Minutes of the General Membership Meeting held at the
Spring Jamboree in Kaiserslautern at March 26th, 1988
1. Roll Call
The following member clubs signed in:
All Season Dancers, Awacs Flying Squares, Bamberg Cornhuskers, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Bembel Swingers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Black Mountain SDC, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Breisgau Twirlers, Broken Wheels, Carousels, Cart-Wheelers, Chainreacters, Charming Pioneers, Coastriders, Cobbler Squares, Coconuts SDC Leinzell, Colonia Swingers, Country Cloggers Munich, Crailsheim Country Squares, Cross Country Hoppers, Crossing Swords, Crowns &. Flames SDC, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Diamond Plus Club, Die Hards, Dip-n-Divers, Donau Diamonds, Elbe Beach Hoppers, Enz Twirlers, Erlanger Rebels, Filder Flyers, Fröhliche Tänzer Dortmund, Funny Squirrels, Gänseliesel Squeezers, Gateway Twirlers, Glow Worms, Hamburgers SDC, Hanau Golden Squares, Happy Sliders Ludwigsburg, Harz Mountaineers, Heidelberg Hoedowners, Heilbronn Homesteaders, Hill Top Squares, Honeycake Squares, H-Peelers, Jolly Jokers, Kätchen Swingers, Kaiserslautern Klassik RD, Keller Swingers, Key Porters, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kickers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, K-Towners, Lady Swingers, Ladybird Dancers, Mannekens ‘n Maids, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Mavericks Squares, Merry Mixers, Moon Swingers Memmingen, Munich Swinging Bells, Oakleaves, Ocean Wave Square Dancers, Paws & Taws, Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Printen Promenaders, Puss n-Boots, Rhein Neckar Coordinators, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rollin' Squares, Round Square Kontra DC, Schöneck Shufflers, Schwäbisch Sweathearts, Schwarzwald Tänzer, Shape Shuffling Squares, Shillelagh Swingers, Silver Wings, Smoky Socks, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Stintfang, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sunshine Twirlers, Susie Q's RDC, Swinging Stars, Tagalongs, Tamara Twirlers, Tamburin Stuttgart, Teddycoats, The Crackers, The Munich Outlaws, The Survivors, The Swinging Posse, The Teutonic Tramps, Tulip Twirlers, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Witches & Wizards.
2. Minutes of the General Membership Meeting held on December 5th, 1987 in Kriftel, published in the February issue of the bulletin, were accepted without changes.
3. Treasurer's report of February 11th, 1988, published in the March issue of the Bulletin, wasn't accepted because of differences in partial results.
4. Board reports:
Vice President
In future Regional Student Parties will only be accepted on the reserved second weekend in January. If this isn't possible then only dances on club or class nights will be accepted.
Secretary
The membership was again asked to send no letters or club related information by registered mail. Since all board members are working they have to go to the post office and pick up the mail.
Business Manager
The member clubs were asked to send in the After-Action reports for their Charter and Special dances. This will save you from problems with GEMA.
Publicity
The new formats for advertisements were announced:
full page 50 DM already existing
half page cross 25 DM already existing
quarter page cross 20 DM new
1/8 inch page cross 10 DM new
For the future only easy readable advertising copies will be accepted. They should be without any folds and without stains of spilled coffee.
He announced that they haven't moved or changed their phone number. The deadline for changes in the directories is the 10th of the month prior to the new edition. Changes for the calendar should be send to the person responsible; Peter Schensick.
Information about World Wide Convention can be obtained from the editor.
Treasurer
The willingness to pay on time is decreasing and membership lists are still missing. In future for every reminder a fee of 10 DM will be asked.
Historian
He is responsible for collecting all the information about Square Dancing and EAASDC. He's still missing information to the following events.
Summer Jamboree 1985 badge
Fall Round Up Berlin 1985 program
Winter Jamboree 1985 badge & program
Winter Jamboree 1986 badge & program
Winter Jamboree 1987 badge & program
Pictures or news paper articles from local press will also be accepted.
5. EAASDC as registered club (e.V.)
The costs for a paid lawyer to give us advice on open questions are in the range of 500-800 DM. The motion to authorize the board to spend the necessary money for this case was accepted through the membership.
6. Nomination Committee
For the upcoming election of the new EAASDC president a nomination committee was set up. The following dancers participate:
Andreas Hartmann, Hamburg
Rolf Tilly, Darmstadt
Michael Strauß, Freiburg
Bob König, Hanau
Thomas Hübner, Berlin.
Thomas Hübner will be the chairman of the committee.
7. Club Anniversaries
The following clubs received an award for
10 years membership Die Hards
15 years membership Merry Mixers.
8. Charter Dance Regulations
Within a long discussion several proposals were made. Everyone was asked to send their proposals in writing to the president. After collection they will be published in the bulletin prior to the next meeting and then voted on them.
Until then all applications for Charter Dances will be postponed. If we have a solution new Charter dances will be given.
9. Insurance fees
The membership was informed that from the next year on the insurance fee for all clubs, independent of their size, will be 45 DM. During the last year almost 1000 DM had to be covered by EAASDC.
10. Exclusion from membership
The following clubs will be withdrawn from membership roster after not paying their dues:
Barbarossa Promenaders
Hache Wheelers
Rota Whirlaways.
A club announced a special dance on the blocked weekend for the Student Jamboree. If the members of this club don't change their mind and cancel this dance the club will also be withdrawn from the membership roster.
11. Jamboree bids
The following announcements were made:
Fall Round Up 1988 Colonia Swingers, Köln
Winter Jamboree 1988 Spargel Spinners, St. Leon-Rot
Summer Jamboree 1990 Road Runners, München.
The Summer Jamboree 1991 was given to the Swinging Stars Heidelberg because of hall rental problems.
The Winter Jamboree 1989 is still open. There were no bids from the membership.
Jamboree pre-reports were given for Summer Jamboree 1988 in Karlsruhe and Fall Round Up 1988 in Köln.
12. New clubs in the association:
Antwerp Diamond Dancers
Lahn River Wheelers
Shooting Star Fürth
The Funtime Square Dancers
Cloudbusters SDC
Dreisam Swingers
The Wagging Tails
Viewcastle Wheelers
Daddytown Swingers
13. Banner return
14. The question came up about the written responsibilities of the Liaison Officer.
For this term the Liaison Officer is included on trial bases to give the upcoming president the chance to arrange this position the way he likes it.
15. Adjournment of the meeting
Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung zum
Spring Jamboree in Kaiserslautern am 26. März 1988
1. Verlesung der Anwesenheitsliste (siehe englische Fassung).
2. Protokoll der Mitgliederversammlung vom 5. Dezember 1987 in Kriftel, veröffentlicht in der Februar-Ausgabe des Bulletins, wurde ohne Änderungen angenommen.
3. Kassenbericht vom 11. Februar 1988, veröffentlicht In der März-Ausgabe des Bulletins, wurde wegen Differenzen in den Zwischensummen nicht angenommen.
4. Berichte des EAASDC Vorstandes
Vice President:
In Zukunft werden Regional Student Parties nur noch an dem reservierten zweiten Wochenende im Januar akzeptiert. Sollte dies nicht möglich sein werden Tänze nur an Club- oder Klassenabenden akzeptiert.
Secretary
Die Mitgliedschaft wurde erneut gebeten keine Briefe oder Club betreffende Informationen per Einschreiben zu schicken. Da alle Board Mitglieder berufstätig sind müssen sie zur Post gehen und die Sendungen abholen.
Business Manager
Die Clubs wurden aufgefordert die After-Action Reports für Ihre Charter und Special Tänze einzusenden. Dieses verhindert mögliche Probleme mit GEMA.
Publicity:
Die neuen Formate für Werbung im Bulletin wurden vorgestellt:
ganze Seite 50 DM bisher möglich
halbe Seite quer 25 DM bisher möglich
viertel Seite quer 20 DM neu
1/8 Inch Seite quer 10 DM neu
In Zukunft werden nur noch leicht lesbare Vorlagen, ohne Eselsohren und Kaffeeflecken akzeptiert.
Die bisherige Anschrift ist immer noch korrekt und auch die Telefonnummer hat sich nicht geändert. Der Redaktionschluß für Änderungen für das Directory ist der 10. des Monats für die darauf folgende Ausgabe. Änderungen für den Kalender sollten an den Zuständigen gesandt werden: Peter Schensick.
Informationen über das World Wide Convention können bei Ihm erfragt werden.
Treasurer
Die Bereitschaft für fristgemässe Zahlungen lässt deutlich nach und einzelne Mitgliederlisten fehlen immer noch. In Zukunft wird für jede Mahnung eine Gebühr von 10 DM erhoben.
Historian
Er ist verantwortlich für die Sammlung aller Informationen über Square Dance und EAASDC. Ihm fehlen noch Informationen zu folgenden Veranstaltungen:
Summer Jamboree 1985 Badge
Round Up Berlin 1985 Programm
Winter Jamboree 1985 Badge & Programm
Winter Jamboree 1986 Badge & Programm
Winter Jamboree 1987 Badge & Programm
Bilder oder Zeitungsartikel der lokalen Presse werden ebenso angenommen.
5. EAASDC als e.V.
Die Kosten für Rechtsanwalt, der uns bei den noch offenen Fragen beraten kann, betragen 500-800 DM. Das Board wurde durch Abstimmung zur Ausgabe der Kosten ermächtigt.
6. Nominierungskomitee
Für die Durchführung der kommenden Wahlen des neuen EAASDC Presidenten wurde ein Nominierungskomitee eingesetzt. Folgende Tänzer sind in diesem Komitee:
Andreas Hartmann, Hamburg
Rolf Tilly, Darmstadt
Michael Strauß, Freiburg
Bob König, Hanau
Thomas Hübner, Berlin.
Thomas Hübner wird den Vorsitz übernehmen.
7. Clubehrungen
Die folgenden Clubs erhielten eine Urkunde für
10 Jahre Mitgliedschaft Die Hards
15 Jahre Mitgliedschaft Merry Mixers.
8. Charter Dance Regelung
Innerhalb einer langen Diskussion wurden mehrere Vorschläge gemacht. Jeder der einen Vorschlag hat, ist aufgefordert diesen schriftlich an den President zu schicken. Nach Sammlung werden diese im Bulletin vor dem nächsten Meeting veröffentlicht und dann darüber abgestimmt.
Bis zur Regelung werden alle Anträge für Charter Dances zurückgestellt. Nach Vorliegen einer Lösung werden neue Charter Dances vergeben.
9. Versicherungsbeiträge
Die Mitgliedschaft wurde darüber informiert, dass beginnend mit dem nächsten Jahr der Versicherungsbeitrag für alle Clubs, unabhängig von der Größe, 45 DM beträgt. Während des letzten Jahres mussten fast 1000 DM von der EAASDC getragen werden.
10. Ausschluss von Mitgliedsclubs
Die folgenden Mitgliedsclubs werden wegen Nichtbezahlung ihrer Beiträge ausgeschlossen:
Barbarossa Promenaders
Hache Wheelers
Rota Whirlaways
Ein Club kündigte die Durchführung eines Special Dances an dem für die Student Jamboree gesperrten Wochenende an. Sollten die Mitglieder dieses Clubs nicht Ihre Meinung ändern und diesen Tanz absagen wird dieser Club ebenfalls ausgeschlossen.
11. Vergabe von Jamborees
Die folgenden Vergaben wurden bekannt gegeben:
Fall Round Up 1988 Colonia Swingers
Köln Winter Jamboree 1988 Spargel Spinners, St. Leon-Rot
Summer Jamboree 1990 Road Runners, München.
Die Summer Jamboree 1991 wurde wegen der Notwendigkeit zur Miete einer Halle an die Swinging Stars Heidelberg vergeben.
Die Winter Jamboree 1989 ist noch offen. Von der Mitgliedschaft gab es keine Anträge.
Jamboree Vorberichte wurden für die Summer Jamboree 1988 in Karlsruhe und Fall Round Up 1988 in Köln gegeben.
12. Neuaufnahmen in die Vereinigung
Antwerp Diamond Dancers
Lahn River Wheelers
Shooting Stars Fürth
The Funtime Square Dancers
Cloudbusters SDC
Dreisam Swingers
The Wagging Tails
Viewcastle Wheelers
Daddytown Swingers
13. Rückgabe von Bannern
14. Die Frage nach dem schriftlich festgelegten Aufgabenbereich des Liaison Officers wurde gestellt.
Für diese Amtsperiode wurde die Position des Liaison Officer versuchsweise eingeführt. Dies soll dem neuen President die Chance einer Regelung nach eigenen Vorstellungen geben.
15. Ende der Mitgliederversammlung
Rainer Scheiblich
EAASDC Secretary
Amendment to the Minutes/Ergänzung zu den Minutes
The representatives from the Hache Wheelers and Barbarossa Promenaders weren't able to attend the membership meeting because of business reasons. The overdue fees were paid during the afternoon and the announced membership exclusion was annulled.
Die Vertreter der beiden Clubs Hache Wheelers und Barbarossa Promenaders waren aus beruflichen Gründen an der Teilnahme am Meeting verhindert. Von beiden Clubs wurden am Nachmittag die fälligen Beiträge kassiert und damit die am Vormittag ausgesprochene Streichung rückgängig gemacht.