1. Roll Call

Rainer opens the General Membership Meeting at 9.08.

The secretary determines that 115 (about 29%) of 402 member clubs are present. (The list of clubs represented is Annex 1 of the original minutes).

Rainer states that he has failed to publish the invitation to this membership meeting. There are two alternatives to be voted on:

· Those present are going to vote on the already prepared agenda thereby constituting a quorum.

· The membership meeting will be called off.

Rainer reads out the agenda.

Entitled to vote: 115

No abstentions, no dissenting votes

By vote, the assembly constitutes a quorum.

Board members present:

TOP 1: Begrüßung und Feststellung der Zahl der Stimmberechtigten

Rainer Scheiblich eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.08 Uhr.

Durch den Schriftführer wird festgestellt, daß von den 402 Mitgliedern 115 stimmbe­rechtigte Mitglieder (= ca. 29%) anwesend sind (Die Liste der vertretenen Mitglieder­clubs ist dem Original-Protokoll als Anlage 1 beigefügt).

Rainer gibt bekannt, daß er versäumt hat, für diese Mitgliederversammlung die Einladung zu veröffentlichen. Es gibt nun zwei Möglichkeiten, über die abzustimmen ist:

·     die Anwesenden stimmen über die vorbereitete Tagesordnung ab, damit haben wir eine beschlußfähige Mitgliederversammlung,

·     die Mitgliederversammlung fällt aus.

Rainer liest die vorbereitete Tagesordnung vor.

Stimmberechtigte:  115

Abstimmung: einstimmig, keine Nein und keine Enthaltungen

Entsprechend der Abstimmung ist die Versammlung hiermit beschlußfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

2.       Reports

2.1     Board Reports

President

The first item is the EAASDC calendar. Some people wondered at the calendar's blank spots and inquired about them. If clubs fail to submit the necessary details, nothing can be published.

The second item is payment. Registrations can only be accepted if accompanied by a cheque. From 1998 onwards, all incomplete registration documents will be returned to the particular club. It is not very sensible to send registration documents by registered mail at the rather high cost of DM 14,00  per letter. First of all no cheques have ever been lost in the mail. Secondly each registered letter requires to be fetched from the post office. If not picked up in time, the letter will be returned. Busy people - this is all board members - can not be expected to spent time on fetching the mail.

Vice President

Hans' only topic are the rules for Friendship Books which always cause the same set of problems and enquiries. Club boards and clubs are therefore asked to inform their members about the complete set of existing regulations.

Secretary

Harald asks applicants for either regular or subscription membership to read all forms and information material carefully. Problems could be considerably reduced by submitting the necessary paperwork in time.

Bulletin Editor / Administrator:

Concerning the bulletin's organisation: We finally achieved that it is regarded a proper press product by the post office. The mailing procedure will in consequence have to change. Due to unified standards, delivery will be faster and take only two days in the future. Certain previous restrictions will no longer apply, e.g. that flyers must not contain any advertising or state prices. In the future original flyers can be published and we can do more commercial advertising. In short: our bulletin may just look like other papers or journals. A positive side effect: postage will be less.

The negative side of the new status is that the mailing procedure has to be substantially altered. Labelling, packaging and delivery to the post office will have to conform to new standards. Because red labels can no longer remind that payment is overdue, a list of people whose subscription will soon expire is to appear in the bulletin, stating full name and reference number. Another change concerns undeliverable issues. Up to now they have been returned, but as press products they will be destroyed. People who fail to submit their new addresses in time will therefore risk to miss one issue.

2.2. Treasurer's Report  

Jürgen announces that some payments cannot be properly assigned. Can anyone supply information on somebody called Flesner?

There is a minor problem with Postbank. The application for debiting by collection order was submitted to Postbank by the middle of July 1997 and has just been granted. However, since 1 January 1998 a new type of software is needed - it is not available free of charge. This explains why people paying by collection order have not been debited yet.

The treasurer's report is available at Jürgen's.

2.3. Cash audit for 1996

Werner Ludwig reports that a cash audit took place last week. No mistakes were detected. The motion to be voted on is the board's release for 1996.

Entitled to vote: 105

The motion is unanimously accepted.

3.    Admission of New Members

In accordance with the statutes, the members provisionally accepted by the board are presented:

Subscription members:

TOP 2: Berichte

2.1 Bericht des Vorstandes

President:

Der erste Punkt betrifft den EAASDC-Kalender. Einige haben sich gewundert und nach­gefragt, warum manche Felder im Kalender leer sind. Es handelt sich dabei um fehlende Angaben der Clubs. Es werden nur die Felder veröffentlicht, zu denen Angaben gemacht wurden.

Zweiter Punkt ist die Bezahlung. Anmeldung für einen Special Dance ohne Scheck werden nicht berücksichtigt und ab 1998 werden die Unterlagen an den Club zurückgeschickt. Es macht auch keinen Sinn, die Anmeldung per Einschreiben mit Rückschein zu verschicken und dafür 14,- DM Porto zu zahlen: Erstens ist bisher kein Scheck abhanden gekommen und zweitens ist es nicht zumutbar und zeitlich zu realisieren, für jedes Einschreiben extra auf das zuständige Postamt zu fahren. Es kann dann vorkommen, daß die Post den Brief zurückschickt. Dies gilt im übrigen für den gesamten Vorstand. Da wir berufstätig sind, können wir nicht immer zum Postamt fahren und Briefe abholen.

Vice President:

Der einzige Punkt von Hans sind die Regel für die Friendshipbooks. Es gibt immer wieder die gleichen Anfragen und Probleme. Deshalb erneut die Bitte, daß die Clubs bzw. Club­vorstände Ihre Clubmitglieder über die Handhabung und Regeln des Friendshipbooks unterrichten.

Secretary:

Harald bittet die Antragsteller für die Vollmitgliedschaft sowie für die Subscribermitglied­schaft, die verschickten Anschreiben und Unterlagen durchzulesen. Es können viele Probleme vermieden werden, wenn die entsprechenden Unterlagen termingemäß einge­reicht werden.

Bulletin Editor / Administrator:

Vom Bulletin gibt es nur etwas zur Organisation zu berichten. Es ist uns endlich gelungen, bei der Post als Presseerzeugnis anerkannt zu werden. Damit ergeben sich einige Konsequenzen für den Bulletinversand. Wir hoffen auf eine schnellere und einheitliche Zustellung. Es soll zukünftig innerhalb von 2 Tagen ausgeliefert sein. Wir haben mit dieser Versandart weniger Einschränkungen, z.B. entfällt die bisherige Vorschrift, daß auf Flyer­anzeigen keine Preise und keine Werbung enthalten sein dürfen. Wir können damit die Flyer in Originalform veröffentlichen. Auch können wir jetzt mehr kommerzielle Werbung veröffentlichen. Mit anderen Worten, das Bulletin darf wie eine ganz normale Zeitschrift aussehen. Als Nebeneffekt werden wir auch weniger Porto bezahlen.

Die negative Seite des neuen Versands ist   eine große Umstellung bei der Versandvorbereitung. Die Etiketten müssen eine bestimmte Form haben und auch der Art und Weise der Verpackung und Anlieferung bei der Post ist neu. Es können keine roten Etiketten mehr als Zahlungserinnerung verwendet werden. Statt dessen ist vorgesehen, im Bulletin eine Liste derjenigen zu veröffentlichen (Vorname, Name und Personalnummer), deren Abo ausläuft. Wenn ein Bulletin unzustellbar war, wurde es bisher zurückgeschickt. Pressepost wird bei Unzustellbarkeit nicht zurückgeschickt, sondern vernichtet. Wenn jemand versäumt, seine Adressänderung rechtzeitig bekanntzugeben, wird künftig bei erneuter Zustellung die Abolaufzeit um eine Ausgabe gekürzt.

2.2 Kassenbericht

Jürgen gibt bekannt, daß er wieder ein paar Überweisung hat, die er nicht zuordnen kann. Wer hat Information zum Namen Flesner ?

Wir haben ein kleines Problem mit der Postbank. Der Lastschrifteinzug wurde Mitte Juli 97 beantragt und vor kurzem genehmigt mit dem Hinweis, daß ab 1. Januar 98 eine neue kostenpflichtige Software notwendig ist. Aus diesem Grund wurden bis heute bei den Clubs mit Einzugsermächtigung keine Beiträge abgebucht.

Der Kassenbericht kann bei Jürgen eingesehen werden.

2.3 Kassenprüfung für das Jahr 1996

Werner Ludwig berichtet, daß vor einer Woche die Kassenbücher geprüft wurden. Es wurden keine Fehler gefunden. Der Antrag wird gestellt, den Vorstand für das Rech­nungsjahr 1996 zu entlasten.

Stimmberechtigte:  105

Abstimmung: Einstimmig wurde der Antrag angenommen.

TOP 3: Neuaufnahme von Mitgliedern

Entsprechend der Satzung werden die auf dem Boardmeeting aufgenommenen vorläufigen Mitglieder vorgestellt:

Vorstellung neuer Subscribermitglieder:

Club

Location / Tanzort

Day / Tag

Scoot Backs Burgdorf

Burgdorf

Donnerstag

Cost Dancers

Ekernförde

Mittwoch

Dreaming Eagle

Hofolding

Freitag

Lembach Swinger Schrobenhausen

Peutenhausen

Dienstag

Club

Location / Tanzort

Members / Mitglieder

Alle Mann DA?

D  Stade-Hagen

13

Aixtreme Squares Aachen

D 52068 Aachen

40

Beech Birds

D 50169 Kerpen-Horrem

27

Cloverleaf Angels

D 85375 Neufahrn b. Freising

16

Seeve Taler

D 21220 Seevetal

19

The Wheelers

D 73730 Esslingen-Sirnau

30

Gäuboden Mouses

D Straukirchen bei Straubing

25

Sunday Swingers

D Erlangen

25

Muddy Boots

D 21640 Bliedersdorf

24

Catstones Steinau

D 36396 Steinau

15

Colors of the wind

D 81249 München

30

Brenztal Twirler

D 89522 Heidenheim

11

Alster Dancer

D 24558 Wakerdorf II

40

Wild Folks SDC

D 38302 Wolfenbüttel

35

Sweetheart Tours

Travel

10

Crazy Hoppers Wanne

D 44651 Herne

13

Rhön Rabbits Künzell

D 36093 Künzell/Dirlos

14

All 17 clubs mentioned above are accepted into the EAASDC by majority vote. Their club data will be available in 2/98 issue of the Directory.

In addition a club called "Willi's Railway Twirler" of Hanau applies for admission. Since this club's representatives fail to answer questions put to them by the representatives of other clubs, their application is voted on after discussion.

Entitled to vote: 115

Abstentions: 26

votes in favour: 3

The club's application has been turned down by majority vote.

 "Willi's Railway Twirlers"  will not be accepted.

4.       Applications

Reminders of Payment

The application of Peter Weber has been published in the Bulletin's November 97 issue. All clubs the board needs to contact because of problems will appear on a list in the bulletin. This informs the clubs in question that they should contact the Board. The list will bear a date of issue. The board is going to remind clubs of payment in the issue preceding the Round Up.

Entitled to Vote: 105

Abstentions: 1

The application is accepted by the majority

5.       Jamborees: Reports, Dates and Applications

Rainer reminds everybody that there will be no Spring Jamboree 1998. In spite of all our efforts, none will take place. He reads out the list of Jamborees still open to application. Clubs wishing to do so should contact him directly.

Report on the Summer Jamboree 1998

Chris Kiendl reports on the present state of affairs concerning the preparations. This Jamboree can easily be travelled to by bus or train. The program will include 18 hours of MS, 8 Plus and much of lower phases Round Dance. Dancing will take place in two halls (1400 & 800 m²). Additionally, there will a smaller hall for meetings and Clogging. A parking lot for cars and caravans is next to the halls. Camping is possible close to the halls as well. Showers are available outside the halls and on the camping ground. The dormitory hall can accommodate about one hundred people. Flyers are available. Clubs present might take more than only their own share and distribute them to clubs in their region which are not at the meeting. This way mailing cost can be saved.

Report on the Winter Jamboree 1997

Jürgen reports on some nasty problems the club in charge had not expected to meet. At about 1.30 a.m. somebody attempted to enter the back part of hall 1 damaging a curtain serving as a partition. In addition somebody was caught heating water for coffee on a gas cooker in the PCV covered corridor. Since such events had better not take place, please assist the organising club by reporting them, it is one way to avoid possible damage.

6. A.O.B.

Hans has some information concerning liability insurance of clubs. The existing insure with Trans Atlantik will expire at the end of 1998. The superseding insurance company will be Generali whose fees are a little lower (less than DM 1,00 per club) while the sum insured is higher, namely DM 2 million for personal and material damage.

A further application concerns automatic renewal of subscriptions, either against invoice or collection order. Katharina explains that neither of both can be done at the moment. But you can authorise your bank to send payment three month before the expiration date of your subscription.

Entitled to vote: 105

Dissenting votes: 105

The application is turned down by majority vote.

Bryan addresses the topic of "new dancing program" by CALLERLAB, an issue which is to be voted on in April 1998. In the past, such programs met with European and world-wide acceptance. Bryan believes that dancers should be asked for their opinion on this matter, all the more so since changes are likely to be substantial this time.  

Rainer refers to his letter in the bulletin's November 97 issue. Representing the dancers, we do not intend to prevent sensible changes from taking place. We will face a discussion open-mindedly, but we do not see why we should accept just any change - even those we can do without since our European system is a sound one and works very well without them.

Rainer gives a short explanation for those who are not too well aquatinted with the matter at issue: The dancing programs Basic, Mainstream and Plus are to be changed with respect to their contents as well as their definition. This is done in order to meet American developments (where the average age of dancers is higher than in Europe and where classes are to be held in a short term). According to our information, first of all a vote on a general need for changes shall take place while the changes themselves are to be defined later.

On the last Board Meeting of the European Square Dance Associations this topic has already been discussed. All associations have agreed that they will say "No!" to any changes if they are denied take part in respective negotiations. CALLERLAB will be informed of this decision in writing. The European viewpoint is shared by non-European Associations, such as Australia, New Zealand and Japan. As soon as further information on this topic becomes available, it will be published in the bulletin. In the next issue a contribution of Chris Kiendl will deal with it.

Banner Return

Clubs are requested to collect their banners. 

The meeting closes at 11:10 a.m.

Transl. Maria Oswald

Alle 17 oben aufgeführten Clubs wurden mit Mehrheit in die EAASDC aufgenommen. Die Daten der Clubs sind dem Directory 2/98 zu entnehmen.

Außer den oben angeführten stellt der Club "Willi's Railway Twirler, Hanau" einen Aufnahmeantrag. Von anwesenden Clubvertretern werden Fragen gestellt. Die Vertreter der "Willi's Railway Twirler" beantworten die Fragen nicht. Nach Diskussion der anwesenden Mitglieder wird über den Aufnahmeantrag abgestimmt.

Stimmberechtigte:  105

Abstimmung: Bei 3 Ja Stimmen und 26 Enthaltungen wird der Antrag mit großer Mehrheit abgelehnt

"Willi's Railway Twirler" werden nicht aufgenommen.

TOP 4: Anträge

Zahlungserinnerung der Clubs

Der Antrag von Peter Weber wurde im November Bulletin veröffentlicht. Bei Unklarheiten mit Mitgliedsclubs, sollen die Namen der Clubs im Bulletin aufgeführt werden, damit die Clubs sich mit dem EAASDC-Vorstand in Verbindung setzen können. Die Liste wird mit  Datum "Stand vom ...." versehen. Der Vorstand will die Mit­gliedsclubs eine Ausgabe vor dem Round Up an die Beitragsverpflichtung erinnern.

Stimmberechtigte:  105

Abstimmung: Bei 1 Enthaltungen wird der Antrag mit großer Mehrheit angenommen

TOP 5:  Jamborees: Berichte, Termine und Bewerbungen

Als erstes erinnert Rainer daran, daß das  Spring Jamboree 1998 ausfällt.

Alle Bemühungen sind fehlgeschlagen.

Rainer verliest die Liste mit den vergebenen und noch offenen Jamborees und bittet die Clubs, sich wegen möglicher Bewerbung an ihn direkt zu wenden.

Bericht zum Sommer Jamboree 1998

Chris Kiendl berichtet über den Stand der Vorbereitungen. Das Jamboree ist gut mit Bus und Bahn zu erreichen. Es werden 18 Std. MS, 8 Plus und viel Round in niedrigeren Phasen angeboten. Es stehen zwei Hallen direkt nebeneinander (1400m² und 800m²) zu Ver­fügung. Weiterhin gibt es eine kleinere Halle für Meeting und Clogging. Parkplätze für Autos und Wohnmobile sind direkt neben den Hallen. Camping ist an der Halle möglich. Es gibt auch im Außenbereich Duschen wie auf einem Campingplatz. In der Schlafhalle gibt es ca. 100 Plätze. Flyer liegen aus. Chris bittet, auch für die Clubs in der Region die Flyer mitzunehmen, da der Postversand teuer ist.

Bericht zum Winter Jamboree 1997

Jürgen berichtet von einigen unangenehmen Problemen, mit denen der ausrichtende Club überrascht wurde: gegen 1:30 Uhr nachts wollte jemand in den hinteren Teil der Halle1 und hat dabei den Trennvorhand beschädigt. Außerdem wurde jemand erwischt, der sich mit einem Gaskocher im Flur (PVC-Boden) Wasser für Kaffee gemacht hat. Diese Dinge müssen nicht sein, bitte unterstützt den ausrichtenden Club bei seiner Arbeit und meldet solche Vorkommnisse, damit Schäden vermieden werden können.

TOP 6:  Verschiedenes

Hans hat eine Information zur Vereins-Haftpflichtversicherung. Die bis­her bei der Trans Atlantik bestehende Versicherung läuft zum Ende des Jahres aus. Neue Versicherung ist die Generali mit einer etwas niedrigeren Prämie (kleiner 1 DM/pro Club) und einer höheren Versicherungssumme (neu auf 2 Millionen für Sach- und Personenschäden).

Es wird der Antrag gestellt, das Abo für das Bulletin auto­matisch zu verlängern (Bankeinzug oder Rechnung). Katharina erklärt dazu, daß Bankeinzug und Rechnung derzeit nicht möglich sind. Es bestehe aber die Möglichkeit, einen Dauerauftrag an die eigene Bank zu geben, die dann drei Monate vor Ablauf des Abos das Geld überweist.

Stimmberechtigte:  105

Abstimmung: Einstimmig wurde der Antrag abgelegt.

Bryan spricht das Thema "neue Tanzprogramme" von CALLERLAB an, über die im April 98 ab­gestimmt werden soll. Bisher haben wir in Europa diese Programme auch übernommen haben bzw. sie wurden auf der ganzen Welt übernommen. Bryan ist der Meinung, daß auch Tänzer dazu gefragt werden sollten, zumal es sich nach den bisherigen Informationen um sehr weitreichende Änderungen handelt.

Rainer verweist auf seinen Brief im November Bulletin. Wir als Vertreter der Tänzer werden vernünftigen Änderungen nicht im Weg stehen und sind für eine Diskussion offen, aber wir sehen nicht ein, daß wir jede Veränderung mitmachen müssen, auf die wir hier in Europa recht gut verzichten können, weil wir ein funktionierendes und gesundes System haben.

Rainer erläutert kurz für diejenigen, die nicht wissen, um was es geht: die Tanzprogramme Basic, Mainstream und Plus sollen verändert werden - sowohl im Inhalt als auch in der Definition - und amerikanischen Verhältnissen (höheres Alter der Tänzer, Preisstruktur) angepaßt werden. Nach unseren Informationen soll zunächst darüber abgestimmt werden, daß Veränderungen vorzunehmen sind und dann die Veränderungen definiert werden.

Beim letzten Treffen der Vorstände der europäischen Square Dance Vereinigungen haben wir dieses Thema auch diskutiert. Alle Vereinigungen waren sich einig: entweder wir werden in die Verhandlungen eingebunden oder wir sagen "Nein" zu den Änderungen. Diese Meinung werden die Vereinigungen CALLERLAB schriftlich mitteilen. Wir Europäer stehen damit nicht allein, auch andere Vereinigungen (Australien, Neuseeland Japan etc.) sehen dies ähnlich. Sobald weitere Informationen vorliegen, werden wir diese im Bulletin veröffentlichen. Im nächsten Bulletin wird bereits ein Artikel von Chris Kiendl zu diesem Thema erscheinen.

Banner Rückgabe

Die Clubs werden aufgefordert, ihre abgegebenen Banner abzuholen.

Ende der Mitgliederversammlung um 11.10 Uhr.