Minutes of the General Membership Meeting held at the Spring Jamboree in Hamburg on April 4th, 1987

1. Roll Call

The following member clubs signed in:

Ahrensburg Castle Ghosts, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Berlin Dancing Bears, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Black Mountain SDC, Bonn Square Dance Group, Bridge-house Twirlers, Brussels Dancing Hearts, Carousels, Cart-Wheelers, Chainreacters, Challengers Hamburg, Charly Mixers, Charming Pioneers, Colonia Swingers, Country Cats, Crailsheim Country Squares, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Crowns & Flames SDC, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Die Hards, Dip-n-Divers, Donau Diamonds, Dynamite Devils Berlin, Elbe Beach Hoppers, Enz Twirlers, Fröhliche Tänzer Dortmund, Gänseliesel Squeezers, Hamburgers SDC, Hanseatic Squares, Happy Squares Hannover, Harbour Allemanders, Harz Mountaineers, Heidelberg Hoedowners, Hilltoppers Iserlohn, Hill Top Squares, Jolly Jokers, Kaiserslautern Klassic RD, Keller Swingers, Key Porters, Kieler Wheelers, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, Ladybird Dancers, Lion Town Dancers, Loh Dancers, Maastricht SD Group, Mannheim Mixers, Maverick Squares, Oak-leaves, Ohmoor Squeezers, Ossi Hoppers, Petticoat Flippers, Port Promenaders, RDC Butterflies, Rhein-Neckar-Coordinators, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rollin' Squares, Rubber Dollies, Schwäbisch Sweethearts, Saltscatters Salzgitter, Shamrocks, Silver Wings, Smoky Socks, Spargel Spinners, Square Drivers, Square Up's Berlin, Stintfang, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sunshine Twirlers, Susie Q's RDC, Tamara Twirlers, Tea Cup Chain, The Munich Outlaws, The Teutonic Tramps, Tulip Twirlers, Wattwürmer, Witches & Wizards, Yellow Rockers. Subscriber: Happy Sliders Ludwigsburg, Steinsberg Circle Eights, Teddycoats, Lovely Caotics, Trave Square Dancers.

2. Minutes of the General Membership Meeting held on December 6^th, 1986 in Zwingenberg, published in the February issue of the bulletin, were accepted after correction. Point 2 had to be corrected because Minutes of the General Membership Meeting from the Fall Round Up were accepted (see the following corrections).

3. Minutes of the General Membership Meeting held on August 30^th, 1986 in Crailsheim, published in the November issue of the bulletin, were accepted after correction (see the following corrections).

4. Treasurer's Report of March 8^th, 1987, published in the April issue of the bulletin, was accepted after being read to the membership due to the late arrival of the bulletin without changes.

5. Board reports:

President:

Clubs were asked to send in the forms for charter dances to update the records. Final date: Summer Jamboree '87. List of clubs concerned will be printed on the bulletin. If forms aren't received clubs will loose their charter dance status.

Vice President:

Friendship badge and cards have to be picked up on Saturday night right after the Grand March in the main hall. Box is at the registration.

Friendship cards are available from Lothar Weidich either through mail or at the next jamboree. Please get in touch with him.

Secretary:

Apology for not showing up at the Winter Jamboree and causing a lot of problems. Many thanks to Marlene Munkelt and Peggy Stevens for writing the minutes of this meeting. To update my files every club is asked to send in their latest edition of their constitutions in English and German.

Business Manager:

New offer of GEMA contract including after parties:

• 60 DM for live band: band should prepare list of played titles
• 40 DM for use of records: includes although mobile discotheques, no list necessary.
• No tape music possible under this contract, because information requested from GEMA would be too much work. Above prices are per night.
• If halls or bands have own GEMA contracts let them take care of this. Double pricing for the use of mainly records and short time life music will be tried to avoided.

Editor:

Apology for late arrival of April edition of bulletin due to organization of Student Jamboree. Free bulletins for newly graduated dancers available after meeting.

Announcement that July issue of bulletin will be late in arrival due to vacation of editor. Date: mid of July. Heinz is looking for support from dancers that are able to translate English/German and German/English. Those dancers willing to support our bulletin and the editor should see him after the meeting.

Program Coordinator:

We had joined discussion with ECTA about future jamborees. It was agreed to set up a committee to find out needed structure in the 90ties, programs, hall sizes etc. Committee will be leaded by Don Pittman and Vice President of ECTA Kenny Reese. Dancers interested in participating in this committee should see Don after the meeting.

Treasurer:

3 member clubs have to be withdrawn from membership, because of not paid dues even after several requests from EAASDC.

This clubs are:

Fürth Shooting Stars

Kitzingen Klodhoppers

Paws & Taws.

6. Accident insurance

In the past we had some accidents amongst people of organizers of jamborees. All cases were covered by private insurances, during the last quarter 3 accidents occurred. On request of the membership the following conditions can be offered:

35 people are insured for 380 DM per jamboree. The contract will be printed in the bulletin and the voting is postponed until Summer Jamboree.

7. Constitution changes

The proposal was made at the Winter Jamboree to allow an amount of 500 DM for after parties to be included in jamboree expenses with receipts. Rents for tables and chairs should be part of general expenses after acceptation through the EAASDC board. This regulation should be checked and further changed if necessary. This change was voted on and agreed by the membership.

The proposal to raise this amount to 1000 DM because rents for tables and chairs and costs for bands are more expensive than 500 DM wasn't voted on.

The proposal to change the loan given from EAASDC to the organizers of a jamboree was voted on. The membership agreed to rise the loan from 600 DM to 1500 DM. Clubs with the need of a higher loan have to check with the EAASDC board and an agreement will be worked out individually.

8. Proposal to change section in By-laws dealing with profits for Fall Round Ups was made. Starting in 1988 the split should be changed from

                            EAASDC 45% and host club 30%

to                         EAASDC 25% and host club 50%.

This proposal will be voted on at the Summer Jamboree.

9. The question of registered clubs will be looked in by Rudolf Beuermann. He is judge in Berlin and will check every aspect and present a report on advantages versus disadvantages at the Summer Jamboree or at the Round Up. This report will be printed in the bulletin.

10. World Square Dance Convention

A letter was published in the bulletin concerning our feelings about this convention. Now we have a few reactions from the USA from American Square Dance Magazine and Callerlab. Both letters are available upon request from EAASDC president.

11. Nomination Committee

A nomination committee for the upcoming elections had to be set up. Requirements: 3-5 people from different regions. Duties: Nomination of candidates for President of EAASDC (he selects his own board) and conducting the election at the Fall Round Up.

Volunteers:

Thomas Hübner, Berlin

Dieter Müller, München

Winfried Andlauer, Köln

Wolfgang Pfleger, Darmstadt

These volunteers were accepted as nomination committee through the membership.

12. Wireless microphone

The proposal was made to purchase a wireless microphone (costs 1000-1500 DM) and accepted from the membership.

13. Jamboree bids

The Summer Jamboree 1989 was given back and is now open. There were no bids from the floor. Clubs were asked to bid in writing until Summer Jamboree '87 and there will be voted on.

14. Jamboree Pre-report for the Summer Jamboree '87 was given.

15. New clubs in the Association:

The Diggers Pforzheim

Wolfhound Promenaders

Trave Square Dancers

Lovely Caotics.

The Phantom Promenaders will stay a subscriber club until the new GEMA regulation (making caller run clubs to dancing schools and charge much higher fees) can be overcome by constitution change of the club.

16. Banner return

17. Adjournment of the meeting at 11.45 pm.

Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung zur Spring Jamboree in Hamburger am 4. April 1987

1. Verlesung der Anwesenheitsliste (siehe englische Fassung).

2. Protokoll der Mitgliederversammlung vom 6. Dezember 1986 in Zwingenberg, veröffentlicht in der Februar-Ausgabe des Bulletin, wurde nach Änderung angenommen. Punkt 2 musste geändert werden, da das Protokoll vom Round Up angenommen wurde (siehe nachfolgende Änderung).

3. Protokoll der Mitgliederversammlung vom 30. August 1986 in Crailsheim, veröffentlicht in der November-Ausgabe des Bulletin, wurde nach Änderung angenommen (siehe nachfolgende Änderung).

4. Der Kassenbericht des Kassierers vom 8. März 1987, veröffentlicht in der April-Ausgabe des Bulletins, wurde nach Verlesung, bedingt durch verspäteten Versand, ohne Änderungen angenommen.

5. Berichte des EAASDC Vorstandes:

President:

Die Clubs wurden gebeten, die Vordrucke für die Charter Dances einzusenden um unsere Unterlagen auf den heutigen Stand zu bringen. Letzte Frist: Summer Jamboree '87. Eine Liste der betroffenen Clubs wird im Bulletin veröffentlicht. Clubs die ihre Vordrucke nicht rechtzeitig einschicken verlieren ihren Charter Dance.

Vice President:

Friendship Badges und Karten müssen am Samstag kurz nach dem Grand March in der Haupthalle abgeholt werden. Die Schachtel zum Einwurf steht an der Registration. Friendship Karten sind beim Lothar Weidich erhältlich, entweder durch frankierten Freiumschlag oder an der nächsten Jamboree.

Secretary:

Entschuldigung für das Fehlen beim Winter Jamboree und den damit verbundenen Problemen.

Um die Unterlagen auf den neuesten Stand zu bringen, wird jeder Club aufgefordert seine neueste Fassung der Satzung in englischer und deutscher Sprache an den Secretary zu schicken.

Business Manager:

Er kann neuen GEMA Vertrag anbieten, der Afterparties mit einschließt:

• 60 DM für Life Bands: Band fertigt Liste der gespielten Titel
• 40 DM für Schallplatten: dies schließt fahrbare Diskotheken ein, eine Liste ist nicht notwendig
• Musik vom Tonband ist im Rahmen dieses Vertrages nicht möglich, da ein zu großer Aufwand bezüglich Liste von GEMA gefordert wurde.
• Sollten Hallenbesitzer oder Bands eigene Verträge haben, ist es einfacher diese zu benutzen. Doppelte Bezahlung durch Nutzung von Schallplatten und kurzer Einlage von Band wird versucht zu verhindern.

Editor:

Entschuldigung für das verspätete Erscheinen des Bulletins bedingt durch die Organisation der Student Jamboree. Kostenlose Exemplare des Bulletins für neue Tänzer nach der Versammlung erhältlich. Die Juli-Ausgabe des Bulletin wird erst Mitte Juli erschienen bedingt durch den Urlaub des Editors.

Tänzer, die in der Lage sind Übersetzungen Deutsch/Englisch bzw. Englisch/Deutsch zu machen und für das Bulletin arbeiten wollen, werden gebeten sich an den Editor zu wenden.

Program Coordinator:

Gemeinsame Diskussionen mit ECTA über zukünftige Jamborees führten zu der Gründung eines Komittees. Dieses versucht Vorschläge für neue Strukturen, Programme, Hallengrößen usw. zu erarbeiten. Geführt wird dieses Komitee von Don Pittman und dem Vice President von ECTA Kenny Reese. Tänzer die im Komitee mitarbeiten möchten, werden gebeten sich an Don Pittman zu wenden.

Treasurer:

3 Mitgliedsclubs werden aus der Vereinigung ausgeschlossen, da sie trotz mehrmaliger Zahlungsaufforderung ihre Beiträge nicht bezahlten. Dies sind die

Fürth Shooting Stars

Kitzingen Klodhoppers

Paws & Taws.

Zur Summer Jamboree wird kein Kassenbericht erscheinen, da der Treasurer in Urlaub ist. Der nächste Kassenbericht wird dann zum Round Up veröffentlicht.

6. Unfallversicherung

In der Vergangenheit gab es einige Unfälle unter den Organisatoren von Jamborees. Alle Fälle wurden durch die Krankenkassen abgedeckt. Während des letzten Vierteljahres ereigneten sich 3 weitere Fälle. Auf Anfrage der Mitgliedschaft können nun folgende Bedingungen angeboten werden: Absicherung von 35 Schadensfällen für 380 DM pro Jamboree. Der Vertrag wird im Bulletin abgedruckt und die Abstimmung über den Abschluss bis zur Summer Jamboree verschoben.

7. Verfassungsänderung - Bylaws

Vorschlag von der Winter Jamboree zur Änderung des Punktes zu Afterparties: erlaubte Abzüge für Afterparties von 500 DM unter Vorlage von Quittungen. Miete für Tische und Bänke sollten nach Genehmigung durch den Vorstand unter Allgemeine Ausgaben fallen. Diese Regelung sollte beobachtet werden und falls notwendig wieder geändert werden. Über diese Änderung wurde abgestimmt und die Mitgliedschaft hat sie akzeptiert. Über den Vorschlag zur Erhöhung dieses Betrages auf 1000 DM, da Kosten für Bands, Tische und Bänke teurer als 500 DM sind, wurde nicht abgestimmt.

Über den Vorschlag den Vorschuss für Jamboree Organisatoren von 600 DM auf 1500 DM zu erhöhen wurde abgestimmt und dieser angenommen. Clubs, die einen größeren Vorschuss als 1500 DM benötigen, müssen mit dem Vorstand sprechen und eine Lösung auf individueller Basis erarbeiten.

8. Der Vorschlag den Abschnitt der Bylaws zu ändern, der die Gewinnaufteilung von Round Ups festgelegt, wurde gemacht. Von bisher

                            EAASDC 45% und host club 30%

ab 1988 auf       EAASDC 25% und host club 50%.

Über diesen Vorschlag wird an der Summer Jamboree abgestimmt.

9. Umwandlung der Association in einen e.V.

Rudolf Beuermann, Richter in Berlin, wird alle Aspekte überprüfen und einen Bericht über die Vor- und Nachteile bis zur Summer Jamboree bzw. zum Fall Round Up erstellen. Dieser wird auch im Bulletin abgedruckt.

10. World Square Dance Convention

Im Bulletin wurde ein Brief mit unserer Meinung veröffentlicht. Nun haben wir einige Reaktionen aus den USA vom American Square Dance Magazine und von Callerlab. Beide Briefe sind auf Anfrage bei Peter Schensick einzusehen.

11. Nominierungskomittee

Für die kommenden Wahlen musste ein Nominierungskomittee eingesetzt werden. Anforderung: 3-5 Personen aus verschiedenen Regionen. Aufgaben: Nominierung von Präsidentschaftskandidaten für EAASDC (diese wählen ihren eigenen Vorstand) und die Durchführung der Wahl am Round Up. Freiwillige:

Thomas Hübner, Berlin

Dieter Müller, München

Winfried Andlauer, Köln

Wolfgang Pfleger, Darmstadt

Die Freiwilligen wurden durch die Mitgliedschaft als Komiteemitglieder bestätigt.

12. Kauf eines drahtlosen Mikrofons

Dem Vorschlag zum Kauf eines drahtlosen Mikrofons (Kosten 1000-1500 DM) wurde durch die Mitgliedschaft zugestimmt.

13. Vergabe von Jamborees

Die Summer Jamboree '89 wurde zurückgegeben und ist wieder frei. Es gab keine Anfragen von der Mitgliedschaft. Schriftliche Anfragen bis Summer Jamboree '87 und dortige Abstimmung.

14. Vorbericht zur Summer Jamboree wurde gegeben.

15. Neuaufnahmen in die Vereinigung

The Diggers Pforzheim

Wolfhound Promenaders

Trave Square Dancers

Lovely Caotics

Die Phantom Promenaders bleiben weiterhin Subscriber bis die neue GEMA-Regelung (Caller geführte Clubs werden als Tanzschulen angesehen und mit höheren Gebühren belegt) durch Satzungsänderung umgangen werden kann.

16. Rückgabe von Bannern

17. Ende der Mitgliederversammlung um 11.45.

Rainer Scheiblich

Secretary EAASDC