. European Association of American Square Dancing Clubs e.V.
|
Minutes of the Membership Meeting of the European Association of American Square Dancing Clubs e.V., held on March 13th 1999 at the Spring Jamboree in Wesel |
|
Protokoll der Mitgliederversammlung der European Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 13. März 1999 auf dem Spring Jamboree in Wesel
|
||
|
1. Roll Call Rainer Scheiblich opens the General Membership Meeting at 9:12 a.m. The secretary determines that 95 entitled to vote (about 21 per cent) of 454 member clubs are present. (The list of clubs represented is Annex 1 of the original minutes). The invitation with the agenda was published in the February issue of the Bulletin and duly sent to all members. In accordance with the Statutes the meeting constitutes a quorum.
Board members present: |
TOP 1: Begrüßung und Feststellung der Zahl der Stimmberechtigten Rainer Scheiblich eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.12 Uhr. Durch den Schriftführer wird festgestellt, daß von den 454 Mitgliedern 95 stimmberechtigte Mitglieder (= ca. 21 %) anwesend sind (Die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Originalprotokoll als Anlage 1 beigefügt). Die Einladung mit der Tagesordnung ist in der Februarausgabe des Bulletins veröffentlicht und den Mitgliedern ordnungsgemäß zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlußfähig. Anwesende Mitglieder des Vorstands: |
|
|||
Rainer & Margarete Scheiblich, Jürgen & Karola Dankert, Hansjörg & Angelika Pade,
Katharina Thurau, Gina und David Draker, Ingrid & Etienne Toussaint,
Barbara Reinhartz & Maarten Dankloff, René & Dona Meuret, Harald Heinz & Elvira Raitor.
|
2. Reports 2.1 Board Report PresidentRainer asks for a show of hands of new club representatives and those attending a membership meeting for the first time. He then gives some general information on the membership meeting's procedure for these new representatives. Rainer introduces the new representatives for Switzerland, René and Dona Meuret, who succeed Evi and Guido Haas-Jucker. Since Evi's death, Guido had held this position until new representatives were nominated by the Swiss clubs. Rainer excuses Hans Beil, whose professional obligations keep him from attending this Jamboree. Hans asked Rainer to give the following report: The first item concerns Friendship Books. They will be dealt with as usual. All Friendship Books handed in are passed to Hans, and mailed to their owners within the usual period of time. The second item is applications for Special Dances. Those applying for Special Dances are requested to use only the new GEMA forms for applications. There are either available at the information desk or can be supplied by Hans on request. Bulletin Editor Hansjörg presents some news on the Bulletin. In the past, subscriptions were subsidised by the earnings from advertisements, because the subscription price alone did not cover printing and mailing expenses. Last year's re-organisation of the mailing procedure lowered costs, while the number of advertisements rose. Consequently, costs are now fully covered and there even is a surplus. Therefore, it has been decided that the price of advertisements will be lowered to DM 60,00 per page. This price reduction is valid for all advertisements. Hansjörg hopes that clubs will continue to advertise Specials in the bulletin. In our opinion, this is the best way to ensure that a high number of other dancers receive all relevant information. The second item concerns advertising for Jamborees, but will be discussed as an A.O.B. item. SecretaryHarald asks the four clubs mentioned below to contact the Treasurer, Jürgen Dankert: Karolina Square Dancer, Square Couples in Langenhagen, Flying Toasters and The Sparkling Diamond. Treasurer Jürgen's problems are only the usual ones, but he could write a book about them! With respect to payment of fees, some important points are mentioned below: a. Cheques sent by mail will usually be cashed within one or two weeks. Anyone whose account has not been debited by that time is requested to inform Jürgen, so that the matter can be looked into. b. Annual fees should be paid by the beginning of September (i.e. by the Fall Round Up). If payment is received by December, the extra charge is DM 50,00. On all payments received January 1 or later there will be an extra charge of DM 100,00. In addition, clubs are required to hand in a new application. c. Since registered mail has to be claimed at the post office within a few days, and otherwise is returned to the sender, please do not send any registered mail. d. New club treasurers are best introduced to their job by their predecessors as far as terms, account numbers and payments are concerned. If that's not possible, the new treasurer should contact the board.
2.2. Report of Cash Audit Dieter Hahl presents the cash audit for years 1997 and 1998, conducted on the previous weekend. For 1997 about 1000 entries were checked at random by the three auditors, for 1998 about 1400 entries had to be checked. Whether the money was spent in accordance with the Statutes, and whether Membership decisions were respected, were also checked. For years 1997 and 1998 all receipts are on hand, with no exceptions. The only item to be mentioned is the multiple entries necessitated by some clubs due to the repeated change of account numbers and payments. The cash auditors propose acceptance of the audit for the fiscal years 1997 and 1998. Entitled to vote: 95 The motion is unanimously accepted.
3. Approval of the minutes from the Fall Round Up 1998 Approval of the minutes from the Fall Round Up 1998, as published in the February Bulletin. Entitled to Vote: 95 The minutes are accepted by the majority including 3 abstentions.
4. Admission of New Members In accordance with the Statutes the following clubs were accepted at the Board Meeting: a) New Regular Members Information and dates concerning new clubs were published in the February issue of the bulletin. No objections to the clubs introduced were received. There was only one general question: Is a minimum number of dancers a pre-requisite for a club's acceptance into the EAASDC? There is no such pre-requisite for a minimum number of dancers. It goes without saying, a single person cannot be accepted into the EAASDC, only clubs. It follows that a club has to consist of at least two dancers. If a Round Dance club consists of only two dancers such a club might even be able to dance. With respect to the Square Couples of Langenhagen, there is a problem concerning payment of fees. When checking entries, they were confused with the Square Breakers. Since the fees have not yet been paid the decision on the acceptance of the Square Couples is postponed until the Summer Jamboree. The following three clubs have been accepted as regular members: ¨ Porta Nigra Zoomers ¨ Lucky Dukes ¨ Flutter Bat Wheelers, Bad Segeberg b) New Preliminary Members: ¨ Square Breakers, Recklinghausen ¨ Island Rebels, Westerland/Sylt ¨ Cross Road Dancers, Bredstedt ¨ Sparkling Diamond, Leonberg All further data is available in the Directory. With regard to their acceptance into the EAASDC, Harald asks the following clubs to contact him: ¨ Horsepower Squares ¨ Pingel Antons SD Crew ¨ Kremper Squares ¨ Chattanooga Choo Choo ¨ Eifler Sunset Twirler ¨ Polder Ghosts Schwedt/Oder If these clubs fail to contact Harald by the end of May 1999 their application papers will be destroyed. Both preliminary members mentioned below have been excluded from membership, since they either did not pay their fees or the period of time limiting subscription membership has passed: ¨ Dreaming Igel ¨ Magic Dragon Dancers 5. Jamborees: Reports, Dates, Applications First of all Rainer mentions those Jamborees and Round Ups which have already been designated. A respective list will be published in a future issue of the Bulletin. Report on Summer Jamboree 1999 The representative of the Crossing Creeks, Leverkusen, announces that flyers are available. There will be three different halls and all arrangements have been made. Barbara asks if camping will be possible. (Authorised) camping grounds are available at some distance from the halls. At present, camping directly at the halls is impossible, but there is parkings for mobile homes and trailers. Report on the Fall Round Up 1999 This Round Up is being organised by the Munich Swinging Bells / Square Devils. The Square Devils' representative reports that as regards the halls all necessary organisation has been done so far. The halls are situated very close to each other or actually within the same building. There are flyers available and the relevant information is also available on the homepage.
6. A.O.B. a) Rainer reports that, according to the rules of procedure until now advertising for a Jamboree can be published in the Bulletin as soon as the preceding Jamboree is over. Changes in the publication schedule have somewhat reduced the possibility of such advertising. Having discussed the matter, the board suggests: Publication and advertising of Jamborees will be limited to one issue. Because this requires amending the By-Laws, this is at the moment only a suggestion and will be voted on during the Summer Jamboree. b) The representative of the Crossing Swords Solingen asks all clubs organising Special Dances to think about a possible price reduction for children's badges; the reduced rate should apply to all children aged 8 to 12. At present parents must generally pay the full price. Further, a reduced rate for children, or family rate, should be considered for Jamborees in general. c) Richard, who is a member of the Kuntry Kuzins of Wiesbaden, would like to mention a positive experience with regard to the double-scheduling of Specials. After publication in the bulletin (EAASDC Calendar) the Thunderbirds of Mainz and the Kuntry Kuzins of Wiesbaden noticed that both clubs' Special Dances had been planned for the same weekend. The matter was discussed on the phone, and the Thunderbirds of Mainz decided to withdraw their Special in favour of the Kuntry Kuzins' Anniversary Special. The Kuntry Kuzins very much appreciate the Thunderbirds' kind co-operation.
The meeting closes at 10:29. Transl.: Maria Oswald |
Top 2 Berichte Top 2.1 Bericht des Vorstandes President: Rainer bittet die Anwesenden um Handzeichen, wer von den Clubvertretern neu bzw. erstmalig auf der Mitgliederversammlung ist. Für die neuen Clubvertreter gibt Rainer einige Informationen zum Ablauf der Mitgliederversammlung. Rainer stellt die neuen Repräsentanten für die Schweiz, René und Dona Meuret vor. Beide treten die Nachfolge von Evi und Guido Haas-Jucker an. Nach dem Tod von Evi hat Guido die Aufgabe übernommen, bis von den Schweizer Clubs die neuen Repräsentanten bestimmt wurden. Rainer entschuldigt Hans Beil. Aus beruflichen Gründen kann Hans nicht zum Jamboree kommen. Hans hat Rainer gebeten, folgendes zu berichten: Der erste Punkt betrifft die Friendshipbooks. Hier bewegt sich zur Zeit die Bearbeitung in normalen Bahnen. Die abgegebenen Friendshipbooks werden von uns an Hans weitergeleitet. Die Rücksendung wird innerhalb der normalen Zeit erfolgen. Der zweite Punkt ist die Anmeldung der Special Dances. Hans bittet darum, ausschließlich die neuen GEMA-Formulare zu verwenden. Die Formulare können nachher am Infostand abgeholt bzw. auf Anfrage bei Hans bezogen werden. Bulletin Editor Hansjörg hat das Bulletin betreffend einige Neuigkeiten. In der Vergangenheit wurde jedes Abonnement des Bulletins durch die Einnahmen aus den Anzeigen subventioniert, da die Kosten für Druck und Versand die Abo-Einnahmen überstiegen. Im letzten Jahr wurde der Versand umgestellt, dadurch konnte Geld eingespart werden und auch die Anzeigenzahl hat zugenommen. Da nun die Kosten gedeckt sind und noch ein Überschuß vorhanden ist, wurde beschlossen: Der Anzeigenpreis wird auf 60,- DM/Seite gesenkt. Die Preissenkung betrifft alle Anzeigen. Hansjörg hofft, daß auch weiterhin die Clubs die Möglichkeiten der Werbung für Ihre Special Dances im Bulletin nutzen. Es ist unseres Erachtens der günstigste Weg, andere Tänzer zu erreichen. Der zweite Punkt betrifft die Jamboree Werbung. Dieser Punkt soll aber unter "Top Verschiedenes" diskutiert werden. Secretary: Harald forderte folgende Clubs auf sich beim Treasurer Jürgen Dankert zu melden: Karolina Square Dancer, Square Couples in Lagenhagen, Flying Toasters und Sparkling Diamond. Harald berichtet, daß die Umstellung seines Telefonanschlusses auf ISDN einige Probleme aufgeworfen hat und er zeitweise nicht erreichbar war. Die Probleme sind mittlerweile behoben, an den bekannten Telefonnummern hat sich nichts geändert. Der zweite Punkt betrifft die neuen Clubs. Hier gibt es immer wieder die gleichen Schwierigkeiten: Ein Mitglied des neuen Clubs meldet sich bei ihm. Die ersten Informationen bezüglich des Aufnahmeverfahrens werden ausgetauscht, diesem Vertreter des neuen Clubs werden die Unterlagen zugeschickt. Nun beginnen teilweise die Schwierigkeiten: Bei einigen Clubs vergehen nun 9 bis 15 Monate und am Donnerstagabend vor einem Jamboree gegen 23.00 Uhr fällt ihnen ein, daß sie am Samstag auf dem Jamboree aufgenommen werden wollen. Harald erhält dann entsprechende Anrufe und es wird argumentiert, wir dachten unser Caller oder der und der hat alles organisiert etc. Hierzu ist zu sagen, daß Caller im Regelfall genauso viel oder wenig Ahnung wie alle anderen Tänzer bezüglich der Gründung und Aufnahme eines Clubs in die EAASDC haben. Alle sollten einfach die zugeschickten Unterlagen lesen, die aufgeführten Regeln und Termine beachten und die ausgefüllten Formulare zurückschicken, dann gibt es auch keine Probleme mit der Aufnahme. Treasurer: Jürgen hat nur die üblichen Probleme, über die er allerdings schon ein Buch schreiben könnte. Zu den Beitragszahlungen ist folgendes festzuhalten: a. Beitragsschecks, die mit der Post verschickt wurden, werden im Regelfall spätestens 1-2 Wochen später eingelöst. Wer also innerhalb dieses Zeitraumes keine Abbuchung feststellt, sollte unbedingt bei Jürgen nachfragen. b. Der Termin für die Beitragszahlung ist Anfang September (bzw. Fall Round Up) eines jeden Jahres. Wer später zahlt (bis Dezember) muß 50,- DM mehr zahlen. Ab 1. Januar beträgt der Zuschlag 100,- DM und der Club muß einen neuen Aufnahmeantrag stellen. c. Einschreiben sollten vermieden werden. Da die Lagerfristen der Post recht kurz sind und die Briefe nicht immer rechtzeitig persönlich abgeholt werden können, kommt es vor, daß die Briefe an den Absender zurück gehen. d. Die neuen Clubkassierer sollten sich von Ihren Vorgängern einweisen lassen (Termine, vergebene Einzugsermächtigungen, Kontonummern etc.) Falls dies nicht möglich ist, sollte der neue Kassierer sich mit uns in Verbindung setzen.
Top 2.2 Bericht der Kassenprüfer Dieter Hahl berichtet von der Kassenprüfung der Rechnungsjahre 1997 und 1998. Die drei Kassenprüfer haben letztes Wochenende die Kassenbücher überprüft. Für das Jahr 1997 wurden ca. 1000 Buchungen durchgesehen und stichprobenartig geprüft. Für das Jahr 1998 waren ca. 1400 Buchungen zu kontrollieren. Es wurde die satzungsmäßige Verwendung der Gelder und auch die Beachtung bzw. die Umsetzung der Beschlüsse der Mitgliedschaft geprüft. Für das Jahr 1997 und 1998 sind alle Belege vorhanden, es wurden keine Beanstandungen festgestellt. Der einzige Punkt, der angesprochen werden sollte, ist die Hin- und Her-Buchung bei einigen Clubs, da diese ihre Kontonummern und Einzugsermächtigungen ständig wechseln. Die Kassenprüfer schlagen vor, den Treasurer sowie den Vorstand für die Rechnungsjahre 1997 und 1998 zu entlasten. Stimmberechtigte: 95 Abstimmung: Einstimmig beschlossen
Top 3 Genehmigung des Protokolls des Fall Round Up 1998 Genehmigung des Protokolls des Fall Round Up 1998, wie in der Februar Ausgabe des Bulletins veröffentlicht. Stimmberechtigte: 95 Abstimmung: Mit Mehrheit bei 3 Enthaltungen angenommen
Top 4 Neuaufnahme von Mitgliedern Entsprechend der Satzung wurden folgende Clubs auf dem Boardmeeting aufgenommenen. a) Neue Vollmitglieder: Die Informationen und Daten der neuen Clubs wurden in der Februar-Ausgabe des Bulletins veröffentlicht. Es sind keine Bedenken zu den vorgestellten Clubs eingegangen. Eine allgemeine Frage wurde gestellt: Gibt es eine Mindestanzahl für Tänzer bei einer Clubaufnahme? Die Frage wurde wie folgt beantwortet: Es gibt keine Mindestanzahl von Tänzern für die Aufnahme eines Clubs in die EAASDC. Es ist nur festgelegt, daß keine Einzelperson Mitglied werden kann, sondern nur Vereine. Dementsprechend ist die Mindestanzahl 2 Tänzer, bei einem Round Dance Club mit nur 2 Tänzern könnte es sogar bedeuten, daß dieser Club tanzen kann. Bei den Square Couples in Lagenhagen gibt es ein Problem mit der Beitragszahlung. Bei der Überprüfung der Zahlungseingänge wurden Sie mit den Square Breakers verwechselt. Da die Square Couples in Lagenhagen ihren Beitrag nicht bezahlt haben, stellen wir die Aufnahme bis zum Sommer Jamboree zurück. Folgende 3 Clubs wurden als Vollmitglied aufgenommen: ¨ Porta Nigra Zoomers ¨ Lucky Dukes ¨ Flutter Bat Wheelers, Bad Segeberg b) Neue vorläufige Mitglieder: ¨ Square Breaker, Recklinghausen ¨ Island Rebels, Westerland/Sylt ¨ Cross Road Dancers, Bredstedt ¨ Sparkling Diamond, Leonberg Alle weiteren Daten können dem Directory entnommen werden. Im Zuge der Neuaufnahme bittet Harald die folgenden Clubs, sich mit ihm in Verbindung zu setzen: ¨ Housepower Squares ¨ Pingel Antons SD Crew ¨ Kremper Squares ¨ Chattanooga Choo Choo ¨ Eifler Sunset Twirler ¨ Polder Ghosts Schwedt/Oder Sollten sich die Clubs bis Ende Mai 1999 nicht melden, werden die Unterlagen entsorgt. Folgende zwei vorläufigen Mitglieds-Clubs sind wegen der fehlenden Beitragszahlung bzw. Überschreitung der zeitlichen Begrenzung bei der vorläufigen Mitgliedschaft ausgeschlossen worden: ¨ Dreaming Igel ¨ Magic Dragon Dancers
Top 5 Jamborees: Berichte, Termine und Bewerbungen Als erstes gibt Rainer die vergebenen Jamborees und Round Up‘s bekannt. Die Liste wird in einem der nächsten Bulletins veröffentlicht. Bericht zum Sommer Jamboree 1999Der Clubvertreter der Crossing Creeks Leverkusen gibt bekannt, daß die Flyer ausliegen, 3 Hallen zur Verfügung stehen und die Organisation soweit abgeschlossen ist. Von Barbara wird gefragt, wie die Zeltmöglichkeiten sind. Die Zeltplätze sind etwas weiter von der Halle entfernt (offizielle Zeltplätze). An der Halle ist Zelten derzeit nicht möglich. Für Wohnwagen und Wohnmobile sind an der Halle Parkplätze ausgewiesen. Bericht zum Fall Round Up 1999Das Round Up wird von den Munich Swinging Bells / Square Devils durchgeführt. Der Clubvertreter der Square Devils berichtet, daß die Clubs in den bekannten Hallen alles soweit organisiert haben. Die Entfernungen zwischen den Hallen sind gering bzw. unter einem Dach. Die Flyer liegen aus. Auch auf der Homepage im Internet sind die Informationen abrufbar.
Top 6 Verschiedenes a) Rainer trägt vor, daß unsere Geschäftsordnung vorsieht, daß erst nach einem Jamboree die Werbung für die nächste Veranstaltung im Bulletin veröffentlicht werden kann. Durch die Änderungen der Ausgabemonate gibt es hierzu einige Einschränkungen. Wir haben uns im Vorstand darüber unterhalten und schlagen deshalb vor: Die Veröffentlichungen bzw. die Werbung für die Jamborees ist auf eine Ausgabe beschränkt. Da hierzu eine Änderung der Geschäftsordnung notwendig ist, wird hier nur der Vorschlag bekannt gegeben. Die Abstimmung über diesen Vorschlag soll auf dem Sommer Jamboree erfolgen. b) Die Vertreterin der Crossing Sword Solingen bittet alle Clubs, die Special Dances ausrichten, über eine Ermäßigung des Badgepreises für Kinder nachzudenken. Hier geht es um tanzende Kinder im Alter zwischen 8 und 12 Jahren, für die die Eltern in der Regel den vollen Preis zahlen müssen. Des weiteren wird darum gebeten zu prüfen, ob Kinderermäßigung oder Familienpreise generell für Jamborees festgelegt werden können. Rainer sagt zu, daß wir dies im Board prüfen werden und auf dem Sommer Jamboree darüber berichten werden. c) Richard von den Kuntry Kuzins aus Wiesbaden möchte von einem positiven Erlebnis bei der Terminabsprache bzw. Terminüberschneidung ihres Special Dance berichten. Nach der Veröffentlichung im Bulletin (EAASDC Kalender) haben die Thunderbirds aus Mainz und die Kuntry Kuzins aus Wiesbaden festgestellt, daß ihre Specials am gleichen Wochenende sind. Bei dem daraufhin erfolgten Telefonat haben sich die Thunderbirds entschieden, ihren Special zugunsten des Geburtstags-Specials der Kuntry Kuzins ausfallen zu lassen. Für dieses Entgegenkommen bedanken sich die Kuntry Kuzins bei den Thunderbirds aus Mainz.
Ende der Versammlung um 10.29 Uhr. |
Elvira und Harry, EAASDC Secretary