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MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEFTING HELD ON 21 NOVEMBER 1981 AT THE WINTER JAMBOREE IN KETSCH
1. ROLL CALL The following Member Clubs sign in: Afcent Towners, Ambiorix Squares, Bamberg Corn Huskers, Beaux & Belles, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Boots & Ruffles, Brussels Dancing Hearts, Buttons & Bows, Butzbach Squares, Colonia Swingers, Carousels RDC, Charley-Mixers, Cheeseheads, Cloverleaves, Crossing Swords, Dancing Owls, Darmstompers, Die-Hards, Dip-N-Divers, Dom Town Square Dancers, Donau Diamonds, Gateway Twirlers, Glow Worms, Hanseatic Squares, Hamburgers, Harbour Allemanders, Hanau Golden Squares, Happy Pairs, Hoedowners, Homesteaders, H-Peelers, Kätchen Swingers, Kitzingen Klodhoppers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, Kohlenpott Hoppers, Levis 'n Laces, Mannekens ‘n Maids, Mannheim Mixers, Mannheim Old West, Maverick Squares, Merry Mixers, Moonlighters RDC, Motivators, Mosquito Twirlers, Neckar Valley Dancers, O'Beck Allemanders, Offenburg SDC, Ohmoor Squeezers, Pattonville Promenaders, Pader Jumpers, Paws & Taws, Pershing Promenaders, Port Promenaders, Rainbow Strollers, Roadrunners, Rokoko Dancers, Round-A-Bouts RDC, Schöneck Shufflers, Schwarzwald Tänzer, SHAPE Shuffling Squares, Schoolhouse Squares, Soest Belles & Beaux, Stintfang, Stuttgart Strutters, Suzie Q's RDC, Swinging Stars, Tamara Twirlers, Tamburin, The Crackers, Tree Hill Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers.
2. OLD BUSINESS SECRETARY'S REPORT of the General Membership Meeting, held on 5 September 1981 at the Fall Round-Up in Berlin, as published in the October issue of the Bulletin, is accepted. TREASURER'S REPORT, as of 5 November 1981 and as published in the November issue of the Bulletin, is accepted. EDITOR/PUBLISHER: JERRY apologizes for the lateness of the November issue; it was mailed last Saturday and some clubs may not have received their copy yet. BUSINESS MANAGER: PETER announces a special meeting for tonight at 18:00 hours, where he will answer points in question about GEMA. He has developed a simplified system of GEMA reporting. Effective 1982 there will be a new form of which half a sheet will be a copy of the GEMA contract, for the benefit of the organizing club. The other half must be completed and sent in to BOB who will send it back with his and the treasurer's approval. This answer card, clipped to the GEMA contract copy, should give the organizing club sufficient GEMA coverage and make any other reporting unnecessary.
BOB appeals to the clubs, listed in the November issue, to send in their GEMA reports 1981. PUBLICITY: ILSE calls attention to the portfolio of club documents in the lobby and the green badge banner in the back of the hall.
3. NEW BUSINESS REPORTS ON JAMBOREES
BOB thanks the Berlin Area Clubs for a job well done and the attending club representatives for their confidence by voting him again.
BERNHARD STÖLK is happy; everything goes well.
lobby.
Flyers are out in the lobby. The German version mentions "Orgien"("orgies"), to be understood only as happy dancing, singing and drinking, like the Ro- mans did, but certainly without dissipations. There will be 24 callers and 11 cuers. The outdoor swimming pool next to the camping will be open to all dancers; campers may use sanitary facilities. If the world championships soccer coincide, the host club will provide TV watching. Admission fee for the Jamboree will be DM 8,-.
The Pershing Promenaders make their bid known, but other clubs can still do so at the next Jamboree.
NEW CLUBS SMOKY SOCKS, Gross-Gerau. Caller Bryan Gill. Level: M.S. They have 19 members and they dance on Fridays at 20:00 hours in the Youth Center 'Anne Frank', Gross-Gerau. KUNTRY KICKERS, Fulda. Caller: Nick Cline. Level: M.S. They have 14 members and 24 students and they dance on Fridays at 19:30 hours in the American school gym, Downs Barracks, Fulda. CHAIN REACTERS, Karlsruhe. Caller Ran Club. Caller: Jim Herrington. Level: up to A1. They have 27 members and they dance on Mondays from 20:30 - 22:30 hours in the Leopold Center, Karlsruhe-Leopoldshafen. CALICO SQUARES, Augsburg. Caller: John Flemming. Level: M.S. They have 31 members and they dance on Fridays from 20:00 - 22:00 hours in the Community Center, Parzifalstr. 20a, Augsburg-Hochfeld. ROLLIN' SQUARES, Heidelberg Area. Traveling S.D. club. Caller(s): upon invitation, recordings. Level: M.S. They have 17 members and they have regular outings instead of dance nights. DANCING SHADOWS, Berlin. Caller: Andreas Macke. Level: A-1. They have 15 members and they dance on Mondays from 20:00 - 22:00 hours in the Youth Center 'Die weisse Rose', Wartburgplatz, Berlin 42.
4. BUSINESS AT HAND ECTA PROPOSAL OF THE ROUND-UP, BERLIN LEONARD recapitulates that under the present system ECTA gets 8% and wants 25% of the direct net profit of Jamborees and Round-Ups. He also voices the EAASDC board's feeling that EAASDC needs a 30% share to cover own expenses. ECTA's Liaison to EAASDC, Lothar Weidich, repeats that callers at Jamborees and Round-Ups do NOT get paid and that host clubs use ECTA sound equipment. ECTA organizes yearly training conferences and is planning on: 1: replacing the old P.A, set by an advanced Hilton A 300; 2: inviting guest callers and cuers from the States; 3: sending training notes to ECTA members. Lothar also indicates that ECTA might well leave the decision to the callers/cuers of Jamborees and Round-Ups to charge fees! This statement creates an outburst of opinions, ranging from ‘It's fair' to 'It's blackmail'! In the meantime it has become noon and ECTA Preside nt, Steve Sandeman, joins the meeting. STEVE emphasizes that ECTA is there to serve the dancers and not to kill one another association; he thinks 25% a fair share. LEONARD now summarizes the financial positions and once more expresses the EAASDC board's feeling: 'New distribution ratio: HOST CLUB 50%, EAASDC 30%, ECTA 20%. A motion to table further discussions until the next Jamboree is however substituted for another: 'New distribution ratio: HOST CLUB 55%, EAASDC 30%, ECTA 15%. Before this motion gets to a vote, it is withdrawn and instead the membership votes for pursuing the subject. After a first ballot of 6 new proposals 2 with the least votes are dropped and 1 is withdrawn. The remaining 3 proposals are then put to the final vote and the MOTION IS CARRIED: The new direct net profit distribution ratio will be: HOST CLUB 50%, EAASDC 25%, ECTA 25%. STEVE thanks the membership and LEONARD promises to provide the constitutional changes at the next Jamboree. He asks permission to change the system on Round-Ups likewise: HOST CLUB 30%, EAASDC 45%, ECTA 25%. A MOTION for this purpose IS CARRIED. INSURANCE PETER reports briefly on insurance and suggests that the EAASDC board and 3 representatives of member clubs form an Insurance committee. As additional members will function: Rudi Horbelt of the Bamberg Corn Huskers, Josette Finnerty of the Brussels Dancing Hearts and Joe Tremper of the Buttons & Bows. The insurance committee will study which policy is best and discuss the matter at the scheduled open meeting for tonight. P.S. Technicalities and possibilities have been discussed; details and premiums will be published in the Bulletin; clubs will be asked to send in written confirmations; final decision to be made at the Spring Jamboree. CLUB CONSTITUTIONS & BY-LAWS BOB requests all member clubs to submit a correct club constitution & by-laws. See to it that 'they do not contain age limits. In the event of changes have them approved by your membership and send them to the EAASDC secretary. CHARTER DANCE RECOGNITION The Pershing Promenaders have requested their special dance to be put on the list of charter dances. The name of the dance will be changed to: 'ANNUAL SCHWÄBISCH JUBILEE' and take place around end of April. The host club will try to arrange free admission, like before. The request gets the required 2/3 majority vote and RECOGNITION AS A CHARTER DANCE IS ACCEPTED. BOB explains that we can list only 30 charter dances and this one completes the list. THE CRACKERS then request recognition of their ‘GL0W WORM DANCE' to be put in first spot on the waiting list which is O.K.'ed.
5. OTHER BUSINESS BANNERS RETURNED The Darmstompers return banners to the Hoedowners, Crackers, Kuntry Kuzins and Butzbach Squares. Levis ‘n Laces return a banner to the Merry Mixers.
FRIENDSHIP CARDS Turn in your completed friendship cards to LEONARD, or to one of the other board members; state red or gold. Ask the secretary for new cards.
6. ADJOURNMENT Meeting is adjourned at 12:45 hours.
Eddy & Audrey Sepaniak Secretaries
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PROTOKOLL DER ALLGEMEINEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG VOM 21. NOVEMBER 1981 ANLÄSSLICH DER WINTER JAMBOREE IN KETSCH
1. VERLESUNG DER MITGIIEDERIISTE 1.1. Die folgenden Mitgliederklubs tragen sich ein: (siehe englische Fassung).
2. ÄLTERE ANGELEGENHEITEN 2.1. Der BERICHT DES SCHRIFTFÜHRERS der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 5. September 1981 des Fall Round Ups wird, wie veröffentlicht in der Oktober-Ausgabe des Bulletin, angenommen. 2.2. Der BERICHT DES SCHATZMEISTERS vom 5. November 1981 wird, wie veröffentlicht in der November-Ausgabe des Bulletin, angenommen. 2.3. REDAKTEUR/VERLEGER: JERRY entschuldigt sich für die Verspätung der November-Ausgabe; sie wurde letzten Samstag abgeschickt und einige Klubs haben vielleicht ihr Exemplar noch nicht erhalten. 2.4. GESCHÄFTSFÜHRER: PETER kündigt eine Sondersitzung an für heute Abend um 18:00 Uhr, wo er vorliegende Fragen über GEMA beantworten wird. Er hat ein neues Verfahren in der Berichterstattung an die GEMA entwickelt. In Kraft tretend ab 1982 wird es ein neues Formular geben, dessen eine Hälfte eine Kopie des GEMA-Vertrages sein wird, zugunsten des organisierenden Klubs. Die andere Hälfte muss ausgefüllt und eingeschickt werden an BOB, der diese mit seiner Genehmigung und der des Schatzmeisters zurückschicken wird. Diese Antwortkarte, angeheftet an der Kopie des GEMA-Vertrages, sollte dem organisierenden Klub genügend GEMA-Schutz leisten und weitere Berichterstattung überflüssig machen. BOB appeliert an die Klubs, die in der November-Ausgabe aufgeführt wurden, ihre GEMA-Berichte 1981 einzusenden. 2.5. PUBLICITY: ILSE lenkt die Aufmerksamkeit auf die Mappe mit Klubdokumenten in der Vorhalle und auf die grüne Fahne mit Klubabzeichen hinten in der Halle.
3. NEUE ANGELEGENHEITEN 3.1. BERICHTE ZU JAMBOREES 3.1.1. FALL ROUND UP 1931, Berlin. BOB dankt den Klubs im Raum Berlin für ihre gute Leistung und den dort anwesenden Klubvertretern für das Vertrauen, indem sie ihn wieder erwählten. 3.1.2. WINTER JAMBOREE 1981, Ketsch. BERNHARD STÖLK ist froh; alles läuft bestens. 3.1.3. SPRING JAMBOREE 1982, Hamburg. Plakate hängen überall im Gebäude; Broschüren sind vorhanden in der Vorhalle. 3.1.4. SUMMER JAMBOREE 1982, Ladenburg. Flugblätter sind draußen in der Vorhalle. Die deutsche Fassung erwähnt "Orgien" (orgies); diese sind nur zu verstehen als "freudiges Tanzen, Singen und Trinken", wie es die Römer machten, aber gewiss ohne Ausschweifungen. Es werden 24 Caller und 11 Cuer da sein. Das Freibad neben dem Campingplatz wird geöffnet sein für alle Tänzer; Campinggäste dürfen die sanitären Einrichtungen benutzen. Sollte die Weltmeisterschaft im Fußball in derselben Zeit stattfinden, wird der gastgebende Klub Fernsehgeräte zum Schauen hinstellen. Eintrittspreis für die Jamboree wird DM. 8,-. sein. 3.1.5. BEWERBUNGEN UM DIE WINTER JAMBOREE 1983: Die Pershing Promenaders geben ihre Bewerbung bekannt, aber andere Klubs können es noch immer bei der nächsten Jamboree machen. 3.2. NEUE KLUBS 3.2.1. SMOKY SOCKS, Gross Gerau. Caller: Bryan Gill. Level: M.S. Sie haben 19 Mitglieder und sie tanzen jeden Freitag um 20:00 Uhr im "Anne Frank" Jugendheim, Gross Gerau. 3.2.2. KUNTRY KICKERS, Fulda. Caller: Nick Cline. Level: M.S. Sie haben 14 Mitglieder und 24 Anfänger und sie tanzen jeden Freitag um 19:30 Uhr in der amerikanischen Schul-Sporthalle, Downs Kaserne, Fulda. 3.2.3. CHAIN REACTERS, Karlsruhe. Caller geführter Klub. Level: aufwärts bis zu A1. Caller: Jim Herrington. Sie haben 27 Mitglieder und sie tanzen jeden Montag von 20:30 - 22:30 Uhr im Leopoldsheim, Karlsruhe-Leopoldshafen. 3.2.4. CALICO SQUARES, Augsburg. Caller: John Flemming. Level: M.S. Sie haben 31 Mitglieder und sie tanzen jeden Freitag von 20:00 - 22:00 Uhr im Bürgerhaus, Parzifalstr. 20A, Augsburg-Hochfeld. 3.2.5. ROLLIN' SQUARES, Raum Heidelberg. Reise S.D. Club. Caller: Einladungen und Aufnahmen. Level: M.S. Sie haben 17 Mitglieder und sie machen regelmäßige Ausflüge anstatt Tanzabende. 3.2.6. DANCING SHADOWS, Berlin. Caller: Andreas Macke. Level: A1. Sie haben 15 Mitglieder und sie tanzen jeden Montag von 20:00 - 22:00 Uhr im Jugendheim "Die weiße Rose", Wartburgplatz, Berlin 42.
4. AKTUELLES 4.1. ECTA VORSCHLAG BEI DEM ROUND UP, BERLIN LEONARD rekapituliert, dass Kraft des jetzigen Verfahrens ECTA 8 % bekomme und 25 % verlange des direkten Reingewinns bei Jamborees und Round Ups. Er vertritt die Ansicht des EAASDC Vorstandes, dass die EAASDC einen Anteil von 30 % benötige um eigene Ausgaben zu sichern. ECTA Verbindungsmitglied zu EAASDC, Lothar Weidich, wiederholt, dass Caller bei Jamborees und Round Ups NICHT bezahlt würden und dass gastgebende Klubs Tongeräte der ECTA benützten. ECTA organisiere jährlich 'Training Konferenzen' und plane um: 1: das alte PA-Gerät zu ersetzen durch eine fortschrittliche Hilton A 300; 2: Gast-Caller und Cuer aus den Staaten einzuladen; 3: den ECTA Mitgliedern 'Training Notizen' zuzusenden. Lothar deutet an, dass ECTA wo möglich die Entscheidung den Callern/Cuern der Jamborees und Round Ups überlassen würde, Vergütungen zu fordern! Seine Aussage erregt einen Ausbruch von Meinungen, die schwanken von 'Es ist gerecht' bis zu 'Es ist Erpressung'! Mittlerweile ist es Mittag geworden und ECTA President, Steve Sandeman, tritt der Versammlung bei. STEVE betont nachdrücklich, dass ECTA da sei, um die Tänzer zu betreuen und nicht beabsichtige, dass die eine Organisation die andere umbringt; er meint, 25% sei ein gerechter Anteil. LEONARD fasst nun kurz die finanziellen Verhältnisse zusammen und drückt noch einmal die Ansicht des EAASDC Vorstandes aus: "Neuer Verteilschlüssel: GASTGEBENDER KLUB 50 %, EAASDC 30 %, ECTA 20 %". Ein Antrag zur Zurückstellung von weiteren Diskussionen bis zur nächsten Jamboree wird ersetzt durch einen anderen: "Neuer Verteilschlüssel: GASTGEBENDER KLUB 55 %, EAASDC 30 %, ECTA 15 %". Bevor dieser Antrag zur Abstimmung gelangt, wird er zurückgezogen und statt dessen stimmt die Mitgliedschaft dafür, dass das Thema weiter diskutiert wird. Nach dem ersten Wahlgang werden von 6 neuen 2 Vorschläge mit den wenigsten Stimmen zurückgewiesen und 1 Vorschlag wird zurückgezogen. Die übrigen 3 Vorschlage gelangen nun zur endgültigen Abstimmung und der ANTRAG WIRD DURCHGEBRACHT: "DER NEUE DIREKTE REINGEWINN-VERTEILSCHLÜSSEL WIRD SEIN: GASTGEBENDER KLUB 50 %, EAASDC 25 %, ECTA 25 %". STEVE bedankt sich bei der Mitgliedschaft und LEONARD sagt zu, die Verfassungsänderungen bei der nächsten Jamboree zu erledigen. Er bittet um Erlaubnis, das Verfahren bei Round Ups dementsprechend zu ändern: "GASTGEBENDER KLUB 30 %, EAASDC 45 %, ECTA 25 %". Ein ANTRAG zu diesem Zwecke WIRD DURCHGEBRACHT. 4.2. VERSICHERUNG PETER berichtet kurz über Versicherung und schlägt vor, dass der EAASDC Vorstand und 3 Vertreter der Mitgliederklubs einen Versicherungsausschuss bilden würden. Als Beisitzer werden fungieren: Rudi Horbelt von den Bamberg Cornhuskers, Josette Finnerty von den Brüsseler Dancing Hearts und Joe Tremper von den Buttons & Bows. Der Versicherungsausschuss wird prüfen, welche Police die beste ist und die Angelegenheit besprechen auf der festgelegten offenen Tagung heute Abend. Nachschrift: Technische Formsachen und Möglichkeiten sind besprochen worden; Einzelheiten und Prämien werden im Bulletin veröffentlicht; Klubs wer den gebeten, ihre Bestätigung schriftlich einzusenden: die entgültige Entscheidung wird bei der Spring Jamboree getroffen.
4.3. KLUBSATZUNGEN BOB bittet alle Mitgliederklubs, eine einwandfreie Satzung vorzulegen. Sorgt dafür, dass diese keine Altersgrenzen enthält. Lasst diese im Falle einer Änderung von euerer Mitgliedschaft genehmigen und schickt sie an den EAASDC Schriftführer. 4.4. CHARTER TANZ ANERKENNUNG Die Pershing Promenaders haben ersucht, ihren Special Tanz in die Liste von Charter Tänzen einzutragen. Der Name des Tanzes wird geändert in "ANNUAL SCHWÄBISCH JUBILEE" und ungefähr Ende April stattfinden. Der gastgebende Klub wird versuchen einen freien Eintritt zu veranlassen, wie vorher. Der Ersuch bekommt eine 3/4 Stimmenmehrheit und die ANERKENNUNG ALS CHARTER TANZ WIRD ANGENOMMEN. BOB erklärt, dass wir nur 30 Charter Tanze eintragen können und dieser vervollständigt die Liste. DIE CRACKERS ersuchen dann Anerkennung für ihren "GLOW WORM DANCE", um an erster Stelle auf der Warteliste eingetragen zu werden, was zugestimmt wird.
5. VERSCHIEDENES 5.1. RÜCKGABE VON KLUBFAHNEN Die Darmstompers geben Klubfahnen zurück an die Hoedowners, die Crackers, die Kuntry Kuzins und die Butzbach Squares. Die Levis 'n Lace geben eine Klubfahne zurück an die Merry Mixers. 5.2. FREUNDSCHAFTSKARTEN Reicht eure ausgefüllten Freundschaftskarten ein bei LEONARD oder bei den anderen Vorstandsmitgliedern. Bittet den Schriftführer um neue Karten.
6. BEENDIGUNG Die Versammlung ist um 12:45 Uhr beendet.
Eddy & Audrey Sepaniak Secretaries
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