Minutes of the General membership meeting held at the
Fall Round Up in Köln at September 3rd, 1988
1. Roll Call
The following member clubs signed in:
Afcent Towner, All Season Dancers, Antwerp Diamond Dancers, Arizona Sun Devils, Barbarossa Promenaders, Beaux & BeIles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Berlin Dancing Bears, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Black Mountain SDC, Breisgau Twirlers, Bridgehouse Twirlers, Broken Wheels, Brussels Dancing Hearts, Carousels, Cart-Wheelers, Chainreacters, Challengers Hamburg, Charming Pioneers, Cloudbusters SDC, Coastriders, Coconuts SDC Leinzell, Colonia Swingers, Colorado Ranchers, Country Cats, Crailsheim Country Squares, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Crowns & Flames SDC, Daddytown Swingers, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Diamond Plus Club, Die Hards, Dip-n-Divers, Drawbridge Divers, Dreisam Swingers Freiburg, Dynamite Devils Berlin, Enz Twirlers, Friendship Squares, Fröhliche Tänzer Dortmund, Funny Squirrels SDC, Funtime Square Dancers, Gateway Twir-lers, Glow Worms, Hamburgers SDC, Hanau Golden Squares, Hanseatic Squares, Hap-py Sliders Ludwigsburg, Happy Squares Hannover, Heidelberg Hoedowners, Heilbronn Homesteaders, Hei-de-hos, Helter Skelters Hoisbüttel, Herkules Hillbillies, Hill Top Squares, Hilltoppers Iserlohn, Honeycake Squares, Jolly Jokers, Kaiserslautern Klassik RD, Keller Swingers, Key Porters, Kieler Wheelers, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, K-Towners, Lion Town Dancers, Loh Dancer's, Lovely Caotics, Lumberjacks, Maastricht SC Group, Mannekens 'n Maids, Mannheim Mixers, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets RDC, Mosquito Twirlers, Munich Outlaws SDC, Ocean Wave Square Dancers, Ohmoor Squeezers, Ossi Hoppers, Pader Jumpers, Paws & Taws, Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Pluspunkte, Printen Promenaders, Pumpernickels Soest SDC, Puss-n-Boots, Rainbow Strollers, Rhein Neckar Coordinators, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rollin' Squares, Rubber Dollies, Schwäbisch Sweathearts, Shape Shuffling Squares, Shillelagh Swingers, Shooting Stars Fürth, Silver Wings, Smoky Socks, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Square Up's Berlin, Steinsberg Circle Eights, Stintfang, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sun-shine Twirlers, Susie Q's RDC, Sweet Cherries RDC, Tamara Twirlers, Tamburin Stuttgart, Tapsy Turtles, Tea Cup Chain on lce, Teddycoats, The Swinging Posse, Trave Square Dancers, Tulip Twirlers, Viewcastle Wheelers, Wattwürmer, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders SRDC, Yellow Rockers.
2. Minutes of the General Membership Meeting held on July 9th, 1988 in Karlsruhe, published in the August issue of the bulletin, were accepted without changes.
3. Treasurer's report of August 27th, 1988, passed out to the membership prior to this meeting, was accepted without changes.
4. Board reports:
President:
The new constitutions were passed out to the clubs during Summer Jamboree and Round Up. The rest not picked up will be mailed out to the clubs. In future clubs will be responsible for updating by taking printed changes out of the bulletin.
Vice President:
Reminder to all hosts of jamborees and round ups: callers on the program have free entrance together with their entire family as long as the children are under 18 years.
Electricity for campers: in the past two clubs had to pay more than 800 DM each to provide this service. Future hosts of jamborees and round ups should consider this and check with the board prior to make arrangements. In future the costs for campers will be raised to cover the cast for electricity.
Treasurer:
During this year he had to write more than 100 bills to get the money for advertisements, labels etc. This money has to be paid either with the service or shortly after without bill. Until the Winter Jamboree everyone is requested to send the money with your request or pay it to the account. If this doesn't work out we will only accept requests with the money or deliveries will be delayed until the money is received.
Financial reports for jamborees should be given within 6 weeks time for approval after the jamboree or round up. The money requested as loan should be paid back immediately after the event and not be kept until acceptance of final financial report.
5. Introduction of national representatives
The following dancers will represent their countries:
Netherlands: Maarten Dankloff and Jan Hobijn
Belgium: Etienne Toussaint
Switzerland: Evi Jucker.
6. Contract for friendship badges
EAASDC and Lothar Weidich have signed a contract for delivery of friendship badges. This contract will be valid 5 years. Lothar agreed to deliver through EAASDC specified number of badges (will be calculated depending on our experience in the last years) for a fixed price (based on last years price). Needed badges will be supplied from stock. All not so far needed badges have to be purchased in the last year.
Main delivery of badges will be without needles and without holes. Lothar will provide a service to drill holes or add needles, if needed, free of charge.
Final written and signed contract will be published in the bulletin.
7. Thanks to outgoing board
Peter expressed his thanks to his outgoing board. The membership expressed their thanks to Peter and his board for their work in the last years.
8. Honorary lifetime membership
Marilyn and Leonard Shaffer have to go back to the USA. To thank them for their work through their service within different boards and even without a board position they were given honorary lifetime membership of EAASDC.
Marilyn and Leonard felt greatly appreciated by this honor and thanked the membership.
9. Discussion and election
Both candidates introduced their boards again. In Rainer's board Evi Jucker will be new Vice President since Marilyn and Leonard Shaffer have to leave Europe.
Both candidates answered questions from the membership EAASDC becoming a registered club and other subjects.
The proposal was made to vote the new clubs prior to election into the association to give them the chance to take a vote. The membership agreed to that.
New clubs in the association:
Leine Valley Squares
Plus Connection
Pumpernickel Promenaders
The Gypsies
After the acceptance of this new clubs the election was conducted and the votes were counted. The result of the vote:
Rainer Scheiblich 75 votes
Frank Schell 44 votes
Abstentions 5 votes.
Rainer expressed his thanks for the faith in him and his new board to the membership.
10. Calendar of events
The proposal was made to the membership to allow clubs to host a second special dance when the requested date is still open 4 month prior to the event.
Until the vote on this subject the board was given limited priority until next jamboree to handle free dates according to this regulation.
11. Finance report Spring Jamboree '88
This jamboree ended with a loss of ca. 350 DM due to high costs for electricity for the hall and campers. EAASDC and ECTA agreed to cover this loss according to our Guidelines for Jamborees and Round Ups.
12. News on e.V.
Peter wrote a letter to a lawyer and real estate concerning this matter and asking for clarification of certain questions. The answer was read to the membership. To state given information have to be cross checked with another lawyer.
13. Jamboree report for Round Up and jamboree pre-report for the Winter Jamboree 1988 in St. Leon-Rot were given.
14. Jamboree bids
The Phantom Promenaders and the Loh Dancers asked for the Spring Jamboree 1989. After the bid from the Loh Dancers the Phantom Promenaders withdrew their application. The Spring Jamboree was given to the Loh Dancers under the condition that the date can be arranged.
Open for bids are:
Fall Round Up 1987
Winter Jamboree 1989.
15. Miscellaneous:
EAASDC recommended to participate in the Friendship Festival in Oberammergau.
Information on Overseas Cancers Association can be retrieved from Lynn Sandström.
Mark changes in the club roster for easier acknowledgement. Updates of club information should be send immediately to the editor for correction in the bulletin.
16. Banner return
17. Adjournment of the meeting
Amendments to the minutes of the Meeting
A motion of no confidence was made from Ursel Lage, Darmstompers to the nominating committee concerning the count of voting ballots of the election. The already sealed envelope with the voting ballots was broken in presence of
Leonard Shaffer, Vice President EAASDC
Thomas Hübner, Chairman of nominating committee
Bob König, member nominating committee
Barbara Spillmann, representative for Rainer Scheiblich
Wolfgang Pfleger, representative for Frank Schell and
Ursel Lage, Darmstompers
and the ballots were counted again. The above given result was stated from all participants.
Rainer Scheiblich
EAASDC Secretary
Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung zum
Fall Round Up 1988 in Köln
1. Verlesung der Anwesenheitsliste (siehe englische Fassung).
2. Protokoll der Mitgliederversammlung vom 9. Juli 1988 in Karlsruhe, veröffentlicht in der August-Ausgabe des Bulletins, wurde ohne Änderungen angenommen.
3. Kassenbericht vom 27. August 1988, an die Mitglieder vor dieser Sitzung ausgegeben, wurde ohne Änderungen angenommen.
4. Berichte des EAASDC Vorstandes:
President:
Die neue Ausgabe der Verfassung wurde während des Summer Jamborees und dem Fall Round Up verteilt. Exemplare, die bisher nicht abgeholt wurden, werden an die Clubs versandt. In Zukunft sind die Clubs zuständig für die jeweils neueste Fassung durch Einfügen der im Bulletin abgedruckten Änderungen.
Vice President:
Erinnerung an alle Clubs die Jamborees und Round Ups veranstalten: Caller, die auf dem Programm sind, haben zusammen mit ihrer ganzen Familie freien Eintritt. Dies schließt aber nur Kinder unter 18 Jahren ein.
Stromverbrauch durch Camper: In der Vergangenheit mussten zwei 2 Clubs mehr als 800 DM für diesen Service zahlen. Zukünftige Veranstalter von Jamborees und Round Ups sollten dies berücksichtigen und vorher mit dem Board Kontakt aufnehmen. In Zukunft werden die Gebühren für Camper erhöht um die Unkosten zu decken.
Treasurer:
In diesem Jahr mussten mehr als 100 Rechnungen geschrieben werden um die Gebühren für Werbung, Etiketten usw. zu erhalten. Diese Gebühren sollten normalerweise zusammen mit dem Service oder kurz danach gezahlt werden. Bis zur Winter Jamboree sind alle aufgefordert, das Geld zusammen mit ihrer Anfrage einzuschicken oder auf das Konto zu überweisen. Sollte dies nicht funktionieren werden wir darauf bestehen, dass das Geld zusammen mit der Anfrage eingegangen sein muss und werden die Ausführung entsprechend verzögern.
Abrechnungen von Jamborees sollten innerhalb von 6 Wochen nach der Veranstaltung zur Überprüfung fertig gestellt werden. Der ausgezahlte Vorschuss sollte sofort nach Abschluss der Veranstaltung zurückgezahlt und nicht bis zur Endabrechnung zurückgehalten werden.
5. Vorstellung der nationalen Repräsentanten
Die folgenden Tänzer werden ihre Länder vertreten:
Niederlande: Maarten Dankloff und Jan Hobijn
Belgien: Etienne Toussaint
Schweiz: Evi Jucker.
6. Vertrag für Friendship Badges
Lothar Weidich und EAASDC haben einen Vertrag für die Lieferung von Friendship Badges unterschrieben. Dieser Vertrag hat eine Laufzeit von 5 Jahren. Lothar verpflichtet sich zur Lieferung der durch EAASDC angegebenen Anzahl von Badges (wird nach unserer Erfahrung über den Bedarf der letzten Jahre errechnet) zu einem festen Preis (basierend auf dem Preis der letzten Jahre). Unser Bedarf wird bei ihm abgerufen. Im letzten Jahr müssen alle bisher nicht gebrauchten Badges gekauft werden.
Die Badges werden ohne Löcher und Nadeln geliefert. Lothar bietet das Bohren von Löchern und die Anbringung von Nadeln, falls erforderlich, kostenlos an.
Die geschriebene und unterzeichnete Fassung des Vertrages wird im Bulletin abgedruckt werden.
7. Dank an den bisherigen Vorstand
Peter dankte seinem scheidenden Board für die geleistete Arbeit. Die Mitgliedschaft sprach Peter und seinem Board den Dank für die geleistete Arbeit aus.
8. Ehrenmitgliedschaft Marilyn und Leonard
Marilyn und Leonard Shaffer müssen zurück in die USA. Als Anerkennung für die geleistete Arbeit innerhalb verschiedener Vorstände und auch ohne Vorstandszugehörigkeit wurde Ihnen die Ehrenmitgliedschaft verliehen.
Beide waren tief berührt und bedankten sich bei der Mitgliedschaft für diese Ehrung.
9. Diskussion und Wahl
Beide Kandidaten stellten nochmals ihre Vorstände vor. Im Vorstand von Rainer soll Evi Jucker Vice President werden, da Marilyn und Leonard zurück in die USA gehen werden.
Beide Kandidaten beantworteten von der Mitgliedschaft gestellte Fragen zu Themen wie e.V. und anderen.
Der Vorschlag zur sofortigen Aufnahme neuer Clubs wurde von der Mitgliedschaft angenommen. Dies ermöglichte eine Teilnahme dieser Clubs an der Abstimmung. Neuaufnahmen in die Vereinigung:
Leine Valley Squares
Plus Connection
Pumpernickel Promenaders
The Gypsies.
Nach der Aufnahme der Clubs wurde die Wahl durchgeführt und die Stimmen ausgezählt. Endergebnis:
Rainer Scheiblich 75 Stimmen
Frank Schell 44 Stimmen
Enthaltungen 05 Stimmen.
Rainer bedankte sich für das ausgesprochene Vertrauen auch im Namen seines Vorstandes.
10. Veranstaltungskalender
Der Vorschlag zur Vergabe eines zweiten Special Dance an einen Club wurde gemacht. Dies setzt voraus, dass das Wochenende 4 Monate vor dem Termin noch frei ist.
Bis zur Abstimmung über diesen Punkt erhielt das Board eine Ausnahmegenehmigung zur Vergabe freier Wochenenden entsprechend dieser Regelung.
11. Finanzbericht Spring Jamboree ´88
Bedingt durch hohe Stromkosten für Halle und Camper endete diese Jamboree mit einem Verlust von ca. 350 DM. EAASDC und ECTA übernehmen diesen Verlust entsprechend den Guidelines für Jamborees und Round Ups.
12. Neuigkeiten zu e.V.
Peter schrieb an einen Rechtsanwalt und Notar und bat um Klärung bestimmter Fragen zu diesem Thema. Die Antwort wurde der Mitgliedschaft vorgelesen. Gegebene Informationen müssen noch durch einen zweiten Anwalt bestätigt werden.
13. Der Jamboree Bericht für das Round Up und der Vorbericht für die Winter Jamboree 1988 in St. Leon-Rot wurden gegeben.
14. Vergabe von Jamborees
Die Phantom Promenaders und die Loh Dancers bewarben sich um die Spring Jamboree 1989. Nach dem Gesuch der Loh Dancers zogen die Phantom Promenaders ihre Bewerbung zurück. Die Spring Jamboree wurde vergeben, allerdings unter der Voraussetzung, dass das Datum arrangiert werden kann.
Folgende Jamborees sind noch für Bewerbungen offen:
Fall Round Up 1989
Winter Jamboree 1989.
15. Verschiedenes:
EAASDC empfahl die Teilnahme am Friendship Festival in Oberammergau.
Informationen über die Overseas Dancers Association können bei Lynn Sandström erhalten werden.
Änderungen im Clubverzeichnis sollten zur leichteren Erkennung gekennzeichnet werden. Änderungen sollten sofort an den Editor zur Korrektur des Eintrages im Bulletin gesandt werden.
16. Rückgabe von Bannern
17. Ende der Mitgliederversammlung
Ergänzung zum Protokoll des Meetings
Von Ursel Lage, Darmstompers wurde ein Misstrauensantrag gegen die arbeit des Nominierungskomitees wegen der Auszählung der Stimmzettel gestellt. Der bereits versiegelte Umschlag mit den Stimmzetteln wurde in Anwesenheit von
Leonard Shaffer, Vice President EAASDC
Thomas Hübner, Vorsitzender Nominierungskomitee
Bob König, Mitglied Nominierungskomitee
Barbara Spillmann, Vertreter von Rainer Scheiblich
Wolfgang Pfleger, Vertreter von Frank Schell und
Ursel Lage, Darmstompers
geöffnet und die Stimmzettel erneut gezählt: Das im Protokoll veröffentlichte Ergebnis wurde durch alle Teilnehmer bestätigt.
Rainer Scheiblich
EAASDC Secretary