Protokoll der EAASDC Mitglieder Versammlung zum Spring Jamboree in Wolfratshausen am 20.05.1989
1. Anwesende
EAASDC Vorstands Rainer Scheiblich, Beate Mittmann, Evi Jucker, Harald Heinz, Andrea Willems, Peter Weber, Tom und Karen Denniston, Peter und Hannelore Schensick
Folgende Clubs haben sich eingetragen:
Arizona Sun Devils, Barbarossa Promenaders, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Bembel Swingers, Berlin Dancing Bears, Berlin Swinging Bears, Berne-mer Squeezers, Black Mountains SD Hamburg-Harburg, Backbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Border-U-Turn-Back Breisgau Twirlers Freiburg e.V., Broken Wheels, Carousels, Cart Wheelers SDC E.V, Castle Twirlers Coburg, Chainreacters, Charly Mixers, Cloudbusters, Cloverleaves, Coconuts SDC Leinzell e.V., Colonia Swingers, Colorado Rangers, Country Cloggers Munich, Crailsheim Country Squares, Crazy Eights, Daddytown Swingers, Dancing Shadows Berlin, Darmstom-pers e.V., Diamond Plus, Die Hards SDC Schweinfurt, Dip-N-Divers SDC e.V., Dreisam Swingers Freiburg, Dynamite Devils, Elbe Beach Hoppers, Erlanger Rebels, Filder Flyers, Frontier Wheelers, Hamburgers SDC E.V., Happy Sliders Ludwigsburg, Happy Squares Hannover, Heilbronn Homesteaders, Herkules Hillbillies, High Noon RDC Köln, Hilltop Squares Baumholder, Hoedowners, Honey Cake Squares, Horseshoe Twirlers Hannover, Jolly Jokers, Kaiserslautern Klassic's, Kätchen Swin-gers, Keller Swingers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, K-Towners, Leine Valley Squares, Lion Town Dancers SDC e.V., Loh-Dancers, Lovely Chaotics, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets, Moonspinners Dietzenbach, Mosquito Twirlers, Munich Outlaws SDC, Munich Roadrunners SDC E.V., Munich Swinging Bells, Oakleaves SDC, Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Plus Connection, Pluspunkte, Printen Promenaders Aachen, Pumpernickel Promenaders, Puss-N-Boots, RDC Butterflies, Rhein-Neckar Coordi-nators, Rodenbacher Square Dancers, Rokoko Dancers, Rollin' Squares, Rubber Dollies SDC, Schöneck Shufflers, Schwäbisch Sweethearts, Shamrocks, Shillelagh Swingers, Shooting Stars Fürth, Silver Wings, Spargel Spinners, Square Drivers, Square Up's Berlin e.V., Steinsberg Circle 8'S, Stintfang Square Dancers HH e.V., Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Susie Q's RDC, Swinging Stars, Tamara Twirlers e.V., Tamburin Stuttgart, Tea Cup Chain, Teddycoats, The Gypsies, The Survivors Stuttgart, The Teutonic Tramps, The Wagging Tails Ulm, Tölzer Twirlers, Unicorn Promenaders, Viewcastle Wheelers Oberkirch SDC, Wattwürmer, Wertheim Peden Partners, Wheelers & Dealers, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders SRDC.
Stimmberechtige Mitglieder: 115
TOP 1 Vorstandsberichte
President
Rainer Scheiblich bittet erneut, beide Teile des GEMA Formulares ausgefüllt bei der Anmeldung von Special Dances und Charter Dances zu. Verwenden.
Vice President
Evi Jucker weist daraufhin, dass die Friendship Karten nur auf den Jamborees abgegeben werden können und bittet die Karten so früh als möglich in den bereitgestellten Karton einzuwerfen.
Secretary
Harald Heinz bittet darum die Adressenänderungen für Bulletin direkt an den Editor zu schicken.
Business Manager
a) Peter Schensick berichtet, dass GEMA die alten Verträge gekündigt hat und sich aus diesem Grund der GEMA-Beitrag erhöht hat. Der Hintergrund für die Kündigung der alten Verträge liegt bei der Änderung der Verwaltungsstruktur und bei neuen internationalen Abkommen.
b) Als neuer Bestandteil des GEMA-Vertrages sind die von den Clubs organisierten Demos (z.B. Werbung für Students) aufgenommen. Die GEMA Deckung kostet für 1 Stunde effektive Tanzzeit (= Musikspielzeit), d.h. die Pausen werden nicht mitgerechnet 50,- DM/Stunde.
TOP 2 Protokoll
Das Protokoll vom Winter Jamboree wird, wie in der Februar Ausgabe des Bulletins korrigiert, beschlossen.
Beschluss: Mit 2 Nein und 1 Enthaltung wird das Protokoll angenommen.
TOP 3 Finanzsituation der EAASDC
Rainer Scheiblich erklärt anhand der in der Mai Ausgabe des Bulletins veröffentlichten Zahlen und Berichte die Finanzsituation der EAASDC. Rainer entschuldigt Jürgen Dankert (Treasurer), der aufgrund einer schweren Erkrankung eines Familienmitglieds nicht kommen konnte. Weitere Ausführungen zu den Finanzen werden von Peter Schensick vorgetragen.
Aufgrund der festgestellten Probleme wurde das Buchungssystem der Kasse umgestellt und für das Bulletin ein separates Konto als Unterkasse eingerichtet. Als wesentliche Verbesserung des neuen Buchungssystems ist die zu jedem gewünschten Zeitpunkt mögliche Bilanzierung anzusehen. Außerdem ist die damit verbundene Übersicht der Ausweisung der noch zu Verfügung stehenden Gelder und der bereits eingegangen Vorauszahlungen zu nennen. Des weiteren erlaubt das neue System, die Vielzahl von Buchungen schneller zu verarbeiten.
Die Umstellung auf das neue System ist auch für die Jahre 1987 und 1988 durchgeführt worden und es zeigte sich, dass die Einnahmen bereits 1987 die Ausgaben bei dem Posten Versicherung nicht gedeckt haben und aus den Beiträgen und den Rücklagen ausgeglichen wurden. Bei dem alten Buchungssystem (Einnahmen-Ausgaben Buchung) konnten die Verluste der einzelnen Positionen nicht direkt festgestellt werden. Erst die erheblichen Beitragserhöhungen für das Jahr 1989 machten deutlich, dass die Vorauszahlungen für die Deckung der Kosten nicht mehr ausreichen.
Peter Schensick gibt zu, dass er als damaliger President nicht mit genügendem Nachdruck bei den Finanzberichten nachgefragt hat und dass damals die Gelder auf den einzelnen Ausgabepositionen nicht überprüft wurden.
Wegen der festgestellten Finanzsituation wird vom Vorstand folgender Finanzierungsvorschlag für die Deckung der Kosten für 1989 vorgebracht:
zu erwartende Aufwendungen 1989
Druck Bulletin (8 x 2500) 20.000,00 DM
Portoerhöhung Post 1.800,00 DM
Verwaltungsausgaben EAASDC 2.000,00 DM
Rückzahlung Darlehen Vorstand 6.500,00 DM
Summe 29.500,00 DM
zu erwartende Einnahmen 1989
Beitragserhöhung 50,00 DM x 200 Clubs 10.000,00 DM
Jamboree Vorschüsse (Außenstände) 4.170,00 DM
Jamboree gewinne 89 (4 x ca. 700,00) 2.800,00 DM
Außenstände Bulletin 400,00 DM
Einnahmen Annoncen (8 x 700,00) 5.600,00 DM
Außenstände Clubbeiträge 1989 1.800,00 DM
Neue Abozahlungen (ca. 167 x 30,00) 5.010.00 DM
Summe 29.780,00 DM
Peter Schensick erklärt, dass es zu dem Lösungsvorschlag eigentlich keine Alternative gibt. Wir müssten sonst in 6 Wochen eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen, die über die Auflösung des Verbandes beraten muss.
Im Rahmen der Diskussion werden von Gerhard Kamm einige Fragen gestellt. Gerhard Kamm möchte erklärt haben, warum bei einer ordentlichen Einnahmen-Überschuss Rechnung verbuchte Beträge nicht nachvollziehbar sein sollen. Zweitens möchte er wissen, ob die Jahresabschlüsse geprüft wurden. Drittens fragt er nach, warum die Beträge unter "Sonstiges " nicht genauer aufgeführt wurden und was sich dahinter versteckt und viertens möchte er Auskunft, ob die Preiserhöhung der Annoncen im Bulletin etwas gebracht hat.
Rainer Scheiblich erklärt, dass die Jahresabschlüsse geprüft sind, wahrscheinlich wurden aber bei der Vielzahl der Buchungen nur Stichproben gemacht.
Hannelore Schensick erläutert, dass es sehr viele Sammelbuchungen gibt, die nur sehr schwer bis gar nicht nachvollziehbar sind. Aus diesem Grund sind Einzelbeträge in den alten Kassenbüchern nicht nachweisbar.
Hannelore Schensick berichtet weiter, dass in der Position " Sonstiges " die Ausgaben für den Druck der neuen Satzung, der PC, die Kosten für die Friendship Badges und Briefumschläge zusammengezogen sind.
Peter Weber kann nur über den Zeitraum berichten in dem er die Abrechnung der Annoncen gemacht hat. Da einige nur in jeder 2. Ausgabe veröffentlicht werden, schätzt er, dass die Einnahmen nach der Erhöhung gleich geblieben sind.
Walter Voss teilt zu den Buchungen folgendes mit:
- Die Einnahmen aus Annoncen sind in den Kassenbüchern in einer eigenen Spalte nachvollziehbar.
- Dass einzelne Posten nicht nachvollziehbar sind, kann im Einzelfall schon mal sein, er steht aber bei Rückfragen für Erklärungen dazu gerne zu Verfügung.
- Die Kassenprüfung ist mit Stichproben erfolgt.
- Bei den großen Ausgaben hätte vielleicht genauer gerechnet werden müssen, ob man in der Lage ist diese Beträge jetzt schon ausgeben zu können oder ob man noch ein halbes Jahr wartet.
- Da die Information über die Gebührenerhöhung der Post bereits 1988 bekannt war, hätte man bereits 1988 die Beiträge anpassen sollen.
- Seit ca. 4 Jahren war bereits bekannt, dass das Bulletin mit 20,00 DM pro Jahr nicht abgedeckt ist. Für das Jahr 1987 wurden Kosten von ca. 21,00 und für 1988 Kosten von 22,84 errechnet. Die Deckung der fehlenden Einnahmen erfolgte aus den 25,00 DM Mitgliedsbeitrag der Clubs.
Es werden von verschiedenen Clubs weitere Einsparungsvorschläge für das Bulletin und die Versicherungsbeiträge gemacht.
Peter Weber kann erklären, dass die Vorschläge sich nicht real auf den Preis des Bulletin auswirken würden bzw. sich nicht verwirklichen lassen.
Peter Schensick erklärt, dass der Vertrag bei der Versicherung sich nur auf die Anzahl der Clubs bezieht und nicht auf die Anzahl der Mitglieder. In der Vergangenheit wurde bereits versucht über die Anzahl der Mitglieder abzurechnen, es zeigte sich aber, dass nur der Verwaltungsaufwand bei der EAASDC steigt.
Der Vorschlag die Jamboree Vorschüsse durch eine einmalige Zahlung von 20,00 DM aus der Kalkulation herauszunehmen, fand keine Zustimmung bei den Clubvertretern.
Gerhard Kamm macht den Vorschlag über die einmalige Nachzahlung von 50,00 DM pro Club abzustimmen. Aufgrund der Kostenvorausberechnung setzt sich die Zahlung aus 40,00 DM Verlustabdeckung und 10,00 DM Bulletin zusammen. Gerhard Kamm schlägt weiterhin vor die Kostenvorschaurechnung für 1989 im Bulletin zu veröffentlichen. Der Antrag wird unterstützt.
Die Veröffentlichung wird durch den Vorstand zugesagt.
Der Vorschlag wird mit 12 Nein und 1 Enthaltung angenommen.
TOP 4 Deckblatt Bulletin / Copyright
Peter Weber berichtet, dass er in der April Ausgabe des Bulletin ein weißes Feld eingefügt hatte um den Erscheinungsmonat und die Nummer deutlicher herauszuheben. Er hat daraufhin ein Einschreiben von Heinz und Marlene Munkelt erhalten, in dem sie auf Ihr persönliches Copyright hinweisen und ihn aufforderten, das neue Deckblatt nicht mehr zu publizieren, sondern das alte Deckblatt oder ein vollkommen neues ohne jede Ähnlichkeit zu verwenden.
Peter Weber erklärt weiter, da die oben genannten Probleme mit dem Copyright nicht so schnell zu klären waren und die Mai Ausgabe druckfertig war, wurde die Ausgabe, um Probleme zu vermeiden, mit weißem Deckblatt gedruckt.
Rainer Scheiblich erläutert, dass das Deckblatt für mehrere Ausgaben im voraus gedruckt wird, zur Zeit sind noch Deckblätter mit der neuen Version für 5 Ausgaben vorhanden. Der Vorrat soll abhängig von der heutigen Entscheidung weiter verwendet werden oder er muss in den Papierkorb geworfen werden. Die Druckkosten für den Deckblattvorrat haben 700,00 DM betragen.
Heinz Munkelt sagt aus, das Deckblatt sei, als er das Bulletin übernommen hat, von ihm neu kreiert worden und ein Grafiker habe dann den Entwurf gemacht. Das Deckblatt sei darauf bei dem Board Meeting 1982 auf der Oktoberparty beschlossen worden.
Da der Grafiker normalerweise für den Entwurf ca. 6000 - 7000 DM bekommen hätte, die EAASDC dies nicht bezahlen wollte und konnte, habe der Grafiker auf Geld verzichtet, unter der Bedingung, dass an dem Entwurf nichts verändert werde. Um seine Rechte praktisch geltend machen zu können, habe der Grafiker H. Munkelt das Copyright übergeben.
Als er nun im April das Bulletin bekommen hat und feststellte, dass Änderungen vorgenommen wurden, hat er, wie oben erklärt, seine Rechte geltend gemacht. Da es sich um eine rechtliche Angelegenheit handelt, wurde der Brief, wie im Geschäftsverkehr üblich, per Einschreiben geschickt. Er müsse sich vor demjenigen, der den Entwurf gemacht hat, rechtfertigen können und deshalb habe er das neue Deckblatt moniert. Da ihm geantwortet wurde, dass bereits für 5 Ausgaben die Deckblätter gedruckt seien und um Verluste zu vermeiden, habe er einen Kompromiss vorgeschlagen. Das neue Deckblatt könne aufgebraucht werden und dann könne man entweder das alte weiter verwenden oder falls es nicht mehr gefällt oder aus anderen Gründen, ein ganz neues Deckblatt drucken lassen. Zu seinem Erstaunen wurde der Vorschlag abgelehnt und die Mai-Ausgabe erschien mit weißem Deckblatt.
Rainer Scheiblich erklärt zu dem Kompromissvorschlag, dass dieser aus dem Brief nicht so wie beschrieben hervorgegangen sei und dass nach Meinung des Vorstandes der Kompromiss diese Möglichkeiten nicht offen ließ, sondern wir dazu verpflichtet wurden, zu dem alten Deckblatt zurückzugehen. Damit hätten wir das Copyright anerkannt.
Walter Voss erklärt zu den Entwürfen folgendes: das verwendete Square Dance Paar sei aus dem amerikanischen Square Dance Magazin " Set and Order " übernommen worden und die Abzeichnung der Europakarte habe seine Frau Elisabeth gemacht. Die beiden Zeichnungen wurden dann vom ihm an Heinz Munkelt geschickt. Der erste Entwurf stamme also nicht von Heinz und Marlene, sondern von seiner Frau.
Da es sich um eine Rechtsfrage handelt, meldete sich ein Clubvertreter, der von Berufswegen als Rechtsanwalt mit Copyright fragen zu tun hat und gab Auskunft über die rechtliche Seite. Er erläuterte, dass es zwei Arten des Copyrights gibt, zum einen das Urheberrecht und zum anderen das Nutzungsrecht. Er beendete seine Ausführungen mit der Bemerkung, dass nach seinem Dafürhalten, die Abwandlung äußerst gering ist und er würde einem Mandanten, der ihn fragen würde "Kann ich aufgrund meiner Urheberrechte an diesem Deckblatt die Verwendung der neuen Version verhindern" raten, er solle die Finger von einem Rechtsstreit lassen.
Peter Weber erklärt, dass er die Rechtsangelegenheit nicht alleine entscheiden kann ohne das Risiko eines Rechtsstreits einzugehen und dies könne er sich als Privatperson nicht erlauben. Aus diesem Grund müsse die Mitgliederversammlung entscheiden.
Heinz Munkelt ist der Meinung, dass die Unterschiede nicht so klein sind wie behauptet und von seiner Seite könne abgestimmt werden wie die Mitgliederversammlung will, er werde sich heraushalten und es dem Grafiker überlassen ab er etwas unternimmt oder nicht.
Gerhard Kamm macht den Vorschlag nach dem die gedruckten Deckblätter aufgebraucht sind zu dem alten Deckblatt zurückzukehren. Der Vorschlag wird unterstützt.
Abstimmungsergebnis: Mit 73 Ja und 19 Nein Stimmen wird der Vorschlag von Gerhard Kamm angenommen.
Peter Weber ist von dem Ergebnis enttäuscht, er wird sich aber daran halten.
Peter Schensick stellt den Antrag, dass wegen des Copyrights verhandelt wird, da bei einer so wichtigen Aufgabe wie dem Bulletin, dass nach außen hin Wirksamkeit hat, müssen alle Rechte bei der EAASDC liegen. Anders ist der vorhergehende Beschluss nicht tragbar. Die zukünftigen Vorstände und die Mitgliederversammlung müssen frei entscheiden können, ohne vorher irgend jemanden fragen zu müssen. Ansonsten würde er vorschlagen, einen Wettbewerb für ein neues Deckblatt zu machen, wobei von vornherein feststeht, dass bei dem neuen Deckblatt alle Rechte bei der EAASDC liegen. Der Vorschlag wird unterstützt.
Abstimmungsergebnis: Mit 64 Ja und 14 Nein bei 9 Enthaltungen wird der Vorschlag von Peter Schensick angenommen.
Es wird der Antrag gestellt, dass auch die Einzelabos zukünftig 30, DM kosten. Der Antrag wird unterstützt. Wobei die bereits geleisteten Vorauszahlungen auf den neuen Preis umgerechnet werden.
Abstimmungsergebnis: Mit 5 Nein und 4 Enthaltungen wird der Vorschlag angenommen.
TOP 5 Nominierungsausschuss
Für den Ausschuss stellen sich 3 Mitglieder zur Verfügung
Thomas Hübner aus Berlin
Walter Voss aus Hamburg
Mike Braun aus Heidelberg
TOP 6 Neue Clubs
Folgende neue Clubs wurden in EAASDC aufgenommen:
Renegades Echterdingen Level: MS Tag: Do, 19.00 Uhr
Line Weavers Bielefeld Level: MS Tag: Do, 20.00 Uhr
Yukon Tramps & Drivers Dinslaken Level: MS Tag: So, 19.00 Uhr
Harmony Squares Nürnberg Level: MS Tag: Mi, 20.15 Uhr
Leine Pearls RDC Hannover Level: Tag: Fr, 20.00 Uhr
Gemener Burgtanzer Borken Level: MS Tag: nach Vereinbarung
TOP 7 Jamboree Bewerbungen
Die Stintfang Square Dancers Hamburg bewerben sich für das Spring Jamboree 1992. Die Bewerbung wird angenommen.
Die Hill Top Square Dancers bewerben sich um das Round Up 1990.
Da satzungsgemäß der Club des Presidenten das Fall Round Up ausrichten kann und bis Herbst 1990 eine Neuwahl des Presidenten ansteht, kann das Round Up nicht ohne Satzungsänderung vergeben werden.
TOP 8 Banner Rückgabe
Die Munich Roadrunner bitten um Rückgabe eines Banners das von einem Club 1988 gestohlen " wurde.
Ende der Mitgliederversammlung
Minutes of the General Membership Meeting held at the Spring Jamboree in Wolfratshausen on the 20.05.1989
Roll Call:
The following member clubs signed in (see the German version)
TOP 1 BOARD REPORTS
President
Rainer Scheiblich reminds again to fill in both parts of the GEMA form if you book for a Special or Charter Dance.
Vice President
Evi Jucker reminds to give in friendship cards only on jamborees and asks to put them in the friendship card box on the jamboree as early as possible.
Secretary
Harald Heinz asked to send changes of addresses for the mailing of the Bulletin directly to the editor.
Business Manager
a) Peter Schensick notifies that GEMA has dissolved the old contracts. For this reason the GEMA dues have raised. This is caused by changes in the structure of the GEMA organization itself and by new international agreements.
b) New in the contracts with GEMA are the demos (as publicity for a new class). One hour dancing time, without break costs 50 DM per hour.
TOP 2 MINUTES
The minutes of the Winter Jamboree have been accepted after the corrected version in the February Bulletin.
TOP 3 FINANCIAL REPORT OF EAASDC
Rainer Scheiblich explained the financial situation of EAASDC according to the publication in the May edition of the Bulletin. The treasurer Jürgen Dankert could not be present on the jamboree, so that further details are explained by Peter Schensick.
After having discovered problems in the bookkeeping system, the method has been changed and there is an extra treasury for the editor. The new bookkeeping system allowed at any time an exact balance. At any time one can tall about money that is at our disposal, about prepayments and any kind of booking is much easier.
The new system has also been used for the years 1987 and 1988 and it showed, that already 1987 expenses were higher than EAASDC income. This especially for the insurance that has been payed out of the dues and the reserves.
With the old bookkeeping system (receipt-expense booking)the losses of the single positions could not be seen. Only the higher dues for 1989 show that prepayments could not cover anymore the expenses.
Peter Schensick admits that as former president he did not check properly on the financial statements and that the single expense-positions have not been looked through.
Because of the financial situation the board suggests following finance solution to cover the costs of 1989:
expected expenses in 1989
print of the bulletin (8 x 2500) 20.000,00 DM
raise of postage 1.800,00 DM
administration fees for EAASDC 2.000,00 DM
repayment of loan board 6.500,00 DM
total 29.500,00 DM
expected income for 1989
raise of the dues 50,00 DM x 200 clubs 10.000,00 DM
jamboree prepayments (debts) 4.170,00 DM
jamboree profits 89 (4 x ca. 700,00) 2.800,00 DM
debts from bulletin 400,00 DM
income ads (8 x 700,00) 5.600,00 DM
debts club dues 1989 1.800,00 DM
new subscriptions bulletin (ca. 167 x 30,00) 5.010.00 DM
total 29.780,00 DM
Peter Schensick explains that there is no alternative to the solution. Otherwise there will be the necessity for an extraordinary membership meeting within six weeks, which has to take the decision about the dissolution of the Association.
In connection with the discussion Gerhard Kamm had a couple of questions: Why, if there was a regular bookkeeping, some amounts couldn't be checked. He also wanted to know, whether the annual balances have been checked. Gerhard Kamm also missed more details about the amount of money under the denomination "other" and whether the increase of the prices for the ads in the bulletin brought some profit.
Rainer answers that the annual balances have been checked but probably, because of the large number of accounts, only spot checks were done.
Hannelore Schensick explains that she found a lot of collect entries which she could not put in detail. In the books of former years you won't find these single entries.
Under "other" one would find the expenses for the print of the constitution, the computer, the costs for the friendship badges and the print of the new envelopes.
Peter Weber can only report about the short time he is doing the accounts for the ads in the bulletin. Some of them are published only every second edition and he thinks that after the raise of the prices the income is the same.
Walter Voss explained as follows:
-The income from ads could be seen in the books in a separate column. It might be that in some cases the positions are not clear, but he is willed to explain in the case of questions.
- The books have been checked with spot checks.
- Before spending higher amounts of money one could have checked whether the money is available or not.
- The raise of the postage was known already in 1988 and the price for the bulletin could have been raised already by that time.
- Since four years it is known that the bulletin was not covered by its price. It was covered with the member dues of the clubs.
Some clubs make other suggestions how to save money for the bulletin and the insurance.
Peter Weber explains that all the good ideas are not effective enough to help the bulletin or they cannot be put in action.
Peter Schensick tells that the insurance contract is based on number of clubs and not on the number of members in every club. In the past one had tried already to make counts by members but it is to complicated to check on it and a lot more time is needed to do a correct balance.
The suggestion to pay once DM 20 to take the prepayment for jamborees out of the calculation was not accepted by the membership.
Gerhard Kamm suggests a single payment of DM 50 per club to cover the dues for this year. According to the precalculation DM 40 are to cover the losses and DM 10 to cover the higher expenses for the bulletin. A further suggestion is to edit the precalculation in the next bulletin. The board agrees with the edition.
The motion is accepted with 12 votes no and 1 abstention.
TOP 4 COVER BULLETIN/COPYRIGHT
Peter Weber explains, that with the April edition of the bulletin he added on the cover a white area for the months and the number of the edition. After this he received a registered letter by Heinz & Marlene Munkelt in which they declare their personal copyright and they ask not to use any more this new cover but again the old one or a total new one.
Peter Weber could not solve the question about copyright so quickly and as the May edition was ready he had to take a white cover to avoid more problems.
Rainer says the cover is always printed for a couple of editions ahead and at the moment there are still five editions over. Depending on the decision either we can use them or we have to throw them away which means to throw DM 700.00 away.
As Heinz Munkelt took over the job of editor of the board, so he tells, he created this new cover, that was put in a printable form by a graphic artist. Decision on the cover was taken on the board meeting at the Octoberparty in 1982.
For this work a graphic artist usually takes DM 6000 to 7000 but EAASDC couldn't and wouldn't pay this sum and renouncing on the money he said that the cover never had to be changed. To cover his rights the copyright was given to Heinz and Marlene Munkelt.
As Heinz Munkelt discovered that April bulletin cover had been changed he took care on his copyright. Seeing a legal question he had to send his letter as a registered one. As a representative for the copyright of the cover he had to show the graphic artist that he took care of the question. He suggested a solution after he was told that five covers of the new print are still over. The new cover could be used and after that either return to the old one or prepare a new one. To his surprise this suggestion was not accepted, instead the cover was white.
Rainer Scheiblich explains that the suggestion of Heinz was not that clear in the letter and before being fixed on the old cover only which means to accept the copyright a white cover was prepared.
Walter Voss says to the drafts: the square dance couple comes from the American square dance magazine "set and order", the outlines of Europe have been done by his wife Elisabeth. He mailed the drafts to Heinz and Marlene Munkelt. So the first design is from his wife and not from Heinz or Marlene.
As this is a legal question a member of a club, who is a lawyer and has a lot to do with copyright questions explained that there is a difference between the copyright and the right of use. It would not make any sense or solve the problem turning the question into a legal fight.
Peter Weber says that he can't decide on the question and that the membership has to vote on it. As a private person he cannot take the risk of a lawsuit.
Heinz Munkelt is of the opinion that the differences in the copyright are larger than the member explained. The membership can take a decision, he does not want to be involved in the question. The graphic artist should decide whether he wants a lawsuit or not.
Gerhard Kamm suggests to finish the new covers and go back to the old ones. The motion is accepted with 73 yes and 19 no votes.
Peter Weber is disappointed but will accept the decision.
According to Peter Schensick the rights of a cover should be with EAASDC. Membership and board should have the right to take decisions on it without having someone to ask before. He suggests a competition for a new cover of which the rights are totally with EAASDC.
This motion is accepted with 64 yes and 14 no votes and 9 abstentions.
Subscription for the bulletin should cost DM 30.00. Prepayments will be converted on the new price. With five no votes and four abstentions the motion is accepted.
TOP 5 NOMINATION COMMITTEE
Three members will form the nomination committee:
Thomas Hübner from Berlin
Walter Voss from Hamburg
Mike Braun from Heidelberg
TOP 6 NEW CLUBS
The following clubs have become members of the EAASDC:
Renegades Echterdingen Level: MS DAY: THU 1900 hrs
Line weavers Bielefeld Level: MS DAY: THU 2000 hrs
Yukon Tramps & Drivers Dinslaken Level: MS DAY: SU 1900 hrs
Harmony Squares Nurnberg Level: MS DAY: WE 2015 hrs
Line Pearls RDC Hannover Level: DAY: FR 2000 hrs
Gemener Burgtänzer Borken Level:MS Day: by arrangement
TOP 7 APPLICATION FOR JAMBOREES
The Stintfang Square Dancers Hamburg ask for the Spring Jamboree 1992. The application is accepted.
The Hill Top Square Dancers ask for the Round Up 1990.
According to the constitution the club of the President has the first right for the Round Up. As there are elections the Round Up can't be given to other clubs unless the constitution is changed.
TOP 8 BANNER RETURN
The Munich ROADRUNNERS ask to return a banner that has been "stolen" by a club in 1988.
End of the meeting.
Harald & Andrea Heinz
EAASDC Secretary