Minutes of the General Membership Meeting held at the Winter Jamboree in Kriftel at December 5th, 1987
1. Roll Call
The following member clubs signed in:
All Season Dancers, Ambiorix Squares, Bamberg Cornhuskers, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Bembel Swingers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Black Mountain SDC, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Bridgehouse Twirlers, Broken Wheels, Brussels Dancing Hearts, Carousels, Cart-Wheelers, Chainreacters, Challengers Hamburg, Charly Mixers, Coastriders, Coconuts SDC Leinzell, Colonia Swingers, Country Cats, Country Cloggers Munich, Crailsheim Country Squares, Crazy Eights, Crossing Swords, Crowns & Flames SDC, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Die Hards, Donau Diamonds, Dynamite Devils Berlin, Emmendinger SDC, Enz Twirlers, Erlanger Rebels, Friendship Squares, Gänseliesel Squeezers, Gateway Twirlers, Glow Worms, Ham-burgers SDC, Hanseatic Squares, Happy Squares Hannover, Heidelberg Hoedowners, Hei-De-Hos, Hellweg Shufflers, Hill Top Squares, Hilltoppers Iserlohn, Honey-cake Squares, H-Peelers, Jolly Jokers, Kitchen Swingers, Kaiserslautern Klassic RD, Keller Swingers, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kickers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, K-Towners, Ladybird Dancers, Levis 'n' Lace, Lion Town Dancers, Loh Dancers, Lovely Caotics, Mannekens 'n Maids, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Mavericks Squares, Merry Mixers, Munich Swinging Bells, Neckar Valley Dancers, Oakleaves, Ohmoor Squeezers, O'Beck Allemanders, Pader Jumpers, Paws & Taws, Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Printen Promenaders, RDC Butterflies, Rhein Neckar Coordinators, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rokoko Dancers, Rollin' Squares, Round Square Kontra DC, Rubber Dollies, Schöneck Shufflers, Schwäbisch Sweethearts, Shape Shuffling Squares, Shillelagh Swingers, Silver Wings, Smoky Socks, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Steinsberg Circle Eights, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sunshine Twirlers, Susie Q's RDC, Swinging Stars, Tagalongs, Tamara Twirlers, Tamburin Stuttgart, Taubertal Dancers, The Crackers, The Munich Outlaws, The Survivors, The Teutonic Tramps, Tulip Twirlers, Wattwürmer, Wertheim Peden Partners, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders SRDC, Würzburg Whirlers.
2. Minutes of the General Membership Meeting held on September 5th, 1987 in Wolfratshausen, published in the November issue of the bulletin, were accepted after clearing of difference in translation of point 12 without changes.
3. Treasurer's report of November 9th, 1987, published in the December issue of the Bulletin, was accepted without changes.
4. Board reports:
Vice President:
Clubs dancing on military bases and having problems with the percentage of German members are asked to get in touch with him right after the meeting to get latest news on this matter.
Secretary:
The EAASDC historian asked for information (articles, pictures, badges etc.) about certain dance events:
Winter Jamboree 1983 Unicorn Promenaders
Summer Jamboree 1985 Paws & Taws
Round Up 1985 BSDA, Berlin
Winter Jamboree 1985 Rokoko Dancers
Summer Jamboree 1986 Swinging Stars
Round Up 1986 Crailsheim Country Squares
Winter Jamboree 1986 Darmstompers
and all jamborees thereafter. If the clubs can provide requested material, please send this to the secretary, he will pass it on to the historian.
Business Manager:
He asked the member clubs to use the GEMA form for applying to the calendar. This makes it easier to accept and trace information needed for GEMA.
Program Coordinator & Liaison:
The report on the work of the committee on future jamborees was presented and this report will be the topic for today's seminar.
Publicity:
Please check the imprint in the bulletin to find the right person for your request. This will not take the time for the board members to approach each other and you will get your answer without time delay.
Treasurer:
He tried a new system for cashing club dues and insurance fees by sending out bills. But only 100 clubs have paid right now. Please, don't send letters by registered mail to him, because he has to go to the post office to pick it up personally.
5. Jamboree report was given. Some complaints from organizer about dancers ruining decorations.
Change in program: seminar at 13.00 hours.
6. EAASDC as registered club (e.V.)
Status on advantages and disadvantages was given to us on our last board meeting. There are still questions open which are still not cleared through today's law. A motion was made to hire a paid lawyer to check these questions. This was accepted through the membership. A motion to authorize the board to spend the necessary money for this case was accepted.
7. Constitution changes
Two motions were made at the Round Up and printed in the November issue of the bulletin.
After long discussions the membership voted on the following motions:
This motion was accepted (6 opposed and 4 abstentions).
This motion was accepted in two steps with 11 opposed and 4 abstentions.
8. Lost & Found items
The things not requested back is getting bigger after each jamboree. The proposal to give things not requested back until the Sunday night the following jamboree to the Red Cross was agreed through the membership.
9. Calendar
A clarification between Charter Dance and Special Dance was given (please see constitution for details). The number of Charter Dance applications causes nowadays problems, not enough weekends. Proposals and ideas to solve this problem are recommended. On a solution, depending from proposals will be voted at the Spring Jamboree.
10. Purchase of Hard disk for the computer
For expanding our computer to the needed memory, especially for the bulletin, a hard disk is needed. Offer is about 700 DM. This was accepted through the membership.
11. Jamboree bids
The Round Up '88 and the Winter Jamboree '88 are still open. No bids from the membership.
The Summer Jamboree 1990 was given to the Road Runners, because of hall rental problems.
The Swinging Stars Heidelberg applied for the Summer Jamboree 1991.
Jamboree pre-reports were given for Spring Jamboree 1988 in Kaiserslautern and Summer Jamboree 1988 in Karlsruhe: besides camping facilities and hotels accommodations in a type of Youth hostel will be offered. This has 110 beds in rooms with 1, 2, 3 or 4 beds. The costs are 35 DM/person for 2 nights and have to be paid with the preregistration.
12. New clubs in the association:
Hache Wheelers
Drawbridge Driver
Frontier Wheelers
Happy Sliders
Funny Squirrels
Diamond Plus Club
13. Banner return
14. The question came up whether there is a regulation for Student Parties concerning distance regulations or two clubs within one city.
This question lead to a long discussion about this subject, but there is no regulation for Student Parties; the only regulation is the blocked weekend for this event.
This question will be taken as a proposal for future constitution changes.
15. Adjournment of the meeting
Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung zur Winter Jamboree in Kriftel am 5. Dezember 1987
1. Verlesung der Anwesenheitsliste (siehe englische Fassung).
2. Protokoll der Mitgliederversammlung vom 5. September 1987 in Kriftel, veröffentlicht in der November-Ausgabe des Bulletins, wurde nach Klärung von Unterschieden in der Übersetzung ohne Änderungen angenommen.
3. Kassenbericht vom 9. November 1987, veröffentlicht in der Dezember-Ausgabe des Bulletins, wurde ohne Änderung angenommen.
4. Berichte des EAASDC Vorstandes:
Vice President:
Clubs, die in amerikanischen Kasernen tanzen und Probleme mit dem Anteil an deutschen Mitgliedern haben, wurden aufgefordert sich mit ihm nach dem Meeting zum Austausch des aktuellen Standes in Verbindung zu setzen.
Secretary:
Für die Geschichte der EAASDC werden noch Informationen (Artikel, Bilder, Badges usw.) für die folgenden Jamborees gesucht:
Winter Jamboree 1983 Unicorn Promenaders
Summer Jamboree 1985 Paws & Taws
Round Up 1985 Berlin
Winter Jamboree 1985 Rokoko Dancers
Summer Jamboree 1986 Swinging Stars
Round Up 1986 Crailsheim Country Squares
Winter Jamboree 1986 Darmstompers
und alle folgenden Jamborees. Sollten die Clubs Material zur Verfügung stellen können, sollte dies an den Secretary geschickt werden. Dieser wird es weiterleiten.
Business Manager:
Die Clubs wurden aufgefordert die GEMA-Formulare für die Anmeldung für den Kalender benutzt werden. Dies erleichtert die Anmeldung und die Meldung an GEMA.
Program Coordinator & Liaison:
Der Bericht über die Arbeit des Komitees für die Gestaltung zukünftiger Jamborees liegt vor und dieser Bericht ist das Thema im heutigen Seminar.
Publicity:
Bitte überprüft das Impressum im Bulletin um den richtigen Ansprechpartner zu finden. Dies macht das Hin- und Herschicken von Informationen innerhalb des Boards überflüssig und wird die Beantwortung beschleunigen.
Treasurer:
Er versuchte ein neues System für Clubbeiträge und Versicherungsbeiträge. Aber bisher haben nur 100 Clubs gezahlt. Bitte sendet keine eingeschriebenen Briefe an ihn. Er muss jedes Mal auf die Post um diese Sendungen persönlich abzuholen.
5. Ein Bericht zur Winter Jamboree wurde gegeben. Der Club bemängelte, dass die Dekoration beschädigt wurde.
Programmänderung: Seminar 13.00 Uhr.
6. EAASDC als e.V.
Beim letzten Board Meeting wurde ein Bericht über Vor- und Nachteile gegeben. Trotzdem sind noch immer Fragen offen, die selbst durch die heutige Recht-sprechung nicht geklärt sind. Der Vorschlag zur Klärung durch einen bezahlten Rechtsanwalt wurde von der Mitgliedschaft angenommen. Das Board wurde durch Abstimmung zur Ausgabe der Kosten ermächtigt.
7. Satzungsänderung
2 Anträge wurden am Round Up gestellt und in der November-Ausgabe des Bulletins veröffentlicht.
Nach einer langen Diskussion stimmte die Mitgliedschaft über folgende Anträge ab:
Dieser Antrag wurde mit 6 Gegenstimmen und 4 Enthaltungen angenommen.
Dieser Antrag wurde in zwei Schritten mit 11 Gegenstimmen und 4 Stimment-
haltungen angenommen.
8. Fundsachen
Die Anzahl der nicht abgeholten Sachen nimmt nach jeder Jamboree zu. Dem Vor-schlag, Dinge die bis zum Sonntagabend der nächsten Jamboree nicht abgeholt wur-den, an das Rote Kreuz zu geben wurde von der Mitgliedschaft zugestimmt.
9. Kalender
Der Unterschied zwischen Charter Dance und Special Dance wurde erklärt (für Details siehe die Satzung). Die Anzahl der Charter Dance Anträge führt heute zu Problemen, da nicht genügend Wochenenden zur Verfügung stehen. Vorschläge und Ideen zur Lösung dieses Problems werden angenommen. Über eine Lösung abhän-gig von den Vorschlägen wird an der Spring Jamboree abgestimmt.
10. Anschaffung einer Festplatte
Um unseren Computer auf den benötigten Speicherraum auszubauen, besonders für das Bulletin, wird eine Festplatte benötigt. Das Angebot liegt bei ca. 700 DM. Die Anschaffung wurde von der Mitgliedschaft genehmigt.
11. Vergabe von Jamborees
Das Round Up '88 und die Winter Jamboree '88 sind noch nicht vergeben. Von der Mitgliedschaft kamen keine Anträge. Die Summer Jamboree 1990 wurde wegen der Notwendigkeit zur Miete einer Halle an die Roadrunners vergeben.
Die Swinging Stars Heidelberg bewerben sich um die Summer Jamboree 1991.
Jamboree Vorberichte wurden für die Spring Jamboree 1988 in Kaiserslautern und Summer Jamboree 1988 in Karlsruhe gegeben: neben Zelt- und Campingmöglich-keiten und Hotels bieten die Kut Up's eine Unterbringung in einer Art Jugend-herberge an. Dort gibt es 110 Betten in 1-, 2-, 3- und 4-Bettzimmern. Die Kosten be-tragen 35 DM/Person und werden bei der Voranmeldung fällig.
12. Neuaufnahmen in die Vereinigung
Hache Wheelers
Drawbridge Divers
Frontier Wheelers
Happy Sliders
Funny Squirrels
Diamond Plus Club
13. Rückgabe von Bannern
14. Die Frage nach einer Kilometer-Regelung bei Student Parties oder Veranstal-tungen von zwei Clubs innerhalb einer Stadt wurde gestellt.
Diese Frage führte zu einer langen Diskussion über dieses Thema. Es gibt bisher keine Regelung für Student Parties, die einzige Regelung ist das für diese Veranstal-tung blockierte Wochenende.
Diese Frage wird als Anregung für eine notwendige Satzungsänderung gewertet.
15. Ende der Mitgliederversammlung
Rainer Scheiblich
EAASDC Secretary