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MINUTES of the GENERAL MEMBERSHIP MEETING held at the Summer Jamboree in Eppelheim June 27th, 1987
1. Roll Call The following member clubs signed in: Ahrensburg Castle Ghosts, All Seasons Dancers, Ambiorix Squares, Bamberg Cornhuskers, Barbarossa Promenaders, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Breisgau Twirlers Freiburg, Bridge house Twirlers, Broken Wheels, Brussels Dancing Hearts, Carousels, Cart-Wheelers, Chainreacters, Challengers Hamburg, Charly Mixers, Charming Pioneers, Coastri-ders, Cobbler Squares, Coconuts SDC Leinzell, Colonia Swingers, Country Cats, Crailsheim Country Squares, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Crowns & Flames SDC, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Die Hards, Dip-n-Divers, Donau Diamonds, Dynamite Devils Berlin, Elbe Beach Hoppers, Erlanger Rebels, Fröhliche Tänzer Dortmund, Gänseliesel Squeezers, Glow Worms, Hanau Golden Squares, Happy Squares Hannover, Heidelberg Hoedowners, Heilbronn Homesteaders, Hei-de-hos, Hill Top Squares, Holland Windmillers, Honeycake Squares, Jolly Jokers, Kätchen Swingers, Kaiserslautern Klassik RD, Keller Swingers, Key Porters, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kickers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, K-Towners, Ladybird Dancers, Levis 'n Lace, Lion Town Dancers, Loh Dancers, Lovely Caotics, Maastricht SD Group, Mannekens 'n Maids, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets RDC, Mosquito Twirlers, Neckar Valley Dancers, Oakleaves, Ocean Wave Square Dancers, Pader Jumpers, Petticoat Flippers, Rhein-Neckar-Coordinators, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rokoko Dancers, Saltscatters Salzgitter, Schöneck Shufflers, Schwarzwald Tänzer, Shillelagh Swingers, Silver Wings, Smoky Socks, Söllingen Swingers, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sunshine Twirlers, Susie Q's RDC, Swinging Stars, Tamara Twirlers, Tamburin Stuttgart, Taubertal Dancers, The Munich Outlaws, The Survivors, The Swinging Posse, The Teutonic Tramps, Tic Tac Toers, Tulip Twirlers, Unicorn Promenaders, Wattwürmer, Wertheim Peden Partners, Wheelers & Dealers, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders SRDC, Wuerzburg Whirlers.
Subscriber: Daddytown Swingers, Diamond Plus Club, Happy Sliders Ludwigsburg, Hellweg Shufflers, Paws & Taws, Phantom Promenaders, Teddycoats, Printen Promenaders.
2. Minutes of the General Membership Meeting held on April 4th, 1987 in Hamburg, published in the June issue of the bulletin, were accepted without correction.
3. Board reports: President: There will never be any workshops held in German language, since the international language of Square Dancing is English. In classes it is possible to teach the figures in German, but at the end the dancers should be able to follow explanations in English. Vice President: ECTA asked us to remind you about our section in the guidelines dealing with accommodations. If possible, it is strongly recommended to offer private accommodation to board members of EAASDC and ECTA. Secretary: Reminder for every club to send in their latest edition of their constitutions in English and German to update our files. Business Manager: Reminder to the clubs to announce every dance, because of possible problems with GEMA. If a dance wasn't announced and this club will be caught GEMA charges 8 DM per person the used hall could hold.
4. Nomination committee The committee announced two candidates for EAASDC President. There were no further nominations from the floor. The candidates are: Frank & Gudrun Schell for President with their board Vice President: Wolfgang & Gilda Pfleger Treasurer: Walter & Elisabeth Voss Secretary: Walter & Christel Grünhage Editor: Heinz & Marlene Munkelt Business Manager: Peter & Hannelore Schensick
Peter & Hannelore Schensick for President with their board Vice President: Leonard & Marilyn Shaffer Treasurer: Walter &. Elisabeth Voss Secretary: Rainer Scheiblich & Beate Mittmann Editor: Heinz & Marlene Munkelt Business Manager: Peter & Hannelore Schensick The position of the program coordinator will be changed into a liaison to ECTA: Don & June Pittman. Since they might be leaving before the end of their term there will another couple who will become their successor. Foreseen person resign for personal reasons and no other couple named so far.
Both candidates gave short expressions about their aims: Peter Schensick: in favor for clear defined dance levels as agreed with ECTA to make visits possible jamborees and round ups should stay close to what we have right now (organization and number of events) to give dancers chance of several visits and influence onto the association keep the price structure as reasonable as possible to avoid dropouts of youth and dancers who can't afford to pay the entrance fees and costs of travel not every little thing should be paid since prices might go up our jamborees can't be reasonable at all. He thinks we should work together and not against each other. Our basic theme should be the support to each other and the fun with each other
Frank: - he agrees to Peters opinion on dance levels and jamborees revising the constitution to get support from local communities and sports organizations highlights the necessity of checking the possibilities of reorganization our association according registered clubs and liability. Thanks Peter for his work done towards this respect.
Further information will be given in the bulletin. The nomination committee was thanked for their work. Reminder for both candidates to complete list of board members and dancing experience and list of basic ideas within the entire weekend and pass them over to the Vice President.
5. Public relation package for clubs Group was reformed and work was continued. Package will be presented at the Fall Round Up.
6. Accident Insurance The offer has been passed out to inform the clubs about the conditions. In the discussion the following points were cleared: conditions valid in Europe, can be changed to 6 events 3 jamborees & Round Up for EAASDC, Student Jamboree and Round Dance Festival for ECTA (paid by ECTA), ways back and forward not included. The proposal was made to vote on such a contract under acceptation of best offer. All in favor, except 2 ballots.
7. Constitution changes The proposal was made to change our by-laws according to the Round Dance Festival to a 3 day event. Voting at the Fall Round Up. The change of the by-laws to reduce EAASDC share on Round Ups from 40% to 25% was accepted by the membership with 2 ballots against it and 1 abstention.
8. Tax for British Association The British association got caught by the British tax organization and was asked to pay 4000 pounds. We have been asked to pay our share of 700 pounds, ECTA also. The question not to pay was turned down because no one should raise the interest of the German tax organization. The following hint was given to the organizers of special events: try to avoid a turn-over greater than 20.000 DM because of tax reasons. Split responsibilities amongst the organizers.
9. Charter dance status Many clubs have been asked since October to send in their forms to keep the charter dance status. List of clubs loosing charter dance status was read, but many complaints from membership. Target date was Summer Jamboree, so still a chance to fill in the forms.
10. Congratulation to clubs Congratulation to the Roadrunners and Tamara Twirlers, both Munich for 10 years support to EAASDC. From now on every club with an anniversary will honored.
11. Jamboree bids Bid for the Winter Jamboree 'S3: Wertheim Peden Partners, no further bids. Bids for Summer Jamboree '89: Crailsheim Country Squares Cross Country Hoppers Both clubs presented their bid and the membership voted on them. The jamboree was given to the Crailsheim Country Squares with 54 to 45 votes.
12. Pre-reports for Round Up '87 and Winter Jamboree '87 were given. Dancer interested in camping at the Winter Jamboree were asked to approach organizers and make the arrangements.
13. Report to Summer Jamboree was given. Announcement of minor changes to the program and explanation to dues for campers. Thanks from the membership to the Heidelberg Hoedowners for their work.
14. Seminar Due to the invitation from ECTA to Peter to speak about GEMA interested people were invited to attend.
15. New clubs in the association: Phantom Promenaders Printen Promenaders Hellweg Shufflers Bembel Swingers Teddycoats New Subscriber clubs: Daddytown Swingers Dietzenbach German American Club Moon Swingers Lumberjacks The Wagging tails
16. Banner return
17. Adjournement of the meeting at 11.58 p.m.
Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung zur Summer Jamboree in Eppelheim am 27. Juni 1987
1. Verlesung der Anwesenheitsliste (siehe englische Fassung).
2. Protokoll der Mitgliederversammlung vom 4. April 1987 in Hamburg, veröffentlicht in der Juni-Ausgabe des Bulletins, wurde ohne Änderung angenommen.
3. Berichte des EAASDC Vorstandes: President: Es werden wohl nie Workshops in deutscher Sprache gehalten werden, da die Internationale Sprache des Square Dances Englisch ist. In Klassen ist es möglich die Figuren in Deutsch zu erklären, aber am Ende sollten die Tänzer in der Lage sein Erklärungen in Englisch zu folgen. Vice President: Auf Bitten von ECTA soll die Mitgliedschaft auf den Punkt private Unterbringung innerhalb unserer Bylaws hingewiesen werden. Private Unterbringungsmöglichkeiten sollten zuerst den Vorstandsmitgliedern von EAASDC und ECTA angeboten werden. Secretary: Erinnerung an die Clubs ihre Satzung an den Secretary zu schicken, um dessen Unterlagen auf den neuesten Stand zu bringen. Business Manager: Erneuter Hinweis an alle Clubs ihre Tänze an zu melden, wegen der bekannten Probleme mit GEMA. Wenn ein Tanz nicht angemeldet war und der Veranstalter wird erwischt, verlangt GEMA 8 DM pro Person entsprechend der Hallenzulassung.
4. Nominierungskomitee Das Komitee stellte die beiden Kandidaten für das Amt des EAASDC Presidenten vor. Es gab keine weiteren Nominierungen von der Mitgliedschaft. Die beiden Kandidaten sind: Frank & Gudrun Schell mit ihrem Vorstandsmitgliedern Vice President: Wolfgang & Gilda Pfleger Treasurer: Walter & Elisabeth Voss Secretary: Walter & Christel Grünhage Editor: Heinz & Marlene Munkelt Business Manager: Peter & Hannelore Schensick
Peter & Hannelore Schensick mit ihren Vorstandsmitgliedern Vice President: Leonard & Marilyn Shaffer Treasurer: Walter & Elisabeth Voss Secretary: Rainer Scheiblich & Beate Mittmann Editor: Heinz & Marlene Munkelt Business Manager: Peter & Hannelore Schensick Die Position des Program Coordinators wird in eine Verbindungsperson zu ECTA umgewandelt: Don & June Pittman. Da es nicht sicher ist, ob sie vor Ablauf der Zeit in die USA zurück müssen soll ein zweites Paar benannt werden das dann der Nachfolger werden soll. Das dafür vorgesehenen Paar musste aus persönlichen Gründen absagen und ein anderes Paar konnte noch nicht benannt werden.
Beide Kandidaten gaben einen kurzen Ausblick ihrer Ziele: Peter Schensick:
Frank Schell:
Weitere Informationen werden im Bulletin abgedruckt werden. Dem Komitee wurde für seine Arbeit gedankt und beide Kandidaten aufgefordert eine Liste mit ihren Vorstandsmitgliedern und deren Tanzerfahrung sowie eine Liste mit ihren Grundideen während des Wochenendes zu erstellen und dem Vice President zu übergeben.
5. Public Relation - Unterlagen für Clubs Die Gruppe hatte sich neu formiert und die Arbeit wurde fortgesetzt. Die Unterlagen werden zum Round Up präsentiert.
6. Unfallversicherung Das Angebot war den Clubs zugänglich gemacht worden um über die Konditionen zu informieren. In der Diskussion wurden die folgenden Punkte geklärt: Konditionen gültig für Europa, kann auf 6 Veranstaltungen erweitert werden: 3 Jamborees, Round Up, Student Jamboree und Round Dance Festival (anteilige Kosten werden von ECTA gezahlt), Fahrten von und zur Halle sind nicht enthalten.
Der Vorschlag zur Abstimmung über Abschluss eines solchen Vertrages unter Annahme des besten Angebotes wurde gestellt. Der Vorstand wurde bei 2 Stimmenthaltungen zum Vertragsabschluss ermächtigt.
7. Verfassungsänderung - Bylaws Der Vorschlag zur Änderung unserer Bylaws um das Round Dance Festival zu einer 3-taegigen Veranstaltung zu machen wurde gestellt. Die Abstimmung erfolgt beim Fall Round Up. Die Änderung unserer Bylaws zur Reduzierung unseres Anteils von Round Ups von 40% auf 25% wurde von der Mitgliedschaft bei 2 Gegenstimmen und 1 Enthaltung angenommen.
8. Steuerforderung an Britische Association Die britische Association wurde von der englischen Steuerbehörde aufgefordert 4000 Pfund Steuern für die Jamboree zu zahlen. EAASDC wurde, ebenso wie ECTA, gebeten seinen Anteil von 700 Pfund zu zahlen. Den Vorschlag, diese Bitte abzulehnen, wurde abgelehnt, da eine Benachrichtigung deutscher Finanzämter nicht erwünscht sein kann. Der Zahlung wurde zugestimmt.
Folgender Hinweis für Veranstalter von Special Dances wurde gegeben; versucht einen Umsatz von mehr als 20000 DM aus steuerlichen Gründen zu vermeiden. Verteilt deshalb die Verantwortung auf mehrere Personen.
9. Charter Dance Status Seit Oktober waren viele Clubs aufgefordert ihre Formulare an Peter einzusenden. Die Liste der Clubs, die den Charter Dance Status verlieren, wurde verlesen, aber mit einigen Beschwerden von der Mitgliedschaft. Letzte Möglichkeit war die Summer Jamboree, deshalb füllten viele noch entsprechende Formulare aus.
10. Ehrung von Clubs Gratulation an die beiden Münchner Clubs Roadrunners und Tamara Twirlers für ihre 10 jährige Unterstützung der EAASDC. Von jetzt an werden alle Clubs mit entsprechenden Jubiläen geehrt.
11. Vergabe von Jamborees Die Wertheim Peden Partners baten um die Winter Jamboree '88. Weitere Anfragen lagen nicht vor. Um die Summer Jamboree '89 bewarben sich die Crailsheim Country Squares und die Cross Country Hoppers. Beide Clubs trugen ihre Bewerbung vor. Mit 54 zu 45 Stimmen erhielten die Crailsheim Country Squares den Zuschlag.
12. Pre-Reports für Round Up '87 und Winter Jamboree '87 wurden gegeben. Interessenten für Camping an der Winter Jamboree werden gebeten sich mit dem Veranstalter in Verbindung zu setzen und entsprechende Reservierungen zu machen.
13. Report zur Summer Jamboree wurde gegeben. Hinweis auf Programmänderung und Erklärung für Übernachtungskosten. Dank an die Heidelberg Hoedowners für Ihre Arbeit.
14. Seminar Peter hielt das Seminar bei ECTA über GEMA-Fragen. Interessenten waren zur Teilnahme eingeladen.
15. Neuaufnahmen in die Vereinigung Phantom Promenaders Printen Promenaders Hellweg Shufflers Bembel Swingers Teddycoats Neue Subscriber Clubs: Daddytown Swingers Dietzenbach German American Club Moon Swingers Lumberjacks The Wagging Tails
16. Rückgabe von Bannern
17. Ende der Mitgliederversammlung um 11.58.
Rainer Scheiblich EAASDC Secretary
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