Protokoll der EAASDC Mitgliederversammlung zum
Summer Jamboree in Crailsheim am 08.07.1989
1. Anwesende
EAASDC Vorstand: Rainer Scheiblich, Evi Jucker, Harald und Andrea Heinz, Peter und Marion Weber, Jürgen Dankert, Tom und Karen Denniston, Peter und Hannelore Schensick
Folgende Clubs haben sich eingetragen:
All Season Dancers, Antwerp Diamond Dancers, Arizona Sun Devils, Awacs Flying Squares, Bamberg Cornhuskers, Barbarossa Promenaders, Bavarian Stompers, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Border-U-Turn-Back, Broken Wheels, Brussels Dancing Hearts, Carousels, Cart Wheelers SDC e.V., Chainreacters, Challengers Hamburg e.V., Charley Mixers, Cloudbusters, Coastriders, Coconuts SDC Leinzell e.V., Colonia Swingers, Colorado Ranchers, Country Cloggers Munich, Crailsheim Country Squares, Crazy Bumble-Bees, Crazy Eights, Cross Country Hoppers SDC e.V., Crowns & Flames SDC, Daddytown Swingers, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers e.V., Diamond Plus, Die Hards SDC Schweinfurt, Dip-N-Divers SDC e.V., Donau Diamonds, Dreisam Swingers Freiburg, Dynamite Devils, Emmendingen SDC, Erlanger Rebels SDC, Filder Flyers, Friendship Squares, Frontier Wheelers, Fröhliche Tänzer Dortmund, Glow Worms, Hamburgers SDC e.V., Hanau Golden Squares e.V., Happy Sliders Ludwigsburg, Happy Squares Hannover, Harmony Squares Nürnberg, Hearts & Diamonds Wiesbaden, Heilbronn Homesteaders, Herkules Hillbillies, High Noon RDC Köln, Hill Top Squares Baumholder, Hillbillies, Hoedowners, Honey Cake Squares, Jolly Jokers, Kaiserslautern Klassic's, Kätchen Swingers, Keller Swingers, Key Porters, Kieler Wheeler, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kuzins, Kut Ups, K-Towners, Lovely Caotics, Mannekens 'n Maids, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Maverick Squares, Minuets, Moon Swingers Memmingen, Mosquito Twirlers, Munich Outlaws SDC, Munich Roadrunners SDC e.V., Munich Swinging Bells, Neckar Valley Dancers, Oakleaves SDC, Ossi Hoppers SDC, Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Pluspunkte, Puss-N-Boots, RDC Butterflies, Renegades, Rhein-Neckar Coordinators, Rollin' Squares, Rubber Dollies SDC, Schöneck Shufflers, Schwarzwald Tänzer, Schwäbisch Sweethearts, Shillelagh Swingers, Shooting Stars Fürth, Smoky Socks, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Square Up's Berlin e.V., Steinsberg Circle 8'S, Stintfang Square Dancers HH e.V., Stuttgart Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sunshine Twirlers Lauda, Susie Q's RDC, Tamara Twirlers e.V., Tamburin Stuttgart, Teddycoats, The Diggers Pforzheim, The Funtime SDC, The Gypsies, The Survivors, The Swinging Posse, The Teutonic Tramps, The Wagging Tails Ulm, Tic Tac Toers Ansbach, Tölzer Twirlers, Unicorn Promenaders, Viewcastle Wheelers Oberkirch SDC, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders SRDC, Würzburg Whirlers.
Stimmberechtigte Mitglieder: 129
TOP 1 Vorstandsberichte
EDITOR
Peter Weber erklärt, dass er das EDV-Programm umgestellt hat. Dadurch sind keine Telefonnummern von Kontaktadressen ausgedruckt worden, was mit der nächsten Ausgabe behoben wird. Peter bittet, ihn auf weitere Fehler aufmerksam zu machen, wie bereits im Editorial bekannt gegeben. Nur so können all diese aus dem Wege geräumt werden.
BUSINESS MANAGER
Neue Antwortkarten für After Action Report und Anmeldung der Special Dances haben offensichtlich Anklang gefunden, so Peter Schensick. Allerdings fehlen Informationen zur After Party, denn auch diese sind anmeldepflichtig. Dieser Hinweis soll nur eine Erinnerungsstütze sein, um die Clubs vor größerem Schaden zu bewahren.
Aus der Membership kommt der Vorschlag eine Möglichkeit zur Anmeldung der After Party auf der GEMA-Karte anzubringen.
Peter erklärt, dass dies auch etwas schwieriger sei, denn eine Band hat eine Liste abzugeben mit den Titeln, die Sie spielen wird. Bands sind gewohnt, so zu verfahren, also sollten sie eine Liste ihrer Titel bereit haben. Nur bei Platten zur After Party gilt die übliche Art der Anmeldung.
Die alten Beiträge waren DM 40,- für After Party mit Platten bzw. DM 60,-für Life Band. Nach der Preiserhöhung der GEMA sind diese nun auf DM 45,-bzw. 65,- pro Veranstaltung festgelegt worden.
TREASURER
Jürgen Dankert teilt den aktuellen Kontostand mit den Einzahlungen, die am Morgen erfolgt sind, mit:
CASH DM 5390,88
BANK DM 1929,60
TOTAL DM 7320,48
./. KREDIT DM 3926,46
KONTOSTAND DM 3394,02
Überweisungen aus dem Ausland, also Holland, Belgien etc. erfolgen oft in der jeweiligen Landeswährungen und bei einem Betrag von DM 30,- werden schon DM 5,-, bei DM 50,- DM 10,- die als Wechselgebühr durch die Bank berechnet werden.
Jürgen schlägt vor, dass die Nachbarländer unter diesen Voraussetzungen besser bei den Jamborees direkt bezahlen, denn die Clubs sparen Geld und die EAASDC die Wechselgebühren.
Überweisungen, die eingegangen sind, und aus denen nicht ersichtlich ist, welchem Club sie zuzuordnen sind, weil die Bezeichnung nur Squaredancer sagt, sind als Spenden anzusehen.
Ansonsten kann die Mitgliedschaft mithelfen einige fragliche Überweisungen aufzuklären. Folgende Überweisungen sind fraglich:
Scheumann, Donna Sanna, H. Hermann, Squaredancer, eine Überweisung ohne Angabe, Stefanie Daut.
Jürgen Dankert bittet um Hinweise zur Aufklärung.
PRESIDENT
Es gibt ECTA Seminare für Caller. ECTA bittet den EAASDC Vorstand die Clubs darauf hinzuweisen. Vor allem empfiehlt ECTA den Clubs als Geschenk für den Caller, wenn das einmal ansteht, einen Gutschein für ein beliebiges Seminar. Den Clubs obliegt die Entscheidung darüber.
TOP 2 Satzungsänderungen
A.
Es besteht immer noch die vorläufige Regelung von einem Tanz pro Club pro Jahr. Aus der Erfahrung heraus hat sich gezeigt, dass ein Tanz pro Club und Jahr nicht ausreichend ist. Da nach Aufforderung keine Wortmeldungen erfolgen, bittet Rainer Scheiblich um Abstimmung.
Peter Schensick versucht klar zu machen, dass es sich um eine wichtige Entscheidung für jeden Club handelt und die Vertreter mögen sich doch bitte im Klaren sein, dass bei einer Abstimmung man mit dem Ergebnis leben muss, und zwar ohne Ausnahme.
Gerhard Kamm von den Steinsberg Circle 8's meint, dass diese bestehende Regelung überflüssig sei, da außerdem noch die 200 km Grenze besteht. Es sei keine Änderung der Satzung notwendig.
Rainer erklärt dazu, dass mehrere Clubs am gleichen Wochenende einen Tanz abhalten können.
Eine weitere Wortmeldung besagt, dass wir das Problem der Überbesetzung nur im MS-Level haben und bei Plus, etc. froh sind, wenn Clubs auch mehrere Specials anbieten können. Diese Regelung sei auch einfach zu unterwandern, indem man einen weiteren Club aufmacht und unter diesem Namen ein weiteres Special abhält bzw. sich den Regelungen der EAASDC nicht mehr unterwerfen will und aus der Vereinigung austritt, was letztlich nicht sinnvoll wäre.
Antwort von Rainer Scheiblich: Die beiden letzten Hinweise könnten teuer werden, denn die Anmeldung eines neuen Clubs kostet mittlerweile DM 170,- und als nicht Mitglied der EAASDC könnte die Strafe der GEMA noch höher sein. Es kann keine vernünftige Lösung sein.
Heinz Munkelt schlägt vor, man reduziert die Kilometerbegrenzung von 200 km auf 100 km, da die wenigstens Tänzer zu einem Special eine größere Entfernung zurücklegen würden. Nur ein Tanz würde für seinen Club bedeuten, dass sie ca. DM 2000,- für Badges für Special Dances, die sie zurzeit noch ausführen dürfen, verloren hätten.
Rainer antwortet, dass es nicht bei einem Tanz bleiben muss, nur sei es an der Zeit eine feste Regelung für eine Ausnahme, über die seinerzeit abgestimmt wurde, zu finden.
Gisa von den Puss-N-Boots stellt den Antrag mehrere Specials pro Club zuzulassen, allerdings maximal drei.
Eine weitere Wortmeldung teilt mit, dass in Holland nur 10 EAASDC Clubs sind, was bei einer 200 km Regelung und einem Tanz pro Club eigentlich viel zu wenig ist.
Jürgen von den Schwarzwaldtänzern in Lahr sagt, man solle den Antrag so formulieren, dass der erste Tanz Priorität hat, der zweite nur dann, wenn er nicht mit der 200 km Regelung kollidiert. Ein Club kann also mehr wie einen Tanz haben, wenn die anderen in der 200 km Grenze bereits ihren ersten Tanz gehabt haben.
Rainer Scheiblich: Die 200 km Grenze trifft für den ersten sowie für jeden weiteren Tanz zu.
Peter Schensick: Wann ist der Stichtag für die Vergabe eines weiteren Tanzes? Bisher gilt, wenn vier Monate vor dem gewünschten Termin dieser noch frei ist, also durch Erstanmelder nicht blockiert ist, dann bekommt der Antragsteller ihn. Würde man diese Regelung weiterführen für drei Tänze, dann wäre der Verwaltungsaufwand und die Nachfragen durch die Clubs noch mehr werden. Wenn es möglich wäre, entsprechend dem Gedanken der Freundschaft, dass jede Area sich selber koordiniert, würde es nur noch notwendig sein die Termine zu veröffentlichen.
Cross Country Hoppers mit Square Dance und Round Dance in einem Verein würden sich schwer tun bei der Regelung eines Tanzes pro Club, denn die Besucher der Veranstaltungen seien doch verschieden. Es sei im Interesse der Clubs, die unterschiedliche Levels tanzen eine großzügigere Regelung zu haben.
Jürgen von den Schwarzwaldtänzern: Er sieht das Anmeldeproblem, auf das Peter Schensick angesprochen hat, nicht, da die Anmeldung für Special Dances zwei Jahre im Voraus erfolgen könnte, die für Charter sogar fünf Jahre im Voraus.
Rainer korrigiert und sagt die Anmeldung sei für alle einheitlich fünf Jahre im Voraus möglich. Ohne Zeitrahmen wäre die Schnelligkeit ausschlaggebend, und das führt bekanntlich auch zu Klagen.
Gerhard Kamm erinnert an die Anfänge der Specials, die dazu dienten Freunde einzuladen, um mit diesen zu tanzen. Es waren keine großen Hallen, keine aufwändige Dekoration, keine ausgefallenen Caller und kein Riesen Profit für den Club notwendig. Es sei an der Zeit wieder zu diesem Punkt zu kommen, dann würden sich die Specials von alleine regulieren, denn der beste Caller und der freundlichste Club würden den meisten Zuspruch erhalten.
Ingeborg von den Beaux & Belles: Der Club hat zwei völlig verschiedene Specials, der Charter, der schon seit fünf Jahren läuft und ein Pluswochenende. Einen dieser Tänze streichen zu müssen, würde den Club hart treffen.
Solche Regelungen, so Peter Schensick, würden sich immer nur auf Neuanmeldungen beziehen und nicht auf bereits genehmigte Veranstaltungen.
Ulla Stern, Happy Squares, Hannover: Für einen weiteren Special musste man zusätzlich bezahlen; wird bei beliebiger Anzahl der Specials die Grundgebühr erhöht?
Rainer Scheiblich: Mit dem Mitgliedsbeitrag ist ein Tanz abgedeckt, für jeden weiteren, egal wie viele, muss die Gema Abdeckung bezahlt werden.
Der Präsident nimmt nun seinen Antrag vom Anfang zurück, mit dem er bei einem Special pro Club pro Jahr bleiben wollte, da die Diskussion gezeigt hat, dass die Clubs mit dieser Regelung nicht zufrieden sind.
Abstimmung über den Antrag von Gisa, maximal drei Tänze pro Club pro Jahr.
Abstimmungsergebnis:
JA:75, NEIN:37, ENTHALTUNGEN:17
Damit ist die Regelung angenommen, dass die Clubs bis zu drei Specials durchführen können.
Abstimmung über den Antrag von Gerhard Kamm die Regelung frei zu machen.
Abstimmungsergebnis: JA:48, NEIN:70, ENTHALTUNGEN:11
Damit ist der Antrag von Gerhard abgelehnt.
Die Satzung wird also dahingehend geändert, dass jeder Club bis zu drei Tänze im Jahr durchführen kann.
TOP 3 Abstimmung über das Protokoll des letzten Jamboree
Matthias von den Susie Q's fragt nach, ob die Abstimmung über das Protokoll auch die Aufstellung der Finanzen vorne im Bulletin mit beinhaltet. Wenn das so ist, dann möchte er wissen, was unter der Position Board Meetings mit DM 897,90 zu verstehen sei. Seiner Meinung nach sind die Beiträge nicht dazu da, Getränke oder Essen bei Board Meetings zu bezahlen.
Peter Schensick: Das Geld ist für Essen und Getränke ausgegeben worden. Früher war es üblich, nach dem Ausscheiden eines alten Boards deren Arbeit mit einem Geschenk anzuerkennen. Diese Ausgaben waren aber als zu hoch eingestuft und man ist dazu übergegangen, dass das neue mit dem alten Board zusammen als Dankeschön ein gemeinsames Abendessen veranstaltet. Dies war früher noch zusätzlich zu den Geschenken üblich.
Peter erläutert den Ablauf des Jamboree Wochenendes für Bordmitglieder, erklärt, dass wir freiwillig Arbeit und Zeit investieren und dass es deshalb möglich sein müsste, einmal im Jahr ca. DM 400-500 dem Board für seine Arbeit zu genehmigen.
Erwin von den Die Hards Schweinfurt rechnet der Mitgliedschaft vor, dass DM 900.- geteilt durch 20 Personen DM 45,- pro Kopf ergibt. Dieser Betrag für ein Jahr Vorstandsarbeit sollte möglich sein.
Matthias möchte nur, dass die Bezeichnung richtig angeführt wird, und nicht allgemein als Board Meeting deklariert wird. Jürgen Dankert fügt an, dass der Betrag von DM 897,90 sich auf zwei gemeinsame Essen bezieht und außer denen keine weiteren Ausgaben für Board Meetings aus seiner Kasse ausgegeben wurden.
Wolfgang Roth von den Kuntry Kuzins stellt den Antrag eine Aufwandspauschale für die Boardmitglieder von DM 50,- pro Person zur Verfügung zu stellen, um dieses Thema abzuschließen.
Peter Schensick meint, dass die fünfzig Mark nur ein Tropfen auf den heißen Stein seien, denn damit würde nur ein geringer Teil abgedeckt und da wir nicht wie andere Verbände in der Lage sind alles zu bezahlen, sollen wir es lieber ganz lassen.
Abstimmung über die abgedruckten Minutes aus dem letzten Bulletin: das Protokoll ist wie abgedruckt angenommen.
TOP 4 Weitere Satzungsänderungen
B. Änderung der Satzung Teil 7 Absatz 9 bezüglich der Finanzen und der Buchprüfung.
Auf Grund der Diskussionen vom letzten Jamboree regt das Board an, die Buchprüfung von zwei vom Board unabhängigen Buchprüfern durchführen zu lassen, die Erfahrung in Buchprüfung haben und dann auf dem nächsten Jamboree gewählt werden. Die Mitgliedschaft hat die Buchprüfer vorzuschlagen. Abstimmung über die Ernennung von zwei Buchprüfern: der Vorschlag ist einstimmig angenommen.
Gerhard Kamm macht den Vorschlag die Buchprüfer sofort zu ernennen, so können diese bereits zum Fall Round Up zur Sicherheit vom Board eine Kassenprüfung vornehmen. Darüber muss die Mitgliedschaft wieder abstimmen: die Mehrheit ist dafür, sofort Kassenprüfer zu wählen.
Vorschläge zur Ernennung:
Karin Rochel, Karlsruhe, seit acht Jahren in der Finanzbuchhaltung tätig,
Gerhard Kamm, Sinsheim, war Leiter des Finanz- und Rechnungswesens einer amerikanischen Firma.
Beide nehmen die Nominierung an.
Wahl der Buchprüfer: die Buchprüfer sind einstimmig gewählt.
Die Buchprüfer werden gebeten, zum Meeting am Fall Round Up ihren ersten Bericht vorzulegen.
C. Antrag zur Änderung der Statuten Teil 5 Absatz 1 bzw. 2. Vergabe von Jamborees und Round Up.
Erster Vorschlag ist die Anzahl der Jamborees zu beschränken auf zwei Veranstaltungen pro Jahr, also Spring Jamboree und Round Up, mit rechtzeitiger zeitlicher Festlegung.
Zweiter Vorschlag ist die Vergabe des Round Ups durch den neuen Präsidenten ein Jahr im Voraus soll auf zwei Jahre im Voraus geändert werden. So kann sich jeder darum bewerben.
Hübi äußert seine Bedenken, bei nur zwei Veranstaltungen im Jahr würden die Teilnehmer keine große Auswahl haben, es würden mehr Tänzer anwesend sein und vermutlich größere Hallen benötigt, was sicherlich nicht der Sinn der Sache sei.
Zum zweiten Vorschlag meint Hübi, dass er das als sehr sinnvoll ansieht, denn die Vergabe der Hallen für große Veranstaltungen muss langfristig geplant werden.
Dieter Müller von den Roadrunners München macht den Vorschlag, ein Special im Jahr zu veranstalten, den man als europäische Convention bezeichnen kann, da wir ja dem Namen nach ein europäischer Verein sind. Man solle die Jamborees bestehen lassen wie sie sind und die Summer Jamboree zu einer europäischen Veranstaltung machen, da diese sowieso die größte Veranstaltung sei. Die Kontakte zu Skandinavien und England sollten intensiviert werden.
Thomas von den Unicorn Promenaders spricht sich für die Summer Jamboree aus, da sie meistens in den Ferien liegt, ermöglicht sie auch weitere Anreisen.
Peter warnt vor der "Europa-Euphorie", das Round Up in diesem Jahr wird es zeigen, eine Veranstaltung in England hat es bereits gezeigt. Es kann Erfolg haben, kann aber genauso gut schief gehen.
Rainer sagt, der Präsident des englischen Verbandes sei nach Holland eingeladen worden und dies gebe uns die Möglichkeit Gespräche in diesem Sinne zu führen.
Gerhard Kamm macht den Vorschlag, bei vier Jamborees zu bleiben aber nur noch zwei Membership Meetings abzuhalten um uns mehr Zeit zum Tanzen zu geben.
Steffen von den Challengers Hamburg schlägt vor europäische Veranstaltungen nach Hamburg zu verlegen, England sei sehr weit gewesen, aber Hamburg sei von Skandinavien und England aus gut zu erreichen, wie auch vom Süden her.
Die Mitgliedschaft vergibt die Jamborees und daher sind diese eben sehr oft im Süden. Jeder Club kann Vorschläge machen und wenn die Mitglieder bereit sind dorthin zu reisen, dann werden sie sich auch für diese Veranstaltung aussprechen.
Heike betont noch einmal, dass der Präsident das Vergaberecht für das Fall Round Up behalten soll außer er stellt es frei, wenn sein Club es nicht übernehmen will.
Der Antrag wird gestellt vier Jamborees beizubehalten: der Antrag ist angenommen.
Hans Beil von den Beaux & Beiles fragt, wer das Fall Round Up vergibt, wenn der Club des Präsidenten es nicht austrägt.
Rainer antwortet, das Fall Round Up ist an den Präsidenten gebunden und dieser hat auch das Vergaberecht.
Gerhard Kamm macht den Vorschlag auch das Round Up frei vergeben zu können, denn Hallen müssen heute langfristig vorher gemietet werden und es ist eine Belastung für den Präsidenten sich mit diesem Privileg auseinander setzen zu müssen. Des Weiteren sollen vier festgelegte Wochenenden im Jahr für diese Veranstaltungen verwendet werden, um zu kurze bzw. zu lange Abstände zwischen den Veranstaltungen zu vermeiden.
Richard von den Kuntry Kuzins merkt an, dass immer mehr Clubs Specials durchführen wollen. Würden sich diese für die Durchführung eines Jamboree bereit erklären, wäre die Jamboree Vergabe auch einfacher.
Heinz Munkelt meint, durch die rotierenden Ferientermine würden uns Schulgelände nicht zur Verfügung stehen, hätten wir festgesetzte Termine für die Jamborees. Feste Termine sind nicht durchführbar.
Ein weiterer Vorschlag sagt, ein fester Termin ist annehmbar plus minus eine Woche.
Ein festgelegter Termin für Jamborees gibt den Clubs die Möglichkeit zur rechtzeitigen Planung lange im Voraus, was heute leider notwendig ist.
Hübi weist daraufhin, dass der Antrag zur Abstimmung ein anderer sei und man sich auf diesen konzentrieren möge, da über die anderen Vorschläge erst zum Fall Round Up entschieden werden könne.
Abstimmung über den Antrag das Vorrecht der Vergabe des Round Ups durch den Präsidenten aufzuheben: Antrag ist angenommen.
Abstimmung über den Antrag die Termine auf plus minus eine Woche für Jamborees festzulegen: JA:75, NEIN:47, ENTHALTUNGEN:?
D. Amtsperiode des Vorstands Satzung Teil 3, Absatz 4
In diesem Zusammenhang wurde der Antrag gestellt die Amtsperiode des Vorstandes um ein Jahr auf zwei Jahre zu verlängern ab 1990.
Gerhard Kamm fragt warum diese Änderung erst ab 1990.
Die Nominierung für die neue Wahl läuft schon, die Kandidaten bewerben sich für ein Jahr.
Peter möchte seinen Antrag begründen: die neuen Boardmitglieder benötigen etwa ein halbes bis dreiviertel Jahr bis sie für den Verband arbeiten können und dann ist die Amtszeit schon wieder abgelaufen. Aus diesem Grund beantragt Peter die Verlängerung der Legislaturperiode auf zwei Jahre.
Abstimmung: der Antrag ist angenommen.
TOP 5 Nominierungen
Hübi soll einen Bericht abgeben über die Nominierungen: außer Rainer Scheiblich ist kein weiterer Kandidat da.
Das Board von Rainer wird zur Wiederwahl bestehen bleiben.
Dem Nominierungskomittee wird Dank ausgesprochen.
TOP 6 Neuvorschläge für Satzungsänderungen
Neue anstehende Satzungsänderungen werden erst im Bulletin veröffentlicht, bevor wir darüber abstimmen können.
Gerhard Kamm macht den Vorschlag, Zahlen aus den Satzungsänderungen herauszulassen, damit nicht jedes Mal erneut die Satzung geändert werden muss.
Harry macht den Vorschlag die Subscriber-Regelung zu ändern: Subscriber ja, zum vollen Beitrag, ohne Stimmrecht. Damit entfallen diejenigen, die diese Regelung nur ausnutzen obwohl sie die Bedingungen einer Vollmitgliedschaft erfüllen.
Thom Kafka hat bereits seinen Antrag auf Subscriber-Mitgliedschaft gestellt und fragt nach ob er auch den vollen Beitrag zahlen muss. Jürgen Dankert sagt, dass die Subscriber-Beiträge nicht geändert werden können wenn der Antrag schon gestellt ist, das heißt es bleibt für diese Anträge bei dem Beitrag von DM 140.-.
Gerhard Kamm sagt, die Satzung sollte dahingehend geändert werden, dass eine Subscriber-Mitgliedschaft nur für Einzelpersonen ist, um Informationen sammeln zu können.
Peter Schensick sagt, die Regelung läuft eigentlich auf das hinaus, was schon vorhanden ist, nämlich Gruppen die Möglichkeit zu geben sich zu formieren und dann Mitglied zu werden, wenn die Satzung vorhanden ist.
Harry sagt, dass schon lange die Möglichkeit besteht als Associated Member der Vereinigung beizutreten, für Einzelmitglieder wie auch für Clubs im Ausland. Es geht nur um die Clubs, die einfach den Mitgliedsbeitrag für die EAASDC einsparen wollen. Einzelpersonen auch im Ausland oder die an unserer Arbeit interessiert sind sollten die Möglichkeit haben auch Einzelmitglied zu werden.
Es wird auch ein fester Preis für ein Informationspaket vorgeschlagen.
Über all diese Vorschläge kann man auf dem Round Up abstimmen.
TOP 7 Jamboree Prereports
Rolling Squares
Das Round Up findet in Sneek Holland statt in einem Hallenkomplex, dessen größte Halle 2000 qm hat und zwei kleinere mit 400 qm.
Es besteht eine Übernachtungsmöglichkeit mit Luftmatratze und Schlafsack für 5 Gulden in der Halle. Um die Halle gibt es ausreichend Platz für Zelte und Wohnwagen, ebenfalls für fünf Gulden. Allerdings gibt es nur eine begrenzte Zahl von Stromanschlüssen, für 5 Gulden das Wochenende.
Mannheim Old West/Mannheim Mixers
Keine Übernachtungsmöglichkeit in der Halle. Wohnwagen und Zelte haben Platz in der Nähe der Halle allerdings ohne Strom. Essen in der Halle. Hotels in der Umgebung. Afterparty nur bis um ein Uhr.
TOP 8 Neubewerbungen für Jamborees
Hill Top Squares Baumholder bewerben sich für das Fall Round Up 1990.
Es besteht ein Vorvertrag mit der Stadt Neuenkirchen im Saarland für zwei Hallen mit 2000 qm und zwei kleinere Hallen zum Preis von DM 2000.- für alle Hallen mit Bestuhlung, Strom und Reinigung.
Die Hill Top Squares haben den Zuspruch zum Round Up erhalten.
TOP 9 Neue Clubs
Folgende neuen Clubs wurden in die EAASDC aufgenommen:
Mayflowers Griesheim Level: RDC Tag: SO 19:00 Uhr
Dohletreppler e.V. Ettlingen Level: MS Tag: FR 19:30 Uhr
Witch Hunters Menden Level: MS Tag: FR
TOP 10 Verschiedenes
A. Versicherung für Caller - Anlagen.
Wir sind von ECTA darauf angesprochen worden und werden das Thema nochmals aufgreifen. Wir sammeln erstmals Vorinformationen und Interessenten, dann werden wir uns mit der Versicherung in Verbindung setzen. Diese Sache wird von ECTA und EAASDC gemeinsam durchgeführt, da EAASDC die Vorinformationen bereits hatte.
B.
Heinz und Marlene Munkelt haben die History übernommen und hatten zum letzten Jamboree die Ehrenmitglieder aufgelistet, zu diesem die Clubs, die überhaupt jemals in der EAASDC waren. Diese Informationen hängen auf den Jamborees aus.
C. Informationen über den Stand e.V.
Wir haben noch keine weiteren Auskünfte von dem Rechtsanwalt, der das bearbeitet, erhalten.
Sammy Klinkenberg von den Challengers merkt an, dass es kein europäisches Vereinsregister gibt. Peter sagt, dass dieses Register eingerichtet wird und wir daran interessiert sind. Aus diesem Grund ist es die Sache wert, auf eine Antwort zu warten.
Ende der Mitgliederversammlung.
Andrea und Harry Heinz
Secretary
Minutes of the General Membership Meeting held at the Summer Jamboree in Crailsheim on the 8th of July 1989
Present board members: Rainer Scheiblich, Evi Jucker, Harry and Andrea Heinz, Peter and Marion Weber, Jürgen Dankert, Tom and Karen Denniston, Peter and Hannelore Schensick.
For the roll call see the German version.
TOP 1 Board reports
EDITOR
Peter Weber explained he made changes in his computer system which caused the omission of the phone numbers belonging to the contact addresses. In the next edition this will be printed in the right way. Please get in touch with Peter if you find mistakes or have suggestions to improve parts of it. Only with your help we can make the bulletin your publication.
BUSINESS MANAGER
The new postcards for the after action reports and the announcement of special dances seem to be a success. Nevertheless we are missing information about after parties, because you have to declare these also. This hint is only a help to your memory, in the hope that you won't have to pay a fine to Gema.
The membership asks if it may not be possible to forward also a room for after parties on those postcards.
Peter explained that it is difficult, as for record playing the usual declaration is enough, but for life bands you need the list of titles they are playing that night. Bands here are accustomed to hand a list to the organizer, so that this should not cause you any problem.
As Gema prices rose to the beginning of the year, fees for after parties with records increased from DM 40,- to DM 45,- and those for life bands from DM 60,- to DM 65,-.
TREASURER
Jürgen Dankert is able to give you the very last figures of our account including the dues that where paid during the morning:
CASH DM 5390,88
BANK DM 1929.60
TOTAL DM 7320,48
./. CREDIT DM 3926.46
ACCOUNT DM 3394,02
Remittances from our neighbor foreign countries always cause problems, when they are done in local money. Exchange fees on DM 30,- are DM 5,- on DM 40,-already DM 10,-.
Jürgen suggests that it would be better for foreign clubs to pay at jamborees directly. It makes them and us save money.
Some of the remittances Jürgen received did not show from which club they were. Please fill in the forms properly; otherwise we need to regard the money, whose sender we can't identify, as donations for the organization.
Maybe the members can help us in identifying some of the remittances and tell us from which club they are:
Scheumann, Donna Sanna, H. Hermann, Squaredancer, a remittance without declaration, Stefanie Daut.
If you know some please inform Jürgen Dankert.
PRESIDENT
There are ECTA seminars for callers. ECTA asked the EAASDC board to inform the clubs. If there is an opportunity and you are looking for a gift for your caller, you may as well give him a credit note to visit an ECTA seminar.
TOP 2 Constitution Changes
A.
We still have the preliminary regulation of one dance per club per year. Throughout the experience we made, we could figure, that this is, for most clubs, not enough.
Peter Schensick tried to explain to the membership how important the decision is, and if it is taken, you have to live with it without exceptions.
Gerhard Kamm thinks, another regulation is worthless, as we have already the 200 km rule. A change of constitution to his opinion is not necessary.
Rainer tells more than one club can have a special at the weekend. Most of the specials have main stream level, only few are plus or Al. Dancers in higher levels are happy having the chance for specials in their categories. There are some easy ways out of these regulations, founding a new club that applies for another special or seceding from EAASDC.
These ways are very expensive, as a new club costs DM 170,- dues and not being member of EAASDC could bring you severe punishment, form the financial point of view, by Gema. These are no solutions to the problem.
Heinz Munkelt suggests to reduce the km-limit from 200 km to 100 km as most of the dancers won't drive more than 100 km to a special. For his club only one dance a year would mean, that they could throw the badges for one special, that are already printed, value DM 2000,-.
Rainer answers that there is no need to leave it just with one dance, as it is now decision of the membership, what they want.
Gisa from the Puss-N-Boots makes the proposal to extend the regulation to three specials maximum per club per year.
In the Netherlands are only ten EAASDC Clubs; ten specials throughout the year would be very poor.
Another proposal wants to mention that the first of the three dances should have priority, the second one only if there is no collision with the 200 km rule.
A club can have more than one special if the other clubs within the 200 km area had already their first special.
Rainer says the 200 km is for all dances.
All the dances can be notified five years ahead of time.
Peter asks, which date should we take as the last possible to apply for a dance. Up to now, if four months ahead this date was still open and was not blocked by a club applying the first time, you could still have it. Continuing with this rule for three specials one can imagine the problems you could run into.
The easiest way would be, based on our friendship idea, to have as many specials as you want to and to organize yourself within your area with the other clubs. The bulletin than only has to publish the dates.
Some clubs, like Cross Country Hoppers or Beaux & Belles have specials in different levels or squares and rounds, and these Clubs need more chances than only one special a year.
Gerhard Kamm reminds the beginning of special dances, where you invited friends to spend a nice evening, where there was no need for an expensive hall nor decoration or an expensive caller. The club didn't need a profit of a couple of hundred marks. We should try to go back to these times and the friendliest club and the best caller will have most visitors.
Many clubs want more specials, why don't they host a jamboree?
We should also remind that the DM 170,- include only the Gema fee for one special dance. Should a decision be taken for three specials, two will have to be paid extra.
The membership votes on Gisas proposal that every club should have maximum three special dances per year.
Result of the vote: YES: 75, NO: 37, ABSTENTIONS: 17
The constitution will be changed to three specials per club per year.
TOP 3 Minutes
Matthias from the Susie Q's asks if the voting on the minutes of the spring jamboree includes the financial report printed in the same bulletin. If it is so then he would like to know more about the DM 897,90 under board meetings. He thinks it is not ok, if the board spends this money for food and beverages during the meetings, as the financial situation is as bad as it is.
Peter Schensick gives the answer: We spend the money for a common dinner of the old and new board, as a thank you for all the work the old board invested throughout the years for EAASDC. In former years also gifts were given to the old board. As these costs were too high we renounced on that but we kept up the installation dinner.
Peter also explained a jamboree weekend of a board member, and for this reason it should be possible to spend once a year between DM 400 and 500 for a dinner. In fact the DM 897,90 are for two installation dinners on two different Fall Round Ups.
Matthias only wanted an exact denomination, not only board meetings. We should say installation dinner.
Another suggestion says why not give the board a fee for expenses of DM 50,- per person per year.
Peter answers that fifty marks as a fee for expenses is just nothing and you can even do without.
The membership votes on the minutes: the minutes are accepted as printed.
TOP 4 More Constitution Changes
B. Change of the constitution part 7 paragraph 9
According to our discussions on the spring jamboree the membership should give the board the opportunity to ask two independent auditors with experience in auditing and bookkeeping to check the books.
They need to be nominated by the membership.
After the decision on the two auditors they should be elected immediately, so that they can check already the books until the Fall Round Up.
Voting on the nomination of two auditors: the proposal is accepted.
Nominated are:
Karin Rochel, Karlsruhe, working for eight years as financial bookkeeper
Gerhard Kamm, Sinsheim, worked for many years in the financial- and accountancy-department of an American company.
Both accept their nomination.
The auditors are elected unanimously by the membership.
C. Proposal to change the constitution part 5 paragraph 1 and 2 on the placing of jamborees and the Fall Round Up.
First part of the proposal is to have only two jamborees a year, in spring and the round up with fixed dates.
The privilege of the president to award the Fall Round Up should be extended to two years.
Two jamborees a year will bring more participants and the need for bigger halls, which is already now a problem. Fixed dates for jamborees would be a help, as the planning for the halls need to be done long terms ahead.
A suggestion from the membership points out to turn the Summer Jamboree in a European Convention. The Summer Jamboree is the largest in the year and why not involve England and Scandinavia.
We should not be to euphoric about this European idea, because, as we know things are not that easy and it will need some time. In Holland we will probably have the opportunity to speak to the president of the English association.
The Summer Jamboree is in the holiday time, which gives dancers the chance to travel a longer distance and the school holidays give us the opportunity to use school halls for the Summer Jamboree.
Fixed dates might bring some problems with the rotating school holidays, as the chance to rent school halls will be less.
The proposal is made to stay with four jamborees a year: the proposal is accepted.
The next suggestion is to free the president from the privilege to award the Fall Round Up and fix dates for the jamboree-weekends to avoid time distances of two months or half a year to permit timely planning, which nowadays is necessary.
Fixed dates should be plus minus one weekend.
Voting on the proposal to make the Fall Round Up free for all clubs: the proposal is accepted.
Voting on fixed dates plus minus one week: YES: 75, N0:47, ABSTENTIONS: 7
D. Term of office for the board Constitution part 3 paragraph 4
The proposal is made to have, from 1990 on, a term of office for the board from two years instead of one year.
The board always needs close to a year until it is able to work for the association, time to elect already a new board. For this year the nomination is running and the candidates know their term of office is only a year.
Voting on the proposal: the proposal is accepted.
From 1990 on the board will be elected for two years.
TOP 5 Nominations
Rainer Scheiblich and his board are the only nomination. In this board won't be any changes.
TOP 6 New proposals for constitution changes
New proposals will be printed in the bulletin.
A suggestion tells us to leave figures out of the constitution to have fewer changes.
Harry proposes to abolish the subscriber membership, as clubs apply for it to save the dues for EAASDC.
There should be subscribers, but paying full dues without the right to vote.
The clubs, which are subscribers now, pay the reduced fee.
There is an associated membership for single persons interested in our activities and clubs outside of the European area.
Another idea is to offer an information package for a certain price, to give information about how to found a club.
On these proposals a decision will be taken in Holland.
TOP 7 Jamboree Prereports
Rolling Squares
They host the Fall Round Up in Sneek, Netherlands. Several halls will be at our disposal, one of 2000 square meters and two of 400. For five gilders you can spend the night with air-mattress and sleeping bag in the hall. Trailers and campers have room around the hall for five gilders. There is only a limited number of electric hook ups.
Mannheim Old West/Mannheim Mixers
Winter Jamboree. No overnight in the hall. Trailers and campers around the hall, but without electricity. Food will be provided in the hall. Hotels are in the area. Afterparty only until one o'clock.
TOP 8 Applications for Jamborees
The Hill Top Squares Baumholder want to host the Fall Round Up 1990 in Neuenkirchen/Saarland. They have a pre-contract for the halls for DM 2000,-.
Their application is accepted.
TOP 9 New Clubs
Following Clubs have become members of EAASDC:
Mayflowers Griesheim Level: RDC Day: SU 1900 hrs
Dohletreppler e.V. Ettlingen Level: MS Day: FR 1930 hrs
Witch Hunters Menden Level: MS Day: FR
TOP 10 Miscellaneous
A. ECTA asked EAASDC about an insurance for caller equipment.
Years ago we collected already some information about the question, but there were not enough interested people. This insurance is as well for equipment of clubs. We would like to know how many caller and clubs are interested. We need at least 50 to start this insurance for ECTA and EAASDC.
B.
Heinz and Marlene Munkelt since the beginning of the year are in charge of the history. To the last jamboree they prepared a list of honorary members of EAASDC. This time they listed the clubs that ever were member of EAASDC.
C. Information about e.V., registered club
We did not get more information from the lawyer in charge of it, as in Brussels they are still working to found an European club register. As we want to be a European club it is worth to wait for it.
End of the meeting.
Andrea & Harry Heinz
EAASDC Secretary