastgebenden Heidelberg Hoedowners bitten um Voranmeldungen.

3.2.3. SUMMER JAMBOREE 1981, M�nchweiler: Findet am 3.,4. und 5. Juli statt und wird von den Wheelers & Dealers ausgerichtet. Zur Afterparty ist eine Kapelle geplant. Informationsmaterial wird zur Spring Jamboree vorhanden sein.

3.2.4. FALL ROUND UP 1981, Berlin: Wird von den f�nf Vereinen des Berliner Verbandes ausgerichtet. Peter gab Einzelheiten bekannt, wie man nach Berlin kommt: per Auto oder per amerikanischen Milit�rzug, der sowohl von Bremerhaven als auch von Frankfurt abf�hrt. Voraussetzungen und Daten werden, wenn m�glich, in der Februar-Ausgabe des Bulletins ver�ffentlicht. Innerhalb von Berlin k�nnen sog. Touristenfahrkarten zu DM 9 f�r �ffentliche Verkehrsmittel benutzt werden. Es wird keine Afterparty geben, sondern eine Kneipentour. Wegen der (gleichzeitigen) Funkausstellung wird die Unterbringung schwierig sein, also bitte bald anmelden. Informationsmaterial liegt zur n�chsten Jamboree aus.

4. AKTUELLES

4.1. ECTA PLATTENSPIELER/LAUTSPRECHER: Falls ein Verein diese Ger�te braucht oder auch das drahtlose Mikrofon zur Benutzung bei eigenen Veranstaltungen, so sollte Andreas Sassmann einen Monat vorher benachrichtigt werden. Der Transport der Gerate erfolgt durch den Ausleiher.

4.2. �NDERUNGEN DER VERFASSUNG: siehe auch Entwurf in der Oktoberausgabe des Bulletins

Bob bat darum, die Diskussionen kurz zu halten. Es gab einige Korrekturen, die nicht sehr wichtig waren und daher nicht weiter er�rtert werden mussten. Bez�glich Artikel 3, Sektion 2 bestanden innerhalb der Vorstandschaft jedoch geteilte Meinungen dar�ber, ob EAASDC Vorstandsmitglieder ihre Funktionen innerhalb ihres eigenen Vereins beibehalten sollten oder nicht.

STINTFANG-Antrag: "Dies sollte nur f�r den Pr�sidenten gelten".

BERLIN-Antrag: "Sollte es �berhaupt Einschr�nkungen geben oder nicht?"

Der Berliner Antrag kam zur Abstimmung und wurde mit einem klaren JA akzeptiert. Dann wurde �ber den Stintfang-Antrag abgestimmt und der Antrag mit 50 zu 48 angenommen. Die HOLLAND WINDMILLERS fragten an, ob diese Annahme nun auch den Vizepr�sidenten einschl�sse. Bob antwortete, dass der Vizepr�sident von allen �mtern im eigenen Verein zur�cktrete, falls er die Nachfolge des Pr�sidenten antreten m�sse.

4.3. 100 %ige ANNAHME DER VERFASSUNG: Nachdem die einzigen �nderungen unter 4.2 gemacht worden waren, ist diese neue Verfassung f�r EAASDC hiermit durch die Mitgliedschaft angenommen.

4.4. �NDERUNGEN IN DEN STATUTEN

4.4.1. Teil II, Unterteil 2:

ECTA empfiehlt f�r die Aufnahme lediglich "Mainstream Square Dance Level". Entsprechend f�ge hinzu 'Square Dance' und streiche "plus Quarterly Selections (OS)".

4.4.2. Teil III, Unterteil 7:

(a) Antrag angenommen, den Ausdruck "GEMA-Koordinator" durch "Business Manager" zu ersetzen.

(b) Nach 'GEMA' sind die Worte "oder Schwesterorganisationen" einzuf�gen.

(c) (Anm.d.�bers.: die Worte 'mit Zustimmung des Vorstandes' sind an entsprechender Stelle in den deutschen Text einzuf�gen.)

4.4.3. Teil V, Unterteil 3:

ECTA empfiehlt, das Freihalten von bestimmten Daten f�r Student Jamborees fallen zu lassen. Andere Veranstaltungen d�rfen auch an diesen Daten stattfinden, falls sie mindestens 400 km entfernt sind. Antrag angenommen und �nderung akzeptiert.

4.4.4. Teil VII, Unterteile 2,3,5:

Antrag angenommen und es wird akzeptiert, dass der Ausdruck "GEMA-Geb�hren" ersetzt wird durch "Schutzgeb�hren f�r Copyright".

4.4.5. Teil VII, Unterteil3:

Antrag angenommen und es wird akzeptiert, dass wie folgt hinzugef�gt wird: "Angeschlossene Mitgliedervereine zahlen au�erdem f�r das Abonnement des Bulletin".

4.5. 100%ige ANNAHME DER STATUTEN: Nachdem die �nderungen unter 4.4 gemacht worden sind, sind die Statuten hiermit durch die Mitgliedschaft angenommen.

5. VERSCHIEDENES

5.1. FRIENDSHIP BADGES: BOB bittet darum, die Karten f�r das Freundschaftsabzeichen in den gelben Karton zu werfen. Antrag der HOEDOWNERS auf Wiedereinf�hrung der fr�heren Methode f�r die �bergabe dieser Badge, d.h. nach der H�lfte des Samstagabend Programms und mit mehr Feierlichkeit. Bob antwortet, dass sich die Caller etwas dagegen haben, das Programm einfach zu unterbrechen. Kay schl�gt vor, eine kurze Zeremonie zu Anfang des Grand March abzuhalten: die Empf�nger sollten im hinteren Teil der Halle Aufstellung nehmen und nach vorne kommen, wenn ihre Namen aufgerufen werden. Dieser Vorschlag wurde angenommen und der Antrag zur�ckgezogen.

5.2. BEWERBUNGEN F�R DIE WINTER JAMBOREE 1982: Bob erkl�rt, dass Bewerbungen jetzt oder bei der n�chsten Jamboree eingebracht werden k�nnen, bevor abgestimmt wird. Bewerber k�nnen auch sp�ter zur�ckziehen. Nur eine Bewerbung ging ein: von den Darmstompers.

5.3. R�CKGABE VON CLUBFAHNEN: Die Bamberg Cornhuskers geben (au�erhalb des Meetings) an die Swinging Bears Berlin, und Clubs aus Schweinfurt und N�rnberg die jeweiligen Banner zur�ck.

5.4. MITGLIEDERLISTEN: Bob stellt fest, dass Peter noch an der Unfall- und Haftpflicht-Versicherung arbeitet und dass er dringend die Mitgliederlisten der Clubs ben�tigt. Bitte einschicken, falls dies noch nicht geschehen ist.

5.5. UNTERZEICHNUNGSZEREMONIE: Leonard stellt fest, dass die neue Verfassung und die Statuten der EAASDC offiziell ab heute g�ltig sind und fragt, ob eine offizielle Unterzeichnung notwendig ist. Die Mitgliedschaft hat keine Einw�nde gegen eine solche besondere Zeremonie und man einigt sich, dass diese w�hrend des Grand March der n�chsten Jamboree stattfinden soll.

6. BEENDIGUNG

Die Versammlung wurde um 12:30 Uhr beendet.

Eddy und Audrey, Schriftf�hrer