PROTOKOLL DER MITGLIEDERVERSAMMLUNG AM WINTERJAMBOREE 7.12.1991 IN LAMPERTHEIM
Anwesende des EAASDC-BOARDS: Rainer Scheiblich und Ingrid Sommer, Hans Beil, Carola und Jürgen Dankert, Ronny Unger & Uschi Krause,
Peter Weber, Manfred & Mitschi Roesler, Harald & Andrea Heinz.
Anwesende Clubs: AFCENT TOWNERS, ALL SEASON DANCERS, ANTWERP DIAMOND DANCERS, ARIZONA SUN DEVILS, BAMBERG CORNHUSKERS, BARBAROSSA PROMENADERS, BAVARIAN CLOGGERS, BAVARIAN STOMPERS, BEAUX & BELLES FRANKFURT, BELLES & BEAUX DORTMUND, BEMBEL SWINGERS, BERNEMER SQUEEZERS, BLACKBIRD DANCERS, BONN SQUARE DANCE GROUP, BORDER-U-TURN-BACK, BRUSSELS DANCING HEARTS, CART WHEELERS SDC e.V., CASTLE TWIRLERS, CHALLENGERS HAMBURG, COCONUTS SDC, COLONIA SWINGERS, CRAILSHEIM COUNTRY SQUARES, CRAZY EIGHTS, DANUBE DANCERS, DARMSTOMPERS, DEMOCRATIC 1s, DIAMOND PLUS, DIE HEARTS SDC, DIP-N-DIVERS, DOHLETREPPLER, DOSTAVNIK, DRAW-BRIDGE-DIVERS, DYNAMITE DEVILS, ERLANGER REBELS, EYE CATCHERS, FANCY FAN SDC, FLYING PETTICOATS, FRIENDSHIP SQUARES, FRÖHLICHE TÄNZER, FRONTIER WHEELERS, GATEWAY TWIRLERS, GLOW WORMS, HANNOVER HEARTIES, HANSEATIC SQUARES, HAPPY SLIDERS, HAPPY SQUARES HANNOVER, HARBOUR ALLEMANDERS, HEARTS & DIAMONDS, HEIDELBERG HOEDOWNERS, HEILBRONN HOMESTADERS, HIGH nOOn RDC, HILLBILLIES, HILVERSUM HEI-DE-HO'S, HOLLAND WINDMILLERS, HONEY CAKE SQUARES, IRONHILL SANDHOPPERS,
K-TOWNERS SDC, KAISERSLAUTERN KLASSIC'S, KÄTCHEN SWINGERS, KELLER SWINGERS, KEY PORTERS, KIELER WHEELER, KUNTRY KUZINS, KUT UPs, LEINE VALLEY SQUARES, LION TOWN DANCERS SDC, LOH-DANCERS, LOVELY CAOTICS, M-SEPARATE, MANNEKENS 'N MAIDS, MANNHEIM MIXERS, MANNHEIM OLD WEST, MAVERICK SQUARES, MOON SWINGERS, MUNICH OUTLAWS SDC, MUNICH ROADRUNNERS, MUNICH SWINGING BELLS, OAKLEAVES, OCEAN WAVE SQUARE DANCERS, OFFENBURG SDC, OSSI HOPPERS SDC, PETTICOAT FLIPPERSPHANTOM PROMENADERS, PREETZER SQUEEZER, PUSS-N-BOOTS, RAINBOW SQUARES, RDC MAYFLOWERS, RHEIN-NECKAR COORDINATORS, RYTHM ROUNDS, ROKOKO DANCERS, ROLLIN' SQUARES, RUBBER DOLLIES SDC, SCALDIS SQUARES ZEELAND, SCHWÄBISCH SWEETHEARTS, SCHWARZWALD TÄNZER, SENFPOTT TWIRLERS, SHAPE SHUFFLING SQUARES, SHILLELAGH SWINGERS, SMOKY SOCKS, SOELLINGEN SWINGERS, SPARGEL SPINNERS, SQUARE DREAMERS, SQUARE DRIVERS, STINTFANG SQUARE DANCERS, STUTTGART STRUTTERS, STUTTGARTER REBLÄUSE, SUNRISE SWINGERS, SUNSHINE TWIRLERS LAUDA, SUSIE Q'S RDC, SWINGING STARS, TAMARA TWIRLERS, TAMBURIN STUTTGART, TEXAS STAR SDC, THE CRACKERS, THE DIGGERS, THE GYPSIES, THE MINUETS RDC, THE SWINGING POSSE, THE WAGGING TAILS, THE WESTERN SWINGERS, TIC TAC TOERS ANSBACH, WATTWURMER, WHITE MAGPIE, WITCHES & WIZARDS, YUKON TRAMPS & DRIVERS. Anwesend waren 124 Clubs.
TOP 1 Board Reports
President: Verschiedene Punkte müssen in unserer Satzung geändert werden. Auch Regelungen mit ECTA müssen eingearbeitet werden. Diese Punkte werden vorgestellt und am Spring Jamboree wird darüber abgestimmt werden.
Zur Erinnerung, da wir mit diesem Punkt Probleme hatten, macht Rainer Scheiblich darauf aufmerksam, daß das Jamboreeprogramm nur dann akzeptiert und gültig ist, wenn es die Unterschrift beider Präsidenten, EAASDC und ECTA, trägt.
Probleme gab es auch mit der Wahl der Caller bzw. mit dem aktuellen Status der Caller. Die Caller müssen aktive Mitglieder von ECTA sein.
Der Round-Dance Coordinator Susie Rotscheid bittet für Sonntags morgens am Winter und Sommer Jamboree um eine Halle um High Level Round Dance anbieten zu können, denn laut ECTA Satzung können diese Tänze nur ins Repertoire aufgenommen werden, wenn sie an einem Jamboree vorgestellt und gelehrt wurden. Ein kleinerer Nebenraum würde genügen.
Der Raum in dem das ECTA Meeting stattfindet wird in Zukunft noch weitere 1 1/2 Std. von ECTA benötigt für interne Critique. Auch hierfür sollte gesorgt werden.
Anlagenversicherung: die Frist für die Anmeldung läuft Ende Dezember ab wird bis Ende Januar verlängert. Ist dann die Zahl von 50 nicht erreicht, ist die Versicherung geplatzt.
Vice-President: Falls Friendship-books unleserlich oder unvollständig ausgefüllt sind, gibt Hans Beil keine Badges aus und die Inhaber müssen sich erst noch einmal mit Hans in Verbindung setzen. Die Friendship-books müssen leserlich Name und Club aufweisen.
Eintragung der EAASDC als e.V. Wir wollten warten bis ein europäisches Vereinsrecht besteht, da wir ja ein europäischer Verband sind. Eine genaue Prüfung hat ergeben, daß es keinen Regelungsbedarf für diesen Zweck gibt. Einem Verein nach deutschem Vereinsrecht dürfen alle Nationalitäten angehören. Das deutsche Vereinsrecht ist sehr flexibel und schreibt nur vor, daß der Verein einen Namen haben muß, einen Vorstand und als höchstes Entscheidungsorgan eine Mitgliederversammlung.
Unsere Satzung wird so überarbeitet, daß eine Eintragung in das Vereinsregister angestrebt werden kann. Das einzelne Board-Mitglied haftet zur Zeit persönlich, wenn es für die Vereinigung tätig wird. Bei e.V. haftet die Vereinigung nur mit dem Vereinsvermögen. Die Satzung wird überarbeitet, rechtzeitig zu einem Jamboree vorgestellt, um besprochen und gegebenenfalls geändert und dann beschlossen zu werden.
Secretary: Es wird noch einmal im Bulletin klargestellt werden, wie eine Anmeldung zur EAASDC abzulaufen hat, um beiden Seiten den Verfahrensweg zu erleichtern.
Publicity: Die Werbemappe wurde zu Beginn des Meetings verteilt. Somit hat jeder Club eine Möglichkeit in der Hand, wie er die Werbung für seinen Club attraktiver gestalten kann. Rückfragen nimmt Manfred gerne an, weitere Vorschläge sind für zukünftige Überarbeitungen willkommen.
Treasurer: Bar 7.402,17
Bankkonto 18.816,03
Sparkonto 25.000,00
Der Kontostand ist durch den Erfolg der Jamborees entstanden. Das Geld ist eine Rücklage für die GEMA- und Versicherungsrechnung bzw. ein komplettes Geschäftsjahr, in dem man notfalls ohne Einnahmen auskommen kann. Es kann auch für größere Anschaffungen dienen.
Wenn Clubs sich auflösen, sollten sie uns eine kurze Nachricht geben. Erhalten wir das nicht, läuft das Bulletin weiter und der Club läuft auch in den Kassenbüchern weiter. Auch hier bitte ein kurzes Kündigungsschreiben. Die Shamrocks haben drei Jahre lang keinen Beitrag bezahlt, auf Rechnungen und Mahnungen nicht reagiert und werden gemäß Satzung mit sofortiger Wirkung aus der EAASDC ausgeschlossen. Dies ist bereits das zweite Mal.
TOP 2 Minutes
Das Protokoll zum Sommer-Jamboree in Ladenburg wird, wie im Oktober-Bulletin abgedruckt, nach Abstimmung angenommen.
Das Protokoll zum Fall-Round Up in Köln wird, wie im November-Bulletin abgedruckt nach Abstimmung angenommen.
TOP 3 Treasurers Report
Kann nicht abgehalten werden, da Hannelore und Peter Schensick, mit deren Unterstützung der Report erstellt wird, aus beruflichen Gründen nicht anwesend sind. Dieser Punkt wird zurückgestellt bis zum Spring-Jamboree.
TOP 4 Beitragszahlung
Es wurde bereits in Köln angesprochen, daß wir die Beitrags-zahlungen abändern wollen, damit das Geld eingegangen ist, wenn es für Gema- und Versicherungszahlungen benötigt wird.
Fälligkeit der Beitragszahlung ist der 1. Oktober für das folgende Geschäftsjahr. Bei pünktlicher Zahlung bis zum 1. Oktober durch Bankeinzug oder Überweisung soll es einen finanziellen Nachlaß von DM 20.- geben, also DM 150.-. Bei Zahlung vom 1. Oktober bis 31.12. bleibt wie immer bei den DM 170.-. Ab 1. Januar erhöht sich die Gebühr um DM 20.-. Letzte Zahlungsmöglichkeit ist beim Spring Jamboree der Betrag von DM 190.-. Wer bis zum Roll Call nicht gezahlt hat, ist aus der Vereinigung ausgeschlossen. Wenn der Club wieder aufgenommen werden will, müssen die Aussenstände vollständig gezahlt werden und der fällige Jahresbeitrag. Es wird die Frage gestellt, wieviele Clubs "verspätet" zahlen. Jürgen Dankert stellt fest, daß 60 % nach Januar zahlen. Davon müssen wiederum 50% gemahnt werden. Wird weiterhin eine Mahnung geschickt? Es ist nicht vorgesehen eine Mahnung zu schicken. Es ist die Pflicht des Clubs zu zahlen und nicht an die Zahlung erinnert zu werden.
Clubs sollten auf jeden Fall daran erinnert werden, daß die Beitragszahlung fällig ist. Auch wenn es nach Satzung nicht die Pflicht von EAASDC ist zu mahnen, sondern die Pflicht der Clubs zu zahlen, so entspricht es den freundschaftlichen Regeln, die Clubs trotzdem einmal darauf aufmerksam zu machen, mit dem Hinweis, daß sie am nächsten Jamboree ausgeschlossen werden. Dem stehen die Kosten gegenüber, die bei der derzeitigen Zahlungsmoral ein Erinnerungsbrief an nicht zahlende Clubs bedeutet, nämlich Porto und Arbeitszeit für ca. 160 Briefe. Clubs könnten allerdings in der vollständigen Ausgabe des Bulletin vom Januar bzw. Februar mit einem Hinweis "Clubbeitrag überfällig" in der Spalte Note gemahnt werden. Es ist auch im Geschäftsleben üblich wenigstens eine Mahnung zu erstellen. Nicht eingehende Zahlungen können auch an einem Wechsel im Clubvorstand liegen, der nicht weiß, was er zu tun hat. Die EAASDC ist auf die Informationen durch die Clubs angewiesen und muß sich auf deren Richtigkeit verlassen. Wenn das alte Board das neue nicht einführt, dann sollte sich das neue für Infos an die EAASDC wenden.
Ausgeschlossene Clubs sollten eine schriftliche Benachrichtigung erhalten, da vielleicht das Bulletin nicht gelesen wird. Bei Ausschluß sollten Aussenstände noch gezahlt werden, denn die anderen Clubs zahlen ja Gebühren mit, wenn sie fällig werden.
Es wird der Antrag gestellt:
- Fälligkeit des Jahresbeitrags 1. Oktober
- Zahlung bis 1. Oktober DM 20.- Nachlaß
- Zahlung ab 2. Oktober bis 1. Januar normaler Beitrag
- Zahlung ab 2. Januar DM 20.- Aufschlag mit Mahnung im Bulletin
an die säumigen Clubs
- nach dem Roll Call beim Spring Jamboree Ausschluß der Clubs, die
noch nicht gezahlt haben
- bei Wiederaufnahme Zahlung aller Aussenstände inkl. aller
anstehenden Gebühren.
Dieser Antrag ist bei Abstimmung von der Mitgliedschaft angenommen worden.
TOP 5 Anschaffungen
Da ein beruhigendes Finanzpolster vorhanden ist, stellt das Board den Antrag an die Mitgliedschaft einen Betrag von DM 10.000 für folgende Anschaffungen freizugeben:
- PC (Laptop) für den Treasurer mit Drucker (dieser kann vom Editor genommen werden) und einen Roll Boy für eine Hängekartei
- Laser Drucker, Kopierer mit Verkleinerungsmöglichkeit für den Editor.
Diese Ausgaben werden aus den Einnahmen aus den Jamboreegewinnen finanziert und sind notwendig, um die Arbeit einfacher und besser abzuwickeln.
Es gibt Einwände gegen den Kopierer, der notwendig ist, da die Druckvorlagen von den Clubs nicht in der vorgeschriebenen Größe eingereicht werden, nicht rechtzeitig kommen oder montiert werden müssen.
Abstimmung:
Der Laptop für den Treasurer ist genehmigt.
Der Laserdrucker ist mit 66 Stimmen genehmigt.
Der Kopierer ist genehmigt.
Der Aktenschrank ist ebenfalls genehmigt.
TOP 6 Änderungen der Guidelines
Callers critique § 8.1 subpart d und § 7.4 das Wort Haupthalle soll herausgenommen werden, da ECTA die Callers Critique weiterführen möchte, dazu allerdings nicht die Haupthalle benötigt. Der Antrag zur Änderung des Wortes Haupthalle ist durch Abstimmung angenommen worden.
§ 1.5 bzw. § 9.subp. e,f ECTA Equipment. Änderung dahingehend, daß es die Verantwortung des Clubs ist, sich um den Transport der ECTA-Anlage zu kümmern und nicht, wie es noch in den Guidelines steht, die Verantwortung des Clubs und des Sound Coordinators.
Auch hier ist die Änderung durch Abstimmung angenommen worden.
TOP 7 Jamboree bids
Ironhill Sandhoppers Winter Jamboree 1992
Swinging Stars Heidelberg Summer 1995 Option
Stinfang SDC Spring Jamboree 1997 Option
Key Porters Summer Jamboree 1994 Option
Beaux & Belles Round Up 1994 Option
Die Ironhill Sandhoppers haben in Eisenberg zwei Hallen für je ca. 500 Tänzer zu einem vernünftigen Preis zur Verfügung. Es wird daran erinnert, daß eine Halle für alle Tänzer zu klein sein könnte. Da es jedoch sehr schwierig ist überhaupt einen Club zu finden, der sich bereit erklärt, das Winter-Jamboree zu übernehmen, ist dieses doch an Eisenberg vergeben worden.
TOP 8 Neue Clubs
The Bison Dancers: Level: MS/+/RD, Tanztag: Sonntag, Uhrzeit: 19:00 Uhr, Tanzplatz: Buurthuis "De Lelie", Hilversum, Caller: Jan & Ria Nieuwehuijs.
The Sputniks SDC: Level: plus, Tanztag: 1.,3.,5. Donnerstag, Uhrzeit: 19:30 Uhr, Tanzplatz: ASV Sportgaststätte, Veitsbronn, Caller: Jürgen Weissenborn.
Weaving Twins: Level: MS, Tanztag: Freitag, Uhrzeit: 20:00 Uhr, Tanzplatz: Sportheim, Konradsreuth Caller: Joachim Kroll.
Heider Markt Squeezers: Level: MS, Tanztag: Freitag, Uhrzeit: 20:00 Uhr, Tanzplatz: Bürgerhaus 2240 Heide Caller: Reinhold Roedig.
Benefit Square Dance Organisation: special club.
Ende des Meetings
Harald & Andrea Heinz
EAASDC-Secretary
MINUTES OF THE MEMBERSHIPMEETING ON THE WINTERJAMBOREE ON THE 7TH OF DECEMBER 1991 IN LAMPERTHEIM
Present from the EAASDC-BOARD: Rainer Scheiblich und Ingrid Sommer, Hans Beil, Carola und Jürgen Dankert, Ronny Unger & Uschi Krause, Peter Weber, Harald & Andrea Heinz.
Present Clubs: List see german version. Present were 124 clubs.
TOP 1 Board Reports
President: Various points of our guidelines need to be changed. Also some new regulations with ECTA need to be written in our constitution. These points will be presented in the bulletin and voted on at the Spring Jamboree.
As in the past we had problems with that, Rainer Scheiblich reminds that a jamboree program needs to be signed by both, presidents of ECTA and EAASDC to be valid.
We had also problems with the choice of callers as they have to be active members of ECTA.
The new Round-Dance Coordinator Susie Rotscheid asks for a hall on sunday morning on Summer and Winter Jamboree for High Level Round Dance, as according to ECTA-Constitution these dances do not belong to the repertoire, as long as they have not been tought on a jamboree. A smaller hall would be sufficient.
The hall in which the ECTA meeting takes place will be needed for an additional 1 1/2 hrs. for ECTA critique. Also for this clubs hosting a jamboree should take care.
Equipment insurance: if Frank Phillips does not have 50 registrations for the equipment insurance until the end of january, there will be no equipment insurance.
Vice-President: in case friendship-books are not readable or uncomplete, such for names and club, Hans Beil will not hand out any badges and the owners of these friendship-books have to get in touch with Hans. On friendship-books has to be written the name of the owner and the club he belongs to in a readable way.
Registration as e.V. (registered association). Originally we wanted to wait until a european law for association has been established as we are a european association. Checking the situation again, we found that there ia no need for such a new law. For a club or association under german association law rules are very flexible. All nations can become members of such a club. The only must is a name, a board and a membership.
Our constitution will be changed in the way that it is suitable to become a registered club. At the moment the single board-member is personally liable if he acts in the name of the association. With the registered association the association itself with its fortune is liable and not the single board-member with its private property as it is in the moment. The constituion will be done over again, presented in time for a jamboree, discussed, changed if necessary and voted on.
Secretary: With a short note in the bulletin we want to make clear, how the way is to become a memberclub of EAASDC as obviously this is not known to most of the applicants. This will hopefully make thinks easier for both parts.
Publicity: The publicity folder has been handed out at the beginning of the meeting. This way every club has a tool how to handle all things that have to do with publicity. Questions and suggestions to Manfred Roesler, responsible for publicity.
Treasurer: cash 7.402,17
bank account 18.816,03
special account 25.000,00
These good results are due to the success of the jamborees. This money is a back-up for future Gema and insurance bills and as well for a whole business year, in case the association would not have any income. It can also be used for larger expenses in case they are necessary.
It would be real helpfull if clubs would give a short note in case they dissolve. If we are not informed, the club still gets a bulletin and will be still registered in our cash-book.
The Shamrocks are overdue for three years, did not react on bills nor dunning and will be excluded from EAASDC according to our constitution. As we have been informed this is allready the second time.
TOP 2 Minutes
The minutes of the Summer-Jamboree in Ladenburg have been, as printed in the october issue of the bulletin, accepted by votes.
The minutes of the Fall-Round Up in Cologne have been, as printed in the november issue of the bulletin, accepted by votes.
TOP 3 Treasurers Report
Cannot be held, as Hannelore and Peter Schensick, for business reasons cannot be present, and the treasurers report is always done with their help. This point is postponed until the Spring Jamboree.
TOP 4 Dues
We discussed this point already in Cologne, that we have the intention to change the payment of dues, as we want to make sure to have the money in the treasury when we need it for Gema and insurance payments.
Due date is the 1st of october for the upcoming business year. By payment in time until the 1st of october you will get a release of DM 20.-, which means DM 150.-. Payment from the 2nd of october till the 31st of december will be still DM 170.-. From the 1st of january dues will be DM 190.-. Last chance for payment on the Sring Jamboree with DM 190.-. Who did not pay untill the roll call, will be excluded from EAASDC. If the club wants to become member again he has to pay all outstanding debts and the dues for the new year. The membership asks how many club are "late" in paying. Jürgen Dankert says, 60 % pay after january. From these again 50 % get a written notice. Will we still send out warnings? It is not planned. It is on the side of the clubs to pay in time and not to wait for a reminder. Clubs should get a reminder, as this is also usual in business life and corresponds to the friendship idea in square dance. On the other hand we have costs like money and time for a reminder to aproximately. Clubs could easily be warned in the complete january or february issue writing in the club roster under notes: dues overdue. No payment could be due to a change in the board and the new board does not know what to do. EAASDC depends on the informations we get from the clubs and we need to be sure the informations are correct. If the new board does not get any info from the old board they should get in touch with EAASDC to come to know more.
Excluded clubs should get a written note about that, as they might not read the bulletin. If they are excluded they still should pay their outstanding dues, as all the other clubs pay also fees for them.
The motion is made that:
- dues have to be paid on the 1st of October
- payment till 1st of October DM 20.- reduction
- payment from 2nd of October till 1st of January dues as ever
- payment fron the 2nd January on DM 170.- plus DM 20.- and
dunning in the bulletin
- after roll call on spring jamboree exclusion of the clubs that
did not pay
- in case of resumtion the club has to pay all outstanding dues
and fees and the dues for the new year.
This motion has been accepted by votes by the membership.
TOP 5 Purchases
As we have a good financial backup, it is the boards intention to spend DM 10.000 for new equipment for some of the board members: a PC (Laptop) for the treasurer with printer (this could be taken from the editor) and a roll boy for hanging files,
laser printer and copy-machine with the possibility for reductions for the editor. These expenses come from the income of jamborees and are necessary to make our work faster and easier.
There are some objections against the copy-machine which is really necessary, as the size of flyers is seldom the right one to be printed in the bulletin. Some flyers also come in after deadline and still need to be put into right size.
By votes the membership approved:
the laptop for the treasurer,
the laser printer with 66 votes for the editor,
the copy-machine for the editor,
and the roll-boy for hanging files for the treasurer.
TOP 6 Changes in the guidelines
Callers critique § 8.1 subpart d and § 7.4 the word main hall needs to be erased, as Ecta wants to go on with Callers Critique, but does not need the main hall. The motion to erase the word main hall has been accepted by votes.
§ 1.5 bzw. § 9.subp. e,f ECTA Equipment. It needs to be changed that it is the responsibility of the hosting club to take care of transportation of the ECTA equipment and not, as it is still written in the guidelines the job of the sound coordinator and the hosting club. Also these changes have been accepted by votes.
TOP 7 Jamboree bids
Ironhill Sandhoppers Winter Jamboree 1992
Swinging Stars Heidelberg Summer 1995 Option
Stinfang SDC Spring Jamboree 1997 Option
Key Porters Summer Jamboree 1994 Option
Beaux & Belles Round Up 1994 Option
The Ironhill Sandhoppers have two halls at their disposal in Eisenberg for 500 dancers each and this also for a reasonable price. The membership reminds us, that a hall for all dancers could be too small. As it is really difficult to find a club that wants to host a winter jamboree, this has been given to the new club in Eisenberg.
TOP 8 New Clubs
The Bison Dancers: Level: MS/+/RD, Day: Sunday, Time: 19:00 hrs, Place: Buurthuis "De Lelie", Hilversum, Caller: Jan & Ria Nieuwenhuijs.
The Sputniks SDC: Level: plus, Day: 1.,3.,5. Thursday, Time: 19:30 hrs, Place: ASV Sportgaststätte, Veitsbronn, Caller: Jürgen Weissenborn.
Weaving Twins: Level: MS, Day: Fryday, Time: 20:00 hrs, Place: Sportheim, Konradsreuth, Caller: Joachim Kroll.
Heider Markt Squeezers: Level: MS, Day: Fryday, Time: 20:00 hrs, Place: Bürgerhaus 2240 Heide, Caller: Reinhold Roedig.
Benefit Square Dance Organisation: special club.
End of Meeting
Harald & Andrea Heinz
EAASDC-Secretary