Minutes of the Membership Meeting of the European Association of American Square Dancing Clubs e.V., held on 27th June 1998 at the Summer Jamboree in Dachau

Protokoll der

Mitgliederversammlung der

European Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 27. Juni 1998 auf dem Sommer Jamboree in Dachau

1.       Roll Call

Rainer opens the General Membership Meeting at 9.35. The secretary determines that 128 (about 30%) of 429 member clubs are present. (The list of clubs represented is Annex 1 of the original minutes).

The invitation with the agenda has been published in the bulletin's July issue and has been duly sent to all members. In accordance with the Statue the meeting therefore constitutes a quorum.

Board members present:

TOP 1: Begrüßung, Stimmberechtigte

Rainer Scheiblich eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.35 Uhr. Der Schriftführer stellt fest, daß von den 429 Mitgliedern 128 stimmberechtigte Mitglieder (d.h. ca. 30%) anwesend sind. (Die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Originalprotokoll als Anlage 1 beigefügt).

Die Einladung mit den Tagesordnungspunkten ist in der Juniausgabe des Bulletins veröffentlicht und den Mitgliedern ordnungsgemäß zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlußfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

 

Rainer & Margarete Scheiblich, Hans & Roswitha Beil,

Hansjörg & Angelika Pade, Katharina Thurau,

Joe Beckmann, Harald Heinz & Elvira Raitor.

It is Rainer's sad obligation to inform the membership meeting that Evi Haas-Jucker, the representative of the Swiss clubs, died on 10 June 1998.

Everybody raises for a minute's silence.

 

2.       Reports

2.1     Board Reports

President

Rainer's first item is a request of the ECTA: the ECTA announces that information sheets have been laid out on the flyer tables. The people concerned may either pick up their information sheet themselves or the respective board members may do so and pass them on to their callers.

The second item is the EAASDC calendar of events. From now on Hans Beil will be responsible for the applications of Special Dances and also the calendar. The procedure for applications remains unchanged. New GEMA forms will be distributed.

 

Vice President

Hans reports that there have been no changes as far as the Friendship Books are concerned: the type of enquires and problems to be dealt with remains constantly the same.

The second item Hans has to mention are the divisions/subgroups of member clubs. Hans reminds people that groups and divisions wishing to be accepted as such (thereby gaining insurance protection and GEMA coverage) are to use the memberclub's name at least concurrently with their own (e.g. on badges, flyers or with publications in the press or agreements). If merely the group's or divisions name is mentioned, there is no insurance protection and GEMA fees are not covered.

 

Secretary

Harald asks applicants for either regular or subscription membership to read all forms and information material sent to them. Problems could be considerably reduced by reading all material and submitting the required paperwork in time.

 

Administrator

Katharina thanks the increasing number of subscribers now paying by collection because this mode of  payment simplifies her task of administering subscriptions.

 

3.      Admission of New Members

In accordance with the Statute the members provisionally accepted by the board are presented:

Rainer hat die traurige Pflicht, der Mitgliederversammlung mitzuteilen, daß Evi Haas-Jucker, die Repräsentantin der Schweizer Clubs, am 10. Juni 1998 verstorben ist.

Die Anwesenden erheben sich für eine Gedenkminute.

 

TOP 2: Berichte

2.1 Bericht des Vorstandes

President:

Erster Punkt von Rainer ist eine Bitte von ECTA: ECTA gibt bekannt, daß für die ECTA-Mitglieder auf den Flyer-Tischen Informationen ausliegen. Die Betroffenen möchten sich bitte Ihre Information abholen bzw. werden die Vorstände gebeten, sie ihrem Clubcaller mitnehmen.

Der zweite Punkt betrifft den EAASDC Veranstaltungskalender. Die Anmeldung der Special Dances und damit die Verantwortung für den Kalender geht an den Vizepräsidenten Hans Beil über. Das Anmeldeverfahren bleibt ansonsten wie beschlossen. Die neuen GEMA-Formulare mit der Anschrift von Hans werden ausgegeben oder können am Infostand im Anschluß an die Mitgliederversammlung abgeholt werden.

 

Vice President:

Hans berichtet, daß die Bearbeitung der Friend-shipbooks sich in normalen Bahnen bewegt. Es gibt immer wieder die gleichen Anfragen und Probleme.

Der zweite Punkt, den Hans ansprechen muss, sind die Untergruppen/Abteilungen der Mitgliedsvereine. Hans erinnert daran, daß nur solche Gruppen/Abteilungen eines Mitgliedsvereins anerkannt werden (und damit GEMA-Abdeckung und Versicherungsschutz haben), die den Mitgliedsvereinsnamen immer mindestens gleichberechtigt mitführen (z.B. auf dem Badge, Flyern, Veröffentlichungen in der Presse, Verträgen etc.). Sollte nur der Gruppen-/Abteilungsname verwendet werden, besteht keinerlei Abdeckung für GEMA oder Versicherung.

 

Secretary:

Harald bittet die Antragsteller für die Vollmitgliedschaft sowie für die Subscribermitglied­schaft, die verschickten Antwortschreiben und Unterlagen durchzulesen. Es könnten viele Probleme vermieden werden, wenn die entsprechenden Unterlagen gelesen und die zur Aufnahme notwendigen Clubunterlagen termingemäß eingereicht würden.

 

Administrator:

Katharina bedankt sich bei den Abonnenten, die im verstärken Umfang von der Möglichkeit der Einzugsermächtigung Gebrauch machen; es erleichtert die Arbeit bei der Abonnentenverwaltung.

 

TOP 3: Neuaufnahme von Mitgliedern

Entsprechend der Satzung werden die auf dem Boardmeeting aufgenommenen vorläufigen Mitglieder vorgestellt:

 

 

 

Club

Location / Tanzort

Day / Tag

Kuni-Hill Runners

Lauf-Heuchling

Donnerstag

Lucky Dukes

Eckernförde

?

Quer Cross Country Dancer

Erfurt

Dienstag

Rhine Valley Sqeezers

Griesheim/Offenburg

Sonntag

Silver Miners

Freiberg

Mittwoch

 

Clubs applying for full membership:

Folgende Clubs stellten einen Antrag auf Vollmitgliedschaft:

 

Name:

Bandits

Prog.:

Plus

Day/Tag:

Dienstag

Uhrzeit:

19:30 bis 21:30

Place/Ort:

Zur Jahnhalle, Jahnstraße 4

 

D 68526 Ladenburg

Caller

Wechselnd

Members / Mitglieder:

13

Name:

Country Diamonds

Prog.:

MS

Day/Tag:

Freitag

Uhrzeit:

20:00 bis 22:00

Place/Ort:

Sport u. Kultur Gemeinsch. Walldorf Kleiner Saal, In der Trift 5-7

 

D 64546 Mörfelden-Walldorf

Caller

Tobias Müller

Members / Mitglieder:

18

Name:

Dancing Rebels

Prog.:

MS

Day/Tag:

Montag

Uhrzeit:

19:30 bis 21:30

Place/Ort:

Schreinerei, Heerdter Landstraße 245

 

D 40549 Düsseldorf-Heerdt

Caller

Heinrich Brand

Members / Mitglieder:

19

 

 

Name:

Ebensfelder Club Jumpers

Prog.:

MS

Day/Tag:

Sonntag

Uhrzeit:

15:00 bis 17:00

Place/Ort:

Volksschule Ebensfeld, Rinnigstraße

 

D 96250 Ebensfeld

Caller

Jürgen Vogl

Members / Mitglieder:

16

Name:

Lenbach Swingers Schrobenhausen

Prog.:

MS

Day/Tag:

Dienstag

Uhrzeit:

20:00 bis 22:00

Place/Ort:

Gaststätte "Zum Bergwirt", Hauptstraße 1

 

D 86529 Schrobenhausen/Peutenhausen

Caller

Rainer Mennes

Members / Mitglieder:

38

 

Name:

Neuburg Eagles

Prog.:

MS

Day/Tag:

Freitag

Uhrzeit:

20:00 bis 22:00

Place/Ort:

Sport-Center Hammerl, Am Galgenfeld 6

 

D 86554 Pöttmes

Caller

Uli Zeller

Members / Mitglieder:

38

Name:

New City Dancers

Prog.:

MS

Day/Tag:

Dienstag

Uhrzeit:

19:30 bis 21:00

Place/Ort:

Bürgersaal,

 

D 93333 Neustadt a.D.

Caller

Roma Liebe

Members / Mitglieder:

34

 

Name:

Scootbacks Burgdorf

Prog.:

MS

Day/Tag:

Donnerstag

Uhrzeit:

19:30 bis 22:00

Place/Ort:

Grundschule IV / Astrid Lindgren Schule, Lippoldstraße 10

 

D 31303 Burgdorf

Caller

Ralf Kollmeyer

Members / Mitglieder:

23

Name:

Torf-Twirlers TuS Nortorf

Prog.:

B/MS

Day/Tag:

Sonntag

Uhrzeit:

15:00 bis 18:00

Place/Ort:

Mehrzweckhalle Nortorf, Bargstedter Straße 25

 

D 24589 Nortorf

Caller

Ingo Röttgers

Members / Mitglieder:

20

Name:

Xplusive

Prog.:

Plus

Day/Tag:

Sonntag

Uhrzeit:

16:00 bis 18:00

Place/Ort:

Dorfgemeinschaftshaus Bauernheim, Am Park 6

 

D 61169 Friedberg-Bauernheim

Caller

Markus Großmann

Members / Mitglieder:

15

The ten clubs mentioned above are accepted into the EAASDC by majority vote.

 

4.       Applications

4.1     Amendments of the Statute and Rules of Procedure

Application a)

Hans explains that the amendments are necessary due to changes in the admission procedure (see applications published in the bulletin's June issue, items b) and c) refer).

Entitled to Vote: 138

Abstentions: 8,  Dissenting votes: 9

Application a) is accepted by a vast majority.

Application b)

The majority of the meeting suggests the following change of the admission procedure: in the future admissions shall be decided by the board instead by the member meeting. The amendment of the statute required shall be voted on at the Fall Round Up. Application b) is then voted on.

Entitled to Vote: 138

Abstentions: 8,  Dissenting votes: 45

Application b) is accepted by the majority.

Apllication c)

In order to avoid a further amendment of the rules of procedure, application c) is only accepted if in subparagraph I, item 3.1 of the rules of procedure the suggested sentences 2 and 3 read as follows:

If the secretary has not received any written statements of objection until at least one week before the Jamboree, all applications for admission will be decided on simultaneously. In case of objections, the decision about the particular club's admission is to be postponed until the next membership meeting. With the intention of having settled the matter by then, the board is to appoint a mediator.

 

Entitled to Vote: 138

Abstentions: 13,  Dissenting votes: 11

Application c) is accepted by the majority.

 

4.2     Amendment of the Jamboree Guidelines

Hans explains what has lead to the board's application concerning shop locations. There is a short discussion before an application is brought in that the phrasing needs to be revised in any case and that a decision shall be postponed until the Fall Round Up.

 Entitled to Vote: 138

The application to postpone the decision is accepted by a vast majority.

 

4.3     Changes concerning Financial Matters     

Hans introduces the board's application (as published in the bulletin's June issue) and provides some background information. After a short discussion the application is voted on.

Entitled to Vote: 138

Abstentions: 11, Dissenting votes: 22

The application is accepted.

 

4.4     Honorary Membership

Rainer explains that due to appointments at short notice and the cancellation of the Spring Jamboree the board had to make a decision which is to be acknowledged by the membership meeting: Jim and Lorna Robar returned to the USA. Due to their lasting commitment to Square Dance in Europe, they shall be granted honorary membership in the EAADC.

Entitled to Vote: 138

The  decision is accepted unanimously.

 

5.       Jamborees: Reports, Dates, Applications

First of all Rainer announces that there will be no Winter Jamboree 1998

In spite of all efforts, no club volunteered for its organisation.

Rainer then reads out the list of all Jamborees and Fall Round Up which have not yet been applied for. As far as the years 1999 and 2000 are concerned clubs have already been entrusted with the organisation of the respective events or hold and option of doing so.

Applicants for events taking place after 2000 are asked to contact Rainer directly.

Summer Jamboree 1999

 The representative of the Crossing Creeks, Leverkusen returns the option for the Summer Jamboree 1999. Because of the hall rent due, badges are expected to cost about DM 25,00.

The application to vote on a badge price of DM 25,00 is bought in after a short discussion.

Entitled to Vote: 138

The application is accepted by a vast majority.

 

The Crossing Creeks' representative states that his club will organise the Summer Jamboree 1999.

 

Report on the Fall Round Up 1998

Alexander Wallerer reports that flyers have been laid out. Room reservation can be done via the town council. Parking lots for caravans and camping buses are available near the halls without access to electricity and connection to the water line network. Camping can be take place on a meadow in front of the halls. The halls cannot easily be reached by means of public transport.

 

6.       Nomination Committee

Presentation of candidates for the election at the Round Up 1998

Rolf Möller reports that up to now Rainer Scheiblich is the only candidate. Rolf asks if anybody of member of the meeting would like to candidate as well. Since nobody would like to do so, the nomination procedure is over.

Rainer Scheiblich introduces his team of board members. Apart from a single change board members will remain the same:

Alle 10 oben aufgeführten Clubs wurden mit Mehrheit in die EAASDC aufgenommen.

 

TOP 4: Anträge

4.1 Änderung der Satzung und Geschäftsordnung

Antrag a)

Hans erläutert die Notwendigkeit dieser Änderung, die Ihren Grund in der Änderung des Ausnahmeverfahrens (siehe Anträge zu Pkt. b. und c. veröffentlicht im Juni Bulletin) haben.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung:

Mit 9 Nein und bei 8 Enthaltungen mit großer Mehrheit angenommen.

Antrag b)

Das Aufnahmeverfahren soll nach überwiegender Meinung der Versammlung dadurch vereinfacht werden, daß darüber das Board und nicht mehr die Mitgliederversammlung entscheidet. Dies erfordert eine Satzungsänderung, die beim Fall Round Up beschlossen werden soll. Der Antrag b) wird daraufhin zur Abstimmung gestellt.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung:

Mit 45 Nein und bei 8 Enthaltungen mit Mehrheit angenommen.

Antrag c)

Der Antrag c) wird, um eine erneute Änderung nach der Satzungsänderung zu vermeiden, mit der Maßgabe angenommen, daß Ziffer I Nr. 3.1 der Geschäftsordnung in dem vorgeschlagenen Sätzen 2 und 3 folgende Fassung erhält:

Soweit bis spätestens 1 Woche vor dem Jamboree beim Schriftführer keine schriftlichen Widersprüche gegen die Aufnahme eingehen, erfolgt der Beschluß über die Aufnahme für alle Antragsteller zugleich. Im Falle von Widersprüchen wird die Beschlußfassung für den betreffenden Club bis zur nächsten Mitgliederversammlung zurückgestellt und der Vorstand wird bis dahin eine Klärung durch einen von ihm bestellten Vermittler versuchen.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung:

Mit 11 Nein und bei 13 Enthaltungen mit Mehrheit angenommen.

 

4.2) Änderung der Jamboree Richtlinien

Hans erläutert die Gründe, die das Board veranlaßt haben, den Antrag über Shopstandflächen zu stellen. Nach kurzer Diskussion wird der Antrag gestellt, eine neue Formulierung zu finden und auf dem Fall Round Up darüber zu entscheiden.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung:

mit großer Mehrheit wird der Antrag auf Verschiebung angenommen.

 

4.3) Änderung Finanzen

Hans stellt den Antrag des Boards (wie in der Juni-Ausgabe des Bulletin veröffentlicht) vor und erklärt die Hintergründe. Nach kurzer Diskussion wird über den Antrag abgestimmt.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung:

Bei 22 Nein und 11 Enthaltungen wird der Antrag angenommen.

 

4.4) Ehrenmitgliedschaft

Rainer erklärt, daß aufgrund von kurzfristigen Terminen und dem Ausfall des Spring Jamborees durch den Vorstand eine Entscheidung getroffen werden musste, die nun durch die Mitgliedschaft bestätigt werden soll: Jim und Lorna Robar sind zurück in die USA gegangen. Für ihr langjähriges Engagement für den Square Dance in Europa wurde Ihnen die Ehrenmitgliedschaft in der EAASDC verliehen.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung: Einstimmig.

 

TOP 5: Jamborees: Berichte, Termine und Bewerbungen

Als erstes gibt Rainer gekannt, daß das Winter Jamboree 1998 ausfällt.

Alle Bemühungen, einen entsprechenden Ausrichter zu finden, sind fehlgeschlagen.

Als nächstes verliest Rainer die Liste der vergebenen bzw. noch offenen Jamborees und Fall Round Up's. Für die nächsten zwei Jahre (1999 und 2000) liegen für alle Termine Vergaben bzw. Optionen vor.

Die Clubs, die darüber hinaus ein Jamboree oder Round Up ausrichten wollen, sollen sich direkt an ihn wenden.

Sommer Jamboree 1999

Der Clubvertreter der Crossing Creeks Leverkusen gibt die Option für das Sommer Jamboree zurück, da durch die Hallenmiete der Badgepreis nach der Vorkalkulation bei ca. 25,- DM liegen müßte.

Nach kurzer Diskussion über den Badgepreis in der dargestellten Höhe wird von der Versammlung der Antrag gestellt, über den Badgepreis von 25,- DM abzustimmen.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung:

mit großer Mehrheit wird der Antrag angenommen

Der Vertreter sagt daraufhin zu, daß das Sommer Jamboree von den Crossing Creeks ausgerichtet wird.

 

Bericht zum Fall Round Up 1998

Alexander Wallerer berichtet, daß die Flyer ausliegen. Die Zimmerreservierung kann über die Stadt vorgenommen werden. Stellplätze für Wohnwagen und Wohnmobile in der Nähe der Hallen sind vorhanden, die Plätze sind aber ohne Wasser- und Stromanschluss. Zelten ist auf einer Wiese vor den Hallen möglich. Die Hallen sind mit öffentlichen Verkehrsmitteln nur eingeschränkt erreichbar.

 

TOP 6:  Nominierungsausschuss

Vorstellung der Kandidaten für die Wahlen am Round Up 1998

Rolf Möller berichtet, daß bisher nur ein Kandidat vorhanden ist, nämlich Rainer Scheiblich. Rolf fragt die Mitgliedschaft, ob sich noch ein Kandidat melden möchte. Da keine Meldung erfolgt, wird hiermit die Nominierung geschlossen.

Rainer Scheiblich stellt seine neue Vorstandsmannschaft vor. Sein Vorstand bleibt bis auf eine Position unverändert:

Vice President :           Hans & Roswitha Beil

Secretary :                    Harald Heinz und Elvira Raitor

Treasurer :                             Jürgen und Karola Dankert

Bulletin Administrator :        Katharina Thurau

Bulletin Editor :                    Hansjörg & Angelika Pade

The position ‘Publicity' will be abolished. David and Gina Dankert will be in charge of newly created ‘International Co-operation of Square Dancing Organisations'. National representatives are nominated by the respective country's clubs.

All further information will be published in the presentation which is to appear in the bulletin. 

 

7.       A.O.B.

7.a) Rainer introduces the following suggestion by the Pumpernickels, Soest:

Important issues shall not be dealt with under the agenda item A.O.B.

Rainer explains that this is already the case. In the A.O.B. section only minor items can be discussed. All applications have to published in their original wording in the bulletin together with the agenda. Alternative they can be presented on a Jamboree - in which case they will be voted on during the following Jamboree.

 

 

7.b)  Hans suggests that the Jamboree guidelines should be revised since they comprise out-dated or no longer required rules and recommendations.

The revision shall be done by the board. The revised guidelines shall not be distributed to all clubs but only to those planning to organise a Jamboree or Round Up as distributed material might get lost and no longer be available for organising a respective event.

The new regulation guarantees that all clubs interested in organising a Jamboree or Round up are equipped with the up-to-date information required plus the material necessary for calculating tasks.

Entitled to Vote: 138

The suggestion is accepted unanimously.

 

The meeting closes at 11.35

 

Transl.: Maria Oswald

Die Position Publicity wird wegfallen. Eine neue Position wird sich um die "Internationale Zusammenarbeit der Square Dance Organisationen" kümmern. Hierfür haben sich David & Gina Draker bereit erklärt. Die nationalen Repräsentanten werden durch Clubs in den jeweiligen Ländern bestimmt.

Alle weiteren Informationen werden in der Vorstellung im Bulletin veröffentlicht.

 

TOP 7:  Verschiedenes

7.a)  Rainer trägt ein Vorschlag der Pumpernickels aus Soest vor. Der Vorschlag lautet: "Unter dem Tagesordnungspunkt ‘Verschiedenes' sollen keine wichtigen Dinge beschlossen werden."

Rainer erläutert dazu, daß wir diese Regelung bereits haben. Unter Verschiedenes können nur Punkt besprochen bzw. diskutiert werden. Anträge müssen mit der Tagesordnung im Wortlaut im Bulletin veröffentlicht werden oder können nach der Vorstellung auf einem Jamboree erst am nächsten Jamboree Gegenstand einer Beschlußfassung sein.

7.b)  Hans macht den Vorschlag, die Richtlinien für Jamborees und Round Up's zu überarbeiten. Die Richtlinien enthalten derzeit einige Hinweise und Empfehlungen, die heute nicht mehr notwendig sind bzw. sich überholt haben.

Die Überarbeitung soll durch das Board erfolgen. Des Weiteren sollen die neuen Richtlinien nicht vorab an alle Clubs, sondern nur noch an die Interessenten für die Ausrichtung eines Jamborees oder Round Up's ausgegeben werden. Die Erfahrung hat gezeigt, daß die ausgegebenen Unterlagen doch im Laufe der Zeit in vielen Clubs verschwinden und dann keine Informationen für die Organisatoren vorliegen.

Mit der neuen Regelung erhält jeder, der Interesse an der Ausrichtung hat, die aktuellsten Informationen und auch die Unterlagen für die Vorkalkulation.

Stimmberechtigte:  138

Abstimmung: Der Vorschlag wird einstimmig angenommen.

 

Ende der Versammlung um 11.35 Uhr.

 

 

Elvira Raitor & Harald Heinz

EAASDC Secretary