MINUTES of the GENERAL MEMBERSHIP MEETING
on March 19, 1983 in Unterpleichfeld (Würzburg)
1. Roll Call
The following member clubs sign in:
Afcent Towners, Ambiorix Squares, Bavarian Stompers, Beaux & Belles, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Buttons & Bows, Black Mountain Square Dancers, Bamberg Cornhuskers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Cloverleaves, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Carousels RDC, Charly Mixers, Colonia Swingers, Chainreacters, Cobbler Squares, Darmstompers, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Die Hards, Dancing Shadows Berlin, Enz Twirlers, Gateway Twirlers, Glow Worms, Hoedowners, Heilbronn Homesteaders, Hicks & Chicks, Honeycake Squares, Hanau Golden Squares, Happy Pairs, H-Peelers, Hanseatic Squares, Hei-De-Hos, International Squares, Jolly Jokers, Kätchen Swingers, Kuntry Kuzins, Kut Up's, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kickers, Levis 'n Lace, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Merry Mixers, Motivators, Maverick Squares, Minuets RDC, Mannekens 'n Maids, Neckar Valley Dancers, Offenburg SDC, Ohmoor Squeezers, O'Beck Allemanders, Paws & Taws, Port Promenaders, Pershing Promenaders, Roadrunners, Rokoko Dancers, Round-A-Bouts RDC, Rollin’ Squares, Sandwitches, Schwarzwald Tänzer, Söllingen Swingers, Soest Belles & Beaux, Stintfang, Stuttgart Strutters, Susie Q's RDC, Swinging Stars, SDC Saltscatters, Tamburin, The Crackers, Tamara Twirlers, Tölzer Twirlers, Taubertal Dancers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Würzburg Whirlers.
2. Secretary's report of the General Membership Meeting, held on Dec. 11, 1982 in Darmstadt, published in the January issue of the Bulletin, is accepted without changes.
3. Treasurer's report as of February 21, 1983, published in the March issue of the Bulletin, is accepted.
4. EAASDC Board reports
The President reminds the clubs again that the 1984 calendar is open for special dances. Also the clubs were reminded that clubs that have a charter dance can reserve dates up to five years in advance. It was also mentioned that GEMA-Forms will be returned to the clubs 12 months before the dance, not earlier. The President also reports that there are two clubs that asked to have their special dance on the charter dance waiting list:
Bonn Square Dance Group (Capital Dance)
Tamara Twirlers (Round-E-Vous)
That means that there are 3 clubs on the waiting list now:
The Crackers
Bonn Square Dance Group
Tamara Twirlers.
Jerry also mentioned that there is a reel-tape-recorder for sale, the minimum price is DM 20,--.
As the Vice-President is absent due to illness the Secretary handles the friendship badges this time and asks that the friendship cards are with us until 1800 hrs. tonight.
The secretary also reports that there are still some clubs that have not picked up their membership cards. Furthermore the secretary asks some clubs (the list with names is published in this bulletin) to send a copy of their constitutions to the secretary.
The secretary also reports that guidelines for constitutions have been prepared and can be picked up later on.
The Treasurer reports that only 2 clubs have not paid their dues yet. He also asks especially the clubs in Holland and Belgium to pay cash or add additional DM 4,- when paying by check or bank transfer because this fee is always charged by the bank.
Publicity reports that the new national Square Dance Directory is available for about $ 6-7. Please contact Ilse.
Use also reports that we have contact to people outside of West-Germany. She asks the members to send available material or records to Lothar Weidich as the contact person. The two new badge-banners were presented.
The Editor pointed out again that there are free bulletins available for newly graduated dancers.
Adds for the bulletin should be double-size as they become about 50% smaller when copied.
The Business Manager reads off a list of clubs that have not paid their insurance yet and asks their representatives to see him after the meeting. He also reminds the clubs to send in a GEMA-Form when applying for a Special Dance, Charter Dance or a Jamboree.
Peter also reports that the seminar will be at 1900 hrs on Saturday together with a representative from ECTA.
Old business
The president points out again that the 1983 club dues have not been paid by some clubs. The board believes that these clubs should be expelled from the Association, as they didn't comply to any reminders. After discussion the motion was made, seconded and carried unanimously that these clubs are to be expelled from the Association. The clubs may be accepted into the Association again when they pay their dues and a penalty fee until the Summer Jamboree.
Friendship Badges
The proposal that EAASDC is presenting is as follows:
13 signatures - red friendship bagde (unchanged)
26 signatures - gold friendship badge (unchanged) new:
52 signatures and dancing in 3 different countries in Europe
104 signatures and dancing in 3 different countries in Europe
gold friend ship badge with one silver star 104 signatures and dancing in 5 different countries in Europe
ship badge with one gold star.
It was pointed out again that these signatures must be collected on regular dance nights in European clubs (they do not have to be members of the Association).
The motion was made, seconded and carried to accept the proposal as presented.
It is planned to publish a list of non-association clubs in Europe periodically in the bulletin.
Student Parties
The President apologizes for the wrong information given in the bulletin. He points out again that for the March Student Jamboree the 300 km restriction is in effect and the Regional January Student Dances are blocked completely for any other special dances (see Change No.3 to the Constitution and By Laws dated July 3, 1982).
Courtesy Committee
Peggy as the representative of the Courtesy Committee reports that a styling workshop which was planned for this Jamboree is postponed to the Fall Round Up in Munich. The Courtesy Committee is working on written guidelines which they will try to present by the Summer Jamboree. If you have any proposals or problems, please contact Peggy.
National Representatives on the Board
The President invites the countries that have a minimum of 3 active clubs in the Association to elect an advising representative on the EAASDC board. Momentarily this would only concern the clubs in the Netherlands because from Belgium we already have a representative as a board member.
The President reminds all those clubs that have information flyers in the lobby to pick up the leftovers on Sunday and mail them to the clubs not present.
New Business
The following new clubs are welcomed to the Association:
Ø Broken Wheels, Stuttgart-Vaihingen
They dance every Wednesday at 2000 hrs. at Kath. Gemeindezentrum Maximilian-Kolbe in Stuttgart Vaihingen. Caller: Johnny Haaf.
Ø Lion Town Dancers, Braunschweig
They dance every 1st and 3rd Friday at 2000 hrs. at the Freizeit- und Bildungszentrum in Braunschweig. Caller: Reinhard Keddig.
Ø Sweet Cherries Round Dance Club, Hannover
They dance on Thursdays and their cuers are Birgit Winzer and Thomas Tauchnitz.
Jamboree Reports by the
Darmstompers (Winter Jamboree 1982)
Würzburg Whirlers (Spring Jamboree 1983)
Bonn Square Dance Group (Summer Jamboree 1983)
Motivators (Fall Round Up 1983 in Munich)
Pershing Promenaders (Winter Jamboree 1983)
International Squares (Spring Jamboree 1984)
Brussels Dancing Hearts (Summer Jamboree 1984)
More information is available at the next Jamboree.
The President reminds the hosting clubs to present the Jamboree-programs to the boards of EAASDC and ECTA in order to be approved before publication. Also the Callers Critique will be moved from Sunday to Saturday afternoon. The hosting clubs are asked to consider this change in their programs.
Bids
Winter Jamboree 1984: Bids are made by the Rokoko Dancers, the Taubertal Dancers and the Mannheim Mixers. The bid by the Taubertal Dancers gets the majority vote.
Spring Jamboree 1985: The Stuttgart Strutters will host the Spring Jamboree 1985 as there were no other bids.
Other bids:
Summer Jamboree 1985: Paws & Taws
Bavarian Stompers
Other bids will be accepted at the Summer Jamboree when the final voting takes place.
14. Nominating Committee
The Nominating Committee is selected now and composes of the following
Central Germany Joe Tremper (Buttons & Bows
South Germany Ken Harris (Söllingen Swingers
North Germany Klaus Vogelsang (Stintfang
Berlin Thomas Hübner (Dancing Shadows)
Benelux Area Ed Sepaniak (Afcent Towners
The Nominating Committee will present their candidates at the Summer Jamboree. If you have any nominees please contact the people listed above.
The President is sorry to announce that Use has resigned from her position as Publicity due to her work. He thanks Use for the time and effort she put into this job. We are looking for volunteers to replace Use and would welcome any nominations. Please contact the President.
The President reminded the clubs and especially the people that represent the clubs in order to mention it to their club members that there are dress-regulations for dances. Many violations were noticed at dances, especially at big dances. So please make sure that members of your clubs are properly dressed or either not dance. This also includes workshops!
The clubs were also reminded that Student Graduations should not be in conflict with Special Dances in the area.
A motion was made, seconded and carried unanimously to award honorary lifetime membership to Use.
Peter reports that if you have any questions because of insuring your equipments to please contact him.
Banners returned.
Adjournment.
Monika Schmidt, Secretary
PROTOKOLL der ALLGEMEINEN MITGLIEDERVERSAMM-LUNG am 19. März 1983 in Unterpleichfeld (Würzburg)
1. Verlesung der Anwesenheitsliste
Die folgenden Mitgliedervereine tragen sich ein: (siehe englische Fassung)
2. Der Bericht des Schriftführers der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 11. Dezember 1982 in Darmstadt, veröffentlicht in der Januar-Ausgabe des Bulletins, wird ohne Änderungen angenommen.
3. Der Bericht des Schatzmeisters per 21. Februar 1983, veröffentlicht in der März-Ausgabe des Bulletins, wird angenommen.
4. Berichte des EAASDC-Vorstandes
Der Präsident erinnert die Clubs nochmals daran, dass der Kalender für 1984 eröffnet ist und die Clubs, die Charter Dances haben, ihre Termine bereits 5 Jahre im Voraus beantragen können. Auch wurde darauf hingewiesen, dass die GEMA-Formulare vom Präsidenten erst 12 Monate vor der jeweiligen Veranstaltung an den Club zurückgesandt werden. Der Präsident berichtet auch, dass 2 weitere Clubs ihren Special Dance auf der Charter-Dance Warteliste haben wollen:
Bonn Square Dance Group (Capital Dance)
Tamara Twirlers (Round-E-Vous)
Das bedeutet, dass jetzt 3 Clubs auf der Charter-Dance Warteliste stehen:
The Crackers
Bonn Square Dance Group
Tamara Twirlers
Der Präsident gibt auch bekannt, dass ein Tonbandgerät zum Verkauf steht. Das Mindestgebot liegt bei DM 20,--.
Aufgrund Erkrankung des Vize-Präsidenten gibt der Schriftführer bekannt, dass die Karten für das Friendship-Badge bis heute Abend 18.00 Uhr abgegeben werden müssen.
Der Schriftführer berichtet auch, dass noch immer einige Vereine ihre Mitgliederkarten nicht abgeholt haben. Weiterhin fehlen von einigen Clubs die Verfassung (siehe separate Liste im Bulletin). Es wird gebeten, dass diese Clubs eine Kopie an den Schriftführer schicken.
Monika gibt auch bekannt, dass Richtlinien für Verfassungen erstellt worden sind. Diese können von Interessierten später abgeholt werden.
Der Schatzmeister berichtet, dass nur 2 Clubs bis jetzt ihre Beiträge nicht bezahlt haben. Weiterhin bittet er speziell die Clubs in Holland und Belgien bar zu bezahlen bzw. bei Scheckzahlung oder Überweisung zusätzliche DM 4,--zu zahlen, da dieser Betrag von der Bank berechnet wird.
Publicity gibt bekannt, dass die neue nationale Square-Dance Directory zu einem Preis von ca. $ 6-7 zur Verfügung steht. Bei Bedarf bitte Ilse ansprechen.
Ilse gibt weiterhin bekannt, dass Kontakte zu Tänzern außerhalb West-Deutschlands bestehen. Wenn Mitglieder vorhandenes Material oder Platten zur Verfügung stellen wollen, wäre Lothar Weidich die Kontakt-Person. Außerdem wurden die 2 neuen Badge-Banner vorgestellt.
Der Editor wies nochmals darauf hin, dass kostenlose Exemplare des Bulletin für neu graduierte Tänzer zur Verfügung stehen. Anzeigen fürs Bulletin sollten doppelt so groß sein (höchstens DIN A4), da sie beim Drucken um ca. 50% verkleinert werden.
Der Business Manager sprach die Clubs an, die ihre Versicherungsbeiträge noch nicht bezahlt haben und bat darum, dass deren Repräsentanten nach dem Meeting zu ihm kommen.
Er erinnerte die Clubs nochmals daran, eine GEMA-Form einzusenden, wenn ein Special Dance, Charter Dance oder eine Jamboree beantragt wird. Peter gibt außerdem bekannt, dass das Seminar am Samstagabend um 19.00 Uhr zusammen mit einem Vertreter von ECTA stattfinden wird.
Alte Angelegenheiten
Der Präsident wiederholte, dass für 1983 keine Beiträge von verschiedenen Clubs bezahlt wurden. Das Board glaubt, dass diese Clubs von der Vereinigung ausgeschlossen werden sollten, da sie auf keine Mahnungen bzw. Briefe reagiert haben. Nach längerer Diskussion wurde der Antrag eingebracht und unterstützt, diese Clubs aus dem Verband auszuschließen. Der Antrag wurde einstimmig angenommen. Diese Clubs können wieder in den Verband aufgenommen werden, wenn sie bis zur Summer Jamboree die rückständigen Beiträge und eine "Strafe" (entstandene Unkosten) bezahlt haben.
Friendship Badges
Der Vorschlag von EAASDC lautet wie folgt:
13 Unterschriften - rotes Friendship Badge (wie bisher unverändert)
26 Unterschriften - goldenes Friendship Badge (wie bisher unverändert) neu:
52 Unterschriften, die man in 3 verschiedenen europäischen Ländern gesammelt haben muss - goldenes Friendship Badge mit einem silbernen Stern
104 Unterschriften, die man in 5 verschiedenen europäischen Ländern gesammelt haben muss - goldenes Friendship Badge mit einem goldenen Stern.
Es wurde nochmals darauf hingewiesen, dass diese Unterschriften nur an regulären Clubabenden gesammelt werden können. Die besuchten Clubs müssen nicht dem Verband angehören.
Es wurde der Antrag gestellt und darüber abgestimmt, den gemachten Vorschlag wie o.a. anzunehmen.
Es ist geplant, eine Liste der Clubs in Europa, die nicht dem Verband angehören, im Bulletin von Zeit zu Zeit zu veröffentlichen.
Student Parties
Der Präsident entschuldigt sich für die falschen Informationen die im Bulletin veröffentlicht wurden und hebt nochmals hervor, dass die Student Jamboree am letzten Wochenende im März der 300-km-Begrenzung unterliegt. Das Datum der regionalen Student Parties im Januar ist für andere Special Dances total gesperrt (siehe auch Änderung Nr. 3 zur Verfassung vom 3.7.82).
Höflichkeitsausschuss
Peggy, als Repräsentantin des Höflichkeitsausschusses, berichtet, dass der Styling-Workshop, der für dieses Wochenende geplant war, bis zum Fall Round Up in München verschoben worden ist. Der Höflichkeitsausschuss ist momentan dabei, schriftliche Regeln zu erstellen, die dann bei der Summer Jamboree vorgestellt werden sollen. Bei Vorschlägen bzw. Problemen bitte Peggy kontaktieren.
Nationale Repräsentanten im Vorstand
Der Präsident spricht die Einladung an die Länder aus, von denen mindestens 3 aktive Clubs im Verband sind, einen beratenden Repräsentanten in den EAASDC-Vorstand zu wählen. Der Repräsentant hat kein Stimmrecht. Augenblicklich betrifft das nur Holland, da Belgien bereits einen Vertreter als Vorstandsmitglied hat.
Der Präsident erinnert die Clubs daran, die Informationen im Vorraum ausliegen haben, dass diese zum Ende der Veranstaltungen die nicht abgeholten Flyers wieder abholen und an die entsprechenden Clubs versenden sollen.
Neue Angelegenheiten
Folgende neue Clubs werden in den Verband aufgenommen:
Broken Wheels, Stuttgart-Vaihingen
Der Club tanzt jeden Mittwoch um 20 Uhr im Kath. Gemeindezentraum Maximilian Kolbe in Stuttgart-Vaihingen. Caller: Johnny Haaf.
Lion Town Dancers, Braunschweig
Der Club tanzt jeden 1. und 3. Freitag um 20 Uhr im Freizeit- und Bildungszentrum in Braunschweig. Caller: Reinhard Keddig.
Sweet Cherries Round Dance Club, Hannover
Der Club tanzt am Donnerstag, die Cuer sind Birgit Winzer und Thomas Tauchnitz.
Berichte zu Jamborees wurden gegeben von:
Darmstompers (Winter Jamboree 1982)
Würzburg Whirlers (Spring Jamboree 1983)
Bonn Square Dance Group (Summer Jamboree 1983)
Motivators (Round Up 1983 München)
Pershing Promenaders (Winter Jamboree 1983)
International Squares (Spring Jamboree 1984)
Brussels Dancing Hearts (Summer Jamboree 1984)
Nähere Informationen sind erhältlich bei der nächsten Jamboree.
Der Präsident erinnert die veranstaltenden Vereine daran, ihre Programme vor Veröffentlichung zuerst den Vorständen von EAASDC und ECTA vorzulegen zwecks Genehmigung.
Außerdem wird die Callers Critique von Sonntag auf Samstagmittag verlegt. Die Veranstalter werden gebeten, diese Änderung in ihren Programmen zu berücksichtigen.
Bewerbungen
Winter Jamboree 1984: Bewerbungen liegen vor von den Rokoko Dancers, Taubertal Dancers und den Mannheim Mixers. Die Bewerbung der Taubertal Dancers bekommt die Stimmenmehrheit.
Spring Jamboree 1985: Die Stuttgart Strutters veranstalten die Spring Jamboree 1985. Es lagen keine anderen Bewerbungen vor.
Andere Bewerbungen:
Summer Jamboree 1985: Paws & Taws
Bavarian Stompers
Weitere Bewerbungen können bei der Summer Jamboree abgegeben werden, wenn auch darüber abgestimmt wird.
Nominierungsausschuss
Der Nominierungsausschuss wird ausgewählt. Folgende Personen stellen sich zur Verfügung:
Deutschland Zentral: Joe Tremper (Buttons & Bows)
Deutschland Süd: Ken Harris (Söllingen Swingers)
Deutschland Nord: Klaus Vogelsang (Stintfang)
Deutschland Berlin: Thomas Hübner (Dancing Shadows)
Benelux-Gebiet: Ed Sepaniak (Afcent Towners)
Der Nominierungsausschuss wird die Kandidaten bei der Summer Jamboree vorstellen. Vorschläge bitte an o.g. Kontaktpersonen.
Der Präsident muss leider mitteilen, dass Ilse von ihrem Posten als Publicity aus beruflichen Gründen zurücktreten musste. Er bedankt sich bei Ilse für die Zeit und Mühe, die sie in ihre Arbeit investiert hat. Ein Nachfolger wird dringend gesucht. Entsprechende Vorschläge oder Nominierungen bitte an den Präsidenten.
Der Präsident erinnert die Clubs bzw. ihre Vorstände - die es an ihre Mitglieder weitergeben sollen - dass es Bekleidungsregeln für Tänze gibt. Es wurden viele Verstöße beobachtet bzw. beanstandet, speziell bei größeren Veranstaltungen. Bitte achtet darauf, dass Euere Clubmitglieder den Regeln entsprechend gekleidet sind, oder, falls nicht, nicht tanzen.
Die Clubs wurden auch darauf hingewiesen, dass Student Graduations nicht mit Special Dances in der näheren oder weiteren Umgebung in Konflikt geraten.
Es wurde der Antrag eingebracht und einstimmig darüber abgestimmt, Ilse die Ehrenmitgliedschaft auf Lebenszeit zu gewähren.
Peter berichtet noch, dass er für Fragen bezüglich Anlagenversicherung zur Verfügung steht.
Banner werden zurückgegeben.
Ende der Mitgliederversammlung
Monika Schmidt, Secretary