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MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEETING HELD ON 4 JULY 1981 AT THE SUMMER JAMBOREE IN MUENCHWEILER
1. ROLL CALL The following Member Clubs sign in: Afcent Towners, Ahrensburg Castle Ghosts, Aviano High Steppers, Bamberg Cornhuskers, Bavarian Stompers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Bonn Square Dance Group, Boots & Ruffles, Brussels Dancing Hearts, Carousels RDC, Charly Mixers, Cloverleaves, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Circulates, Dancing Owls, Darmstompers, Die-Hards, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Glow Worms, Grand Squares, Hamburgers, Hanau Golden Squares, Hoedowners, Homesteaders, Holland Windmillers, Jolly Jokers, Kitzingen Klodhoppers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, Levis ‘n Laces, Mannekens ‘n Maids, Mannheim Mixers, Mannheim Old West, Maverick Squares, Merry Mixers, Moonlighters RDC, Motivators, Neckar Valley Dancers, O'Beck Allemanders, Offenburg SDC, Ohmoor Squeezers, Paws & Taws, Pershing Promenaders, Port Promenaders, Roadrunners, Rokoko Dancers, Round-A-Bouts RDC, Rubber Dollies, Schwarzwald Tänzer, Soellingen Swingers, Soest Belles & Beaux, Stintfang, Stuttgart Strutters, Swinging Stars, The Crackers, Tree Hill Twirlers, Toelzer Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Wuerzburg Whirlers.
2. OLD BUSINESS MINUTES of the General Membership Meeting on 4 April 1981 at the Spring Jamboree in Ketsch, as published in the May issue of the Bulletin, are accepted without comments. TREASURER'S FINANCIAL STATEMENT as of 15 June 1981, as published in the June issue of the Bulletin, is accepted without comments. FINANCIAL REPORT on the Spring Jamboree 1981, as made up by the hosting Hei- delberg Hoedowners and as published in the June issue of the Bulletin, is accepted. However, there came a question, why the net profit had been so extreme. LEONARD explains that EAASDC had posed the same question. It appears that a number was calculated of 600 dancers possibly to expect which number in the end turned out to be 900. Besides, a considerable discount was achieved on settling the rental of the hall. The By-Laws state set percentages for EAASDC, ECTA and the hosting club; finding a better system will be very difficult. What can be done about extreme profits? Give refunds to the attending clubs, to the next hosting club, or perhaps grant EAASDC/ECTA an extra share? It stands to reason that EAASDC needs a certain minimum of money, above that will be for the benefit of all Member Clubs. It is accepted to reconsider the matter at the Winter Jamboree 1981. ANYWAY, THANK YOU, HOEDOWNERS! GEMA AND INSURANCE REPORT: PETER requests sending in reports on special dances, as he has not received many yet. He also summons the 16 clubs in failure to sending in their club rosters, or at least state the total of their dancers, for insurance reasons. He estimates the number of persons to be insured to be 4000 in which case the insurance rate will be DM 30,-. per club, pro annum; on an individual basis it would amount to DM 80,- per club. The representative for VHG Braunschweig remarks that his club is paying DM 48,- per 100 square mtrs. Claims should be put in directly to the insurance company. PETER will be the central point of mediation and information. In answer to questions from the membership -ETER replies that the insurance will cover all European clubs within EAASDC and that club equipments are also included. The next issue of the Bulletin will contain detailed information. Voting is expected to take place at the Winter Jamboree 1981 and clubs are requested to hold a forum on the subject. PUBLICITY BULLETIN: The following addresses are undeliverable: 1. Kuntry Kuzins; 2. Wheelers & Dealers; 3. Craig C. Forsee; 4. Aviano High Steppers; 5. Berlin Dancing Bears; 6. Butzbach Squares. Please, contact KAY for corrections on these addresses. BOB requests notifying him of club changes or proposed improvements.
3. NEW BUSINESS REPORTS ON JAMBOREES
The President of the hosting Wheelers & Dealers requests food tickets to be bought before 20.30 hrs. and Independance Day not to be celebrated with fireworks.
The Dancing Bears will attend to all American visitors. The district boarding-school offers 400 places, apply to the contact in the flyers. For hotel accommodation apply to the Fremdenverkehrsamt, Berlin. Groups traveling by Bundesbahn will get reduced fares: everybody interested should APPLY BEFORE 31 JULY 1981 (repeat: BEFORE 31 JULY 1981!) to the contact of the Mannheim Mixers: Bemhard & Inge Stoelk, Freiberg Ring 5-493, 6800 Mannheim 42; Tel. (0621) 707254. Return fare DM. 106,-. Departure from Central Station, Mannheim on Friday 4 September 1981 at 07.45 hrs. Arrival Berlin Zoo Station at 16.00 hrs. Return: departure on Sunday 6 September 1981 at 16.00 hrs. Arrival Mannheim 23.00 hrs. So all non Americans can drive to Mannheim and board the Mannheim train! Check with your local travel agency for roundtrip air packages. The Berlin airport is at ½ hours' distance from the hall. For traveling inside Berlin one can obtain 2 or 4 days' tickets in the main subway stations. City buses will be running from the hall to the afterparty hall. There is a camping lot and a restaurant near the hall. Tenting next to the hall is not possible. On Friday night there will be no afterparty, so that everybody may dive into the City's nightlife.
It will be hosted by the Mannheim Mixers and takes place on 20, 21, 22 November 1981. The admission fee will be kept low. Information will be passed on at the coming Fall Round Up. Make sure that your members read the flyers.
It will take place in the same hall as in 1977. Admission DM 10,-. There are no special rates. Free camping at 15/20 minutes' driving distance. Some 550 places for accommodation are available: turn in your forms at the information desk. There are 230 beds at your disposal in a youth campground at 15 minutes' driving distance. Charge for 2 nights, incl. breakfast DM 35,-. Hotel reservations can be made thru the Fremdenverkehrszentrale, Hamburg. Babysitting will be possible, also there are city and harbor tours.
BOB advises future hosting clubs: 1. if possible, put on all flyers the tel. nr. of the hall, for emergency use only; 2. notify the ECTA Sound coordinator who can provide the best sound possible; 3. talk to the ECTA Round dance coordinator, for the benefit of the round dancers; 4. consider the dress code on proper square dance attire. NEW CLUBS
Level MS. The club operates as a travel club with guest callers. They have 14 members + 8 applications and they dance every first Sunday after a Jamboree or Round Up. Contact before visiting! The club is accepted into the Association.
Caller: Lee Donaldson. Level MS. They have 19 members and they dance on Sundays at Oberdorfelden, near Frankfurt/M. Contact before visiting! The club is accepted into the Association.
Caller: Michel Mayeur. Level MS + QS. They have 14 graduates and they dance on Sundays at 20,00 hrs. in one of the buildings of the Free University of Brussels. Contact before visiting! The club is accepted into the Association. NOMINATING COMMITTEE'S REPORT JERRY KENT reports that the Committee has received no other names than BOB'S and KAY'S and those of their present board's. As there are no nominations from the floor, a motion is carried to nominations be closed. 4. BUSINESS AT HAND BIDS
1. Mannheim Mixers; 2o Rokoko Dancers; 3. Bernemer Squeezers; 4. Wuerzburg Whirlers; 5. Bonn SDG. The Wuerzburg Whirlers get 52 votes and will be the hosting club.
1. Dancing Hearts; 2. Mannheim Old West; 3. Bonn SDG. Other bids may follow at the Fall Round Up; the voting will also be done then. EDITOR/PUBLISHER The present Board feels the need for an extra Board position of Editor/Publisher, in charge of the Bulletin. This position would change with every new Board, if desired. As this means an addition to the Constitution, it is required that Member Clubs reflect on the proposal and discuss it. The Membership Meeting will take a vote on this at the Fall Round Up. RECOGNITION BY ECTA The ECTA President enters and expresses the recognition by the ECTA Board for a superb job on the latest Student Jamboree, as done by the hosting Kuntry Kuzins. He then presents a "Certificate of Appreciation". Also on behalf of the EAASDC Board: a big Thank You, Kuntry Kuzins! 5. OTHER BUSINESS ANNOUNCEMENTS THE ECTA PRESIDENT announces: 1. the next Student Jamboree will take place on 1 May 1982 and be hosted by the Hanau Golden Squares; 2. for the present ECTA will continue its support of the Chatterbox; 3. there are 3 nominees for the next Presidency: Jim Robar, Steve Sandeman, Rudi Pohl; 4. proposed changes to the ECTA Constitution have been voted on; as a result the paragraphs, pertaining to age requirement and Affiliate Membership have been deleted. THE EAASDC PRESIDENT announces: 1. report to BOB on your experiences in dealing with companies for square dance attire badges, petticoats, shirts, shoes, ties, belts, etc. State full addresses, please; 2. see your SECRETARY, if you plan on joining OSDA and you need forms; 3. hosting clubs of Jamborees should try to get away from first Saturdays of a month; 4. two clubs did not yet pay their dues: Grand Squares and International Squares; 5. report to PETER, if your club's name has been entered into a Vereinsregister and/or your club possesses E/V Status, obeying E/V Rules; 6. today's workshop will be open to everybody. RETURNING OF BANNERS The Mosquito Twirlers return one banner to the International Squares, the Hamburgers one to the O'Beck Allemanders and the Bavarian Stompers one to the Stuttgart Strutters. 6. ADJOURNMENT Meeting is adjourned at 12:30 hours.
Eddy & Audrey Sepaniak Secretaries
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MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEETING HELD ON 5 SEPTEMBER 1981 AT THE FALL ROUND UP IN BERLIN
1. VERLESUNG DER MITGLIEDERLISTE Die folgenden Mitgliederklubs tragen sich ein: (siehe englische Fassung). 2. ÄLTERE ANGELEGENHEITEN Das PROTOKOLL der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 4. April 1981 der Spring Jamboree in Ketsch wird, wie veröffentlicht in der Mai-Ausgabe des Bulletin, angenommen ohne Bemerkungen. Der FINANZBERICHT DES SCHATZMEISTERS von 15. Juni 1981 wird, wie veröf- fentlicht in der Juni-Ausgabe des Bulletin, angenommen ohne Bemerkungen. Der FINANZBERICHT zur Spring Jamboree 1981, wie von den gastgebenden Hei- delberg Hoedowners erstellt und in der Juni-Ausgabe des Bulletin veröffentlicht, wird angenommen. Jedoch kam die Frage, warum der Reingewinn so außergewöhnlich gewesen sei. LEONARD erklärt, dass EAASDC dieselbe Frage aufgeworfen habe. Es stellt sich heraus, dass eine Zahl von 600 möglicherweise zu erwartenden Tänzern kalkuliert wurde, welche Zahl sich am Ende auf 900 erwies. Außerdem wurde bei der Abrechnung der Miete für die Halle einen erheblichen Preisnachlass erzielt. Die Statuten geben vorgeschriebene Prozentsätze an für EAASDC, ECTA und den gastgebenden Klub; ein besseres System aufbringen wurde sehr schwierig sein. Was kann man tun bei außergewöhnlichen Profiten? Wem sollen Ruckvergütungen geleistet werden: den teilnehmenden Klubs, dem nächsten gastgebenden Klub, oder vielleicht EAASDC/ECTA einen zusätzlichen Anteil zuteilen? Es ist selbstverständlich, dass EAASDC ein bestimmtes Minimum an Geld benötigt, das Übrige wird zum Nutzen aller Mitgliederklubs sein. Es wird angenommen, um die Sache nochmals zu behandeln auf der Winter Jamboree 1981. AUF JEDEN FAIL: DANKESCHÖN, HEIDELBERG HOEDOWNERS! GEMA UND VBRSICHERUNG-BERICHT: PETER bittet um Zusendung von Berichte über Special Tänze, weil er noch nicht viele bekommen hat. Er fordert auch die 16 fehlenden Klubs auf ihre Mitgliederlisten einzusenden, oder wenigstens die Gesamtzahl der eigenen Tänzer anzugeben, wegen der Versicherung. Er schätzt die Zahl von zu versichernden Personen auf 4000, in welchem Falle die Versicherungsprämie DM. 30,- pro Klub, pro Jahr, sein würde; auf individueller Basis würde sie DM. 80,- betragen. Der Vertreter der VHG Braunschweig äußerte, dass sein Klub DM 48,-. bezahle für 100 Quadratmeter. Ansprüche sollten durch den individuellen Klub unmittelbar an die Versicherungsgesellschaft erhoben werden. PETER wird der zentrale Punkt sein für Vermittlung und Auskunft. In Beantwortung auf Fragen aus der Mitgliedschaft erwidert PETER, dass die Versicherung alle europäische Klubs umfasse und dass Klubgeräte mit eingeschlossen seien. Die nächste Ausgabe des Bulletin wird ausführliche Auskünfte enthalten. Abstimmung wird voraussichtlich auf der Winter Jamboree 1981 stattfinden und die Klubs werden gebeten, eine Diskussionsveranstaltung über dieses Thema abzuhalten. WERBUNG BULLETIN: Die folgenden Adressen sind unbestellbar: 1. Kuntry Kuzins; 2. Wheelers & Dealers; 3. Craig C. Forsee; 4. Aviano High Steppers; 5. Berlin Dancing Bears; 6. Butzbach Squares. Setzt Euch bitte mit KAY in Verbindung zur Berichtigung dieser Adressen. BOB bittet ihn von Clubänderungen oder Verbesserungsvorschlägen in Kenntnis zu setzen. 3. NEUE ANGELEGENHEITEN BERICHTE ZU JAMBOREES
Der President der gastgebenden Wheelers & Dealers bittet die Mahlzeitbons vor 20.30 Uhr zu kaufen und Independance Day nicht mit Feuerwerk zu feiern.
Die Dancing Bears werden sich um alle amerikanische Besucher kümmern. Das Landschulheim bietet 400 Plätze an, wendet Euch an die Kontaktadresse auf den Flugblättern. Für Hotelübernachtung wendet Euch an das Fremdenverkehrsamt, Berlin. Gruppen, die mit der Bundesbahn reisen, erhalten Fahrpreisermässigung: jeder Interessierter sollte sich VOR DEM 31. JULI 1981 (Wiederholung: VOR DEM 31. JULI 1981) wenden an die Kontaktadresse der Mannheim Mixers: Bernhard und Inge Stoelk, Freiberg Ring 3-493, 6800 Mannheim 42; Tel. (0621) 707254. Rückfahrpreis DM. 106,-. Abfahrt vom Hauptbahnhof Mannheim am Freitag 4 September 1981 um 07,45 Uhr. Ankunft Berlin Zoo um 16.00 Uhr. Rückfahrt: Abfahrt am Sonntag 6 September 1981 um 16.00 Uhr. Ankunft Mannheim 23.00 Uhr. Also können alle Nicht-Amerikaner nach Mannheim fahren und in den Mannheim-Zug steigen! Wendet Euch an Euer örtliches Reisebüro für Rundflugprogramme. Der Berliner Flughafen ist eine ½ Stunde von der Halle entfernt. Für Reisen innerhalb Berlins kann man Touristenkarten für 2 oder 4 Tage erhalten bei den größeren U-Bahnhöfen. Stadtbusse werden die Strecke fahren von der Halle bis zur Afterparty-Halle. Es gibt ein Campingplatz und ein Restaurant in der Nähe der Halle. Zelten neben der Halle ist nicht möglich. Freitagabends wird es keine Afterparty geben, so dass jeder sich in das Nachtleben der Grossstadt stürzen kann.
Die Mannheim Mixers werden die Gastgeber sein und sie findet statt am 20o, 210, 22. November 1981. Der Eintrittspreis wird niedrig gehalten. Informationsmaterial wird vorhanden sein auf dem kommenden Fall Round Up. Überzeugt Euch davon, dass Eure Mitglieder die Flugblätter auch lesen.
Sie findet statt in derselben Halle wie in 1977. Eintritt DM 10,-. Es gibt keine Sonderpreise. Gratis Camping in 15/20 Minuten Autofahrt zu erreichen. Etwa 550 PIätze für Unterkunft sind vorhanden; liefert Eure Formulare ein bei dem Informationsstand. Es sind 230 Betten zu Eurer Verfügung in einem Jugendpark. Kosten für 2 Übernachtungen, inkl. Frühstück DM. 35,-. Hotelreservierungen können gemacht werden über die Fremdenverkehrszentrale, Hamburg. Babysitting wird möglich sein, auch gibt es Stadt- und Hafenrundfahrten.
BOB empfiehlt den zukünftigen gastgebenden Klubs: 1. gebt möglichst auf allen Flugblättern die Tel. Nr. der Halle an, nur für Notfälle; 2. benachrichtigt den ECTA Sound Coordinator, der den besten Sound bestimmen kann; 3. sprecht mit dem ECTA Round Dance Coordinator, zum Besten der Round Tänzer. 4. beachtet den Kleidungskodex für angemessene Squaretanzkleidung. NEUE KLUBS
Level MS. Der Klub funktioniert als Reiseklub mit Gastcallern. Sie haben 14 Mitglieder + 8 Anträge und sie tanzen jeden ersten Sonntag nach einer Jamboree oder Round Up. Bei Besuchen vorher Kontakt aufnehmen. Der Klub wird in den Verband aufgenommen.
Caller: Lee Donaldson. Level MS. Sie haben 19 Mitglieder und sie tanzen jeden Sonntag in Oberdorfelden, bei Frankfurt/M. Bei Besuchen vorher Kontakt aufnehmen! Der Klub wird in den Verband aufgenommen.
Caller: Michel Mayeur. Level MS+QS. Sie haben 14 Graduierte und sie tanzen jeden Montag um 20,00 Uhr in eines der Gebäuden der Freien Universität, Brüssel. Bei Besuchen vorher Kontakt aufnehmen. Der Klub wird in den Verband aufgenommen. BERICHT DES NOMINIERUNGSAUSSCHUSSES JERRY KENT berichtet, dass der Ausschuss keine anderen Namen erhalten hat als den von BOB und KAY und deren jetzigen Vorstands. Da keine Nominierungen aus der Versammlung hervorkommen, wird ein Antrag auf Schluss der Nominierung durchgebracht. 4. AKTUELLES BEWERBUNGEN
1. Mannheim Mixers; 2. Rokoko Dancers; 3. Bernemer Squeezers; 4. Würzburg Whirlers; 5. Bonn SDG. Die Würzburg Whirlers erhalten 52 Stimmen und werden der gastgebende Klub sein.
1. Dancing Hearts; 2. Mannheim Old West; 3. Bonn SDG. Andere Bewerbungen dürften erfolgen auf der Fall Round Up; auch die Abstimmung wird dann erziehlt. REDAKTEUR/VERLEGER Der jetzige Vorstand empfindet den Bedarf an einem zusätzlichen Vorstandsposten als Redakteur/Verleger, beauftragt mit dem Bulletin. Dieser Posten würde, auf Wunsch, wechseln mit jedem neuen Vorstand. Da dies eine Hinzufügung in die Verfassung bedeutet, ist es erforderlich, dass Mitgliederklubs nachdenken über den Vorschlag und ihn diskutieren. Die Mitgliederversammlung wird hierüber abstimmen bei der Fall Round Up. ANERKENNUNG DURCH ECTA Der ECTA President tritt ein und bringt die Anerkennung des ECTA Vorstands zum Ausdruck für die vorzügliche Arbeit bei der letzten Student Jamboree, erbracht von den Kuntry Kuzins. Er bietet somit eine "Dankbarkeits-Urkunde" an. Auch im Namen des EAASDC Vorstands: ein großes Dankeschön, Kuntry Kuzins! 5. VERSCHIEDENES ANKÜNDIGUNGEN DER ECTA PRESIDENT verkündet: 1. der nächste Student Jamboree wird stattfinden am 1. Mai 1982 und die Hanau Golden Squares werden Gastgeber sein; 2. vorläufig wird ECTA die Chatterbox weiter unterstützen; 3. es sind 3 Kandidaten für die nächste Presidentschaft: Jim Robar, Steve Sandeman, Rudi Pohl; 4. es wurde abgestimmt über vorgeschlagene Änderungen in der ECTA Verfassung. Folglich wurden die Absätze betreffs Altersbedingung und Angeschlossene Mitgliederschaft gestrichen. DER EAASDC PRESIDENT verkündet: 1. berichtet BOB über Eure Erfahrungen bei Geschäfte machen mit Firmen für Squaretanzkleidung; Namenschildchen, Petticoats, Hemden, Schuhe, Kravatten, Riemen, usw. Gebt bitte vollständige Adressen an; 2. sucht Eurem SEKRETÄR auf, wenn ihr beabsichtigt die OSDA beizutreten und ihr braucht Formulare; 3. gastgebende Klubs von Jamborees sollten versuchen von ersten Samstagen eines Monats abzukommen; 4. Zwei Klubs haben ihren Beitrag noch nicht geleistet: Grand Squares und International Squares; 5. benachrichtigt PETER, wenn der Name Eures Klubs in ein Vereinsregister eingetragen wurde und/oder Euer Klub den E/V Status besitzt und E/V Regeln befolgt; 6. die heutige Workshop Plus I-II um 12.30 Uhr wird zugänglich sein für alle. RÜCKGABE VON KLUBFAHNEN Die Mosquito Twirlers geben eine zurück an die International Squares, die Hamburger eine an die O'Beck Allemanders und die Bavarian Stompers eine an die Stuttgart Strutters. 6. BEENDIGUNG Die Versammlung ist um 12.30 Uhr beendet.
Eddy & Audrey Sepaniak Schriftführer
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