MINUTES OF THE GENERAL MEMBERSHIP MEETING on June 30, 1984 at the Summer Jamboree in Brussels *)
1. Roll Call
The following member clubs sign in:
Afcent Towners, All Seasons Dancers, Ambiorix Squares, Awacs Flying Squares, Beaux & Belles Frankfurt, Bonn Square Dance Group, Broken Wheels, Black Mountain Square Dancers, Berlin Swinging Bears, Brussels Dancing Hearts, Chainreacters, Cheeseheads, Charly Mixers, Carousels RDC, Coastriders, Colonia Swingers, Crazy Eights, Crossing Swords, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Dip-N-Divers, Enz Twirlers, Gateway Twirlers, Hanau Golden Squares, Hanseatic Squares, Harbour Allemanders, Heilbronn Homesteaders, Hei-De-Hos, Hill Top Squares, Hoedowners, Holland Windmillers, Honeycake Squares, K-Towners, Kätchen Swingers, Kieler Wheeler, Kitzingen Klodhoppers, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kuzins, Kut Up's, Lion Town Dancers, Mannekens 'n Maids, Mannheim Mixers, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets RDC, Neckar Valley Dancers, Ohmoor Squeezers, Pader Jumpers, Paws & Taws, Rainbow Strollers, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rokoko Dancers, Roll in' Squares, Round-A-Bouts RDC, Schöneck Shufflers, Schwäbisch Sweethearts, Schwarzwald Tänzer, Saltscatters Salzgitter, Shamrocks, Shape Shuffling Squares, Shillelagh Swingers, Silver Wings, Smoky Socks, Söllingen Swingers, Soest Belles & Beaux, Square Up's Berlin, Stintfang, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Susie Q's RDC, Swinging Stars, Tamburin, Tamara Twirlers, Taubertal Dancers, The Swinging Posse, Tree Hill Twirlers, Tulip Twirlers, Unicorn Promenaders, Vienna Swingers, Wattwürmer, Wertheim Peden Partners, Wheelers & Dealers.
2. Amendments to the Minutes of the General Membership Meeting on April 14, 1984 as follows:
· Item 4, paragraph 7 now reads"...which only increases yearly dues by DM 3.000,00"
· Item 5, sentence 2: Not "overlooking", but "reviewing"
· Item 8 now reads: "... was voted upon to reject this issue"
· Item 9 now contains a note at end reading "other guidelines on charter dances remain"
· Item 12, last sentence now reads: "...will be discussed and voted upon at the Summer Jamboree"
Secretary's report of the General Membership Meeting held on April 14, 1984 in Kaiserslautern, published in the June issue of the Bulletin, is approved as amended.
3. Treasurer's report as of May 14, 1984, published in the June issue of the Bulletin is accepted.
4. EAASDC Board reports
The President reports that the Crackers SDC Worms were voted for acceptance to the Charter Dance waiting list in November 1981 and the Crackers Special has been added to the Charter Dance register. If the Bonn Square Dance Group (Capital Dance), the Offenburg SDC (Christmas Dance) and the Tamara Twirlers (Round-E-Vous) wish to have their dance on the Charter Dance list as indicated in our records please let us know and apply again in writing so that this can be voted upon.
Flyers for the Bulletin must not have the prices listed when they are printed. Please see the Editors article in the June issue of the Bulletin.
Clubs who have received a bid for a Jamboree should make sure that they pick up a copy of the Guidelines for Jamborees and Round Ups.
We would like to have the English and German translations for all club constitutions, even though the EAASDC constitution requires that we only have the English. We would also like to insure that the constitutions that are put forth have the non-discrimination clause included and that all existing clubs check their constitutions for the clause.
Due to the lack of computer assistance the calendar in the Bulletin will be printed for only 2 months each month. The 5-year-calendar will be printed about every 6 months. At this moment no dates after 1989 will be accepted.
The President apologizes for not handing out an agenda, but we are trying to cut costs.
The President announces that ECTA has made up contracts for callers and cuers. This is an agreement which can be used at Special Dances etc. when a club wants to hire a caller or cuer. In the future these contracts can be received by ECTA or EAASDC board members.
The Vice President reports that for U.S. clubs there is a new regulation out that is quite precise on what is necessary in your Constitution and By Laws. So please double-check your constitutions and if necessary get things up to date. If the clubs are in the German-American Federation this regulation does not apply to you. If any clubs have problems with this please contact Leonard.
Friendship badges and friendship book: we are missing the red book in which we have kept a listing of all past recipients of the badge. Everybody is asked to please look around if you had a Jamboree or Round Up and see if you can find it. The box for friendship cards will be out until 7 p.m. and also the sheets to sign in.
There have been some problems reported in who is allowed to have friendship cards and get them signed and by whom. The Callers are going to talk about it at their meeting and we would like to give you the rules now so that we can try to avoid these problems:
a. Jamborees, Round Ups and Special Dances are all excluded.
b. If you are having a graduation dance it can only count for signing the friendship card if that graduation dance is on your regular club night.
c. Friendship badges can be awarded to dancers whose card identifies them with an EAASDC member club. Student dancers and dancers representing non-EAASDC clubs may not earn signatures or be awarded badges.
d. No more than one club may be visited at any given night and you are expected to spend 2/3 of a night with that club.
e. The card should be signed by either the club caller or someone that is on the club board.
The President apologizes for the Secretary, Publicity and Editors not being at the Summer Jamboree for different reasons.
The Treasurer reports that all clubs have paid their dues for 1984 and also the insurance. At the Round Up the Treasurer will start to collect dues for 1985.
The Business Manager asks everybody again to submit the GEMA-Forms to the President to insure that your date is on the calendar. The other thing is to make sure to send an after-action report to the Business Manager with the information where the dance actually took place and how many dancers were there. There were questions about what the insurance covers and it was requested that an article be put in the Bulletin for everyone to know what it covers.
An equipment insurance for about DM 50,00 - which was offered last year - is only possible when 50 of the member clubs or callers take it. With less than 50 contracts this cheap insurance is not possible.
5. Jamboree Reports by the K-Towners (Spring Jamboree 1984) Mannheim Mixers (Round Up 1984) Taubertal Dancers (Winter Jamboree 1984) Stuttgart Strutters (Spring Jamboree 1985)
Paws & Taws (Summer Jamboree 1985): this date probably has to be changed to June 28/29/30 1985
Old Business
6. EAASDC Financial Situation
It was voted upon to change the By Laws Part VII - Finances, Subpart 2 to read as follows: Dues for Regular (Full) Member Clubs will be DM 75,00 per year. Clubs joining the Association after 1 July of a year will pay DM 40,00. Annual dues as specified include the annual fees for one subscription to the EAASDC Bulletin and the fee for copyright protection. This is effective for calendar year 1985.
7. Charter Dance rules
The general requirements for obtaining a Charter Dance:
a. You must have hosted the dance for 5 consecutive years under EAASDC recognition.
b. Write to the Board and request an application to have your Special Dance changed to a Charter Dance.
c. We will send you a form requesting all of the information that we need.
d. When the form is completed and returned it is reviewed by the Board. We will notify you and you must have a representative come to one of the General Membership Meetings and present your Charter Dance application to the rest of the membership and they must vote by 2/3 majority to accept your dance as a Charter Dance.
The only change that has come about because of the vote last Jamboree is that now it requires 5 years rather than the previous 3 years.
As far as the forms go we have never officially formulized the registration method and by using this new form we will now have a formal uniform method of tracking Charter Dances.
For those clubs who already had their Charter Dances we would ask that they pick up a copy of the form today, fill it out and return it to the President.
The entire guidelines will be printed in the Bulletin.
New Business
8. Nominees for election
The following couples were presented by the Nominating Committee as candidates for EAASDC President:
Nick & Pat Casper Leonard & Marilyn Shaffer Peter & Hannelore Schensick
It was voted upon to close nominations at this time.
Each nominee presented their board (more information to be in the EAASDC Nominations Committee report in the August issue of the Bulletin)
Leonard thanked the Nominating Committee for their good job.
9. In order to additionally cut costs and save money we are going to try, as far as distribution for forms such as GEMA, Friendship Cards, Membership etc. is concerned, to pass these out at Jamborees and Special Dances. This would help to save a lot of money on postage. Membership cards will only be given out upon request.
10. The Editor requested assistance in form of an Editor staff to help them with a lot of the typing and the things they have to put together for the Bulletin. They asked help from several different sources and they will take volunteers and what we would like to do is to propose that those people that would be on the Editor staff could wear a dangle to indicate that they are assisting the Editor and would then again obtain free admission to the Jamborees and Round Ups. This of course would be limited in the number of people. This subject was tabled until the Round Up when Heinz and Marlene can answer questions, for instance how many people they need and for what.
11. There was a question from the floor if the agenda for the next meeting could be printed in the Bulletin prior to the meeting. Nick answers that normally the agenda is formed at a board meeting just prior to the Jamboree, but we will try in the future to put this together. Another suggestion was to post the agenda to the door so that everyone could copy it. The President answers that we will find a way that is the least expensive to get this information to the membership.
Basically we are trying to save as much expenses as we can.
12. New Clubs
Keller Swingers Heidelberg
The Club dances A1 and A2 and right now they are dancing to tapes. They are dancing on Tuesday night and have an A1-class on Thursday night.
Square Drivers, Zurich (Switzerland)
They dance every Monday to tapes and records but in the future they will have two callers which are learning right now. They have 14 graduated dancers and their dance place is hard to find, so please contact before visiting.
Puss 'n Boots, Neu-Ulm: no representative was present so no vote was taken.
Both clubs were welcomed to the Association.
Other clubs were presented very briefly. Their application will be voted upon at the Round Up.
13. Jamboree Bids
The Coast Riders bid for the Summer Jamboree 1987.
Other bids: none
14. Banners returned
15. Adjournment
Monika Schmidt, Secretary
*) Transcribed from tapes.
PROTOKOLL der ALLGEMEINEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG am 30. Juni 1984 bei der Summer Jamboree in Brüssel *)
1. Verlesung der Anwesenheitsliste siehe englische Fassung
2. Berichtigungen zu folgenden Punkten der englischen Fassung des Protokolls der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 14. April wurden beantragt:
· Punkt (4), Absatz 7 lautet nun wie folgt: "... was die jährlichen Gebühren nur um DM 3000,00 erhöht".
· Punkt (5), Satz 2: nicht "Durchsicht", sondern "Überprüfung"
· Punkt (8), Deutsche Fassung bleibt bestehen
· Punkt (9), erhält den Zusatz: "andere Richtlinien für Charter Dances bleiben bestehen"
· Punkt (12), letzter Satz lautet nun: "...wird bei der Summer Jamboree diskutiert und abgestimmt werden".
Der Bericht des Schriftführers der Allgemeinen Mitgliederversammlung vom 14. April 1984 in Kaiserslautern, veröffentlicht in der Juni-Ausgabe des Bulletin, wird mit o.a. Berichtigungen angenommen.
3. Der Bericht des Schatzmeisters per 14. Mai 1984, veröffentlicht in der Juni-Ausgabe des Bulletin, wird angenommen.
4. Berichte des EAASDC Vorstandes
Der Präsident berichtet, dass der Crackers SDC Worms im November 1981 auf der Charter-Dance Warteliste angenommen wurde und der Cracker Special nun dem Charter-Dance-Verzeichnis angefügt wurde. Die Bonn Square Dance Group (Capital Dance),der Offenburg SDC ( Christmas Dance) und die Tamara Twirlers, die lt. unseren Unterlagen auf der Charter-Dance Warteliste stehen, werden gebeten, ihren Antrag auf einen Charter Dance erneut schriftlich zu stellen, so dass dann darüber abgestimmt werden kann.
Flyers, die im Bulletin abgedruckt werden sollen, dürfen keine Preisangaben mehr enthalten. Siehe hierzu auch den Artikel des Editors in der Juni-Ausgabe des Bulletin.
Die Clubs, die eine Jamboree erhalten habe, möchten bitte sicherstellen, dass sie eine Kopie der Richtlinien für Jamborees und Round Ups abholen.
Es wird darum gebeten, dass alle Clubs eine deutsche und englische Fassung ihrer Satzung einreichen, obwohl die Satzung der EAASDC nur eine englische verlangt. Außerdem wird darum gebeten, darauf zu achten, dass neue Satzungen die eingereicht werden, den Absatz über nichtdiskriminierende Praktiken enthalten und dass alle Clubs, die bereits Mitglied im Verband sind, ihre Satzungen daraufhin überprüfen.
Mangels Hilfe eines Computers wird der EAASDC Veranstaltungs-Kalender nur über 2 Jahre hinweg jeden Monat abgedruckt. Der 5-Jahres-Kalender wird ca. alle 6 Monate erscheinen. Im Moment werden auch keine Daten nach 1989 angenommen.
Der Präsident entschuldigt sich dafür, dass keine Tagesordnung ausgegeben wurde, aber wir versuchen, die Kosten zu reduzieren.
Der Präsident berichtet, dass ECTA einen Vertrag für Caller und Cuer entworfen hat. Diese Vereinbarung kann für Special Dances usw. verwendet werden, wenn ein Club einen Caller oder Cuer verpflichten will. In der Zukunft sind diese Verträge von Vorstandsmitgliedern von ECTA oder EAASDC erhältlich.
Der 'Vize-Präsident berichtet, dass für US-Clubs eine neue Bestimmung herausgegeben wurde die ziemlich genau beinhaltet, was in der Satzung und Richtlinien enthalten sein muss. Diese Clubs werden gebeten, ihre Satzung dahingehend zu überprüfen und evtl. zu berichtigen. Clubs, die in der German-American Federation sind, werden von dieser Bestimmung nicht betroffen. Sollten Clubs hiermit Probleme haben, bitte wendet euch an Leonard.
Friendship badges und Friendship-Buch: wir vermissen das rote Buch, in dem Aufstellungen über die Empfänger des Friendship badge enthalten sind. Jeder, der eine Jamboree oder Round Up ausgerichtet hat wird gebeten, danach zu suchen. Die Schachtel für die Friendship Cards wird bis 1900 Uhr stehen und ebenso die Listen, um sich hierfür einzutragen.
Es wurden einige Fragen aufgeworfen, wer eine Friendship-Card haben darf und von wem unterschreiben lassen kann. Die Caller werden ebenfalls hierüber bei ihrem Meeting diskutieren und um diese Probleme künftig zu vermeiden, nachstehend die Regeln in Kurzfassung.
a. Jamborees, Round Ups und Special Dances sind davon ausgeschlossen.
b. Ein Graduation Dance kann nur zählen, wenn er an einem regulären Club-Abend stattfindet.
c. Friendship Badges können an die Tänzer verliehen werden, deren Karte sie als Mitglied eines EAASDC-Mitgliedclubs ausweist. Students oder Tänzer eines Nicht-EAASDC-Clubs können keine Unterschrift oder ein Badge erhalten.
d. Nur ein Club kann an einem Abend besucht werden und es wird erwartet, dass man 2/3 des Abends mit diesem Club verbringt.
e. Die Karte kann entweder vom Club-Caller oder einem Vorstandsmitglied des Clubs unterzeichnet werden.
Der Präsident entschuldigt sich für den Schriftführer, Publicity und Editor, die aus verschiedenen Gründen nicht zur Jamboree kommen konnten.
Der Schatzmeister berichtet, dass alle Clubs ihren Beitrag für 1984 sowie die Versicherung bezahlt haben. Die Beiträge für 1985 werden vom Schatzmeister ab dem Round Up kassiert.
Der Business Manager erinnert nochmals daran, GEMA-Formulare an den Präsidenten zu schicken, damit euer Datum in den Kalender eingefügt wird. Außerdem wird nochmals darum gebeten, einen Abschlußbericht mit Angaben des genauen Tanzplatzes sowie der Anzahl der Tänzer an den Business Manager zu schicken. Es wurde gefragt, was die Versicherung abdeckt und darüber einen Artikel im Bulletin zu bringen, damit hierüber jeder informiert ist.
Eine Anlagen-Versicherung für ca. DM 50,00 - die letztes Jahr angeboten wurde - ist nur möglich, wenn 50 Clubs oder Caller hiervon Gebrauch machen. Mit weniger als 50 Versicherungs-Verträgen ist diese Versicherung nicht möglich.
5. Berichte zu Jamborees von
K-Towners (Spring Jamboree 1984)
Mannheim Mixers (Round Up 1984)
Taubertal Dancers (Winter Jamboree 1984)
Stuttgart Strutters (Spring Jamboree 1985)
Paws & Taws (Summer Jamboree 1985): dieses Datum muss voraussichtlich auf den 28/29/30 Juni 1985 verlegt werden.
Alte Angelegenheiten
6. Finanzielle Lage des Verbandes
Es wurde darüber abgestimmt, die Richtlinien Teil VII- Finanzen, Teil 2 wie folgt zu ändern: Der Jahresbeitrag für Reguläre (Volle) Mitgliedervereine beträgt DM 75,00. Vereine, die nach dem 1. Juli eines Jahres in den Verband aufgenommen werden, zahlen DM 40,00 für das laufende Jahr. Die angegebenen Jahresbeiträge schließen die Grundgebühr für Urheberschutz sowie ein Abonnement für das EAASDC Bulletin ein. Dies hat Gültigkeit ab dem Kalenderjahr 1985.
7. Regeln für Charter Dances
Die allgemeinen Voraussetzungen, um einen Charter Dance zu erhalten:
a. Der Tanz muss 5 aufeinander folgende Jahre unter Anerkennung von EAASDC erfolgt sein
b. Schreibt an den Vorstand und bittet um einen Antrag, Euren Special Dance in einen Charter Dance zu ändern.
c. Wir werden Euch ein Antragsformular schicken, dass alle Informationen, die wir benötigen, enthält.
d. Schickt das Formular ausgefüllt zurück und der Vorstand wird es überprüfen. Ihr werdet benachrichtigt und ein Repräsentant Eures Clubs muss vor der Mitgliederversammlung den Antrag wiederholen. Es wird eine 2/3 Mehrheit benötigt, um den Tanz als Charter Dance anzuerkennen.
Die einzige Änderung, die hierbei in Kraft tritt, ist, dass es nun anstatt wie bisher 3 Jahre 5 Jahre voraussetzt, dass dieser Tanz stattgefunden hat.
Bisher wurde die Methode der Antragstellung nie offiziell formuliert und dieses Antragsformular gibt uns nun die Möglichkeit, eine einheitliche Methode festzulegen und die Charter Dances zu überwachen.
Die Clubs, die ihre Charter Dances bereits gehabt haben, werden gebeten, ein Formular auszufüllen und an den Präsidenten zurückzugeben.
Die genauen Regeln für Charter Dances werden im Bulletin abgedruckt.
Neue Angelegenheiten
8. Kandidaten zur Wahl
Die folgenden Kandidaten wurden vom Nominierungsausschuss zur Wahl des Präsidenten vorgestellt:
Nick & Pat Casper Leonhard & Marilyn Shaffer Peter & Hannelore Schensick
Es wurde darüber abgestimmt, zu diesem Zeitpunkt die Nominierungen abzuschließen.
Jeder Kandidat stellte die Mitglieder seines Vorstandes vor (mehr Information hierüber im Bericht des EAASDC Nominierungsausschusses im August-Bulletin).
Leonard bedankte sich beim Nominierungsausschuss für deren gute Arbeit.
9. Um zusätzlich Kosten einzusparen, werden wir versuchen - was Verteilung von Formularen z.B. Gema, Friendship Cards, Mitgliederkarten usw. anbetrifft - diese nur bei Jamborees oder Special Dances zu verteilen. Auf diese Weise könnten wir einiges an Porto sparen. Mitgliederkarten werden künftig nur auf Anfrage verteilt.
10. Der Editor bat um Unterstützung in Form einer Anzahl von Leuten, die helfen zu schreiben und Unterlagen zusammentragen für das Bulletin. Sie haben schon verschiedene Leute angesprochen und Freiwillige sind willkommen. Von uns wird der Vorschlag gemacht, dass diese Leute einen Anhänger tragen können, der sie als Helfer des Editors ausweist und damit dann freien Eintritt zu Jamborees und Round Ups erhalten. Die Anzahl der Personen ist selbstverständlich begrenzt. Das Thema wird beim Round Up weiter besprochen, wenn Heinz und Marlene Fragen beantworten können, wie z.B. wie viele Leute sie benötigen und für was usw.
11. Aus dem Publikum wurde die Frage gestellt, ob die Tagesordnung für das nächste Meeting im Bulletin davor abgedruckt werden kann. Nick antwortet, dass die Tagesordnung üblicherweise erst bei einer Vorstandssitzung kurz vor der Mitgliederversammlung festgelegt wird. Wir werden jedoch versuchen, dies künftig vorher fertig zu haben. Ein anderer Vorschlag war, die Tagesordnung anzuschlagen, so dass jeder sie dann abschreiben kann. Der Präsident antwortet, dass wir den besten und billigsten Weg finden werden, um diese Information den Mitgliedern zukommen zu lassen. Hauptsächlich versuchen wir jedoch, so viele Kosten wie möglich einzusparen.
12. Neue Clubs
Keller Swingers, Heidelberg
Der Club tanzt A1 und A2 und augenblicklich tanzen sie zu Tonbändern. Ihr Clubabend ist am Dienstag und eine A1-Klasse findet Donnerstag abends statt.
Square Drivers, Zürich (Schweiz)
Der Club tanzt jeden Montag nach Tonbändern und Schal 1 platten, aber in der Zukunft werden sie auch 2 Caller haben, die im Augenblick jedoch noch erst lernen zu callen. Sie haben 14 graduierte Mitglieder und ihr Tanzplatz ist etwas schwer zu finden, also bitte vor Besuchen anrufen.
Puss 'n Boots, Neu-Ulm: es war kein Vertreter da, daher wurde auch nicht abgestimmt.
Beide Clubs wurden im Verband willkommen geheißen.
Andere Clubs wurden kurz vorgestellt, über die Anträge wird aber erst beim Round Up abgestimmt.
13. Bewerbungen für Jamborees
Die Coast Riders bewerben sich für die Summer Jamboree 1987.
Andere Bewerbungen: keine
14. Banner werden zurückgegeben.
15. Ende der Mitgliederversammlung.
Monika Schmidt, Secretary
*) von Tonbändern abgeschrieben.