Minutes of the Membership Meeting of the European Association of American Square Dancing Clubs e.V., held on 27. Sept. 1999

at the Fall Round Up

in Dachau

Protokoll der Mitglieder­versammlung der European Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 27. Sept. 1999 auf dem Fall Round Up in Dachau

1.      Roll Call

Hans Beil opens the General Membership Meeting at 9:10 a.m. He determines that of the 434 member clubs entitled to vote, 126 are present (about 29%). (The list of clubs represented is attached at Annex 1 of the original minutes). The invitation with the agenda was published in the August issue of the Bulletin, and duly sent to all members. In accordance with the Statutes, the meeting constitutes a quorum.

Board members present:

TOP 1: Begrüßung und Feststellung der Zahl der Stimmberechtigten

Hans Beil eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.10 Uhr.

Er stellt fest, daß von den 434 Mitgliedern 126 stimmberechtigte Mitglieder (= ca. 29%) anwesend sind (Die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Original- Protokoll als Anlage 1 beigefügt). Die Einladung mit den Tagesordnungspunkten ist in der Augustausgabe des Bulletins veröffentlicht und den Mitgliedern ordnungsgemäß zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlußfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

2. Reports

2.1 Board Report

Vice President

Hans excuses the President, Rainer Scheiblich, who, for personal reasons, was unable to be present.

Hans' first point is a mistake in the last EAASDC Calendar. A Special was published with the wrong date. This will be corrected in the next issue of the Bulletin.

A further point concerns the third party insurance of the "Landes-Sportbund", to which several clubs belong. It should be noted that visitors, for example, to the clubs will have no insurance coverage. Hans asks the clubs concerned to check into this.

Third point is for the hosts of future jamborees. Attention should be paid to the rules in the Jamboree Guidelines, particularly para. 3.4. This very clearly states when and to whom the jamboree program should be sent. If these rules are not adhered to, it is possible that the printed flyers will have to be destroyed.

Secretary:

Harald asks clubs to refrain from faxing their whole constitution, if the original is already in the post.

The second point concerns sending mail "per Einschreiben". This is expensive, and registered mail has to be collected. Harald knows that the Post also recommends "Einwurf Einschreiben". This is cheaper, and the envelope can be delivered through the normal letter-box.

2.2 Treasurer's Report

The Treasurer's Report can be reviewed at the Information Booth.

3. Approval of the Minutes from the Summer Jamboree 1999

Approval of the Minutes from the Summer Jamboree, as published in the August issue of the Bulletin.

Entitled to vote: 126

The minutes are accepted by the majority, including three abstentions.

4. Admission of New Members

The information and data concerning the new clubs was published in the August issue of the bulletin. No objections to the clubs introduced were received.

The following 6 clubs were accepted as new members.

TOP 2: Berichte und Kassenbericht

2.1 Bericht des Vorstandes

Vice President:

Hans entschuldigt den Präsidenten Rainer Scheiblich, der aus privaten Gründen nicht an dem Jamboree teilnehmen kann.

Der erste Punkt von Hans ist ein Fehler, der ihm im letzten EAASDC-Kalender unterlaufen ist. Ein Special ist mit einem falschem Datum veröffentlicht worden. In der nächsten Ausgabe des Bulletins wird der Fehler behoben sein.

Hans hat weiter eine Information erhalten, die die Haftpflichtversicherung des Landes-Sportbundes betreffen, dem ja einige Clubs angehören. Hier ist zu beachten, dass z.B. Gäste des Clubs keinen Versicherungsschutz haben. Hans bittet die betreffenden Clubs, dies zu berücksichtigen.

Der dritte Punkt ist ein Hinweis für zukünftige Jamboree-Veranstalter. Die Regeln der Jamboree Guidelines sind zu beachten, vor allem die Regeln, die in Ziffer 3.4 aufgeführt sind. Dort wird sehr klar gesagt, wann und an wen das beabsichtigte Programm des Jamborees geschickt werden muß. Sollten die Regelungen nicht eingehalten werden, kann es vorkommen, dass die gedruckten Flyer vernichtet werden müssen.

Secretary:

Harald bittet die neuen Clubs davon abzusehen, ganze Satzungen per Fax zu schicken, wenn der gedruckte Text bereits auf dem Postwege ist.

Der zweite Punkt ist das bekannte Thema "Einschreiben". Hier wird von den Clubs immer wieder zuviel Geld ausgegeben, da die Einschreiben häufig nicht abgeholt werden können. Harald weist darauf hin, dass die Post auch das sogenannte "Einwurf Einschreiben" anbietet. Dies ist billiger und der Umschlag wird wie ein normalen Brief in den Briefkasten geworfen.

2.2 Kassenbericht

Der Kassenbericht kann bei Jürgen am Infostand eingesehen werden.

TOP 3: Genehmigung des Protokolls des Sommer Jamboree 1999

Genehmigung des Protokolls des Sommer Jamboree 1999, wie in der Augustausgabe des Bulletins veröffentlicht.

Stimmberechtigte: 126

Abstimmung: Mit Mehrheit bei 3 Enthaltungen angenommen

TOP 4: Neuaufnahme von Mitgliedern

Die Informationen und Daten der neuen Clubs wurden in der Augustausgabe des Bulletins veröffentlicht. Es sind keine Bedenken zu den vorgestellten Clubs eingegangen.

Folgende 6 Clubs wurden als Vollmitglied aufgenommen:

§  Hachede Swingers Geesthacht

§  Square Breaker

§  Quer Cross Country Dancer

§  Polder Ghost Schwedt

§  Biedermeier Dancer

§  Dreaming Igle

At the Board Meeting on Friday, the following  probationary members were accepted:

Auf dem Boardmeeting am Freitag wurden folgende vorläufige Mitglieder aufgenommen:

§  Black Forest Ghosts

§  Glan Valley Jumpers

§  Magic Diamond

§  The Michael Dancer Rheine

§  Wild Bunch Waldenshof

All further data is available in the Directory.

The following club has been excluded  from membership,  as the probationary period has expired.

Alle weiteren Daten können dem aktuellen Directory entnommen werden.

Folgender Club ist wegen Überschreitung der zeitlichen Begrenzung für die vorläufige Mitgliedschaft ausgeschlossen worden:

§  Four Leaved Clover

5.  Change to the number of Jamborees

Hans reminds everyone that , first of all, a vote must be taken  on the question of a postal ballot.  The information about this motion was published in the August issue of the Bulletin.

Hans reads the wording of the motion.

Following a discussion, the motion was revised as follows:

"The question of the reduction of the number of jamborees as well as the possible change to paras. IV.1 and 1.3 of  the by-laws should be decided in writing. 

The voting ballot should be sent to members prior to 1 October 1999, and returned (post-marked) NLT 20^th November 1999. The counting of the votes will take place prior to  the General Membership Meeting of the winter Jamboree 1999, according to the rule in para. V.4 of the by-laws."

Entitled to vote: 126

The motion was accepted by the majority, with 15 no-votes, and 3 abstentions.

6. Membership Fees

Hans announces that there will be no increase in the GEMA fees for the next year.

With regard to the club insurance, he has managed to achieve an increase in insurance coverage from 2 to 5 million DM, without any increase in the costs. 

The following information refers to the cost of accident insurance.  Until now, this has been based solely on the number of insured members, not on the membership of  individual clubs.  We now have an offer for a group contract, according to which each club can take out accident insurance on its own club members. The conditions appear interesting, and the costs are DM 72,- plus 15% tax.  The coverage includes DM 60,000 for death, DM 120,000 disability, and DM 30 per day hospital expenses.

As soon as we have the group contract,  details of the Agent will be published in the Bulletin.  Clubs can then take out individual insurance, in their own club name, based on the above conditions and amounts. The club will hold its own policy, and be responsible for payments. There is no age limit on this policy, but the amount of coverage in case of death of children is reduced.  We will have to clarify if this group policy is valid for clubs in other countries.

Richard Forstel, from the Square Wolves in Passau, informs us that, in case of accident, clubs with their own funds, who are not an "e.V."-club, can also take out private insurance on their board members. Each club or club board should think about it.

Entitled to vote: 126

Accepted unanimously

In summary,  the dues for next year will remain unchanged.

7. Entrance Fee for Jamborees

The suggestion was made that, in the interests of the family, children up to the age of sixteen should be allowed free entrance.  Only the badge, if they wish to have one, should be paid for.

Entitled to vote: 126

Accepted by the majority, with 3 no-votes, and 5 abstentions.

We cannot instruct clubs on how much to charge for their Specials, but it would be a good idea if they leaned in the same direction.

8.  Summer Jamboree 2001

As published in the bulletin, we have received two applications for this jamboree.  Hans reminds everyone that we have decided to vote on the number of jamborees.  Hans recommends that we postpone this point until the Winter Jamboree.

Winfried Grau from the Moonspinners requests that the vote be taken today, to avoid any problems for the clubs.

Hans made the following recommendation, that should a reduction of jamborees be agreed upon, apart from the Fall Round Up in 2001, - in case the jamboree could not be rescheduled to another date - the summer Jamboree would also take place, and the new rule would come into force in 2002.

Hans reminds everyone that one of the two applications is for a weekend not blocked for a jamboree.  If the decision is to go with this application, the club specials for that weekend will have to be rescheduled or cancelled.  ECTA also wanted to mention that a postponement would involve a clash with the Kieler Woche. 

After considerable discussion, a vote was taken.

Entitled to vote:            126

For Dietzenbach           70

For Kiel                         40

Abstentions                             10

The Moonspinners in Dietzenbach will host the Summer Jamboree 2001.

9. Jamborees: Reports, Dates, and Applications

Winter Jamboree 1999

Peter from the Staufen Knights invited all the dancers to Kuchen.  The organisation is complete, flyers are available.

Spring Jamboree 2000

The representative from the Heidelberg Hoedowners and the Spargel Spinners, Rolf, announced that the flyers are also available.  Rolf asks that you also take flyers for neighbouring clubs.

10. A.O.B.

a)    Nominating  Committee

The following have volunteered for the committee: Ute from the Triangle Squares, Rolf from the Benemer Squeezers, and Rainer from Hannover.  Hans requests a vote.

Entitled to vote: 126

Accepted by the majority, with 3 abstentions.

b)   Time frame for registration

Harald suggests that registration should remain open until the end of the board reports.  There is no voting until after the board reports.  This should prove flexible enough.

Entitled to vote: 126

Unanimously accepted

c)    Bus trips to the European Convention 2000

Clubs offering bus trips to the European Convention may place free ads in the bulletin.  Those interested can then contact the clubs. 

d)   Line Dance

Line Dance is not a recognised part of  the EAASDC programme.  Line Dance clubs may not be a member of EAASDC. But there is a separate Line Dance Organisation.

Close of meeting 11;43 a.m.

TOP 5: Änderung der Zahl der Jamborees

Hans erinnert, dass hier zunächst nur die Abstimmung über die schriftliche Abstimmung ansteht. In der Augustausgabe des Bulletin wurden die Informationen zu dem Antrag veröffentlicht.

Hans liest den Wortlaut des Antrages vor.

Nach ausführlicher Diskussion, wird der Antrag abgeändert und wie folgt formuliert.

"Über die Frage der Reduzierung der Anzahl der Jamborees sowie die etwaige Änderung der Ziffern IV.1 und I.3 der Geschäftsordnung soll im schriftlichen Verfahren entschieden werden.

Der Versand der Stimmzettel an die Mitgliedsvereine muss vor dem 1. Oktober 1999, die Einsendung der Stimmzettel bis spätestens 20. November 1999 (der Poststempel gilt) erfolgen. Die Auszählung erfolgt nach der Regel der Ziff. V.4 der Geschäftsordnung vor der Mitgliederversammlung beim Winter Jamboree 1999."

Stimmberechtigte: 126

Abstimmung: Mit 15 Nein, bei 3 Enthaltungen mit großer Mehrheit angenommen.

TOP 6: Mitgliedsbeitrag

Hans teilt mit, dass GEMA für das nächste Jahr keine Erhöhung angekündigt hat.

Bei der Vereinshaftpflichtversicherung konnte erreicht werden, dass die Versicherungssumme von bisher 2 Mill. auf 5 Mill. DM Pauschal ohne Beitragserhöhung heraufgesetzt wurde.

Des weiteren wurden wir immer wieder angesprochen wegen einer Unfallversicherung. Hier wurden bisher nur Angebote gemacht, die auf die Anzahl der Versichertenmitglieder (= Mitglieder in den einzelnen Clubs) abgestellt waren. Wir haben nun ein Angebot für einen Rahmenvertrag vorliegen, nach dem jeder Club für seine Mitglieder mit einer Pauschale eine Unfallversicherung abschließen kann. Die Konditionen sind nach unser Auffassung interessant und der Beitrag beträgt 72,- DM plus 15% Versicherungssteuer. Im einzelnen beträgt die Deckung unter anderem im Todesfall 60.000 DM, für Invalidität 120.000 DM, Krankenhaustagegeld 30 DM.

Sobald der Rahmenvertrag vorliegt, werden wir im Bulletin die entsprechende Agentur bekannt geben. Dort kann dann jeder Clubs selbst die Versicherung (Einzelvertrag auf den Clubnamen) mit den oben genannten Konditionen und für den genannten Betrag abschließen. Der Club erhält dann die Versicherungspolice und ist auch für die Bezahlung verantwortlich. Eine Altersbeschränkung besteht nicht, bei Kindern gibt es aber eine geringere Deckungssumme im Todesfall. Inwieweit sich die Clubs in anderen Länder auch an dem Rahmenvertrag beteiligen können, muss noch geklärt werden.

Richard Forstel von den Square Wolfs aus Passau teilt mit, dass bei Unfällen die Möglichkeit besteht, dass der Club mit seinem Vereinsvermögen und bei Nicht-e.V.-Clubs auch die Vorstandsmitglieder mit ihrem Privatvermögen haften können. Jeder Club bzw. Clubvorstand sollte sich deshalb überlegen, was er macht.

Stimmberechtigte: 126

Abstimmung: Einstimmig angenommen.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass der Beitrag für nächstes Jahr unverändert bleiben kann.

TOP 7: Eintrittspreise für Jamborees

Hier ist eine Anregung aufgegriffen worden, dass man in Interesse von Familien, Kinder bis zu vollendeten 16 Jahre vom Eintrittspreis befreit. Sollten die Kinder ein Badge haben wollen, sind die Badgekosten zu übernehmen.

Stimmberechtigte: 126

Abstimmung: Bei 3 Nein und 5 Enthaltungen mit Mehrheit angenommen.

Wir können zwar den Clubs bei Ihren Special Dances nicht vorschreiben, wie sie den Eintrittspreis gestalten, es wäre aber wünschenswert, wenn sich die Clubs bei einem Special an dieser Regelung orientieren würden.

TOP 8: Sommer Jamboree 2001

Zu diesem Punkt liegen, wie im Bulletin veröffentlicht, zwei Bewerbungen vor. Hans erinnert daran, dass wir unter Top 5 die Abstimmung über die Anzahl der Jamborees beschlossen haben. Hans empfiehlt, den Tagesordnungspunkt auf das Winter Jamboree zu vertagen.

Winfried Grau von den Moonspinners bittet darum, dass heute über die Vergabe abgestimmt wird, da sonst die Clubs zeitliche Probleme bekommen können.

Hans macht den Vorschlag, dass für den Fall, dass eine Reduzierung der Jamborees beschlossen wird, im Jahr 2001 neben dem Round Up das Sommer Jamboree stattfindet (falls keine Verschiebung auf einen zu beschließenden früheren Termin möglich ist) und anschließend die entsprechende Regelung ab 2002 greift.

Hans erinnert daran, dass eine der beiden Bewerbungen sich auf ein Wochenende bezieht, das nicht für Jamborees vorgesehen ist. Bei einer Entscheidung für diese Bewerbung müssten die Specials der betroffenen Clubs ausfallen bzw. umgelegt werden. Auch ist ECTA über die Verschiebung zu informieren, da deren bisherigen Äußerungen sich auf eine Verlegung von der Kieler Woche weg bezogen.

Nach ausführlicher Diskussion wird über die Vergabe abgestimmt.

Stimmberechtigte: 126

für Dietzenbach     70

für Kiel                    40

Enthaltungen           10

Damit erhalten die Moonspinners aus Dietzenbach den Zuschlag für das Sommer Jamboree 2001

Top 9 Jamborees: Berichte, Termine

Winter Jamboree 1999

Peter von den Staufen Knights lädt alle Tänzer nach Kuchen ein. Die Organisation ist abgeschlossen, die Flyer liegen aus.

Spring Jamboree 2000

Der Vertreter der Heidelberg Hoedowners und Spargel Spinners, Rolf, gibt bekannt, dass die Flyer ebenfalls ausliegen. Rolf bittet darum, dass auch die Flyer für die benachbarten Clubs mitgenommen werden.

Top 10 Verschiedenes

a)    Nominierungskomitee

Als Freiwillige für das Komitee haben sich Ute von den Triangle Squares und Rolf von den Bernemer Squeezers sowie Rainer aus Hannover gemeldet. Hans bittet, darüber abzustimmen.

Stimmberechtigte: 126

Abstimmung: bei 3 Enthaltungen Einstimmig angenommen.

b)   Zeitfenster für Registration

Harald macht den Vorschlag, die Registrieung sollte bis Ende des Tagesordnungspunktes "Board Reports" möglich sein, da erst nach diesem Tagesordnungspunkt die Abstimmungen beginnen. Damit wäre ein flexibler Zeitrahmen geschaffen.

Stimmberechtigte: 126

Abstimmung: einstimmig angenommen.

c)    Busfahrten zur European Convention 2000

Clubs, die Busfahrten zur European Convention anbieten, können freie Plätze im Bulletin bekannt geben. Interessenten können sich dann an die Clubs wenden.

d)   Line Dance

Line Dance ist nicht Teil der von EAASDC angebotenen Programme. Line Dance Clubs können nicht Mitglieder in der EAASDC werden. Es gibt aber eine eigene Line-Dance Organisation.

Ende der Mitgliederversammlung

um 11.43 Uhr.