PROTOKOLL DER EAASDC-MITGLIEDERVERSAMMLUNG DES WINTER JAMBOREE AM 02.12.1989 IN LAMPERTHEIM
Anwesende: EAASDC Vorstand: Rainer Scheiblich, Evi Jucker, Harald & Andrea Heinz, Peter Weber, Jürgen & Carola Dankert, Tom & Karen Denniston, Peter & Hannelore Schensick.
Folgende Clubs haben sich eingetragen:
Afcent Towners, All Season Dancers, Ambiorix Squares, Antwerp Diamond Dancers, Arizona Sun Devils, Awacs Flying Squares, Bamberg Cornhuskers, Barbarossa Promenaders, Beaux & Belles Frankfurt, Belles & Beaux Dortmund, Bembel Swingers, Berlin Dancing Bears, Berlin Swinging Bears, Bernemer Squeezers, Blackbird Dancers, Bonn Square Dance Group, Breisgau Twirlers Freiburg e.V., Bridgehouse Twirlers, Broken Wheels, Brussels Dancing Hearts, Carousels, Cart Wheelers SDC e.V., Castle Twirlers Coburg, Chainreacters, Challengers Hamburg e.V., Charly Mixers, Coast Riders, Coconuts SDC Leinzell e.V., Colonia Swingers, Colorado Ranchers, Country Cloggers Munich, Crailsheim Country Squares, Crazy Bumble-Bees, Dancing Shadows Berlin, Darmstompers e.V., Diamond Plus, Die Hards SDC Schweinfurt, Dip-N-Divers SDC e.V., Dohletreppler e.V., Donau Diamonds, Dreisam Swingers Freiburg, Enz Twirlers, Erlanger Rebels SDC, Filder Flyers, Flora Sweepers Elmshorn, Friendship Squares, Fröhliche Tänzer Dortmund, Funny Squirrels SDC Bergedorf, Gateway Twirlers, Gemener Burgtänzer Borken, H-Peelers, Hanau Golden Squares e.V., Happy Sliders Ludwigsburg, Happy Squares Hannover, Harmony Squares Nürnberg, Harz Mountaineers, Hearts & Diamonds Wiesbaden, Heilbronn Homesteaders, Helter Skelters SDC Hoisbüttel, Herkules Hillbillies, High Noon RDC Köln, Hill Top Squares Baumholder, Hilversum Hei-De-Hos, Hoedowners, Jolly Jokers, K-Towners, Kaiserslautern Klassic's, Kätchen Swingers, Keller Swingers, Key Porters, Kohlenpott Hoppers, Kuntry Kickers, Kuntry Kuzins e.V., Kut Ups, Lahn-River-Wheelers, Leine Valley Squares, Line Weavers, Loh-Dancers, Lovely Caotics, Lumberjacks, Maastricht Square Dance Group, Mannheim Mixers, Mannheim Old West Squares, Maverick Squares, Merry Mixers, Minuets, Moon Swingers Memmingen, Moonspinners Dietzenbach, Munich Swinging Bells, Neckar Valley Dancers, Oakleaves, Ocean Wave Square Dancers e.V., Ohmoor Squeezers Hamburg e.V., Ossi Hoppers SDC (F.I.B. Emden e.V.), Petticoat Flippers, Phantom Promenaders, Puss-N-Boots, RDC Mayflowers, Renegades, Rhein-Neckar Coordinators, Rodenbacher Square Dancers, Rokoko Dancers, Rollin' Squares, Rubber Dollies SDC, Schwäbisch Sweathearts, Schwarzwald Tänzer, Shillelagh Swingers, Smoky Socks, Spargel Spinners, Spinning Onions, Square Drivers, Stintfang Square Dancers HH e.V., Stuttgarter Strutters, Stuttgarter Rebläuse, Sunshine Twirlers Lauda, Susie Q's RDC, Swinging Stars, Tamburin Stuttgart, Tapsy Turtles, Teddycoats, The Crackers Worms, The Gypsies, The Survivors Stuttgart, The Swinging Posse, The Wagging Tails Ulm, Tulip Twirlers, Unicorn Promenaders, Viewcastle Wheelers Oberkirch SDC, Wattwürmer, Wheelers & Dealers, Witches & Wizards, Wolfhound Promenaders SRDC, Würzburg Whirlers, Yukon Tramps & Drivers Dinslaken.
STIMMBERECHTIGTE MITGLIEDER: 132
Bevor die Mitgliederversammlung beginnt wird der Antrag gestellt die Tagesordnung zur Mitgliederversammlung nicht zu akzeptieren, da erneut unter den Satzungsänderungen der Vorschlag fehle, sich in Zukunft auf zwei Mitgliederversammlungen im Jahr zu begrenzen.
Soweit, es richtig in unserer Erinnerung ist, wurde dieser Antrag durch die Diskussion und die daraus entstandenen Anträge niedergeschlagen. Wir werden diese Frage trotzdem überprüfen (hierzu der separate Artikel des Secretary in diesem Bulletin!)
Durch Abstimmung ist das Protokoll des Fall Round Up, wie gedruckt, angenommen.
TOP 1 Vorstandsberichte
PRESIDENT: Rainer Scheiblich hat eine neue Liste der Charter Dances ausgearbeitet, die auch abgedruckt wird, damit sich alle Clubs einen Überblick verschaffen bzw. ihre gebuchten Termine überprüfen können. Alle Clubs, die ein Interesse haben, können sich bei Rainer für ein Special bzw. Charter Dance bewerben.
BUSINESS-MANAGER: Peter Schensick hat. sich nach dem Fall Round Up mit der BÜMA in Holland in Verbindung gesetzt, um einen Vertrag, ähnlich wie in Deutschland mit der GEMA, auszuhandeln. Der Vertreter der BÜMA wollte Bedingungen zugrunde legen, wie die GEMA hier in Deutschland auch für alle Tanzschulveranstaltungen annimmt. Peter Schensick hat. dem Vertreter die Lage des Square Dance erklärt. Ergebnis des ganzen Gespräches war, dass sich der Vertreter der BÜMA informieren wird, wie unser Fall zu handhaben ist. Erst dann wird ein Vertrag ausgehandelt werden. Es besteht also solange ein Stillhalteabkommen, dass heißt, alle Veranstaltungen, die in den Bereich der BÜMA fallen, werden von uns registriert und eventuell im Nachhinein, wenn der Vertrag geschlossen ist, abgerechnet. Der nächste Schritt, den wir angehen werden, wird Belgien sein.
EDITOR: Die Umschlagaktion für ein neues Cover kann abgeschlossen werden. Die beiden Vorschläge, die die gleiche Punktezahl erreicht haben, sind im November veröffentlicht worden und stehen somit zur Abstimmung. Für die Zukunft geben Mitglieder zu bedenken, dass man eventuell eine längere Frist geben sollte, damit mehr Teilnehmer die Möglichkeit haben sich zu beteiligen, als es hier der Fall war. Es stehen die Vorschläge von Bernd Förder, Colorado Ranchers und Martin Köhnlein, Crailsheim Country Squares zur Auswahl. Nach der Auszählung der Stimmzettel haben wir folgendes Ergebnis: zweiter Sieger wurde mit 57 Stimmen der Vorschlag von Bernd Förder, Sieger ist mit 84 das Tanzpaar von Martin Köhnlein. Die Sieger erhalten, wie versprochen, eine Flasche Sekt und ein Jahresabo für das Bulletin. Stellvertretend für alle Teilnehmer an der postalischen Abstimmung erhält Uwe Jansen aus Bremen ebenfalls ein Jahresabo fürs Bulletin.
SECRETARY: EAASDC Satzungen für die neu aufgenommenen Clubs werden in Zukunft, regelmäßig nach dem Membership Meeting ausgegeben, da der Postweg recht teuer ist.
Eine weitere Bitte richtet sich an die Caller geführten Clubs. Die GEMA möchte diese Clubs wie Tanzschulen bewerten, also sehr hohe Gebühren veranschlagen. Aus diesem Grunde fordern wir diese Clubs auf, eine Satzungsänderung zu erarbeiten, aus der hervorgeht, dass diese Clubs von einem gewählten Vorstand geführt werden. Diese Änderungen sind bitte schriftlich an uns einzureichen, damit wir den Nachweis führen können, die Clubs haben einen Vorstand (nach BGB President, Vice President, Treasurer).
Auch andere Satzungsänderungen in euren Clubs bitten wir dem Sekretär mitzuteilen, damit unsere Unterlagen immer auf dem Laufenden sind.
Bei Gründung neuer Clubs möchten sich doch bitte die Verantwortlichen zuerst mit uns in Verbindung setzen, damit sie eine entsprechende Satzung ausarbeiten können und uns nicht zuerst die schon beschlossenen Satzung zuschicken, die wir dann aus formalen Gründen vielleicht nicht akzeptieren können. Falls dann Änderungen notwendig sind dauert es umso länger. Also setzt euch bitte erst mit dem Secretary in Verbindung.
TREASURER: Nach den Einzahlungen am Morgen ist in der Kasse folgender Bestand zu verzeichnen:
Bank DM 21.068,05
Kasse DM 5.459,09
Gesamt DM 26.527,16
Damit können die im Januar anfallenden Rechnungen bezahlt werden.
TOP 2 Bericht der Kassenprüfer und Entlastung des Vorstands
In der Oktoberausgabe auf Seite 14 wurde der Bericht der Kassenprüfer veröffentlicht. Die Kassenprüfer schlagen demnach vor, dem Kassierer die Entlastung zu erteilen. Der Antrag wird aus der Membership unterstützt. Die Abstimmung der Mitgliedschaft ergibt, dass der Vorstand mehrheitlich entlastet wird.
TOP 3 Differenzen mit anderen Clubs
Nachdem wir auf der letzten Mitgliederversammlung in Crailsheim über die Differenzen der Erlanger Rebels mit anderen Clubs berichtet haben (siehe auch das Protokoll im Oktoberheft des Bulletin TOP 4), gibt es nun folgendes Ergebnis: Rainer Scheiblich berichtet, dass er sich, wie auf dem Fall Round Up abgesprochen, mit den Clubs in Verbindung gesetzt hat und die Veranstalter des SATURDAY NIGHT FEVER ihre Veranstaltung abgesagt haben. Es wurde auch durch eine Markierung auf dem Flyer bekannt gegeben. Mit diesem Ergebnis ist die Präsidentin der Erlanger Rebels einverstanden.
Des Weiteren ist ein Flyer erschienen, der eine Veranstaltung parallel zu diesem Jamboree bekannt macht, was ebenfalls ein Verstoß gegen unsere Regeln ist. Dieser Tanz war schon ausgemacht, als der Termin für dieses Jamboree noch nicht festlag. Die Veranstaltung war schon ausgebucht und terminlich nicht mehr zu verschieben, so dass dieser Tanz als Ausnahme zur Regel angenommen wurde und bestehen blieb.
Es wird angemerkt, dass bevor diese Entscheidung getroffen wurde, die Mitgliedschaft hätte gefragt werden sollen. Andererseits sind Mitglieder der Meinung, dass das gewählte Board in solchen Dingen eine Entscheidungsfreiheit haben sollte.
TOP 4 Satzungsänderungen
Bylaws Teil 5, Absatz 9., Paragraph c: bleibt bis ...klubinterne Veranstaltungen... gleich.
Einfügen: Zuwiderhandlung hat den Verlust der Anerkennung bzw. Berücksichtigung des Charter/Special Dance zur Folge und führt zum Verlust der GEMA Abdeckung für diese Veranstaltung (Siehe Paragraph g). Darüber hinaus verliert der zuwiderhandelnde Club für ein Jahr die GEMA-Abdeckung für alle Clubaktivitäten, wie Clubabende, Klasse usw.
Diese Änderung ist bei 3 Nein-Stimmen und 4 Enthaltungen angenommen.
Bylaws Teil 5, Absatz 9, Paragraph f-h:
Der alte Paragraph f wird gestrichen, da er jetzt Bestandteil von Paragraph c ist. Die Paragraphen g und h werden zu f bzw. g. Es handelt sieh hierbei nur um eine neue Nummerierung als Folge des vorangegangenen Beschlusses.
Bylaws Teil 5, Absatz 2: Jamborees
Paragraph a) soll gemäß dem Vorschlag des Präsidenten aus dem Bulletin vom November 1989 lauten:
Der Verband billigt, pro Jahr drei Jamborees, die in seinem Namen veranstaltet werden. Das Spring Jamboree findet am ersten Wochenende im April, das Summer Jamboree am ersten Wochenende im Juli und das Winter Jamboree am ersten Wochenende im Dezember statt. Zeitliche Abweichungen sind nur im Bereich einer Woche vor bzw. nach dem festgelegten Termin möglich.
Zu diesem Punkt gab es eine ausführliche Diskussion, die zeigt, dass es viele Probleme gibt einen Termin eng zu begrenzen. Die ersten Wochenenden sind ungünstig, da zum Teil gearbeitet werden muss. Ostern ist sehr beweglich, man kann also nicht alle Wochenenden, die in Frage kämen, blockieren. Im Winter kollidiert man entweder mit dem Totensonntag oder liegt erneut auf einem verkaufsoffenen Samstag.
Um eine leicht zu handhabende Lösung hat. sich die Mitgliedschaft bemüht und abschließend folgenden Antrag zur Abstimmung gestellt:
Der Verband billigt pro Jahr drei Jamborees, die in seinem Namen veranstaltet werden. Das Spring Jamboree findet am zweiten Wochenende im März, das Summer Jamboree am letzten Wochenende im Juni und das Winter Jamboree am 1. Advent statt. Ausnahmen werden durch den Presidenten bzw. das Board beschlossen.
Dieser Antrag ist bei 11 Enthaltungen und 7 Nein-Stimmen angenommen.
Das Fall Round Up bleibt unverändert auf dem Termin Labour-Day Wochenende.
TOP 5 e. V.
Am 14. Dezember wird Peter Schensick einen Termin mit einem Abgeordneten des europäischen Parlaments haben und uns dann weitere Informationen über das Thema erster "europäischer Verein" am Spring Jamboree mitteilen.
TOP 6 Jamboree Bids
Über folgende Bewerbungen für Jamboree Termine und wurde von der Mitgliedschaft abgestimmt damit die entsprechenden Veranstaltungen vergeben:
Summer Jamboree '93 an die All Season Dancers in Antwerpen
Fall Round Up '91 an die Colonia Swingers in Köln
Fall Round Up '92 an die Swinging Posse in Antwerpen.
Berlin hat sich für das Spring Jamboree '91 beworben und hat bis zum Spring Jamboree in Schwäbisch Gmünd eine Option auf diesen Termin erhalten.
TOP 7 Neue Clubs
HEDGEHOGS: Freitag abends in Hüttlingen um 20 Uhr
STONECASTLE REBELS: Donnerstags in Itzehoe, Grundschule Sude-West
RECKI TWIRLERS: Sonntags nachmittags um 16:00 Uhr in Recklinghausen,
Gaststätte Brahmhoff, Salentinstr.
OPEN SQUARES: Samstags von 18-21 Uhr in Osterholz-Scharmbeck,
American High School
TRAVEL 8: Travelclub, machen einmal im Jahr eine Spezialreise
TOP 8 Verschiedenes
ENDE DES MEETINGS
Andrea & Harald Heinz
EAASDC Secretary
MINUTES OF THE EAASDC MEMBERSHIP MEETING AT THE WINTER JAMBOREE 2nd OF DECEMBER 1989 LAMPERTHEIM
Present Board members: Rainer Scheiblich, Evi Jucker, Harald & Andrea Heinz, Peter Weber, Jürgen und Karola Dankert, Tom & Karen Denniston, Peter & Hannelore Schensick.
For the Roll Call see German version.
At the beginning of the meeting the motion is made the agenda should not be accepted, as under the point constitution changes is missing the suggestion to have in future only two membership meetings a year. As far as we can remember, this motion was turned down through a longer discussion and other motions. We will check this point. (See separate secretary note in this edition of the bulletin!).
Taking a vote on it the minutes of the Fall Round Up were accepted as printed.
TOP 1 BOARD REPORTS
PRESIDENT: Rainer Scheiblich worked out a new list for charter dances. This will be printed in the bulletin to give all the clubs the opportunity to inform themselves or check their booked terms. All the interested clubs can apply with Rainer for a special or a charter dance.
BUSINESS MANAGER: After the Fall Round Up Peter Schensick got in touch with BUMA in Holland to work out a contract similar to the one in Germany with GEMA. The representative of Buma wanted to charge the association with the high fees of dancing schools. Peter explained the purpose of square dancing, also as non profit organization and the result of this meeting is that the BUMA representative is going to inform himself and work out a contract suitable to our purposes. Until then we register all special and charter dances in the Netherlands and we will be probably charged for them as soon as a contract is signed. Our next, step will be to get in touch with SABAM in Belgium.
EDITOR: The competition for the cover can be finished. The two suggestions that ended with the same number of votes have been published on the November bulletin. Now the membership can vote on them. Some of our members complained about the short period of time we gave them to participate in this competition and that we should in future also think of long mailing periods. More members should have the chance to join such a competition.
The two covers we will vote on have been designed by Bernd Förder, Colorado Ranchers and Martin Köhnlein, Crailsheim Country Squares. After the count of the voting ballots we reached the following result: 2nd winner is Bernd Förder with 57 votes for the graphic square dance symbol and winner is Martin Köhnlein with 64 votes for the square dance-couple in front of the globe.
The winners receive, as we promised, a bottle of sparkling wine and a subscription for one year bulletin. Representing all the members who joint the voting of the two winners out of 15 participants also Uwe Jansen from Bremen receives the bulletin for one year for free.
SECRETARY: EAASDC-Constitution for new clubs will be handed out on jamborees, as postage is too expensive.
We want to ask caller run clubs to work out a constitution, according to witch these clubs elected a president, a vice-president and a treasurer (the minimum necessary according to German law). This change is necessary as GEMA wants to charge caller run Clubs as normal dancing schools and not as members of the association. To avoid any trouble and in your interest, we ask you to mail us your changed constitution.
All other clubs should also mail us all constitutional changes, so that we are informed.
Prior to any new foundation of a club, the responsible people should get in touch with the secretary for all the details they need in their constitution. If you come up with bylaws and we realize, that important points are missing, the procedure needs a longer time and more work for you and us. Things can be done faster and easier, if you ask ahead for details!
TREASURER: After the payments done during the morning the amount of money in our money-chest is:
Bank DM 21.068,05
cash DM 5.459,09
Total DM 26.527,16
The upcoming bills in January for GEMA and insurance can be paid.
TOP 2 Report of the auditors and exoneration of the Board
The report of the auditors was already printed in the October issue of the bulletin on page 14. According to this the auditors make the motion to exonerate the Board. By votes the Board is exonerated.
TOP 3 Difficulties with other clubs
As we reported on the last membership meeting in Crailsheim the Erlanger Rebels had some problems with other clubs (see minutes in the October issue of the bulletin TOP 4). The results of trying to find a solution are: Rainer Scheiblich got in touch with the clubs and the organizer of the SATURDAY NIGHT FEVER and the dance was dropped. Also a note on the flyer told that the event would not take place. With this result the president of the Erlanger Rebels is satisfied.
There was also a flyer of a dance parallel to this jamboree, which is also an offence of our rules. This dance was already planned, when the date for this jamboree was not even fixed. After the jamboree was planned this special was sold out and organized as well, and as there was no way to move the special, we accepted it as exception to our rules. Members remind us that we should have asked the membership and let them take the decision on this point. Other members are of the opinion, that the board has been elected and for this it should be able to take smaller decisions on its own.
TOP 4 Constitution Changes
Bylaws part 5, subpart 9, paragraph c: remains the same until ... said activity.
Insert: Violation is cause for loss of Special/Charter Dance recognition and/or consideration and will lead to the loss of GEMA coverage for this activity (see paragraph g). Furthermore the violating" club will lose GEMA coverage for any club activities (i.e. club evenings, classes etc.) for one year.
This change has been accepted by the membership.
bylaws part 5, subpart 9 paragraph f-h:
Old paragraph f will be withdrawn, since now already incorporated in paragraph c. Paragraphs g and h will move up and become now f resp. g. This change is only a consequence of the above decision.
Bylaws part 5, subpart 2, Jamborees:
Paragraph a. should read, according to the suggestion of the President in the November bulletin 1989:
The Association will authorize three jamborees annually to be conducted in the name of the Association. The Spring Jamboree is to be conducted at the first weekend in April, the Summer Jamboree at the first weekend in July and the Winter Jamboree at the first weekend in December. Alternate dates are now one week prior to or one week after the fixed dates.
To this point we had a large discussion, which proved, that it is really hard to fix a date. The first weekends cause problems as there are people who have to work. They will not be able to be at the jamboree on Saturdays. The Easter term is very flexible and you cannot block all eventual Easter weekends. During winter on the last weekend of November we commemorate all the dead (no light music is allowed by law) and in December on all weekends shops are open.
The membership tried to find an easy to handle solution and suggested the following motion to vote on:
The Association will authorize three jamborees annually to be conducted in the name of the Association. The Spring Jamboree takes place on the second weekend of march, the Summer Jamboree on the last weekend of June and the Winter Jamboree on the first Advent. Exceptions will be determined by the President or the Board.
This motion was accepted with 11 abstentions and 7 no-votes. The Fall Round Up remains on the Labor-Day weekend.
TOP 5 e.V.
Peter Schensick will have on the 14th of December an appointment with a delegate of the European Parliament for the question "European e.V.". He will give us more information on the Spring Jamboree.
TOP 6 Jamboree bids
The membership voted on the following applications for jamborees so that
the Summer Jamboree '93 will be held by the All Seasons Dancers in Antwerp,
the Fall Round Up '91 by the Colonia Swingers in Cologne,
the Fall 'Round Up '92 by the Swinging Posse in Antwerp.
Berlin applied for the Spring Jamboree '91 and got an option until the Spring Jamboree in Schwäbisch Gmünd.
TOP 7 New Clubs
HEDGEHOGS: Fridays at 20:00 hrs in Hüttlingen
STONECASTLE REBELS: Thursdays in Itzehoe, Grundschule Sude-West
RECKI TWIRLERS: Sundays afternoon at 16:00 hrs in Recklinghausen,
Gaststätte Brahmhoff Salentinstr.
OPEN SQUARES: Saturdays from 18:00 to 21:00 hrs in Osterholz-
Scharmbeck, American High School
TRAVEL 8: Travel club with a Special Travel once a year
TOP 8 Various
b. ECTA would like to plan a Training Convention for callers and they hope that clubs will give their own callers a financial support, (birthday or Christmas gift). EAASDC thinks about a similar training weekend in the same location and on the same date for club boards (future club boards) and future EAASDC Boards, without, dances, only to work on some problems and come to know each other. Suggestions from the membership are welcome.
END OF THE MEETING
Andrea & Harald Heinz
EAASDC Secretary