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Protokoll der Mitgliederversammlung der European Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 07. Dez. 1996 auf der Winter Jamboree in Freiburg
TOP 1 Begrüßung und Feststellung der Zahl der Stimmberechtigten Rainer Scheiblich eröffnet die Mitgliederversammlung um 9:30 Uhr. Durch den Schriftführer wird festgestellt, dass von den 398 Mitgliedern 103 stimmberechtigte Mitglieder anwesend sind. (Die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Original-Protokoll als Anlage 1 beigefügt.) Die Einladung mit den Tagesordnungspunkten ist den Mitgliedern ordnungsgemäß mit der Post zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlussfähig.
Anwesende Mitglieder des Vorstandes: Rainer & Margarete Scheiblich, Jürgen & Karola Dankert, Hansjörg & Angelika Pade, Katharina Thurau, Joe Beckmann, Evi und Guido Haas-Jucker, Etienne & Ingrid Toussaint, Jan & Truus Hobijn, Harald Heinz & Elvira Raitor.
TOP 2 Berichte TOP 2.1 Bericht des Vorstandes President: Rainer berichtet, dass es immer noch ein paar Probleme mit der Anmeldung der Special Dances gibt. Für die Anmeldung ist das Formular und der Scheck notwendig. Es kommt immer wieder vor, dass Clubs die Anmeldung ohne Scheck wegschicken. Diese Anmeldung bleibt dann unbearbeitet liegen, bis der Club den Scheck nachreicht. Es ist die Angelegenheit des Clubs, alles Notwendige rechtzeitig zu veranlassen. In diesem Zusammenhang bittet Rainer die Mitgliedsclubs, Ihre Kassierer darauf aufmerksam zu machen, dass wir im EAASDC Vorstand unterschiedliche Verantwortungsbereiche haben. Dadurch kommen die unterschiedlichen Konten zustande. Daher müssen die einzelnen Beträge auf das dafür zuständige Konto überwiesen werden. Es geht nicht, dass mit dem privaten Bulletinabonnement auch gleichzeitig eine Special Dance-Überweisung (125,- + 40,- = 165,- DM) erfolgt. Der Aufwand, die Beträge zu zuordnen, ist oft groß und die durch eine Weiterleitung auf das zutreffende Konto bedingte zusätzliche Arbeit vermeidbar. Rainer weist darauf hin, dass heute ein Seminar um 13:30 im Raum 307 stattfinden wird. Der Raum ist im Bereich der Halle 3. Das Thema des Seminars ist "Organisation eines Jamborees oder Special Dance". Als Referenten haben wir Peter Jansen von der Tänzer- und Kenny Reese für die Caller-Seite gewinnen können. Rainer gibt als Vorankündigung bekannt, dass das nächste Seminar sich mit dem Thema "Führung eines Clubs" befassen wird. Rainer trägt einige Punkte vor, um deren Weitergabe uns ECTA gebeten hat. Falls ein Club daran interessiert ist, ein Student Jamboree im Jahr 1999 auszurichten, soll er sich mit ECTA in Verbindung setzen. Der Club sollte in der nördlich Hälfte Deutschlands (nördlich von Kassel) ansässig sein. Für den Süden scheint es schon einen Bewerber zu geben. ECTA hat für die Ausrichtung der Student Jamboree, für Round Dance Festivals und Clogging Convention Guidelines erstellt. Clubs, die daran interessiert sind, können sich die Unterlagen bei ECTA bestellen. Der nächste Punkt betrifft die Genehmigung von Jamboree Programmen. Für alle Clubs, die in der nächsten Zeit ein Jamboree durchführen oder sich mit dem Gedanken befassen, ein Jamboree auszurichten, weist Rainer nochmals darauf hin, dass das Programm einer Jamboree vor der Veröffentlichung sowohl von ECTA als auch von EAASDC genehmigt und abgezeichnet sein muss. Erst dann darf es veröffentlicht werden. Auch sollten erst danach die Verträge mit den Callern gemacht werden. In der Vergangenheit kam es immer wieder vor, dass sich die Clubs nicht daran gehalten haben.
Vice President: Hans kann leider aus gesundheitlichen Gründen nicht anwesend sein. Er wird kommende Woche am Knie operiert. Er hat Rainer gebeten zwei Angelegenheiten vorzutragen. Ersten werden die Clubvorstände noch einmal daran erinnert, Ihre Mitglieder und neuen Tänzer über die neuen Regeln für Friendship Badges zu informieren. Es gibt immer noch unnötige Probleme, da die Tänzer nicht über die geänderten Regeln informiert sind. Es ist auch nicht möglich, das Friendshipbook vor der Jamboree wieder zurück zu bekommen. Die Friendshipbooks werden ungefähr innerhalb 14 Tagen nach einem Jamboree bearbeitet und verschickt. Zweitens werden immer häufiger die Friendshipbooks mit Einschreiben an Hans geschickt. Dieser Punkt betrifft auch die anderen Vorstandsmitglieder. Sind wir nicht zuhause, müssen wir zur Post, um diese Sendung abzuholen und da wir alle berufstätig sind, ist es nicht immer möglich, dies einzurichten. Aus diesem Grund es kann auch vorkommen, dass dann die Sendung zurückgeht. Bitte schickt die Friendshipbooks oder auch die anderen Unterlagen ganz normal mit der Post. Alles andere ist nur eine unnötige Arbeit für uns.
Editor: Hansjörg hat nichts zu berichten, denn was er zu sagen hat, kann er auch schreiben und im Bulletin veröffentlichen.
Administrator: Katharina möchte sich bei den Tänzern bedanken, die bei der Überweisung gleich die Datensatznummer mit angegeben haben. Die Zuordnung ist damit wesentlich einfacher. Die Meldungen über Internet-Adressen der Clubs werden derzeit alle aufgenommen und im nächsten Directory veröffentlicht. Es werden auch immer wieder Bulletinabos verschenkt. Katharina hat einige Gutscheine dabei. Wer sich dafür interessiert, kann sich nach dem Meeting am Infostand darüber informieren.
Secretary: Harald hat zwei kleine Punkte. Der erste Punkt sind die Clubnamen. Es ist schon merkwürdig an den SDC Deutsches Rotes Kreuz oder an den SDC Freiwillige Feuerwehr X-Stadt zu schreiben. Wir haben in der Vergangenheit und auch heute sehr lustige oder schöne Namen für die Clubs. Es ist kein Problem, wenn sich Clubs aus den verschiedenen Gründen an bestehende Vereine anschließen. Die Tradition mit den Namen sollten wir aber trotzdem versuchen beizubehalten. Der zweite Punkt ist die Anmeldefrist für neue Clubs. In unserer Satzung ist eine Frist von 6 Wochen vor einer Jamboree festgelegt und jeder neue Club bekommt auch mit dem Anschreiben diesen Termin mitgeteilt. Es kommt immer wieder vor, dass neue Clubs der Meinung sind, 6 Wochen seien gleich 6 Stunden und versuchen, so noch aufgenommen zu werden. Diese Frist besteht schon über 10 Jahre und hat sich auch als sehr sinnvoll erwiesen. Bitte haltet Euch an den Termin und es gibt dann auch keine Probleme mit der Aufnahme.
TOP 2.2 Kassenbericht Jürgen gibt bekannt, dass der Kassenbericht am Infostand eingesehen werden kann. Jürgen hat auch seine Probleme mit den Clubnamen. Er hat zum Beispiel eine Überweisung von der TSG Friedrichsdorf die er nicht zuordnen kann. Der Clubnamen konnte durch Zuruf sofort ermittelt werden. Der nächste Club ist der Vfl Bad Oldesloh. Auch dieser Club wird durch Zuruf ermittelt. Weitere Überweisungen können ebenfalls nicht zugeordnet werden. Hier sind nur die Namen bekannt: 1. Markusen 2. Alfred Schwarz 3. H. Schmitt 4. Sommer 5. Nudelmaier 6. Evang. Lutherische Gemeinde 7. Wetzel 8. Antie Stelter 9. Löllhöffel
Er erhält auch Überweisungen, auf denen Name und Tel. Nr. vermerkt sind. Als er anrief, teilte man Jürgen mit, dass das alte Board verschwunden ist und im Kassenbuch eine Notiz war, dass im September ein Betrag von 170,- DM auf das angegebene Konto überwiesen werden muss. Er wusste nicht, wo das Geld hingeht und für was es ist. Er hat die Überweisung deshalb einfach getätigt. Die ausscheidenden alten Vorstände sollten Ihren Nachfolgern wenigstens die grundlegenden Informationen weitergeben und die Neuen entsprechend vorbereiten. Es kann vorkommen, dass Club aufgrund der Nicht-Weitergabe von Informationen Beitragszahlungsfristen versäumen und deshalb ausgeschlossen werden. Jürgen gibt bekannt, dass derzeit 60 Clubs noch nicht bezahlt haben. Heute ist die letzte Möglichkeit zu bezahlen, dann werden die Clubs ausgeschlossen. Das einzig Positive an dieser Zahl ist, dass es letztes Jahr noch 140 Clubs waren.
TOP 3 Protokoll des Sommer Jamboree Genehmigung des Protokolls des Sommer Jamboree 1996, wie in der September Ausgabe des Bulletins veröffentlicht. Stimmberechtigte: 103 Abstimmung: Einstimmig angenommen
TOP 4 Protokoll des Round Up 1996 Genehmigung des Protokolls des Round Up 1996, wie in der November Ausgabe des Bulletins veröffentlicht. Stimmberechtigte: 103 Abstimmung: Einstimmig angenommen
TOP 5 Neuaufnahme von Mitgliedern Entsprechend der Satzung werden die auf dem Board Meeting aufgenommenen vorläufigen Mitglieder vorgestellt:
Wochentag Clubname Dienstag Beech Birds Freitag Friendly Monkeys Montag SDC Ramelsloh-Seevetal Freitag The Wheelers
Antrag auf Vollmitgliedschaft
Name: Wild West Dancers Freising Prog.: MS Day/Tag: Donnerstag Uhrzeit: 19:30 bis 22:00 Place/Ort: Gaststätte "Grüner Hof" Erdinger Straße 42 D 85356 Freising Caller: Walter Stupping Members / Mitglieder: 10
Name: Four Gates Prog.: MS Day/Tag: Montag Uhrzeit: 19:00 bis 21:00 Place/Ort: Hörbiko Pawlowstraße 12a D 17036 Neubrandenburg Caller: Peter Laubach Members / Mitglieder: 29
Name: Some Afternoon Dancers Prog.: RD Day/Tag: Samstag Uhrzeit: 15:00 bis 18:00 Place/Ort: Altenheim St. Willibrord Hiltensperger Straße 76 D 80796 München Cuer: Richard Lootens Members / Mitglieder: 29
Name: Happy Community Dancers Prog.: CDP Day/Tag: Dienstag Uhrzeit: 20:00 bis 22:00 Place/Ort: Sport u. Kulturhalle -Foyer- Untergasse D 65239 Hochheim am Main Instruktor: John+Claudia Chauvin Members / Mitglieder: 20
Name: Dannstadter Hurricans Prog.: MS Day/Tag: MIttwoch Uhrzeit: 20:15 bis 22:15 Place/Ort: FG Dannstadt
Caller: Joe Tamaro Members / Mitglieder: 16
Name: Midnight Swingers Prog.: MS Day/Tag: Mittwoch Uhrzeit: 20:30 bis 22:30 Place/Ort: Sportheim Perchting D 82319 Starnberg Caller: Ludwig Aumeier Members / Mitglieder: 26
Name: Smiling Trailers Prog.: MS Day/Tag: Freitag Uhrzeit: 20:00 bis 22:00 Place/Ort: Kath. Pfarrheim Fichtenstraße 12 D 85649 Hofolding Caller: Ralf Spitzberger Members / Mitglieder: 16
Alle aufgeführten Clubs wurden einstimmig in die EAASDC aufgenommen.
TOP 6 Friendship Badge - zusätzliche Stufe Rainer erklärt, dass zwischenzeitlich die ersten Tänzer über 208 besuchten Clubs hinaus gekommen sind und die 416 Clubs erreicht haben. Damit kommen wir mit den bisher festgelegten Badges und Farben nicht mehr aus. Bei der letzten Festlegung wurde das Badge für 208 Clubs mit Blau/Silber bestimmt. Für 416 Clubs ist ein (schon vorhandenes) rot-goldenes Badge vorgesehen. Wir sollten uns überlegen, wie weit wir die Regelungen ausdehnen und wo das Ende ist. Der Sinn des Badges war, die Freundschaft unter den Tänzern und den Clubs zu fördern. Heute artet dies teilweise nur noch in eine Unterschriften-Jagd aus. Selbst wenn wir heute eine Grenze festlegen, hindert dies keinen daran, das Friendshipbook als Erinnerung an einen Clubabend bzw. Clubbesuch weiterzuführen. Wir sollten auf einer der nächsten Jamborees hier eine Festlegung treffen. Rainer bittet die Clubs, darüber nachzudenken.
TOP 7 Jamboree Bids und Berichte Rainer informiert die Mitglieder, dass in der November Ausgabe des Bulletins auf Seite 35 ist die Liste mit den vergebenen und den noch offenen Jamboree/Round Up veröffentlicht wurde. Rainer liest die Liste mit den Jamboree Daten und Clubs bzw. Optionen vor.
Bericht zur European Convention Die Flyer wurden mit der Dezember-Ausgabe des Bulletins an alle Clubs und privaten Abonnenten verschickt. Zusätzlich liegen die Flyer auf der Jamboree aus. Harald erinnert in diesem Zusammenhang an die Voranmeldung für die Convention. Die Anmeldung befindet sich in der Mitte des Flyers. Die Clubs können sich bei Bedarf davon auch Kopien anfertigen. Da die Voranmeldung für eine solche Veranstaltung für viele neu ist, noch einmal die Badgepreise. Der Badgepreis für die Voranmeldung beträgt 34,- DM, an der Abendkasse 40,- DM und generell sind Kinder unter 12 Jahren frei. Ohne Aufpreis erhalten alle, die sich voranmelden, auf dem Conventionbadge Ihren Namen und das Land eingraviert. Zum Programm ist folgendes zu sagen: Es wird in 4 Hallen durchgehend getanzt. Es gibt eine Halle für MS, eine für Plus, eine für A1/A2 und eine Halle für C1/C2. Das Round Dance Programm ist integriert. Alle 14 Caller/Cuer sind weitestgehend in allen Hallen vertreten. Damit haben alle die Möglichkeit, zu allen Caller/Cuer zu tanzen. Für die Tänzer, die mit den Callern/Cuer zu den verschieden Hallen traveln wollen, wird ein Buspendeldienst eingerichtet sein, der voraussichtlich alle 15 Minuten die einzelnen Hallen mit Linienbusen anfährt. Weitere Informationen werden in den nächsten Bulletin-Ausgaben veröffentlicht.
Nach dem bisherigen Stand wird diese Art der Convention fortgeführt werden. Im Jahre 2000 wird die European Convention in Schweden stattfinden.
Bericht zum Winter Jamboree Michael von den Freiburger Breisgau Twirlers berichtet, dass der Club bemüht ist, auf die Veränderungsvorschläge der Tänzer einzugehen. Es sind eine Menge Änderungen notwendig geworden und der Club versucht darauf zu reagieren. Die Clubmitglieder, die bei der Jamboree mitwirken, kann man an Ihren Badges erkennen. Michael erinnert noch einmal an die beiden Briefkästen bei der Registration. Der eine Kasten ist für die Friendshipbooks, der andere ist von der Post AG und für die Weihnachtspost mit dem Sonderstempel von St. Nikolaus hier aus Freiburg. Ein weiteres Problem ist das Parken. Der Club hat versucht, die einzelnen Parkplätze nach der jeweiligen Nutzung auszuschildern. Bitte haltet Euch an diese Beschilderung
Die After Party darf nur bis 0:30 Uhr dauern. Alle Bemühungen, eine Verlängerung genehmigt zu bekommen, sind bisher fehlgeschlagen.
TOP 8 Verschiedenes a) Veranstaltungskalender Rainer berichtet, dass immer wieder Anfragen an uns herumgetragen werden, in wieweit im Veranstaltungskalender Tänze aufgenommen werden können die nicht über die EAASDC eine GEMA-Abdeckung haben. Nach den letzten Überlegungen besteht nun die Möglichkeit, diese Tänze aufzunehmen. Die Veranstaltungen werden in einem extra Feld, hinter dem Tanzprogramm, mit einer Kennzeichnung versehen. Die Kennzeichnung ist notwendig, da die Liste die Abrechnungsgrundlage für GEMA darstellt. Nur mit einer Kennzeichnung können wir nachweisen, dass diese Tänze, nicht von uns abgedeckt werden und ein anderer Verein oder Organisation dafür zuständig ist. Diese Kennzeichnung bedeutet aber auch, dass GEMA diesen Veranstaltungskalender an die 15 Bezirksdirektionen von GEMA weiterleiten wird. Die Bezirksdirektionen sind dann in der Lage die Clubs, die nicht über die EAASDC abgedeckt sind, anzuschreiben und ihre GEMA Abdeckung anzufordern und zu überprüfen. Damit werden auch Dinge transparenter, die bisher zentral abgehandelt wurden. b) Postversand der Einladung Peter Weber möchte wissen, was es kostet, die Einladung für diese Mitgliederversammlung separat zu verschicken und ob es nicht besser wäre, solche offiziellen Mitteilungen rechtzeitig im Bulletin zu veröffentlichen. Die zweite Frage betrifft die Verteilung der Werbung beim Einschreiben in die Anwesenheitsliste. Zum ersten Punkt erklärt Rainer, dass er nicht daran glaubt, dass es die Anwesenden wirklich interessiert, was das Verschicken gekostet hat, es aber sicherlich kein Problem ist, die Ausgabe zu beziffern. Aber die Reaktionen der Anwesenden beim Verlesen der Zahl der Stimmberechtigten (103 von 398) sagen schon einiges aus. Dies bedeutet, dass im Durchschnitt nur rund 25 - 30 % der Mitglieder auf den Versammlungen anwesend sind. Unsere Überlegung war, dass wir bisher immer über das Bulletin eingeladen haben und dies ist relativ unpersönlich war. Diesmal haben wir einen anderen Weg gewählt und die Kontaktadressen ganz offiziell angeschrieben und persönlich eingeladen. Wir hatten uns davon eine größere Anteilnahme an der Mitgliederversammlung erhofft. Da wir heute wieder nur rund 25% der Mitglieder hier haben, war es der Versuch sicherlich wert, nur leider hat er nichts gebracht. Vielleicht sollten wir das Ganze zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal wiederholen. Sollte auch der zweite Versuch fehlschlagen, lässt sich daraus sicherlich auf das Desinteresse der meisten abwesenden Clubs an dem Verband und der damit verbunden Arbeit schließen. Rainer fragt Peter Weber ob er noch an der genauen Zahl interessiert ist, Peter verneint. Es wird nachgefragt warum wir die Kontaktadresse verwendet haben. Sie als Präsidentin des Clubs wusste nichts von dieser Einladung. Rainer erklärt, dass dies die Problematik deutlich macht. Wir können unsere Mitglieder nur über die Kontaktadresse im Bulletin erreichen. Diese Adresse ist der offizielle Ansprechpartner des Clubs für uns an und wir gehen davon aus, dass alle Informationen an den Präsidenten bzw. den Vorstand weitergegeben werden. Wir können nicht wissen, wer welche Position in einem Club hat. Vielleicht ist dies der Grund, warum so wenige auf die Mitgliederversammlung kommen, da offenbar die Informationen innerhalb vieler Clubs nicht weitergegeben werden. Katharina erklärt zur Werbung, dass Sie von der betreffenden Firma angesprochen wurde, die Adressen der Mitgliedsclubs wollte. Da Sie die Adressen nur an Mitglieder verschickt, wurde sie gebeten, diese Information (Werbung) auszulegen. Dies ist der ganze Hintergrund. Rainer erläutert dazu noch, dass wir öfters von kommerzieller Seite (Kreditkarten, Versicherungen etc.) angeschrieben und um die Adressen zum Verschicken von Werbematerial gebeten werden. Bisher haben wir dies abgelehnt. Es wird der Vorschlag gemacht, dies doch zu zulassen, da es bei der vielen Werbung, die man erhält, darauf auch nicht mehr ankommt. Rainer bittet die Anwesenden ihre Stimmkarten zu zeigen, wenn Sie an der Zusendung von Werbematerial interessiert sind. Von den Anwesenden ist keiner daran interessiert. Damit sieht Rainer sich in der bisherigen Haltung bestätigt und wir werden von unserer Seite keine Adressen für Werbesendungen weitergeben. c) Gemeinnützigkeit Jürgen gibt bekannt, dass wir vom Finanzamt für Körperschaften in Berlin den Freistellungsbescheid für die Körpersteuer, Gewerbesteuer und Vermögenssteuer nach Vorlage und Prüfung der Kassenbücher erhalten haben und sind damit als gemeinnützig anerkannt. Die nächste Prüfung erfolgt im Jahr 1999. d) Sommer Jamboree 1997 Es wird festgestellt, dass es bisher nur eine Option für das Sommer Jamboree gibt und es kommt weiterhin die Frage auf, ob man über das Ausfallen nachdenkt, da die Organisation einer solchen Veranstaltung ja einiges an Zeit beansprucht. Gunter von den Charly Mixers erklärt das Problem. Es ist eine Frage des Preises für die notwendigen Hallen. Er ist aber zuversichtlich, dass er nächste Woche Rainer eine bindende Auskunft dazu geben kann. e) Kilometerbegrenzung für Special Dances Rainer erklärt die Hintergründe, die dazu führten, die Beschränkung wegfallen zu lassen. Sollte es zu Abstimmungsproblemen zwischen Club kommen, sind wir bereit zu vermitteln. f) Banner Rückgabe Die Clubs werden aufgefordert, ihre abgegebenen Banner abzuholen.
Es wird der Antrag gestellt, die Mitgliederversammlung zu schließen. Der Antrag wird einstimmig angenommen. Ende der Mitgliederversammlung um 11:08 Uhr.
Harald & Elvira EAASDC Secretary
Minutes of the Membership Meeting of the European Association of American Square Dancing Clubs e.V. on December 7, 1996 at the Winter Jamboree in Freiburg
TOP 1 Opening and Roll Call Rainer Scheiblich opens the meeting at 9:30 a.m. The Secretary states that 103 of 398 member clubs are present. (The list of clubs present is enclosure 1 of the original minutes.) The invitation for the meeting with the agenda has been mailed to the members in good time. According to the Statutes the assembly constitutes a quorum. Board Members present: - see German part! -
TOP 2 Reports TOP 2.1 Board Reports Rainer reports that there still are some problems as regards the application of Special Dances. The Application requires the form and the cheque. It still happens that clubs mail their application without cheque. These applications will not be processed until the cheque arrives. It is to the clubs to take care of all necessary steps.
In this connection Rainer asks the member clubs to inform their treasurers that there are different areas of responsibility within the EAASDC Board. The consequence is that there are different bank accounts. Payments must be directed to the proper account concerned. It is not possible to combine the payment for a private Bulletin subscription with the payment for a Special Dance (125.- + 40.- = 165 DM) in one transaction. Properly attributing these payments sometimes is difficult and the additional work in transmitting the amounts to the pertinent account seems to be avoidable.
Rainer informs that there will be a seminar at 1:30 p.m. in room 307 which is in the area of Hall 3. The subject matter of this seminar is "Organization of a Jamboree or Special Dance". The speakers will be Peter Jansen for the side of the dancers and Kenny Reese for the caller side.
As pre-announcement Rainer informs that the next seminar will deal with "Managing a Club".
Rainer reports some points which ECTA had asked to mention. In case a club is interested in hosting a Student Jamboree in 1999 ECTA should be contacted. The club should be located in the northern part of Germany (north of Kassel). Apparently there already is a candidate for the south. ECTA has prepared guidelines for conducting Student Jamborees, Round Dance Festivals and Clogging Conventions. Clubs interested can order this documentation with ECTA.
The next point is the approval of Jamboree programs. All clubs hosting a future Jamboree or think about hosting it are again informed by Rainer that the program of a Jamboree has to be approved and signed by both ECTA and EAASDC prior to its publication. Only thereafter a publication is allowed. It again and again happened in the past that clubs did not follow this rule.
Vice President: Hans can not attend because of health problems. He has to undergo a meniscus operation next week. He has asked Rainer to report two matters.
First the boards of the member clubs again are reminded to inform their members and new dancers about the new rules for Friendship Badges. There still are problems because the dancers do not know the revised rules. It is not possible to get the Friendship Book back before a Jamboree. All books will be processed and mailed within about 2 weeks.
Second Hans more and more receives Friendship Books by registered mail. This likewise is true for other board members. When we are not at home we have to pick such letters up at the post office and this sometimes is not possible because we all have a job. It then can happen that the letter is returned to the sender. Please send the Friendship Books and all other materials and letter by regular mail thus avoiding unnecessary work for the board.
Editor: Hansjörg has nothing to report because he can write and publish in the Bulletin what he has to say.
Administrator: Katharina would like to thank all dancers indicating their data number in payments. This makes proper attribution much easier.
The information about Internet addresses will be collected and published in the next Directory.
Sometimes subscriptions for the Bulletin are given as presents. Katharina has some vouchers with her. Anyone interested may contact her at the information booth.
Secretary: Harald has two minor points. The first one is the club names. It looks somewhat strange to write to the SDC German Red Cross or to the SDC Fire brigade X-Town. In the past as nowadays there are funny and nice names for clubs. There is no problem when clubs join existing associations for various reasons. However we shall try to maintain our tradition as regards the names.
The second point is the term of application of new clubs. According to our Statutes this term is 6 weeks prior to a Jamboree which is mentioned to each new club in the first information letter. It happens not very seldom that new clubs are of the opinion that 6 weeks are equal to 6 hours and try to be admitted when this term has not been met. This term exists since more than 10 years and has proved to make sense. Please think of this term and then there will be no problems with the admission.
TOP 2.2 Treasurer’s Report Jürgen announces that the report may be inspected at the info booth.
Jürgen likewise has problems with the club names. For example he has a payment by TSG Friedrichsdorf not to be attributed. The club name immediately could be cleared out of the meeting.
The next club is VfL Oldesloh. This case likewise could be solved.
Additional bank transfers likewise are unclear. Here only the names are known: - see German part!!!! -
Furthermore he received payments in which name and telephone No. were mentioned. When calling Jürgen had been informed that the old board had disappeared and there was found a note in the treasurer’s book that in September an amount of 170.- DM has to be paid to the account mentioned. He paid the amount not knowing who the receiving party is and what it is for.
The outgoing boards at least should give the basic information to their successors and should prepare the new board properly. It could happen that because of missing transmittal of information clubs can not take care of payments in time and therefore are excluded.
Jürgen announces that presently 60 clubs not have paid their membership dues. Today is the last day to effect these payments thereafter the clubs will be excluded. The only positive aspect of this figure is that last year there were 140 clubs.
TOP 3 Minutes of the Summer Jamboree Approval of the minutes of the Summer Jamboree 1996 as published in the September issue of the Bulletin. Entitled to vote: 103 Voting: Accepted unanimously
TOP 4 Minutes of the Fall Round Up Approval of the minutes of the Round UP 1996 as published in the November issue of the Bulletin. Entitled to vote: 103 Voting: Accepted unanimously
TOP 5 Admission of new member Clubs According to the Statutes the preliminary members admitted in the Board Meeting are presented: - see German part!!! -
Application as regular members: - see German part!!! -
All clubs listed are admitted unanimously.
TOP 6 Friendship Badges - additional degree Rainer explains that in the meantime the first dancers have passed the 208 clubs and have reached the 416 clubs. This is beyond the badges and colors defined up to now. The last definition was blue/silver for 208 clubs. For 416 clubs a red/golden badge (already present) shall be used. However we should think about how far the rules should be extended and where the end shall be. The idea of the badge was to promote the friendship among dancers and clubs. Today it sometimes seems to be more some kind of hunting for signatures. Even if we now define a border no one will be hindered to use the Friendship Book for recording further visits of clubs. We should try to find a solution at one of the next Jamborees. Rainer asks the clubs to think about this.
TOP 7 Jamboree Bids and Reports Rainer informs the members that on page 35 of the November issue of the Bulletin a listing of the placed and still open Jamborees/Round Ups had been published. Rainer reads this listing with the Jamboree dates and clubs and options granted.
Report about the European Convention The flyer has been mailed to all clubs and private subscribers with the December issue of the Bulletin. Additional flyers are available at this Jamboree. Harald reminds that there is a pre-registration for this Convention. The application form is in the center of the flyer. The clubs may prepare copies if required. As a pre-registration for such an event may be new to many here again the badge prices. The badge price in case of pre-registration is 34.- DM, otherwise 40.- DM. Children under the age of 12 have free admission. Those having pre-registered will receive their Convention badge with their name and country engraved free of any additional charge. As regards the program: There are 4 halls providing continuous dancing. There is a hall for MS, one for Plus, one for A1/A2 and one hall for C1/C2. The Round Dance program is integrated. All 14 callers/cuers will be present in almost all halls. This gives the possibility to dance with all callers/cuers. For those who may wish to travel with a caller/cuer to the various halls a shuttle bus service is provided which is intended to serve the halls in 15 minutes intervals. Further information will be published in the next issues of the Bulletin.
According to the present status this kind of Conventions will be continued. The next European Convention will be in Sweden in 2000.
Report about the Winter Jamboree Michael of the Freiburg Breisgau Twirlers informs that the club tries to cope with suggestions for changes made by the dancers. Many changes turned out to become necessary and the club tries to react. The club members working at the Jamboree can be identified by their badges. Michael reminds that there are two letter boxes at the registration desk. One is for the Friendship Books and the other is provided by the Post AG and is intended for the Christmas letters with a special stamp by Santa Claus here in Freiburg. A further problem is the parking. The club has tried to mark the various parking places according to the different use. Please follow that marking. The Afterparty has to end at 0:30. It was not possible to get any extension.
TOP 8 Various a) Calendar of Events Rainer reports that we are often asked whether it is possible to publish dances in the Calendar of Events which have no GEMA coverage via EAASDC. After recent consideration there now is the possibility to incorporate such dances. They will be marked by a special marking after the dance program. This marking is necessary because this listing is the basis for our settlement with GEMA. Only when using this marking we can show that these dances are not covered by us and another association or organization is responsible. This marking however likewise means that GEMA may send the Calendar of Events to their 15 regional offices. These then are in the position to contact clubs which have no coverage via EAASDC and to check the proper payment or coverage. This means that things will become more transparent which had been handled from one place up to now. b) Mailing of Invitations Peter Weber would like to know what the cost are for mailing the invitation for this membership meeting separately and whether it would not be better to publish such official information in the Bulletin in time. His second question refers to the distribution of advertisements during registration of the clubs represented.
As regards the first item Rainer believes that nobody present is really interested to know the exact costs for that mailing though it certainly would be no problem to determine the exact figure. The reaction of the persons present when reading the number of those entitled to vote (103 out of 398) seems to give a first indication. This means that as average only about 25 to 30 p.c. of the member clubs are represented at the meetings. Our idea was that publishing the invitations in the Bulletin as done in the past seems to be rather impersonal. This time we used a different method and had written to the contact addresses officially and made a personal invitation. Our hope was to have a larger number of participants of the membership meeting. Since today again only about 25 p.c. of the members are present our idea apparently failed though it certainly was worth to be tried. Perhaps we should try again later on. If that second test again should be unsuccessful one perhaps has to conclude that most of the clubs being absent have little interest in the Association and the work related therewith. Rainer asks Peter Weber whether he still would like to know the exact figure. Peter denies.
It is asked why we used the contact address. She as president of the club had no knowledge of this invitation. Rainer declares that this highlights the problem. We can reach our members only via the contact address shown in the Bulletin. This address is the official partner in the club to be addressed and we assume that all information is passed on to the president or the board of the club. We can not know who has which position in the club. Perhaps this is the reason why the number of club representatives at the membership meetings is as small as apparently the information are not passed on within many clubs.
As regards the advertising Katharina explains that she had been contacted by the pertinent firm which asked for the addresses of the member clubs. As she gives addresses only to the members she had been asked to display the information (advertising). This was the whole background. Rainer additionally explains that we rather often are contacted by firms (credit cards, insurances etc.) and are asked for addresses to mail advertising material. Up to now we rejected such requests. It is suggested to allow this in future because with regard to the mass of advertising everybody receives this does not really count. Rainer asks those interested in receiving such advertising material to show the voting ballot. No one is interested. Rainer considers this as approval of our position in the past. We consequently likewise in future will not pass on addresses for advertising purposes. c) Common Utility Jürgen announces that the Finanzamt für Körperschaften in Berlin has issued the notice of exemption with regard to Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer und Vermögenssteuer after having checked our books. This means that common utility (Gemeinnützigkeit) of our Association now has been acknowledged. The next examination will be in 1999. d) Summer Jamboree 1997 It is noted that up to now only an option for the Summer Jamboree exists and the question arises whether we have to think about canceling because the organization of such an event requires some time. Gunter of the Charly Mixers explains the problem. It is the price for the halls required. He is confident to give Rainer binding information next week. e) Kilometer Limitation for Special Dances Rainer explains the background for deciding to drop this limitation. In case problems between clubs should arise we are willing to help and mediate. f) Banner Return The clubs are asked to pick up their banners delivered.
The motion is made to close the meeting. The motion is accepted unanimously. The membership meeting ends at 11:08 a.m.
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