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Protokoll des EAASDC Membership Meeting in Wolfratshausen am 04.09.1993
Anwesende des Boards: Rainer Scheiblich & Ingrid Sommer, Hans & Roswitha Beil, Jan & Truus Hobijn, Peter Weber, Peter Schensick, Manfred & Mitschi Rösner, Harald Heinz.
Top 1 Roll Call Anwesende Mitgliedsclubs: Arizona Sun Devils, Backwood Swingers Amberg, Bamberg Cornhuskers, Bavarian Stompers Beaus & Beils Frankfurt, Bembel Swingers, Benefit Square Dance Organisation, Berlin Swinging Bears, Border-U-Turn Back, Breisgau Twirlers Freiburg, Brotherhood of Square Dance, Coast Riders, Country Farrow Prag, Daddytown Swingers, Dancing Shadows Berlin, Danube Dancers Neu Ulm, Diamond Plus, Dip-N-Divers, Dohletreppler Ettlingen, Dreisam Swingers Freiburg, Dschungel Tänzer Freiburg, Dynamit Devils, Enz Twirlers, Erlanger Rebels SDC, Eye Catchers SDC, Funny Squirrels, Habsburger Queens Shufflers, Happy Squares Hannover, Heider Markt Squeezers, Heilbronn Homesteaders, Holland Windmillers, Honey Cake Squares, Ironhill Sandhoppers Eisenberg, Jolly Jokers, K-Towners, Kaiserslautern Klassic's, Key Porters, Kuntry Kuzins, Kut Ups, Lady Swingers Konstanz, Leine Valley Squares, M-Separate Prag, Mannheim Old West Squares, Merry Mixers Böblingen, Moon Swingers Memmingen, Mountain Hoppers Salzburg, Munich Outlaws, Munich Roadrunners, Munich Square Devils, Ocean Wave Square Dancers, Pader Jumpers, Patter Ghost SDC, Phantom Promenaders, Printen Promenaders, Puss-N-Boots Neu Ulm, Racing Birds, Rainbow Squares Nackenheim, Recki Twirlers, Rhythm Rounds, Rollin' Squares, Rubber Dollies Berlin, Schwäbisch Sweathearts, Shillelagh Swingers, Silhouettes, Square Drivers, Stuttgarter Rebläuse, Sun Valley Dancers, Sunshine Twirlers Lauda, Sweet Cherries Hannover, Tamara Twirlers Munich, The Gypsies, The Minuets Rhein/Main, The Salt Traders, The Teutonic Tramps, The Wagging Tails Ulm, Thunderbirds SDC Mainz, Tölzer Twirlers, Tough Ones Filderstadt, Travel "8", Tulip Twirlers, Unicorn Promenaders, Very Hot Square Dancers Oberndorf, Weaving Twins, Westsiders, Würzburg Whirlers.
Von 278 Mitgliedclubs sind anwesend 82 Clubs.
Top 2 Board Reports President: Tagesordnung der Mitgliederversammlung 1.) Roll Call 2.) Board Reports 3.) Minutes 4.) Treasurer Report 5.) Jamboree Reports 6.) Eingetragener Verein 7.) Neue Clubs 8.) Verschieden 9.) Banner Return
Der Vorstand hat Kenntnisse von einem Tänzer, der Clubdaten vermutlich in der Art wie wir sie im Bulletin veröffentlicht, auf Diskette zur privaten Nutzung anbietet. Diese Veröffentlichung von Clubdaten hat nicht die Zustimmung des Vorstandes der EAASDC, wir müssen uns deshalb aus Datenschutzgründen davon distanzieren. Die Daten von Mitgliedsclubs und Bulletinabonnenten stehen nur uns und unserer damit verbundenen Arbeit zu Verfügung und werden in keiner Weise an Dritte außerhalb des Vorstandes weitergegeben. Wenn jemand in dieser Form Informationen anbietet, dann macht er dies ausschließlich auf eigenes Risiko und er darf auch nur die Daten der Clubs veröffentlichen deren schriftliches Einverständnis er hat.
Vize President: Ein Friendshipheft ist in Antwerpen liegen geblieben und kann diesmal abgeholt werden. Ein generelle Bitte an alle die die Friendshiphefte abgeben: holt diese auch bitte ab.
Business Manager: Im letzten halben Jahr haben 4 Mitgliedsclubs Tänze durchgeführt die nicht über uns bei GEMA angemeldet waren. Die Clubs haben jeweils um die 450,- DM Gebühr bezahlt. Sollte dies regelmäßig vorkommen, müssten Regularien geschaffen werden (z.B. Ausschluss des Club aus dem Verband) um den Verband zu schützen. Den durch diese Clubs wird das Vertrauen in unsere Angaben bei GEMA gestört und wir hätten mit einem viel größeren Verwaltungsaufwand zu tun.
Secretary: Vielen Dank an die Clubs die ihre neuen Satzungen uns zugeschickt haben. Eine Bitte an die Clubs, die ihre Satzungen ändern um dann die Eintragung beim Amtsgericht zu beantragen. Schickt bitte erst die Satzung zu uns, dann können gegebenenfalls Änderungen noch ohne größeren Aufwand eingefügt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann wieder über das Amtsgericht laufen.
Publicity: Der Vertreter der Travel 8 soll sich bitte die kostenlose Werbemappe abholen.
Top 3 Protokolle Das Protokoll der Sommer Jamboree wird in der Oktober Ausgabe des Bulletins abgedruckt und kann zum Winter Jamboree verabschiedet werden.
Das Protokoll der Spring Jamboree wie in der Juli Ausgabe des Bulletins veröffentlicht wird bei einer Enthaltung angenommen.
Top 4 Treasurer Report Rainer Scheiblich liest den von Jürgen Dankert aufgestellten Kassenbericht vor. Die Kassenbücher liegen zur Einsicht bereit. Kopien des Berichtes liegen für die daran interessierten Clubs bereit.
Der Kassenbericht wird bei einer Enthaltung angenommen.
Top 5 Jamboree Reports Die Vertreterin der Phantom Promenaders entschuldigt das Fehlen von Andreas Hess der auf dem Round Dance Programm stand, er konnte wegen eines Staus und anschließenden Autoproblemen nicht kommen.
Der vorgesehene Volksfestplatz wurde kurzfristig abgesagt, deshalb ist die Stellfläche für die Wohnwagen ist etwas eng geworden.
Mit dem Wirt war vereinbart, dass es Samstagmorgen ab 8.00 Uhr im Lokal Frühstück gibt. Der Wirt hat sich aber an die Vereinbarung nicht gehalten. Für Sonntagfrüh wird das Problem aber gelöst sein. Nähere Informationen werden beim Abendprogramm angesagt.
Rainer Scheiblich verliest die die Liste der bereits vergebene Jamborees und Round Ups. Wer an der Ausrichtung einer Jamboree interessiert ist soll sich bitte mit ihm in Verbindung setzen. Die Liste wird auch im Bulletin wieder veröffentlicht.
Dieter von den Mannheim Old West berichtet, dass die Vorbereitungen für das Winter Jamboree abgeschlossen sind. Er erinnert, noch mal daran, dass keine Übernachtungsmöglichkeiten in den Hallen bestehen.
TOP 6 Eingetragener Verein Entsprechend dem Beschluss der Mitgliederversammlung auf dem Sommer Jamboree in Antwerpen soll heute darüber abgestimmt werden, ob die EAASDC ein eingetragener Verein werden soll oder nicht. Dazu liegt ein Antrag der Dancing Shadows Berlin vor, der in der Augustausgabe des Bulletin veröffentlicht wurde und wie folgt lautet: "An der Abstimmung über die Umwandlung der EAASDC in einen "eingetragenen Verein" sollen alle Mitgliedsvereine in schriftlicher Form teilnehmen. Für die Zustimmung ist eine 2/3 Mehrheit aller stimmberechtigten Mitglieder nötig".
Begründung: Die Umwandlung in einen eingetragenen Verein sei tatsächlich eine Auflösung des derzeit nicht eingetragenen Vereins und ist erforderlich für die Neugründung eines eingetragenen Vereins. Nach § 5 Abs. 1 nach geltender Satzung wäre deshalb die beantragte Verfahrensweise erforderlich.
Hans Beil, der von Beruf Rechtsanwalt und Notar ist, erläutert, dass diese Begründung rechtlich unzutreffend ist. Die Überführung oder Umwandlung der EAASDC in einen eingetragenen Verein ist nur eine Änderung der Rechtsform. Ähnlich etwa der Umwandlung einer GmbH in eine AG. Es erfordert keine Auflösung der bisherigen EAASDC.
Aus diesem Grunde ist der Antrag der Dancing Shadows Berlin unbegründet und deshalb schlägt der Vorstand vor den Antrag abzulehnen. Hinzu kommt aber, dass die geforderte Beteiligung von 2/3 aller Mitglieder mit großer Wahrscheinlichkeit nicht zu erreichen ist. Auf den Jamborees sind im Regelfall ca. ein Drittel der Mitglieder (80 bis 100) von ca. 300 Vereinen anwesend. Auch die Möglichkeit der schriftlichen Stimmabgabe wird wahrscheinlich die Beteiligung nicht auf die geforderte Beteiligung von ca. 200 Stimmen erhöhen. Auch aus diesem Grund schlägt der Vorstand die Ablehnung vor.
Abstimmung über den Antrag: Stimmberechtigten: 81 Ja: 4 Nein: 71 Enthaltung: 6 Der Antrag über die Umwandlung der EAASDC in einen "eingetragenen Verein JA oder Nein" kommt zur Abstimmung.
Auf Anfrage zählt Hans Beil noch einmal die Vorteile bzw. Nachteile wie im Bulletin veröffentlicht auf.
Abstimmung über den Antrag: Stimmberechtigten: 82 Ja: 77 Nein: 3 Enthaltung: 2
Top 7 Neue Clubs SDC Bad Aibling Level: MS, DAY: Donnerstag 20.00 Uhr, Mitglieder: 20, Place: St Georgs Schule, Caller: Manu Hartmann
Torkelwheelers Level: MS, DAY: Freitag 20.00 Uhr, Mitglieder: 20, Place: Dorfgemeinschaftshaus, Caller: Winfried Heid
Häbbie Hibbos Level: MS, DAY: Sonntag, Mitglieder: 33, Place Konrad Widerholt Halle, Caller: Nicola Hampel
Green Mountains Level: MS, DAY: Freitag 20.00 Uhr, Mitglieder: 19, Place: Jugendherberge, Caller: keinen
Backwood Swingers Level: MS, DAY: Montag 20.00 Uhr, Mitglieder: 31, Place: Dreifaltigkeitsschule, Caller: Helmut Öeckl und Gerhard Maier
Smiling Bavarian Level: MS, DAY: Freitag 19.30 Uhr, Mitglieder: 13, Place: Evangl. Gemeindezent., Caller: Gerry Germany
Port Promenaders Level: MS, DAY: Freitag 20.00 Uhr, Mitglieder: 21, Place: Grundschule Spaden, Caller: Silla Froese/RD-Leader Angela Grote
Alle aufgeführten Clubs wurden in die EAASDC aufgenommen.
TOP 9 Verschiedene a) In der Vergangenheit wurde das Round Dance Festival wie ein Jamboree behandelt, das heißt der Termin blockt alle anderen Veranstaltungen. ECTA bittet nun um Zustimmung der EAASDC Mitglieder, den Status des Round Dance Festivals zu verändern. Es soll zukünftig neben dem Round Dance Festival ohne Einschränkung (Entfernung usw.) Square Dance Veranstaltungen ohne Round Dance geben können. Bei den Special Dances soll aber weder Open Rounds noch Rounds in between geben. Diese Einschränkung würde uns aber ein weiteres Wochenende für Square Dance Veranstaltungen freimachen. Abstimmung: Stimmberechtigten: 82 Ja: 78 Nein: 2 Enthaltung: 2 b) Der Training Director von ECTA bittet die Clubs die zukünftig Jamborees ausrichten, sich wegen der Programmgestaltung, vor allem Samstagnachmittag, mit ihm vor der Veröffentlichung im Bulletin in Verbindung zu setzen. c) Es wird die Frage gestellt, ob die Kleiderordnung für die Square Dancer auch für die Caller und Cuer gilt. Rainer erklärt, dass die Kleiderordnung mit beiden Vereinigungen be- sprochen und abgestimmt ist. Wir werden ECTA entsprechend anspre- chen. d) Es wird um Information gebeten, was aus der Anfrage auf Reisekostenerstattung für EAASDC Vorstandsmitglieder bei Teilnahme an Zusammenkünften von internationalen Vereinigungen geworden ist. Rainer berichtet, dass bisher noch kein Antrag gestellt wurde. Dieses Thema wurde nur angesprochen um Meinungsäußerungen der Mitglie- der zu erhalten.
Top 10 Banner Return Es liegen verschiedene Banner zur Rückgabe bereit. Rainer bittet die Clubs sich ihre Travelbanner abzuholen.
Der Antrag das Meeting zu beenden wurde gestellt und angenommen. Ende des Meeting
Harald Heinz EAASDC Secretary
Minutes of the EAASDC Membership Meeting in Wolfratshausen on the 4th of September 1993
Present from the EAASDC-Board: Rainer Scheiblich & Ingrid Sommer, Hans & Roswitha Beil, Jan & Truus Hobijn, Peter Weber, Peter Schensick, Manfred & Mitschi Rösler, Harald Heinz.
Top 1 Roll Call Present Member-Clubs: see list in the German version of the Minutes.
From 281 Member-Clubs 71 signed in.
TOP 2 Board Reports President: Agenda of the Membership-Meeting 1.) Roll Call 2.) Board Reports 3.) Minutes 4.) Treasurer Report 5.) Jamboree Reports 6.) registered Club 7.) New Clubs 8.) Various 9.) Banner Return
The board got the information that a dancer offered club information on disk. We think that it maybe looks like the directory in the bulletin. These club informations are not from the EAASDC and the Board has not agreed to this. The EAASDC Board does not pass any club information we stored to persons who are not in the board. One reason for is the German data-security-law. If someone offers this Information he has to do it on his own risk and he only can use Information he got from the clubs.
Vice President: One friendship card was left in Antwerp. He or she can have the card back on this Jamboree. Please take care of your friendship-card and take it back.
Business Manager: In the last half year we get the Information from GEMA, that four member clubs have not registered their dance with the EAASDC. The clubs got bills (450.- DM for each club) from GEMA and have to pay it. If we have often that problem, we shout find some regulation for those club, because we will get more paperwork to do from GEMA and we lose our bonus (about 8% on the GEMA bill).
Secretary: Thank you to all the clubs which mailed us there new Statutes. One information to the clubs thinking about a Statute change: please send the new Statutes first to us and then bring them to the court. Because if we have some changes to the Statutes it is a lot easier.
Publicity: The representative from the "Travel 8" should take his free publicity folder.
Top 3 Minutes The Minutes of the Spring Jamboree 93 has been accepted as printed in the July issue of the bulletin. The Minutes of the Summer Jamboree will be printed in the October issue. We can vote on it at the Winter Jamboree.
Top 4 Treasurer Report Rainer Scheiblich reads the treasurers report. All the members can have a look to the books, they are here on the table and we have copies for those how been interested.
The treasurer’s report has been accepted by one abstention.
Top 5 Jamboree Reports The representative of the Phantom Promenaders tells us why Andreas Hess got no chance to cue on Round Dance Program. First he had a lot of traffic on the autobahn and then he has problems with his car.
The place for the trailers had been change by the city and the new place is to a little too small.
The club had an agreement with owner of the restaurant for the breakfast on Saturday morning, but the owner does not follow it. For Sunday the club looks for new possibility. More information will be announced at the evening program.
Rainer reads the list of the Jamborees The list will be printed in the bulletin. If you are interested to host a Jamboree ask Rainer Scheiblich.
The Mannheim Old West have done every thing. They are ready for the guests. Please remember that there is no sleeping in the halls.
TOP 6 Registered Association According to the decision of the membership meeting on the Summer Jamboree in Antwerp we today have to vote on whether EAASDC shall become a registered Association or not. In this regard we have a motion made by the Dancing Shadows Berlin and published in the August issue of the bulletin. The motion is "All member clubs can participate in writing in the vote on Converting EAASDC into a registered Association. The consent requires a 2/3 majority of all members with the right to vote". As substantiation it is argued that making EAASDC a registered Association in fact means dissolution of the existing EAASDC and the forming of new registered Association and consequently according to Article V Sec. 1 of our Constitution required the procedure as requested. These arguments are incorrect, as far as the legal aspect is considered. Making the EAASDC a registered Association is only the change of the legal form, just the same as for example converting a GmbH in an AG.
In our cane it is from not registered Association into a registered Association and this does not required the dissolution of the EAASDC. Already for this reason the motion of the Dancing Shadows Berlin should be turned down.
Furthermore the participation of 2/3 of all member clubs never can be reached. Normally about 1/3 (80-100 out of 300 clubs) of the member clubs are at the meetings and the rest must give there decision in writing.
Voting about the motion: Entitled to vote:81 Yes 4 No: 71 Abstentions: 6
Hans Beil now makes the motion to vote about question: "Should we converting the EAASDC in a registered Association "Yes or No"".
One of the representatives of a member club asked about the advantages or disadvantages of the registered Association. Hans Beil answered this question.
Voting about the motion: Entitled to vote: 82 Yes: 77 No: 3 Abstentions: 2
TOP 7 New Clubs SDC Bad Aibling Level: MS, DAY: Thursday 20.00 hours, members: 20, Place: St Georgs Schule, Caller: Manu Hartmann
Torkelwheelers Level: MS, DAY: Friday 20.00 hours, members: 20, Place: Dorfgemeinschaftshaus, Caller: Winfried Heid
Häbbie Hibbos Level: MS, DAY: Sunday, members: 33, Place Konrad Widerholt Halle, Caller: Nicola Hampel
Green Mountains Level: MS, DAY: Friday 20.00 hours, members: 19, Place: Jugendherberge, Caller: none
Backwood Swingers Level: MS, DAY: Monday 20.00 hours, members: 31, Place: Dreifaltigkeitsschule, Caller: Helmut Öeckl und Gerhard Maier
Smiling Bavarian Level: MS, DAY: Friday 19.30 hours, members: 13, Place: Evangl. Gemeindezent., Caller: Gerry Germany
Port Promenaders Level: MS, DAY: Friday 20.00 hours, members: 21, Place: Grundschule Spaden, Caller: Silla Froese/RD-Leader Angela Grote
All named clubs have been accepted to EAASDC.
Top 9 Various a) In the past the Round Dance Festival has the same regulations as a Jamboree that means that weekend was blocked for all other activities. ECTA made the motion to change the Status from Jamboree to a Special Dance. If the membership agree, on the same day it will be possible to have Square Dance Special Dances without any restriction (time, distance etc.), but without Open Rounds or Round Dance in between. The Board thinks to agree with that motion, because it gives us a full weekend for Square Dance activities. Voting about the motion: Entitled to vote: 82 Yes: 78 No: 2 Abstentions: 2 b) The Training Director of ECTA requested all the Clubs how hosting a Jamborees in the future, to get in touch with him and talk about the program on the Jamboree, special for the program on the Saturday afternoon. c) The question came up, does the dress-code for Square Dancers also apply for the caller and cuers. Rainer explains that the dress-code was discussed and accepted by ECTA and EAASDC. He will tell ECTA to inform their members and have a look on it. d) The question came up, what happened about the motion for reimbursement of travel cost for the EAASDC-Board if they go to international Board meetings. Rainer explains that it only was a question to the membership and he liked to get some answers. After this we can vote about the motion. So far all the board members pay the travel costs out of their own pocket.
Top 10 Banner Return The clubs are requested to pick up their travel banners.
The proposal is made to close the meeting and so accepted.
End of the meeting
Harald Heinz EAASDC-Secretary
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