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MINUTES of the Winter Jamboree General Membership Meeting on December 11, 1982 in Darmstadt
(1) Roll Call The following member clubs sign in: Afcent Towners, Ambiorix Squares, Beaux & Belles, Blackbird Dancers, Bonn Squa-re Dance Group, Border-U-Turn-Back, Boots & Ruffles, Buttons & Bows, Bamberg Cornhuskers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Brussels Dancing Hearts, Cheeseheads, Cloverleaves, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Ca-rousels RDC, Circulates, Colonia Swingers, Calico Squares, Chainreacters, Darmstompers, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Die Hards, Dancing Owls, Dancing Sha-dows, Emmendingen SDC, Enz Twirlers, Gateway Twirlers, Glow Worms, Hamburgers, Hoedowners, Heilbronn Homesteaders, Hicks & Chicks, Honeycake Squares, Hanau Golden Squares, Happy Pairs, Harbour Allemanders, H-Peelers, Hanseatic Squares, Hei-De-Hos, International Squares, Kätchen Swingers, Kitzingen Klodhoppers, Kuntry Kuzins, Kut Up's, Levis 'n Lace, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Merry Mixers, Motivators, Maverick Squares, Minuets RDC, Mannekens 'n Maids, Neckar Valley Dancers, Offenburg SDC, O'Beck Allemanders, Paws & Taws, Port Promenaders, Pershing Promenaders, Roadrunners, Rokoko Dancers, Round-A-Bouts RDC, Rollin’ Squares, Schwarzwald Tänzer, Shape Shuffling Squares, Soellingen Swingers, Stintfang, Stuttgart Strutters, Susie Q's RDC, Swinging Stars, Schoolhouse Squares, Schöneck Shufflers, SDC Saltscatters Salzgitter, Smoky Socks, Tamburin, The Crackers, Tulip Twirlers, Tamara Twirlers RDC, Taubertal Dancers, Wattwuermer, Wheelers & Dealers.
(2) Secretary's Report of the General Membership Meeting, held on Sept. 4, 1982 at the Fall Round Up in Untergruppenbach, published in the October issue of the Bulletin, is accepted without changes.
(3) The treasurer's report as of Nov. 15, 1982 and the draft budget for 1983, published on the December issue of the Bulletin, is accepted.
OLD BUSINESS
(4) It was pointed out again that for any Special Dance, Jamboree or Round Up a GEMA-Form has to be sent to the President and be approved in order to be on the calendar. The after action report is also very important and has to be sent to the Business Manager.
(5) Those clubs having not paid their insurance by now will receive a letter by the President. If they have not paid by the Spring Jamboree 1983 they will be dissociated from the Association.
(6) Friendship Badges: the Vice President has come up with a proposal which will be published in one of the next Bulletins for discussion at the Spring Jamboree.
(7) Ilse reports about the contacts with the British and Swedish Association and asks everybody to send any information received or reports to her if someone has danced outside our own country for the information to be published in the Bulletin.
(8) Change No.3 of the Constitution and By Laws was passed out to the clubs represented at the meeting.
(9) The Business Manager announces those clubs that have not sent in list or money for the insurance (see (5)).
(10) The Editor asks for civilian addresses for mailing of the Bulletin as there are always several returned to him.
(11) Student Dances on January 8, 1983 will be hosted by the following clubs or callers: Munich Dip-N-Divers/Roadrunners in Munich; Pershing Promenaders in Heu-bach; Die Hards in Schweinfurt; Smoky Socks; Colonia Swingers in Erftstadt; Soellingen Swingers in Baden-Baden; one in Heidelberg by Jim Herrington.
The President apologizes because of the confusion with the Student Jamborees. For next year EAASDC and ECTA will provide guidelines for Student Partys which will be printed in the Bulletin.
(12) The President announces those dances which have not been on the calendar: - Hobo Dance in Frankfurt on December 31, 1982 - Schlittentanz in Hoisbuettel on January 15, 1983.
(13) Jerry pointed out the responsibilities of each board member: - President: anything concerning the calendar - Secretary: new and old constitutions; directory changes; club changes - Treasurer: Bulletin subscriptions; dues - Publicity: items of general interest - Business Manager: after action reports for any Special Dance, Jamboree and Round Up; List and money for insurance - Editor: Advertising; Flea Market
NEW BUSINESS
(14) The following new clubs are welcomed to the Association: - AWACS FLYING SQUARES, Geilenkirchen. They dance on Thursday night, Caller: Rene Vinken (see directory) - COBBLER SQUARES, Pirmasens. They dance on Wednesday night, Caller: Berthold Keib (see directory) - SANDWITCHES Sandhausen (near Heidelberg). They dance on Tuesday night, Caller: George Bohlender (Big George), (see directory) - KIELER WHEELER, Kiel. They dance on every 1st and 3rd Friday, Caller: Margarete Kölling (see directory)
(15) Jamboree reports by the - Heilbronn Homesteaders (Round Up 1982) - Darmstompers (Winter Jamboree 1982) - no report on the Spring Jamboree 1983 in Wuerzburg - Bonn Square Dance Group (Summer Jamboree 1983; flyers are available in the lobby) - Motivators (Fall Round Up 1983 will be at the same place in Ottobrunn near Munich as the Summer Jamboree 1980) - The Summer Jamboree 1984 in Brussels will be held on the last weekend in June as voted upon.
(16) Bids - Winter Jamboree 1984 - none - Spring Jamboree 1985 - Stuttgart Strutters - Summer Jamboree 1985 - Paws & Taws - possibly in Luxemburg City - Summer Jamboree 1986 - Swinging Stars - Spring Jamboree 1987 - Stintfang
More bids can be accepted at the Spring Jamboree when the final voting takes place.
(17) National Representatives in the Board We are proposing that a representative of each country is elected who will join the meetings to represent his country. This will be discussed and voted upon at the next Jamboree. Guidelines for that will be published in the Bulletin. Please send ideas and questions on that to the President.
(18) Insurance Peter reports that there have been problems with the insurance company about the payments now. Our new proposal is:
- a set fee of DM 45,-- for all clubs with more than 45 members - for clubs with less than 45 members a payment of DM 1,-- per person when requested upon by the club with mailing a membership list to the Business Manager (the difference to the DM 45,-- is paid by the Association) - clubs that have their own insurance do not have to pay anything but send a copy of their own insurance contract to the Business Manager.
The plus to this proposal is that it makes no difference how many club or class members you have - the set fee covers everybody - and also the membership cards do not have to do anything anymore with the insurance.
A motion was made and seconded to accept this proposal as listed above. The motion was accepted and carried unanimously.
It was asked to pay if possible this weekend, deadline for payment is February 1, 1983.
(19) Courtesy Committee The committee is designed to review the basics of Square Dancing, Courtesy, Styling, Dress and everything which is important to dancers and dancing. We are looking for volunteers, everybody who is interested, please contact our representatives (from EAASDC Bob & Lony Masson, from ECTA Al Stevens & Peggy).
(20) Proposal for Student Graduations Every club that graduates a class may want to give out a Bulletin to each graduate together with the diploma a.s.o. If your club is interested on that please let the Editor know how many extras you need.
(21) Clubs are asked to keep the cost of the banner badges as low as possible.
(22) 1983 Membership Cards are available here today and can be picked up by the club representatives by specifying the approximate number of dancers in their club.
(23) Banners returned
(24) At the Round Up in Untergruppenbach Honorary Membership was awarded to Bob and Kay Kurczewski. The certificate and citation was presented to Bob and Kay together with the honorary membership badges. Bob thanks the dancers and the board. The certificate and a translation of the citation will be in the Bulletin.
(25) Adjournment
Monika Schmidt, Secretary
PROTOKOLL der Allgemeinen Mitgliederversammlung am 11. Dezember 1982 auf der Winter Jamboree in Darmstadt
(1) Verlesung der Anwesenheitsliste Die folgenden Mitgliederclubs tragen sich ein: (siehe englische Fassung)
(2) Der Bericht des Schriftführers der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 4. September 1982 beim Fall Round Up in Untergruppenbach, veröffentlicht in der Oktober-Ausgabe des Bulletin, wird ohne Änderungen angenommen.
(3) Der Bericht des Schatzmeisters per 15. November 1982 sowie der Etat 1983, veröffentlicht in der November-Ausgabe des Bulletin, wird angenommen.
ALTE ANGELEGENHEITEN
(4) Es wird nochmals darauf hingewiesen, dass für alle Special Dances, Jamborees und Round Ups eine GEMA-Form an den Präsidenten zu schicken ist und bestätigt werden muss, damit die Veranstaltung im Kalender erscheint. Auch der nachträgliche Bericht ist sehr wichtig und muss an den Business Manager geschickt werden.
(5) Die Clubs, die bis jetzt den Versicherungsbeitrag für 1982 noch nicht bezahlt haben, werden vom Präsident angeschrieben. Sollte der Beitrag bis spätestens zur Spring Jamboree noch nicht eingegangen sein, werden diese Clubs von der Vereinigung ausgeschlossen.
(6) Friendship Badges: Der Vize-Präsident wird einen Vorschlag in einem der nächsten Bulletins unterbreiten, über den dann bei der Spring Jamboree abgestimmt werden kann.
(7) Ilse berichtet über die Kontakte zur britischen und schwedischen Vereinigung und bittet um Informationen bzw. Berichte von Tänzern, die außerhalb ihres Landes getanzt haben, damit darüber im Bulletin berichtet werden kann.
(8) Die Änderung Nr. 3 zu der Verfassung und den Statuten wurde an diejenigen Clubs ausgegeben, von denen ein Vertreter bei Versammlung anwesend war.
(9) Der Business Manager nannte nochmals die Clubs, die die Versicherung nicht bezahlt bzw. die Liste ihrer Mitglieder nicht eingeschickt hatten (siehe auch unter (5)).
(10) Der Editor bat darum, für die Versendung des Bulletins keine APO-Adressen anzugeben, da etliche Aussendungen immer wieder zurückkommen.
(11) Student Dances am 8. Januar 1983 werden von folgenden Clubs veranstaltet (siehe englische Fassung). Informationen sind nach der Versammlung erhältlich.
Der Präsident entschuldigt sich wegen der Unstimmigkeiten bei den Student Jamborees. Für das nächste Jahr werden von EAASDC und ECTA Richtlinien zur Verfügung gestellt, die auch im Bulletin veröffentlicht werden.
(12) Der Präsident gibt die Tänze bekannt, die im Kalender aus Zeitmangel nicht mehr erscheinen konnten: - Hobo Dance in Frankfurt am 31. Dezember 1982 - Schlittentanz in Hoisbüttel am 15. Januar 1983.
(13) Jerry hob die Verantwortungsbereiche der einzelnen Vorstandsmitglieder hervor: - President: alles was den Kalender betrifft - Schriftführer: alte und neue Verfassungen; Änderungen in der Adressenliste; interne Club-Änderungen - Schatzmeister: Bulletin-Abonnements; Mitgliederbeiträge - Publicity: Information und Dinge von allgemeinem Interesse - Business Manager: Nachtragsberichte zu Jamborees, Special Dances und Round Ups (siehe auch Pkt. (4)); Listen und Geld für Versicherung - Editor: Anzeigen; Flohmarkt
NEUE ANGELEGENHEITEN
(14) Folgende neue Clubs werden in der Vereinigung willkommen geheißen:
- AWACS FLYING SQUARES, Geilenkirchen. Der Club tanzt am Donnerstag, Caller: Rene Vinken (siehe auch Directory) - COBBLER SQUARES, Pirmasens. Der Club tanzt am Mittwoch, Caller: Berthold Keib (siehe auch Directory) - SANDWITCHES Sandhausen (in der Nahe von Heidelberg). Der Club tanzt am Dienstag, Caller: George Bohlender (Big George) (siehe auch Directory) - KIELER WHEELER, Kiel. Der Club tanzt an jedem 1. und 3. Freitag, Caller: Margarete Kölling (siehe auch Directory).
(15) Berichte zu Jamborees wurden gegeben von: - Heilbronn Homesteaders (Round Up 1982) - Darmstompers (Winter Jamboree 1982) - kein Bericht zur Spring Jamboree in Würzburg 1983 - Bonn Square Dance Group (Summer Jamboree 1983, Informationen liegen in der Halle aus) - Motivators (Round Up 1983 in München (Ottobrunn) wird am selben Ort stattfinden wie die Summer Jamboree 1980) - Die Summer Jamboree 1984 in Brüssel wird, wie abgestimmt, am letzten Wochenende im Juni stattfinden.
(16) Bewerbungen - Winter Jamboree 1984 - keine - Spring Jamboree 1985 - Stuttgart Strutters - Summer Jamboree 1985 - Paws & Taws - möglicherweise in Luxemburg-Stadt - Summer Jamboree 1986 - Swinging Stars - Spring Jamboree 1987 - Stintfang
Weitere Bewerbungen können bei der Spring Jamboree abgegeben werden, wenn auch darüber abgestimmt wird.
(17) Nationale Repräsentanten im Vorstand Es wird vorgeschlagen, von jedem Land einen Repräsentanten zu wählen, der bei Vorstandsversammlungen sein Land vertritt. Darüber wird bei der nächsten Mitgliederversammlung diskutiert und abgestimmt. Richtlinien hierfür werden in einem der nächsten Bulletins veröffentlicht. Bei Fragen oder Anregungen hierzu wendet Euch bitte an den Präsidenten.
(18) Versicherung Peter berichtet, dass es bei der bisherigen Regelung und Bezahlung der Versicherung Schwierigkeiten mit dem Versicherer gegeben hat. Unser neuer Vorschlag lautet wie folgt:
- ein Pauschal-Beitrag von DM 45,-- für alle Clubs mit mehr als 45 Mitgliedern
- Clubs mit weniger als 45 Mitglieder zahlen DM 1,-- pro Person. Diese Clubs müssen dies jedoch schriftlich unter Einsendung einer Mitgliederliste beantragen (die Differenz zu den DM 45,-- wird dann von der Vereinigung bezahlt).
- Clubs, die ihre eigene Versicherung haben, müssen nur eine Kopie ihres Versicherungsvertrages an den Business Manager schicken.
Dieser Pauschal-Vorschlag hat u.a. auch noch den Vorteil, dass er unabhängig davon ist, wie viele Mitglieder der einzelne Club hat und auch keine Klassen nachgemeldet werden müssen. Die Mitgliederkarten haben dann auch nichts mehr mit der Versicherung zu tun.
Es wurde der Antrag gestellt und einstimmig darüber abgestimmt, den Vorschlag wie o.a. anzunehmen.
(19) Höflichkeitsausschuss Das Komitee soll den Zweck haben, die Grundbegriffe des Square Dance, Höflichkeit, Styling, Kleidung und alles, was für das Tanzen und die Tänzer wichtig ist, aufzufrischen. Wir suchen Freiwillige, die in diesem Komitee arbeiten wollen und sind dankbar für jede Anregung. Die Repräsentanten von EAASDC sind Bob & Lony Masson und von ECTA Al Stevens & Peggy.
(20) Von uns wird der Vorschlag gemacht, Bulletins für neu graduierte Tänzer zur Verfügung zu stellen. Wenn von Euch Interesse besteht, den zu graduierenden Tänzern zu ihrem Diplom usw. auch ein Bulletin zu geben, dann lasst es bitte den Editor wissen und Ihr bekommt Extra-Kopien zugeschickt.
(21) Die Clubs wurden gebeten, die Kosten für Banner-Badges so niedrig wie möglich zu halten.
(22) Die Mitgliederkarten für 1983 stehen zur Verfügung und können von den Club-Repräsentanten unter Angabe der ungefähren Mitgliederzahl abgeholt werden.
(23) Banner werden zurückgegeben.
(24) Beim Round Up in Untergruppenbach wurde die Ehrenmitgliedschaft an Bob und Kay Kurczewski verliehen. Das Zertifikat, eine schriftliche Würdigung sowie die Badges wurden heute vom Präsidenten überreicht. Bob dankt den Tänzern und dem Board. Das Zertifikat sowie eine Übersetzung der Würdigung wird in einem der nächsten Bulletins abgedruckt.
(25) Ende der Mitgliederversammlung.
Monika Schmidt, Secretary
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