MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEETING on September 1, 1984 at the Round Up in Ketsch
1. Roll Call
The following member clubs sign in:
Afcent Towners, Ahrensburg Castle Ghosts, All Seasons Dancers, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Berlin Dancing Bears, Bamberg Cornhuskers, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Boots & Ruffles, Broken Wheels, Black Mountain Square Dancers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Chainreacters, Charly Mixers, Calico Squares, Carousels RDC, Cloverleaves, Coastriders, Cobbler Squares, Colonia Swingers, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Die Hards, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Elbe Beach Hoppers, Enz Twirlers, Gateway Twirlers, Glow Worms, H-Peelers, Hamburgers, Harz Mountaineers, Heilbronn Homesteaders, Hei-De-Hos, Hill Top Squares, Hoedowners, Holland Windmillers, Honeycake Squares, Jolly Jokers, K-Towners, Kätchen Swingers, Keller Swingers, Kieler Wheeler, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kuzins, Kut Up's, Levis 'n Lace, Lion Town Dancers, Mannheim Old West Squares, Maverick Squares, Merry Mixers, Mosquito Twirlers, Motivators, Neckar Valley Dancers, Offenburg SDC, Ohmoor Squeezers, Pader Jumpers, Paws & Taws, Rainbow Strollers, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rokoko Dancers, Rollin' Squares, Round-A-Bouts RDC, Rubber Dollies, Schöneck Shufflers, Schwäbisch Sweethearts, SDC Saltscatters Salzgitter, Shillelagh Swingers, Silver Wings, Smoky Socks, Söllingen Swingers, Spinning Onions, Square Drivers, Stintfang, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Susie Q's RDC, Sweet Cherries RDC, Swinging Stars, Tamburin, Tamara Twirlers, Taubertal Dancers, The Crackers, Tic Tac Toers, Tulip Twirlers, Unicorn Promenaders, Wattwürmer, Wertheim Peden Partners, Witches and Wizards, Wheelers & Dealers, Würzburg Whirlers.
2. Secretary's report of the General Membership Meeting held on June 30, 1984 in Brussels, published in the August issue of the Bulletin, is accepted without changes.
3. Treasurer's report as of July 27, 1984, published in the September issue of the Bulletin, is accepted.
4. EAASDC Board reports
The President reports that the Charter dance registration forms are needed from all clubs that have a Charter Dance, not only from those who want to apply for one.
The Vice President reports that the Friendship Book was returned. The Vice President reminded again that the recipients of the Friendship Badge sign the right lists.
The Secretary thanked those people who include return stamps when mailing letters.
The Business Manager reports that he always is missing a lot of after-action reports which he needs for GEMA. The clubs are asked to mail these after every Special Dance He reports that the Seminar will take place on Saturday at 1900. The Business Manager also reports that he was in Sweden some weeks ago and that there is a good chance that the Swedish Association will join EAASDC by the Winter or Spring Jamboree.
The Editor reports that always some Bulletins are returned. They are forwarded to the Clubs again with the old envelope. The Editor asks that when a club receives a Bulletin with a wrong address of one of their members to please correct the address and mail it back to the Editor.
Publicity reports that all clubs hosting Charter Dances were asked to submit a history of their dance. The response was not too good until now, so please send your article to us so that it can be published in the Bulletin. Furthermore there are still some badges missing for our badge banner. Also new clubs that are applying for membership are asked to submit a badge with their application.
5. Jamboree Reports by
the Taubertal Dancers (Winter Jamboree 1984)
the Paws & Taws (Summer Jamboree 1985) - the date will be the last weekend in June.
Old Business
6. Elections
Before voting the Boards were introduced again. Two ballots were necessary as after the first ballot there was no majority for Leonard Shaffer or Peter Schensick. Nick & Pat Casper were eliminated after the first ballot. After the second ballot Peter & Hannelore Schensick were elected as new President of EAASDC.
7. Financial Reports.
The K-Towners submitted a financial report of the Spring Jamboree in Kaiserslautern which the Board did not accept. The Board feels that the costs for telephone are too high. After long discussion and two motions, a) to find an average of the costs for telephone and postage of the last three years, compare it with these costs and the difference will be split among the hosting club and EAASDC, b) have five representatives of any clubs and the hosting club and EAASDC sit together and find a solution, it was voted upon to accept the second motion, solve the problem and report about it at the next Jamboree.
8. Editors Staff
It was voted upon to have 1o persons at the most who help the Editor in typing and translating for the Bulletin and that these 10 people are recognized in having free admission to Jamborees and Round Ups.
New Business
9. Charter Dance Applications
It was voted upon to accept the following dances as Charter Dances:
Capitol Dance hosted by the Bonn Square Dance Group
Christmas Party hosted by the Offenburg Square Dance Club.
10. Complaints from Young Dancers
The young dancers feel that it is not right to call their dance at Jamborees "Future Dancers Hall" or "Kids Hall". They ask that in the future it is called "Kids Corral".
11. Jamboree Bids
Summer Jamboree 1988 - the bid from the Kut Up's was accepted
Other bids - none
Please remember: we still have no bids for the Winter Jamboree 1986.
12. New Clubs
Puss-N-Boots, Neu-Ulm. They dance every 2nd and 4th Friday, have 25 members and their caller is Bill Borovsky.
Loh Dancers, Lohfelden. They dance 3 times a month on Thursday, have 17 members and their Caller is Frieder Kurzrock.
Charming Pioneers. They dance every Thursday, have 33 members and their caller is Peter Miersen
Oakleaves, Kelsterbach. They dance every Wednesday, have 15 members and their caller is Frank Schöppach.
Tagalongs, Griesheim. They dance every Tuesday, have 25 members and their caller is Freddy Kamuff.
Hilltoppers, Iserlohn. They dance every Tuesday, have 30 members and their caller is Michael Herget.
Happy Squares, Hannover. They dance every 1st and 3rd Saturday, have 24 members who dance Mainstream and their caller is Heiner Fischle.
The Ladybird Dancers were not accepted
13. The ECTA Board has brought to our attention that about 2 years ago an agreement was reached to take them out of any responsibility for Student Parties or Student Jamborees - regardless of the name they carry - in the January time frame. They have asked us to bring our constitution and by-laws up to date with that understanding because there are still a lot of people coming to them and are expecting that ECTA is responsible for that dance and sponsoring it. However ECTA feels that the weekend in January should be blocked in case anybody wants to have a Student Party or a Student Jamboree. This means that we would not allow anybody to book that weekend unless for a Student Party. What we agreed to do was, until we can come up with the official proposed change of the by-laws that ECTA no longer has anything to do with the January Student Party concept. For this coming January only we will keep this weekend blocked for Student Dances. We will bring a proposed change at the Winter Jamboree so it can be discussed and eventually be voted upon. The ECTA Board has asked us to let the membership know that they feel that the Student Dances in January are very important for the new dancers and without them the dancers would only hurt themselves.
14. Banners returned
15. Adjournment
Monika Schmidt
Secretary EAASDC
PROTOKOLL der ALLGEMEINEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG am 01. September 1984 beim Round Up in Ketsch
1. Verlesung der Anwesenheitsliste siehe englische Fassung
2. Der Bericht des Schriftführers der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 30. Juni 1984 in Brüssel, veröffentlicht in der August-Ausgabe des Bulletins, wird ohne Änderungen angenommen.
3. Der Bericht des Schatzmeisters per 27. Juli 1984, veröffentlicht in der September-Ausgabe des Bulletins, wird angenommen.
4. Berichte des EAASDC Vorstandes
Der Präsident berichtet, dass die Charter Dance-Anmeldungsformulare von allen Clubs, die Charter Dances durchführen, ausgefüllt werden müssen, nicht nur von Clubs, die diese beantragen.
Der Vize-Präsident berichtet, dass das Frienship-Buch zurückgegeben wurde. Er erinnert nochmals die Empfänger von Friendship-Badges, sich in die richtige Liste einzutragen.
Der Schriftführer bedankt sich bei den Leuten, die ihre schriftlichen Anfragen Rückporto beilegen.
Der Business-Manager teilt mit, dass immer wieder viele After-Action-Reports zu Special Dances fehlen, die er für die GEMA braucht. Die Clubs werden gebeten, diese nach Special Dances zu schicken. Das Seminar wird am Samstag um 19 Uhr stattfinden. Er berichtet auch, dass er vor einigen Wochen in Schweden war und es eine reelle Chance gibt, dass der Schwedische Verband der EAASDC bis zur Winter oder Spring Jamboree beitritt.
Der Editor berichtet, dass immer wieder etliche Bulletins zurückkommen. Sie werden wieder an die Clubs geschickt zusammen mit dem alten Umschlag. Sollte ein Club ein Bulletin mit der falschen Adresse eines seiner Mitglieder erhalten, so wird der Club gebeten, den Umschlag mit der berichtigten Anschrift zurück an den Editor zu senden.
Publicity berichtet, dass alle Clubs, die Charter Dances veranstalten, schriftlich gebeten wurden, einen Artikel über die Geschichte des Tanzes einzusenden. Der Rücklauf war bisher nicht besonders gut. Bitte schickt Eure Artikel, damit sie im Bulletin veröffentlicht werden können. Außerdem fehlen noch immer einige Badges für unser Badge-Banner. Er bittet auch neue Clubs, die dem Verband erst beitreten, mit ihrem Antrag ein Badge mitzuschicken.
5. Berichte zu Jamborees von den
Taubertal Dancers (Winter Jamboree 1984)
Paws & Taws (Summer Jamboree 1985) - das Datum ist jetzt endgültig auf das letzte Juni-Wochenende festgelegt.
Alte Angelegenheiten
6. Wahl des Vorstandes
Vor der Abstimmung wurden die einzelnen Vorstandsmitglieder nochmals vorgestellt. Es waren zwei Wahlgänge nötig, da nach dem ersten Wahlgang es keine Mehrheit für Leonard Shaffer oder Peter Schensick gegeben hat. Nick & Pat Casper schieden nach dem ersten Wahlgang aus. Beim zweiten Wahlgang wurden Peter & Hannelore Schensick als neuer EAASDC-Präsident gewählt.
7. Finanz-Berichte
Die K-Towners haben für die Spring Jamboree in Kaiserslautern einen Finanz-Bericht eingereicht, der vom Vorstand nicht akzeptiert wurde. Der Vorstand ist der Meinung, dass zu hohe Telefon-Kosten abgerechnet wurden. Nach langer Diskussion und zwei Anträgen, a) einen Durchschnittswert der letzten drei Jahre zu finden, diesen den Kosten der K-Towners gegenüberstellen und die darüberliegende Differenz zwischen dem Club und der EAASDC zu teilen und b) dass fünf Repräsentanten von irgendwelchen Clubs, der veranstaltende Club und EAASDC sich zusammensetzen und eine Lösung des Problems finden, wurde darüber abgestimmt, den zweiten Antrag anzunehmen und das Problem zu lösen und darüber dann bei der nächsten Jamboree zu berichten.
8. Unterstützung für den Editor
Es wurde darüber abgestimmt, dass höchstens 10 Personen dem Editor mit Übersetzungen und Tipp-Arbeiten helfen und dass diese 10 Personen dann freien Eintritt zu Jamborees und Round Ups bekommen für ihre Arbeit.
Neue Angelegenheiten
9. Anträge für Charter Dances
Es wurde darüber abgestimmt, die folgenden Tänze als Charter Dances zu akzeptieren:
Capitol Dance, veranstaltet von der Bonn Square Dance Group
Christmas Dance, veranstaltet von dem Offenburg Square Dance Club.
10. Beschwerden junger Tänzer
Die jungen Tänzer glauben dass es nicht richtig ist, ihren Tanz bei Jamborees "Future Dancers Hall" oder "Kids Halle" zu nennen. Sie bitten darum, dass ihr Tanz künftig "Kids Corral" benannt wird.
11. Bewerbungen für Jamborees
Summer Jamboree 1988 - es wurde darüber abgestimmt, den Antrag der Kut Up's anzunehmen
Andere Bewerbungen - keine
Bitte denkt daran: es liegen noch keine Bewerbungen für die Winter Jamboree 1986 vor.
12. Neue Clubs
Puss-N-Boots, Neu-Ulm. Der Club tanzt jeden 2. und 4. Freitag, sie haben 25 Mitglieder und ihr Caller ist Bill Borovsky.
Loh-Dancers, Lohfelden. Der Club tanzt 3-mal monatlich am Donnerstag, sie haben 17 Mitglieder und ihr Caller ist Frieder Kurzrock.
Charming Pioneers, Norderstedt. Der Club tanzt jeden Donnerstag, sie haben 33 Mitglieder und ihr Caller ist Peter Miersen.
Oakleaves, Kelsterbach. Der Club tanzt jeden Mittwoch, sie haben 15 Mitglieder und ihr Caller ist Frank Schöppach.
Tagalongs, Griesheim. Der Club tanzt jeden Dienstag, sie haben 25 Mitglieder und ihr Caller ist Freddy Kamuff.
Hilltoppers, Iserlohn. Der Club tanzt jeden Dienstag, sie haben 30 Mitglieder und ihr Caller ist Michael Herget.
Happy Squares, Hannover. Der Club tanzt jeden 1. und 3. Samstag, sie haben 24 Mitglieder die Mainstream tanzen und ihr Caller ist Heiner Fischle.
Die Ladybird Dancers wurden nicht aufgenommen.
13. Wir wurden von ECTA darauf aufmerksam gemacht, dass vor etwa 2 Jahren eine Vereinbarung getroffen wurde, dass ECTA keinerlei Verantwortung für Student-Parties oder Student Jamborees - wie immer sie auch genannt werden - im Januar übernimmt. Sie haben uns gebeten, unsere Verfassung dahingehend zu ändern, denn noch immer werden sie daraufhin angesprochen und die Leute glauben, dass ECTA die Student Parties veranstaltet und die Verantwortung hierfür hat. ECTA glaubt jedoch auch, dass die Veranstaltung im Januar sehr wichtig ist und dass das Datum für die Clubs blockiert sein sollte, die einen solchen Tanz veranstalten. Das würde bedeuten, dass dieses Datum für jede andere Tanzveranstaltung nicht zur Verfügung steht. Wir haben zugestimmt, dass ECTA mit den Student Parties nichts mehr zu tun hat, bis wir einen Vorschlag einbringen, um die Richtlinien zu unserer Satzung zu ändern. Nur für den kommenden Januar werden wir noch das Wochenende für Student-Parties blockieren. Einen Änderungsantrag werden wir bis zur Winter Jamboree haben, der dann besprochen werden kann und evtl. können wir auch darüber abstimmen. ECTA hat uns gebeten, unsere Mitglieder darauf hinzuweisen, dass sie glauben, dass die Student Parties im Januar sehr wichtig für die neuen Tänzer sind und dass wir ohne diese Tänze uns nur selbst schaden.
14. Banner werden zurückgegeben.
15. Ende der Mitgliederversammlung.
Monika Schmidt
Secretary EAASDC