TOP 1   Opening and Roll Call

Rainer Scheiblich opens the meeting at 9:30 a.m. The Secretary states that 95 of 380 member clubs are present. (The list of clubs present is enclosure 1 of the original minutes.) The invitation for the meeting with the agenda has duly been published in the February issue of the Bulletin. According to the Statutes the assembly constitutes a quorum.

Board Members present:

TOP 1: Begrüßung und Feststellung der Zahl der Stimmberechtigten

Rainer Scheiblich eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.30 Uhr. Durch den Schriftführer wird festgestellt, daß von den 380 Mitgliedern 95 stimmberechtigte Mitglieder anwesend sind. (Die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Original-Protokoll als Anlage 1 beigefügt.) Die Einladung mit den Tagesordnungspunkten ist in der Februarausgabe des Bulletins veröffentlicht und den Mitgliedern damit ordnungsgemäß zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlußfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

TOP 2    Reports

TOP 2.1  Board Reports

President:

Rainer asks the Membership Meeting to change the agenda as follows: Point 8 "Admission of New Members" becomes new Point 4 after Point 3 "Approval of the Minutes". All subsequent Point are shifted back by one digit.

Entitled to vote: 95 members

Voting: Accepted unanimously.

Rainer reports his and other Board members' negative experiences with dancers or clubs: certain people were unable to contact a specific Board member or unwilling to agree to policies adopted but instead asked either being exempted from general rules or for special treatment. Those presenting their questions to the board are asked by Rainer to do so wellmanneredly. The board works according to the rules agreed on by the membership meeting.

In case a board member can not be contacted, the question can be passed on to another board member. In many instances the problem can even be solved since most Board members are informed about each others work.

Vice President:

Hans reports that the new rules concerning the awarding of Friendship Badges have considerably reduced the load of work. He sees no need for any change.

Dances at the Jamboree weekends are a further issue. Our rules state very clearly that parallel to Jamborees no other dances are to take place - with the exception of regular club nights. "Extended club nights" or whatever the name of the dance may be are not allowed (and not covered as regards GEMA).

Editor:

Hansjörg wishes to thank for the broads' approval the newly designed Bulletin. He keeps trying to answer all letters as soon as possible, inspite of the fact that delays are inevitable.

Administrator:

Having similar experiences to Rainer's,  Katharina asks all dancers who have paid for a Bulletin subscription but are not receiving one, to contact her. Waiting six months before complaining via a telephone call is no god policy. Sometimes a payment can simply not be traced properly.

Secretary:

Harald asks new clubs or subscribers to refrain from changing their addresses. This causes problems in the passing of documents or materials. Necessary changes should be handed in in writing.

TOP 2.2   Treasurer´s Report

The treasurer's report can be inspected at the info booth.

As in the past, there are eight payments which cannot be properly traced. Some clubs' payments have still not been received. These clubs risk to be excluded. Clubs not certain that payment was made properly may maintain information at the info booth. Jürgen asks for the members meeting's  assistance. The following people seem to have made payments witch cannot be traced: Monika Ranze, Alfred Schwarz, ?  Schmiedt, Evang. Lutherische Kirchen­­gemein­de

The a.m. people (as well as anybody able to provide information) are asked to contact Jürgen.

TOP 3  Minutes of the Winter Jamboree

Approval of the Minutes of the  Winter Jamboree as published in the February issue of the Bulletin.

Entitled to vote: 95

Voting: Accepted unanimously

TOP 4   Admission of new Members

1.  Presentation of new Subscriber Clubs

In accordance with the Statutes, the members preliminary admitted by the Board are presented:

TOP 2   Berichte

TOP 2.1   Bericht des Vorstandes

President:

Rainer bittet die Mitgliederversammlung, die Tagesordnung wie folgt zu ändern: der Punkt 6 "Neuaufnahmen" soll nach dem Punkt 3 "Genehmigung des Protokolls" als neuer Punkt 4 eingefügt werden. Alle anderen Tagesordnungspunkte rücken damit um eine Stelle nach hinten.

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Einstimmig angenommen.

Rainer berichtet über negative und unerfreuliche Erfahrungen, was die Verbandsarbeit betrifft, die er und andere Vorstandsmitglieder mit Tänzern bzw. Clubs gemacht hat, weil die Betreffenden den einen oder anderen nicht erreicht haben oder weil sie mit den Regelungen, die hier beschlossen wurden, nicht einverstanden waren und Sonderbe­handlungen bzw. -regelungen erwarteten. Rainer bittet diejenigen, die den Vorstand wegen Fragen oder Problemen ansprechen, die allgemeinen Anstandsregeln einzuhalten. Der Vorstand arbeitet nach den Regelungen, die von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.

Sollte ein Vorstandsmitglied nicht erreichbar sein, kann auch über ein anderes Vorstandsmitglied die Frage weitergeleitet werden bzw. häufig kann das Problem auch gelöst werden, da die meisten über die Arbeit der anderen unterrichtet sind.

Vice President:

Hans berichtet, daß nach den neuen Regelungen über die Vergabe der Friendship Badges sich die Arbeit bzw. der Arbeitsaufwand in gemäßigten Bahnen bewegt und von seiner Seite kein Anlaß für eine Änderung besteht.

Ein weiter Punkt betrifft Veranstaltungen an Jamboree Wochenenden. Unsere Festleg­ungen besagen ganz eindeutig, daß parallel zu Jamborees keine Veranstaltungen durch­geführt werden dürfen. Die einzige Ausnahme sind reguläre Clubabende. Auch "erweiterte Clubabende" oder wie auch immer die Veranstaltung genannt wird, sind nicht erlaubt (und nicht bei GEMA abgedeckt).

Editor:

Hansjörg möchte sich für die breite Zustimmung die das neu gestaltete Bulletin gefunden hat, bedanken. Er ist bemüht, alle Briefe umgehend zu beantworten, trotzdem kann es manchmal etwas dauern.

Administrator:

Da Katharina ähnliche Erfahrungen wie Rainer gemacht hat, bittet sie die Tänzer, die für ein Abo bezahlen und dann kein Bulletin zugeschickt bekommen, sich bei ihr zu melden. Nicht erst nach 6 Monaten telefonisch beschweren. Auch bei ihr können immer wieder Überweisungen nicht zugeordnet werden

Secretary:

Harald bittet die neuen Clubs oder Subscriber, bei einer Kontaktadresse zu bleiben und nicht mehrfach zu wechseln. Auch die Weitergabe der Unterlagen führt häufig zu Problemen. Wenn tatsächlich eine Änderung notwendig ist, sollte dies schriftlich mitgeteilt werden.

TOP 2.2   Kassenbericht

Der Kassenbericht kann am Infostand eingesehen werden.

Wie in der Vergangenheit so haben wir auch dieses Jahr 8 Beitragseingänge, die nicht zugeordnet werden können. Ebenso haben wir Clubs, die noch nicht gezahlt haben. Hier müssen die Clubs damit rechnen, daß sie aus der EAASDC ausgeschlossen werden. Clubs, die sich nicht sicher sind, ob der Beitrag bezahlt wurde, können sich am Infostand informieren. Jürgen bittet die Mitgliederversammlung um Mithilfe. Unter folgenden Namen liegen noch Überweisungen vor, die nicht zugeordnet werden können:

Monika Ranze, Alfred Schwarz, ?  Schmiedt,

Evang. Lutherische Kirchengemeinde

Die Betroffenen oder wer Informationen dazu hat, sollen sich bitte bei Jürgen melden.

TOP 3   Protokolle des Winter Jamboree

Genehmigung des Protokolls des Winter Jamboree 1996, wie in der Februarausgabe des Bulletins veröffentlicht.

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Einstimmig angenommen

TOP 4   Neuaufnahme von Mitgliedern

1.  Vorstellung der neuen Subscribermitglieder:

Entsprechend der Satzung werden die vom Board aufgenommenen vorläufigen Mitglieder vorgestellt:

2.  Applications for regular membership

2.  Antrag auf Vollmitgliedschaft

All clubs listed are admitted unanimously.

TOP 5  Friendship Badge

The motions by Peter Weber had been published in the February issue of the Bulletin with no further explanations needed. Concerning those motions, various clubs presented either favourable or unfavourable arguments in a subsequent discussion.

The following motions are voted on:

1.  Abolishing Friendship Badges

Entitled to vote 95

Voting:  Yes:   1     Abstentions:  0

No: Large Majority

2. 50 club visits earn one Badge

Entitled to vote 95

Voting:  Yes:   7     Abstentions:  0

No: Large Majority

3. Abolishing the Board's checking

Entitled to vote 95

Voting:  Yes:  13    Abstentions:  2

No: Large Majority

4. Purchasing a Badge at a shop

Entitled to vote 95

Voting:  Yes:   9     Abstentions:  2

No: Large Majority

TOP 6   Motions by the Ocean Waves Wilhelmshaven

Detlef Kunz of the Ocean Waves Wilhelmshafen reads the motions nos 1 & 2, giving supporting arguments.

1.  Installation of an office, hiring of an employee.

The Board has made a preliminarily calculated all expenses (e.g. salary, rent,  equipment as well as ­phone, postage, paper cost). In consequence, the dues for member clubs would have to be raised by approx. DM 50.00. Regardless of this, the Board does not realise any need for installing an office.

Entitled to vote 95

Voting:  Yes:   1     Abstentions:  1

No: Large Majority

2.  Reimbursement of Travel Expenses of the EAASDC Board

Presently the Board does not realise any need for putting up respective regulations.

Entitled to vote 95

Voting:  Yes:   9     Abstentions:  9

No: Large Majority

3. Reimbursement of Travel Expenses for International Meetings

A motion of the Board contrasts that of the Ocean Waves club, concerning travel expenses and allowances for international meetings. The particular meetings have already been reported on. Their expenses are exceeding those of normal Jamborees. In the past, they took place once or twice a year, not more than two Board members participating. Our motion aim at a lump sum allowance for travelling and accommodation. Proposal: DM 250.00 per member and meeting in Benelux or Denmark, DM 500.00 in UK and Sweden.

The discussion presents favourable and unfavourable arguments alike.

Motion by Peter Weber:

a) Voting on motion concerning travel expenses is to be postponed.

Entitled to vote:  95

Voting: Yes:    14   Abstentions:   4

No:   Large Majority

b) Recompensation for a meeting's travelling expenses should have to be applied for in each particular case, any grant depending on result of members' vote. Through vote, the Board gets clear on the following aspects: Who is travelling to which destination? Reasins of trip? What cost will arise from it? Amount of recompensation asked for? 

Entitled to vote:  95

Voting: Yes:    7     Abstentions:   2

No:   Large Majority

Motion by the Board:

Refunding scheme for international Boards' meetings: a refund of DM 250.00 per participant and meeting is paid for meetings in Benelux or Denmark, for travels to UK and Sweden the refund is twice as much. In each case a maximum of two Board members can be refunded according to this scheme.

Entitled to vote:  95

Voting:        Yes:    Large Majority

Abstentions:   4     No:   8

TOP 7 Jamborees: Reports, Dates and Bids

Rainer mentions that no bid for the Winter Jamboree 1997 has been made yet. A list of Jamboree dates is to be published in one of the Bulletin's forthcoming issues..

Report on Summer Jamboree

Gunter of the Charly Mixers reports that the organization has been done. Four halls are available. Next to hall 1 there's room for camping in tents. 200m from there motorhomes can be parked. The Jamboree's programme is available. Levels of dancing: Extended Basic to C2, so that everybody should be fine.

Report for the European Convention

Harald asks that dancers should only use the flyer's application form. People are reminded to quote their names with all bank transfers.

He points out that camping near the halls is not possible. Dancers who wish toi do so, can check page 2 of the flyer. (General information).

Harald further reminds of the fact that the ‘European Convention' and the ‘World Convention' are not one and the same thing: the World Convention is a privately organised tour group from the U.S., while the European Convention in organised by the European organisations of dancers.

Final item: Confirming of applications. In general, applications to conventions are not confirmed due to the high cost (of paper, envelopes, postage) - not to mention the amount of time a confirmation involves. The information concerning registration can only given by phone.

Question: why can callers be paid at the European Convention?

Harald gives an explanation: Being no Jamboree, the European Convention is organised differently, with different payment regulations. In other European countries, callers and cuers at Conventions are paid. The European Convention has adopted this regulation. This and other regulations have been adopted from the procedures common in other dancers' associations. EAASDC is hosting this Convention, but its rules are discussed and decided on in cooperation with other European associations.

TOP 8   Various items

a) Providing the ECTA and EAASDC Boards with Jamboree Flyers

Rainer reports an ECTA suggestion:  organisers of Jamborees and similar events could mail flyers to the Board members (ECTA and EAASDC).

b) Square Dance Events parallel to Jamborees

Harry Wachter asks for an explanation why parallel to this Jamboree an A2 weekend can take place. Why does the EAASDC approve of this?

Hans explains that the event mentioned is not organised by a member club and consequently there is no approval by EAASDC. Most of those events are organised by private persons and are not listed in the Calendar. We as EAASDC have no influence on them. Measures can only be taken when EAASDC member clubs are concerned. Since ‘Advance News' is a private organised publication, the EAASDC has no possibility of control over the items published.

Only exception to this: When an ECTA caller is mentioned in the programme. The ECTA can try talking to this caller. Another possibility to exercise control: Dancers are free not to frequent such events, thereby making such events die out.

c)  Double Labels

The Ocean Waves address the problem of information received twice, the second copy may ending up in the paper basket. Peter Weber remarks that the computer program might be used to prevent this. Rainer promises to check this matter, and - if possible - effect changes. Presently, there is no controlling procedure with printing of labels.

d) Czech Square Dance Book

a Square Dance guide has been translated into Czech by a dancer of the Bernemer Squeezers. Since part of the printing cost was granted by the EAASDC, the dancer thanks the EAASDC on behalf of the Czech dancers. 

End of the Membership Meeting

 at 11:43.

Alle aufgeführten Clubs wurden einstimmig in die EAASDC aufgenommen.

TOP 5 Friendshipbadge

Die Anträge von Peter Weber wurden im Februar Bulletin veröffentlicht. Weitere Erläuterungen werden nicht gewünscht. In der anschließenden Diskussion werden von verschieden Clubvertreter Argumente für und gegen die Anträge vorgetragen.

Rainer läßt über die Anträge abstimmen

 1. Abschaffung des Friendshipbadges

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    1    Enthaltung:      0    Nein: große Mehrheit

2. Ein Badge bei 50 Clubbesuchen

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    7    Enthaltung:      0    Nein: große Mehrheit

3. Kontrolle durch EAASDC Board soll wegfallen

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    13   Enthaltung:     2    Nein: große Mehrheit

4. Kauf des Badges bei einem Händler

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    9     Enthaltung:     2    Nein: große Mehrheit

 TOP 6   Anträge der Ocean Waves Wilhelmshaven

Detlef Kunz von den Ocean Waves Wilhelmshaven liest die Anträge 1 und 2 vor und be­gründet sie noch einmal.

1. Einrichtung einer Geschäftsstelle mit bezahlter Arbeitskraft

Das Board hat zu dem Antrag eine vorläufige Kalkulation für Gehalt, Miete, Büroaus­stattung und laufende Aufwendungen (Telefon, Porto, Papier etc.) aufgestellt. Danach würde der Jahresbeitrag der Mitgliedsvereine um ca. 50,- DM angehoben werden müssen. Unabhängig davon sehen wir als Board noch keine Veranlassung zur Einrichtung einer Geschäftsstelle.

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    1    Enthaltung:      1    Nein: mit Mehrheit abgelehnt

2. Vergütung der Fahrkosten für das EAASDC Board

Seitens des Vorstandes sehen wir zur Zeit keine Erfordernis für eine solche Regelung.

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    9    Enthaltung:      9    Nein: mit Mehrheit abgelehnt

3. Vergütung der Reisekosten bei internationalen Meetings

Alternativ zu den Anträgen der Ocean Waves hat das Board einen Antrag formuliert. Er betrifft die Reisekosten bzw. einen Reisekostenzuschuß für die Treffen auf internationaler Ebene. Über die jeweiligen Treffen wurde in der Vergangenheit berichtet. Diese Reise­kosten übersteigen die normalen Aufwendungen, wie sie für Jamborees entstehen. Solche Meetings finden ein bis zweimal im Jahr statt und bisher nahmen max. 2 Boardmit­glieder daran teil. Bei unserem Antrag haben wir an einen pauschalen Zuschuß für Fahrt- und Unterbringung in einer bestimmten Höhe gedacht. Unser Vorschlag lautet: pro Board­mitglied 250,- DM für Meetings in Benelux oder Dänemark und 500,- DM bei Meetings in England oder Schweden.

Bei der Diskussion werden Argumente für und dagegen vorgetragen.

Peter Weber stellt den Antrag:

a) Die Abstimmung zum Reisekostenzuschuß zu verschieben

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    14    Enthaltung:    4    Nein: mit Mehrheit abgelehnt

b) Die Fahrtkosten für jedes Treffen sollten nur auf Einzelantrag und Beschluß der Mitgliedschaft gebilligt werden. Bei der Abstimmung soll vom Board erklärt werden "Wer, warum, wohin und welche Kosten entstehen und wieviel Zuschuß beantragt wird".

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:    7    Enthaltung:      2    Nein: mit Mehrheit abgelehnt

Antrag des EAASDC Board:

Für Internationale Vorstandstreffen können bei Reisen nach Benelux und Dänemark 250,- DM, bei Reisen nach Schweden und England 500,- DM pro Person erstattet werden. Maximal jedoch nur für zwei Vorstandsmitglieder.

Stimmberechtigte:  95

Abstimmung: Ja:  mit Mehrheit angenommen

Enthaltung:  4    Nein:    8

TOP 7 Jamborees: Berichte, Termine und Bewerbungen

Rainer erinnert daran, daß bisher für die Winter Jamboree 1997 noch keine Bewerbung vorliegt. Die Liste mit den Jamboreedaten wird in einem der nächsten Bulletin-Ausgaben veröffentlicht.

Bericht zum Sommer Jamboree

Gunter von den Carly Mixers berichtet, daß die Organisation abgeschlossen ist. Es stehen 4 Hallen zu Verfügung. Neben der Halle 1 kann gezeltet werden und ca. 200 m entfernt sind die Wohnwagen und Wohnmobile untergebracht. Die Programme für die Jamboree liegen aus. Das Programm umfaßt Extended Basic bis C2 und dürfte für jeden etwas bieten.

Bericht zur European Convention

Harald bittet die Tänzer, die sich anmelden, sowohl das im Flyer enthaltene Anmelde­formular zu verwenden als auch auf der Überweisung den Namen anzugeben.

Zum anderen erinnert er daran, daß an den Hallen das Zelten nicht möglich ist. Die nächste Möglichkeit für die Tänzer die Zelten wollen ist auf Seite 2 bei den allg. Informationen im Flyerheft abgedruckt.

Weiter stellt Harald klar, daß die European Convention mit der World Convention nichts zu tun hat. Die World Convention ist eine privat organisierte Tourgruppe aus den USA. Die European Convention wird von den europäischen Tänzervereinigungen organisiert.

Der letzte Punkt sind Bestätigungen für die Anmeldung. Zum einen ist es bei Conventions nicht üblich, Anmeldebestätigungen zu verschicken. Es würde auch bei der knappen Kalkulation den Rahmen (Papier, Umschlag und Porto) sprengen, ganz abgesehen von dem zeitlichen Aufwand. Diejenigen die wissen wollen, ob ihre Anmeldung eingegangen ist, können telefonisch nachfragen.

Es wird nachgefragt, warum bei der European Convention die Caller bezahlt werden.

Harald erläutert, daß erstens die European Convention kein Jamboree ist, bei dem sowohl die Organisationsform als auch die Bezahlung anders geregelt ist, und zweitens es in den anderen europäischen Ländern bzw. bei deren Convention üblich ist, die Caller/Cuer zu bezahlen. Bei der European Convention ist dies übernommen worden. Auch andere Punkte haben sich aus den verschiedenen Organisationsabläufen bei den anderen Dachorganisation ergeben. Die EAASDC richtet zwar die Convention aus, die Abläufe werden aber mit den verschieden Dachorganisation abgesprochen und geregelt.

TOP 8   Verschiedenes

a) Versorgung der Vorstände von ECTA und EAASDC mit Jamboree Flyern

Rainer berichtet, daß von ECTA die Bitte an uns herangetragen wurde, die Organisatoren von Jamborees und ähnlichen Veranstaltungen aufzufordern, Flyer an die Vorstände (ECTA und EAASDC) zu verschicken.

b) Square Dance Veranstaltungen parallel zu Jamborees

Harry Wachter bittet um Erklärung, warum während dieses Jamboree ein A2-Wochen­ende durchgeführt werden kann. Wie kann so etwas von EAASDC genehmigt werden.

Hans erläutert, daß die angesprochene Veranstaltung nicht von einem Mitgliedsverein organisiert ist und es keine Genehmigung durch uns gibt. Die meisten dieser Veran­staltungen sind durch Privatleute organisiert und sie stehen auch nicht im Kalender. Wir als EAASDC haben darauf keine Einfluß. Wir könnten nur etwas unternehmen, wenn es ein Mitgliedsverein von uns wäre. Zur Veröffentlichung in der Advanced News: diese Publikation ist eine private Zeitschrift, auf die wir keinen Einfluß haben.

Eine Möglichkeit, Einfluß auszuüben ist, wenn ein ECTA Caller auf dem Programm steht. Hier kann ECTA versuchen, auf die Caller einzuwirken. Eine weitere Möglichkeit: Tänzer könnten diese Ver­anstaltungen meiden. Wenn keine Tänzer kommen, verschwinden diese Veranstaltungen von selbst.

c) Doppelte Etiketten

Die Ocean Waves berichten, daß sie häufiger Information doppelt erhalten. Die doppelten Exemplare wandern oft in den Papierkorb. Peter Weber erinnert daran, daß im Computer-Programm es eine Möglichkeit gibt, dies zu verhindern. Rainer sagt zu, daß dies geprüft wird und, falls möglich, zukünftig abgestellt wird. Zur Zeit laufen die Etiketten ohne Kontrolle aus dem Drucker.

d) Square Dance Buch in Tschechisch

Ein Tänzer der Bernemer Squeezer hat ein Lehrbuch für Square Dance ins Tschechische übersetzt. Für den Druck dieses Buches hat die EAASDC einen Zuschuß gegeben. Er möchte sich im Namen der tschechischen Tänzer dafür bedanken.

Ende der Mitgliederversammlung

um 11:43 Uhr.