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Minutes of the Membership Meeting held at December 3rd, 1988 in St. Leon-Rot
1. Roll Call The following member clubs signed in: All Season Dancers, Ambiorix Squares, Bamberg Cornhuskers, Barbarossa Promenaders, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Bembel Swingers, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Bann Square Dance Group, Broken Wheels, Carousels, Cart-Wheelers, Chainreacters, Charly Mixers, Coast Riders, Coconuts Leinzell, Colonia Swingers, Country Cats, Crailsheim Country Squares, Daddytown Swingers, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers, Diamond Plus, Die Hards, Dip-N-Divers, Donau Diamonds, Dreisam Swingers, Erlanger Rebels, Filder Flyers, Frontier Wheelers, Fröhliche Tänzer Dortmund, Funny Squirrels, Gänseliesel Squeezers, Glow Worms, H-Peelers, Hamburgers, Hanau Golden Squares, Happy Sliders Ludwigsburg, Harbour Allemanders, Hei-De-Hos, Hilltoppers Iserlohn, Hill Top Squares Baumholder, Honeycake Squares, Jolly Jokers, K-Towners, Kaiserslautern Klassic's, Keller Swingers, Key Porters, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kickers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, Ladybird Dancers, Lahn River Wheelers, Lion Town Dancers, Lovely Caotics, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets, Munich Swinging Bells, Neckar Valley Dancers, Oakleaves, Paws and Taws, Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Printen Promenaders, Pumpernickels Soest, Puss-N-Boots, Rhein Neckar Coordinators, Roadrunners, Rokoko Dancers, Rollin' Squares, Roundsquarekontras, Schöneck Shufflers, Schwäbisch Sweethearts, Shooting Stars Fürth, Shillelagh Swingers, Smokey Socks, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Steinsberg Circle Eights, Stintfang, Stuttgart Strutters, Susie Q's, Swinging Stars, Tamara Twirlers, Tamburin Stuttgart, The Funtime, The Munich Outlaws, The Survivors, The Swinging Posse, The Wagging Tails Ulm, Wattwürmer, Wertheim Peden Partners, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders, The Gypsies Rhein-Main, Hard & Diamonds, Colorado Rangers, Tapsy Turtles.
Top 1 Board Reports Business manager a) In future announcements for Charter and Special dances have to be send to Rainer. b) The Gema forms will be done over. On one section of the form the organizing club has to write the address, as this part will be used as confirmation. c) Peter Schensick reminds, that from January 1st 1989 the controllers from Gema work on the success basis which means they will have a private interest in checking on not announced dances. The fine that has to be paid as punishment quickly reaches DM 350.00 and more.
Publicity & Editor Peter Weber asked all the present members whether they had received the December edition of the Bulletin. He posted it already November 28th. The answer is that about 50% of the membership didn't jet have it. Peter pointed out that he would start an inquiry in one of the next Bulletins, as he would like to know how long the mail needs for the delivery and discuss that problem with the post. Another problem are the unreadable letters and communications. He asked, if possible to write with typewriter. The same is valid for ads and flyers for events. You should keep in mind that they will be used as originals for the reprint, and the better the original is, the better the print. Treasurer Jürgen Dankert asked if it is not possible to remit the due for the EAASDC through the bank. With the payment on the Jamboree the membership meeting is always 1 hour or more behind the schedule. It takes also more time than on the bank. Over the weekend the money needs to be kept secure. Jürgen give remit suggests for these Clubs that have a clearing-account, to the permission to call off the money. The ether clubs should the money and only the reminder has to pay cash. Jürgen took the cash over from Walter Voss September 1st. He figured that despite of the paying deadlines in the Constitution most of the Clubs had not yet paid their dues for 1989. On Friday night after the cash balance there were open accounts from ads, Gema and member-dues of DM 19.800 In January the liability insurance and Gema dues have to be paid, together about DM 15.000 With 10.000,-- on our bank-account, we won't be able DM to pay the bills.
43 clubs have paid the Winter Jamboree in in the morning, 132 still have to pay.
Rainer points out that negligent clubs could be expelled from EAASDC. The Board doesn't want to use this regulation, as long as the solvency of EAASDC is guaranteed. He asked all the clubs to pay till the end of December 1989. Marlene Munkelt asked, where in the cash report she could find the DM 2.000.00 for new computer equipment. Jürgen told her that she could find them in the cash report from Walter Voss in August '88. Rainer read permission. boree, to approved. the cash-report of the December The proposal was made to vote on give members the chance to reed
Top 2 Preliminary regulations for the placing of two Special Dances
Club which allowed two host still free The preliminary regulation provides that a ready one Charter- or Special Dance is one if the day or weekend it is planed for, is ahead. The proposal is made, that this come steady part of Special- and On the spring Jamboree will be voted for the proposal.
Top 3 Placing of new Charter Rainer said he is sorry, didn't have 'the time to take take care and inform the Clubs cation of the new Charter Dances boree. Prereports
Top 4 Jamboree a) Spring Jamboree It will be the same hall as on the Round Up 87. No camping at the hall, hut close by. There one can also have power supply for DM 5,- -per day. It's possible to spend the night in the hall. b) Summer Jamboree
in the Sleeping in a possible Same halls as on the Jamboree 86 in Crailsheim. hall and camping at the hall without power supply i Hotel rooms need to be booked on time as they have 700 years +esti- vity City of Crailsheim. Top 5 Run for Jamborees Fall Round Up 1989
The Rollin' Squares apply. The Round Up should take place in the Netherlands, in Friesland, lake district. There will be a large hall with 2000 square meters. More information will follow. By decision Round Up. of the
Bulletin and asked for it at the Spring Jam- it first. The members hosted all- a second 4 months preliminary regulation should be- Charter Dance law.
Dances that because of his move to Berlin, he care of the new applications. He will during the Xmas Holidays. The publi- will take place on the Spring Jam- Phantom Promenaders Munich Wolfrathshausen Crailsheim Country Squares in Crailsheim membership The Rollin' Squares will hast the
Top 6 General comments ab out applying for Jamborees The lazy applying for Jamborees is not caused by the seasons or the financial point of view but by the high standard required for the halls. There were complains about Clubs of Northern Germany being handicapped by the placing of Jamborees compared to Clubs out of Frankfurt or Heidelberg area. Rainer explained that the North had no disadvantage. It depends on the way the advertisement is done. Important is the decision of the Membership less for the North and more often for other areas. The last Jamboree in Hamburg was in Spring 1987. The motion was made, that the President of EAASDC should have the opportunity to express a recommendation. There was a short discussion about other ideas for Jamborees, for example: two or more Clubs could host a Jamboree. Also busses could be arranged from one hall to the ether, especially for the Plus, Al and Clogging etc. program. Rainer repeated the dates for the Jamborees and Round Up Spring Jamboree Beginning of April Summer Jamboree Beginning of July Fall Round Up Labour Day Weekend Winter Jamboree Beginning of December
Top 7 New Clubs Following four Clubs have become members of EAASDC: 1) Scaldis Squares Middelburg NL Level: MS+RD Day: Friday 2) Horseshoe-Twirlers Hannover D Level: Plus Day: every 2nd Monday 3) Hearts & Diamonds Wiesbaden D Level: MS Day: Wednesday 4) High Noon Cologne D Level: RD Day: Sunday
Top 8 Various a) Andreas from Hamburg criticises the behaviour of the membership during the Change of the Board at the Fall Round Up in Cologne. He could not be there, but he thinks that something more should be done than only saying "Thank You". This does not mean that every one should become honorary member. b) The Lahn River Wheelers pointed out the payment of a double fee for GEMA as they are part of a Dance-Sport-Club. They were asked to visit later the seminar for further discussion. c) Peter Schensick reported about there have been no reactions could get in touch with experienced dancers for ideas. The Chairman should report on a Jamboree about the results of the enquiry. Peter reports about
the "Jamboree 2000" Committee. As he asked to elect a chairman, who the question "e.V.". The lawyer has send a
letter to the European Court.
Top 9 Banner Return
Top 10 Questions from the Membership It has been noticed that Andreas Macke as ECTA Training Director is often missing. Peter points out that he might be missing because of a new apartment, weather conditions, studies. His private decision should be respected. Tom Denniston will present the problem to the ECTA Board. As long as the membership is not paying transportation costs or overnights, they can't expect the presence of all Board Members.
End of meeting.
Protokoll der Allgemeinen Mitgliederversammlung zum Winter Jamboree in St. Leon-Rot am Sa, den 03. Dezember 1988
Anwesende: EAASDC Vorstand: Rainer Scheiblich, Beate Mittmann, Evi Jucker, Harald Heinz, Andrea Willems, Jürgen und Karola Dankert, Peter Weber, Tom und Karen Denniston, Peter und Hannelore Schensick
Folgende Clubs haben sich eingetragen: (siehe englische Fassung).
Top 1 Vorstandsberichte Business Manager Anmeldungen für Charter- und Special an Rainer zu schicken.
b) Die GEMA-Formulare werden neu überarbeitet. Anmeldung ist mit der Anschrift des veranstaltenden Clubs zu versehen, da dieser Teil als Bestätigung verwendet und zurück geschickt wird. c) Peter Schensick erinnert daran, dass ab 1. Jan. 89 die GEMA-Kontrolleure nach Erfolgshonorar bezahlt werden und damit ein privates Interesse am Aufspüren von nicht angemeldeten Veranstaltungen haben. Die dann fälligen Strafen erreichen schnell Beträge von 350,- DM und mehr.
Publicity & Editor Peter Weber fragt die anwesenden Mitglieder wer das Dezember Bulletin noch nicht hat. Er hat die Dez. Ausgabe am Mo. den 28. Nov. 88 zur der Post gebracht. Das Ergebnis zeigt, dass mehr als die Hälfte der Anwesenden die Dez. Ausgabe noch nicht erhalten hat. Peter kündigt an, dass in einem der nächsten Bulletins eine Umfrage gestartet wird, mit der wir feststellen wollen, wie lange die Post für die Zustellung benötigt und er will dann das Problem bei der Post ansprechen. Ein weiteres Problem sind immer noch die nicht leserlich geschriebenen Briefe und Mitteilungen. Peter bittet darum die Briefe wenn möglich mit Schreibmaschine zu schreiben. Das gleiche gilt für die Anzeigen und Flyer für Veranstaltungen. Hier ist zu berücksichtigen, dass diese Originale für die Vervielfachung dienen und je deutlicher das Original je besser der Druck.
Treasurer Jürgen fragt nach, ob es schwierig ist den Beitrag der EAASDC zu überweisen, da mehr als 1 Stunde benötigt wird um das Geld der einzelnen Clubs zu kassieren und sich dadurch das Meeting unnötig verlängert. Des Weiteren ist es viel aufwendiger als bei der Bank und das eingenommene Geld muss über das Wochenende sicher aufbewahrt werden. Jürgen schlägt deshalb vor für die Vereine die ein Giro-Konto besitzen die Möglichkeit des Lastschriftverfahrens einzuführen. Die dann verbleibenden Clubs sollten, wenn möglich den Beitrag überweisen und nur falls dies ebenfalls nicht geht den Beitrag bar zahlen. Jürgen berichtet weiter, dass er die Kasse am 1. Sept. von Walter Voss übernommen hat und feststellen musste, dass trotz der in der Satzung festgelegten Zahlungstermine die meisten Clubs bis zum Fall Round Up ihren Mitgliedsbeitrag für 1989 noch nicht bezahlt hatten. Beim Kassenabschluss am Freitag wies die Kasse offene Rechnungen von Anzeigen, Gemabeiträgen aus dem letzten Jahr und offene Mitgliedsbeiträge von 19.800.- DM aus. Da im Januar die Haftpflichtversicherung und der GEMA-Beitrag von zusammen fast 15.000,- DM gezahlt werden müssen und nur ca. 10.000,- DM incl. dem Festgeld vorhanden sind können die Rechnungen nicht bezahlt werden.
Nach dem heute Morgen noch 43 Clubs bezahlt haben, stehen von 132 Clubs die Beiträge aus.
Dances sind zukünftig Die eine Hälfte der
Rainer weist darauf hin, dass die säumigen Clubs aus der EAASDC ausgeschlossen werden können. Der Vorstand will von dieser Regelung keinen Gebrauch machen, aber die Zahlungsfähigkeit der EAASDC muss gewährleistet sein. Er bittet deshalb die Clubs bis Ende des Monats die fehlenden Beiträge zu zahlen. Marlene Munkelt fragt nach, wo die beschlossenen 2000,- DM für die Nachrüstung des Computers in dem Kassenbericht zu finden sind. Jürgen verweißt auf den Kassenbericht von Walter Voss vom August 88 dort sind die 2000,- DM verbucht. verliest den neusten Kassenbericht aus der Dez. Ausgabe des und erbittet die Genehmigung. Es wird der Antrag gestellt dem Spring Jamboree darüber abzustimmen, damit jeder die hat den Bericht durchzulesen. Dem Antrag wird zugestimmt.
Rainer Bulletin erst auf Möglichkeit
Top 2 Übergangsregelung für die Vergabe von 2 Special Dances Die Übergangsregelung sieht vor, dass Clubs die bereits einen Charter- oder Special Dance haben, einen zweiten Special Dance durchführen können, wenn der entsprechende Tag oder das Wochenende 4 Monate vor dem Termin noch frei sind. Es wird der Antrag gestellt, dass die Übergangsregelung als fester Bestandteil in die Charter- und Special Dances Regelung aufgenommen wird. Antrag 5011 über den werden.
Top 3 Vergabe von neuen Charter Dances Rainer entschuldigt sich, dass er durch den Umzug nach Berlin noch nicht dazu gekommen ist die Anträge zu bearbeiten. Die Anträge werden über die Weihnachtsfeiertage bearbeitet und die betreffenden Clubs informiert. Die Bekanntgabe der neuen Charter Dances erfolgt dann auf dem Spring Jamboree.
Top 4 Jamboree Vorberichte a) Spring Jamboree Phantom Promenaders München in Wolfratshausen Es ist dieselbe Halle wie zum Round Up 1987. Zelten an der Halle ist nicht möglich. Camping in der Nähe mit Stromanschluss ist möglich. Die Kosten betragen 5,- DM pro Tag. Übernachtungsmöglichkeiten in der Halle sind auch vorhanden. b) Summer Jamboree Crailsheim Country Squares in Crailsheim Selben Hallen wie bei dem letzten Jamboree 86 in Crailsheim. Übernachtung in der Halle ist möglich, ebenso Camping ohne Stromanschluss. Hotelzimmer bitte rechtzeitig buchen, da zum gleichen Zeitpunkt die 700 Jahr Feier der Stadt Crailsheim erfolgt.
Top 5 Jamboree Bewerbungen Fall Round Up 1989 Die Rollin' Squares bewerben sich. Das Round Up soll in den Niederlanden, in Friesland, im Seenzentrum sein. Es steht eine große Halle von 2000 qm zur Verfügung. Weitere Informationen werden folgen. auf dem Spring Jamboree endgültig abgestimmt
Die Rollin' Squares erhalten den Zuschlag für die Ausrichtung des Round Up's 1989.
Top 6 Allg. über Bewerbungen für Jamborees Das Problem für die manchmal schleppende Vergabe von Jamborees ist nicht die Jahreszeit oder die Finanzen sondern die erhöhten Ansprüche an die Halle bzw. die Hallen. Es wird beklagt, dass Clubs aus dem Norden bei der Vergabe, gegenüber Clubs aus dem Frankfurter und Heidelberger Raum, benachteiligt werden. Rainer erklärt, dass der Norden nicht benachteiligt wird. Es liegt vielleicht an der Art der Vorstellung, dass bei der Abstimmung in der Mitgliedschaft der Norden seltener den Zuschlag erhält. Das letzte Jamboree in Hamburg war das Spring Jamboree 1987.
Es wird der Vorschlag gemacht, das der Empfehlung bei der Vergabe von Jamborees Es werden noch weitere Fragen vorgetragen und Anregungen gegeben. Zum Beispiel: Die Möglichkeit das 2 oder mehr Clubs ein Jamboree ausrichten können oder für das Beiprogramm Plus, Al, Clogging usw. eine Busverbindung zu den verschiedenen Hallen organisiert wird. Rainer gibt noch einmal die ungefähren Termine für Jamborees und das Round Up bekannt: Spring Jamboree Anfang April Sommer Jamboree Anfang Juli Fall Round Up Labour Day Weekend Winter Jamboree Anfang Dezember
Top 7 Neue Clubs Es stellten sich folgende neuen Clubs vor: 1.)Scaldis Squares Middelburg NL Level:MS + 2.)Horseshoe-Twirlers Hannover D Level:Plus 3.)Hearts & Diamonds Wiesbaden D Level: Ms 4.)High Noon Köln D Level: RD Alle Clubs wurden in die EAASDC aufgenommen.
Top 8 Verschiedenes
a) Andreas aus Hamburg kritisiert das beim Vorstandwechsel auf dem Fall Round ber nicht anwesend sein, aber er findet als nur einfach Dankeschön sagen, wenn glieder ausscheiden. Was nicht heißen Ehrenmitglied wird. b) Die Lahn River Wheelers sprechen die für Clubs an die in Tanzsportvereinen
von EAASDC eine soll. aussprechen ( 1. Wochenende im September )
Tag: Freitag Tag: jeder 2. Montag Tag: Mittwoch Tag: Sonntag doppelte Bezahlung von GEMA angeschlossen sind. Es wird
auf das Seminar verwiesen, um das Thema ausführlich zu besprechen. c) Peter Schensick berichtet über das Komitee " Jamboree 2000 ". Da keine Anregungen bisher gemacht wurden, schlägt er vor einen Chairman zu benennen, der sich mit anderen erfahrenen Tänzern zusammensetzt und Vorschläge erarbeitet. Der Chairman soll auf einem Jamboree über die Ergebnisse berichten. d) Peter Schensick berichtet zum Thema" e.V. ", dass der beauftragte Rechtsanwalt an den Europäischen Gerichtshof geschrieben hat um die Möglichkeit der Registrierung als Europäische Vereinigung zu klären. Eine Antwort vom Gerichtshof liegt noch nicht vor. Top 9 Rückgabe von Bannern Top 10 Fragen aus der Mitgliedschaft Es wird das häufige Fehlen von Andreas Macke als Training Director von ETCA angesprochen. Peter Schensick erklärt das Andreas Macke eine neue Wohnung einrichtet und wahrscheinlich auch wegen des schlechten Wetters, in Berlin und auf der Strecke, nicht gekommen sei. Rainer macht deutlich, dass wir keinen Einfluss auf die Wahlen zu Positionen im ECTA-Vorstand haben und dass das Problem von Tom Denniston als Verbindungsmann zu ECTA angesprochen wird. Des Weiteren kann keiner verlangen, dass die Vorstandsmitglieder von ECTA oder EAASDC immer anwesend sind, da es die persönliche Entscheidung ist, ob man, egal wie das Wetter ist, oder private Gründe vorliegen, kommt. Da die Vorstandsmitglieder alle Kosten selber tragen, einschließlich eines möglichen Flugtickets, besteht kein Anspruch auf Anwesenheit. Peter Schensick erklärt, dass, erst wenn alle Kosten für den gewählten Vorstand übernommen werden, keiner sagen kann, das private Risiko sei ihm zu groß und ein anderes Transportmittel zu teuer. Da der EAASDC Vorstand komplett anwesend ist, scheint das Problem mehr ECTA anzugehen als uns.
Ende der Mitgliederversammlung. Harald Heinz EAASDC Secretary
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