Minutes of the General Membership Meeting held at the

Summer Jamboree in Karlsruhe at July 9th, 1988

 

1. Roll Call

The following member clubs signed in:

Afcent Towner, Ahrensburg Castle Ghosts, All Season Dancers, Ambiorix Squares, Antwerp Diamond Dancers, Awacs Flying Squares, Barbarossa Promenaders, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Bembel Swingers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Black Mountain SDC, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Breisgau Twirlers, Broken Wheels, Brussels Dancing Hearts, Carousels, Cart-Wheelers, Chainreacters, Challengers Hamburg, Charming Pio-neers, Cloudbusters SDC, Cloverleaves, Coastriders, Coconuts SDC Leinzell, Colonia Swingers, Country Cloggers Munich, Crailsheim Country Squares, Crazy Eights, Cross Country Hoppers, Crowns & Flames SDC, Daddytown Swingers, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Diamond Plus Club, Die Hards, Dip-n-Divers, Drawbridge Divers, Dreisam Swingers Freiburg, Dynamite Devils Berlin, EIbe Beach Hoppers, Enz Twirlers, Erlanger Rebels, Filder Flyers, Friendship Squares, Fröhliche Tänzer Dortmund, Funtime Square Dancers, Gänseliesel Squeezers, Glow Worms, Hamburgers SDC, Hanau Golden Squares, Hanseatic Squares, Happy Sliders Ludwigsburg, Happy Squares Hannover, Harz Mountaineers, Heidelberg Hoedowners, Heilbronn Homesteaders, Hei-de-hos, Hill Top Squares, Hilltoppers Iserlohn, Honeycake Squares, H-Peelers, Jolly Jokers, Kätchen Swingers, Kaiserslautern Klassik RD, Keller Swingers, Key Porters, Kieler Wheelers, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, K-Towners, Ladybird Dancers, Levis 'n Lace, Lion Town Dancers, Loh Dancers, Lovely Caotics, Maastricht SD Group, Mannekens 'n Maids, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Mavericks Squares, Merry Mixers, Minuets RDC, Moon Swingers Memmingen, Mosquito Twirlers, Munich Swinging Bells, Neckar Valley Dancers, Oakleaves, Ocean Wave Square Dancers, Ossi Hoppers, O'Beck Allemanders, Pader Jumpers, Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Printen Promenaders, Pumpernickels Soest SDC, Puss-n-Boots, Rhein Neckar Coordinators, Roadrunners, Rodenbacher Square Dancers, Rollin' Squares Schwäbisch Sweathearts, Schwarzwald Tänzer, Shamrocks, Shillelagh Swingers, Shoo-ting Stars Fürth, Si1ver Wings, Smoky Socks, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Steinsberg Circle Eights, Stintfang, Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sunshine Twirlers, Susie Q's RDC, Sweet Cherries RDC, Tagalongs, Tamara Twirlers, Tamburin Stuttgart, Taubertal Dancers, Tea Cup on lce, Teddycoats, The Crackers, The Diggers Pforzheim, The Munich Outlaws, The Survivors, The Swinging Posse, The Teutonic Tramps, The Wagging Tails, Tölzer Twirlers, Trave Square Dancers, Tulip Twirlers, Unicorn Promenaders, Viewcastle Wheelers, Wattwürmer, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders SRDC, Würzburg Whirlers.

 

2. Minutes of the General Membership Meeting held on March 26th, 1988 in Kaiserslautern, published in the May issue of the bulletin, were accepted without changes.

 

3. Treasurer's report of June 8th, 1988, published in the July issue of the bulletin, was accepted without changes.

 

4. Board reports:

President:

Explanation for absence of Vice President and Treasurer.

 

Publicity:

We are still missing badges from the following clubs for our banners:

Antwerp Diamond Dancers

Challengers Hamburg

Cloudbusters

Daddytown Swingers

Diamond Plus Club

Friendship Squares

Frontier Wheelers

Gänseliesel Squeezers

Happy Sliders Ludwigsburg

Herkules Hillbillies

Pumpernickels Soest

Rhein Neckar- Coordinators

Teddycoats

The Survivors

The Wagging Tails

Viewcastle Wheelers.

 

In our bulletin are only 6 pages available for commercial advertisements because of postal requirements. An increase of the number of page would result in higher postal fees (about 500 DM) and therefore a price increase of the bulletin. As commercial advertisements count advertisements from Square Dance shops and club flyers with i.e. prices for accommodations. Therefore the prices for shop advertisements will be increased to:

full page                      100 DM          former       50 DM

half page cross           50 DM               “             25 DM

quarter page cross      40 DM              “             20 DM

1/8 inch page cross    20 DM              “             10 DM.

 

This will mean the bulletin is more self-supporting. Club discounts are still available.

 

5. Club Anniversaries

The following clubs received an award for

10 years membership           Mavericks

20 years membership           Glow Worms

30 years membership           Dip-n-Divers

 

6. Nomination Committee

Thomas Hübner, the chairman of the nomination committee introduced the candidates:

Frank Schell, President of the Beaux & belles, Frankfurt

Rainer Scheiblich, EAASDC Secretary.

 

There were no further nominations from the floor and the nominations were closed.

 

Both candidates introduced their boards:

President Frank & Gudrun Schell:

Vice President:      Wolfgang & Gilda Pfleger, Darmstompers

Secretary:               Walter & Christel Grünhage, Beaux & Belles

Treasurer:               Walter & Elisabeth Voss, EAASDC Treasurer

Editor:                      Heinz & Marlene Munkelt, EAASDC Editor

Business Mng.:     Peter & Hannelore Schensick, EAASDC Bus. Mng.

 

President Rainer Scheiblich & Beate Mittmann

Vice President:      Leonard & Marilyn Shaffer, EAASDC Vice Pres.

Secretary:               will be announced after acceptance

Treasurer:               Jürgen & Karola Dankert, Heidelberg Hoedowners

Editor:                      Peter & Marion Weber, Rubber Dollies

Business Mng.:     Peter & Hannelore Schensick, EAASDC Bus. Mng.

Liaison to ECTA:   Tom & Karen Denniston, K-Towners.

 

To support this board during meetings, but not as board function, an official translator will be appointed:

Translator: Joe & Charlotte Beckmann, Diamond Plus Club

 

Both candidates answered questions from the membership.

 

7. Charter Dance Regulations

Everyone was asked to send their proposals in writing to the president. After collection they were published in the bulletin prior to this meeting. Within a long discussion several proposals were made i.e.

different km-limits or no limitation

competition without any restriction

different levels beside each other without limitation

special dance/charter dance every 2 years

 

and voted on them as single proposals:

- only one dance per club within a year

- competition without restriction was turned down by the membership

- new km-limit is 200 km (as the crow flies)

- no restrictions for clubs with closed dances (limited number of dancers), but should get in touch with competing clubs.

- no km-limit for dance with different levels

- allowance to pre-register every dance 5 years in advance, only limitation is a confirmation of this dance 13 month prior to the' date

- a special dance can become charter dance when the dance was held minimum 5 times within 10 years, order every 2 years.

 

Twice a year a calendar valid for 5 years will be printed in the bulletin to support clubs in planning their dance dates.

 

8. New proposals:

The proposal was made that representatives of new clubs have no longer be present as long as EAASDC board is able to answer all questions from the membership. This is clubs for clubs from Italy and Czechoslovakia.

 

9. National representatives

At the Round Up in Köln we will discuss to have national representatives as committee member to our board. Now we got some volunteers from different countries.

 

10. Friendship cards

We have a lot of problems with signing friendship cards at special dances. Please be more restrictive in signing cards to keep the idea alive.

 

11. New equipment for the board

Because of upcoming president change we need the agreement to purchase a computer. The membership expressed their faith in our work and agreed to the purchase.

 

To upgrade the printed quality of our bulletin we asked for agreement of purchasing a new printer. The old printer will be used by the new president.

 

12. Jamboree bids

The Spring Jamboree 1989 was given back because of hall problems and is open again. The Winter Jamboree1989 is still open. There were no bids from the membership.

 

Jamboree reports for Summer Jamboree and jamboree pre-report for the Fall Round Up 1988 in Köln were given. Please note address of sleeping hall has changed to: Unauerstr. 132, Köln 71.

 

13. New clubs in the association

Arizona gun Devils

Colorado Ranchers

Crazy Bumble-Bees

Pluspunkte

Hillbillies

Lumberjacks

Moonspinners

Tapsy Turtles

 

14. Announcement on Benefiz Dance from Key Porters

 

15. Banner return

 

16. The question came up why there aren’t any jamboree reports in the bulletin anymore.

 

Within the board we have different opinions about the style of the jamboree reports. Since we haven’t found a final solution we decided to skip the printing in the bulletin.

 

17. Announcement of changes within GEMA

Gema changes contracts of employees from fixed salary to commission base. This change will become effective January 1st, 1989. Be aware of this change and fulfill requirements necessary for Gema because EAASDC will not back up for problems from missed dates.

 

18. Adjournment of the meeting

 

Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung zum

Summer Jamboree in Karlsruhe am 9. Juli 1988

 

1. Verlesung der Anwesenheitsliste (siehe englische Fassung).

 

2. Protokoll der Mitgliederversammlung vom 26. März 1988 in Kaiserslautern, veröffentlicht in der Mai-Ausgabe des Bulletins, wurde ohne Änderungen angenommen.

 

3. Kassenbericht vom 8. Juni 1988, veröffentlicht in der Juli-Ausgabe des Bulletins, wurde ohne Änderungen angenommen.

 

4. Berichte des EAASDC Vorstandes:

President:

Erklärung der Abwesenheit von Vice President und Treasurer.

 

Publicity:

Wir vermissen noch verschiedene Club Badges für unsere Banner:

Antwerp Diamond Dancers

Challengers Hamburg

Cloudbusters

Daddytown Swingers

Diamond Plus Club

Friendship Squares

Frontier Wheelers

Gänseliesel Squeezers

Happy Sliders Ludwigsburg

Herkules Hillbillies

Pumpernickels Soest

Rhein Neckar Coordinator

Teddycoats

The Survivors

The Wagging Tails Ulm

Viewcastle Wheelers

 

Im Bulletin stehen auf Grund postalischer Bestimmungen nur 6 Seiten für kommerzielle Werbung zur Verfügung. Eine Erhöhung der Seitenzahl würde höhere Gebühren bedeuten (ca. 500 DM) und damit zur Verteuerung des Bulletins führen. Zur kommerziellen Werbung zählt Werbung von den Shops und Flyer mit z. B. Übernachtungspreisen. Aus diesem Grunde werden die Preise für Werbung von Shops erhöht:

ganze Seite                100 DM          bisher        50 DM

halbe Seite quer         50 DM          bisher        25 DM

viertel Seite quer         40 DM          bisher        20 DM

1/8 inch Seite quer     20 DM          bisher        10 DM

 

Dies bedeutet eine bessere Kostendeckung für das Bulletin. Clubrabatte sind weiterhin erhältlich.

 

5. Clubehrungen

Die folgenden Clubs erhielten eine Urkunde für

10 Jahre Mitgliedschaft        Mavericks

20 Jahre Mitgliedschaft        Glow Worms

30 Jahre Mitgliedschaft        Dip-n-Divers.

 

6. Nominierungskomitee

Thomas Hübner, der Vorsitzende des Nominierungskomitees stellte die neuen Kandidaten vor:

Frank Schell, President der Beaux & Belles, Frankfurt

Rainer Scheiblich, EAASDC Secretary.

 

Es gab keine weiteren Nominierungen von der Mitgliedschaft und die Nominierung wurde geschlossen.

 

Beide Kandidaten stellten ihre Vorstandsmitglieder vor (siehe englische Fassung des Protokolls) und beantworteten gestellte Fragen.

 

7. Charter Dance Regelung

Jeder der Vorschläge hatte, war aufgefordert diese schriftlich an den President zu schicken. Nach Sammlung würden diese im Bulletin vor diesem Meeting veröffentlicht. Innerhalb einer langen Diskussion wurden mehrere Vorschläge gemacht z.B.

- verschiedene km-Begrenzungen oder gar keine

- freier Wettbewerb ohne Einschränkung

- verschiedene Level ohne Einschränkung neben einander

- Special/Charter Dance nur jedes 2.te Jahr

 

und als Einzelvorschläge darüber abgestimmt:

- nur einen Tanz pro Club innerhalb eines Jahres

- freier Wettbewerb ohne Einschränkung wurde abgelehnt

- neue km-Begrenzung 200 km (Luftlinie)

- keine Beschränkungen für Clubs mit geschlossenen Veranstaltungen (beschränkte Anzahl von Tänzern). Sie sollten aber Kontakt mit anderen Clubs aufnehmen.

- keine km-Begrenzung bei Tänzen mit unterschiedlichen Level

- Möglichkeit 5 Jahre im Voraus in den Kalender einzutragen, einzige Einschränkung ist Bestätigung des Tanzes 13 Monate vor dem Termin

- ein Special Dance kann Charter Dance werden wenn er innerhalb von 10 Jahren mindestens 5-mal stattfand, mindestens jedes 2te Jahr.

 

Zweimal im Jahr wird ein 5-Jahres Kalender im Bulletin veröffentlicht um den Clubs bei der Terminplanung zu helfen.

 

8. Neue Vorschläge:

Der Antrag wurde gestellt, dass Vertreter neuer Clubs nicht mehr anwesend sein müssen solange der EAASDC Vorstand in der Lage ist alle Fragen zu beantworten. Dies wäre hilfreich besonders für Clubs aus Italien und der Tschechoslowakei.

 

9. Vertreter der einzelnen Länder

Am Round Up in Köln werden wir über nationale Vertreter als Beisitzer zum EAASDC Vorstand sprechen, da sich Freiwillige in den Ländern gemeldet haben.

 

10. Friendship Karten

Wir haben einige Probleme mit dem Unterschreiben der Karten bei Special Dances. Bitte seid etwas zurückhaltender mit eurer Unterschrift um die eigentliche Idee dahinter am Leben zu erhalten.

 

11. Neue Geräte für den Vorstand

Durch die kommenden Änderung im Vorstand ist zur Erfüllung der Aufgaben die Anschaffung eines Computers notwendig. Die Mitgliedschaft drückte ihr Vertrauen aus und stimmte der Anschaffung zu.

 

Um eine Verbesserung der Druckqualität unseres Bulletins zu erreichen wurde die Anschaffung eines neuen Druckers vorgeschlagen. Der jetzt vorhandene sollte an den President gehen. Die Mitgliedschaft stimmte der Anschaffung zu.

 

12. Vergabe von Jamborees

Die Spring jamboree 1989 wurde wegen Problemen mit der Halle zurückgegeben und ist nun wieder offen. Die Winter Jamboree 1989 ist noch offen. Von der Mitgliedschaft gab es keine Anträge.

 

Jamboree Bericht für die Summer Jamboree und Jamboree Vorbericht für das Fall Round Up 1988 in Köln wurden gegeben. Die neue Adresse der Schlafhalle lautet:

Unauerstr. 132, Köln 71.

 

13. Neuaufnahmen in die Vereinigung

Arizona Sun Devils

Colorado Ranchers

Crazy Bumble-Bees

Pluspunkte

Hillbillies

Lumberjacks

Moonspinners

Tapsy Turtles

 

14. Ankündigung des Benefiz Dance der Key Porters

 

15. Rückgabe von Bannern

 

16. Die Jamboree Berichte im Bulletin wurden vermisst.

Zurzeit herrschen im Vorstand verschiedenen Meinungen über den Stil dieser Berichte. Bis wir eine gemeinsame Lösung gefunden haben wurde beschlossen keine weiteren im Bulletin abzudrucken.

 

17. Ankündigung von Änderungen bei GEMA

Gema ändert die Verträge seiner Mitarbeiter von festem Gehalt auf Provisionsbasis. Diese Änderung tritt am 1. Januar 1989 in Kraft. Bitte denkt an diese Änderung und erfüllt alle von Gema gestellten Anforderungen, da EAASDC für alle finanziellen Probleme durch vermisste Termine nicht aufkommen wird.

 

18. Ende der Mitgliederversammlung

 

 

Rainer Scheiblich

EAASDC Secretary