Minutes of the Membership Meeting of the European Association of American Square Dancing Clubs e.V., held on December 4^th 1999

at the Winter Jamboree

in Kuchen

Protokoll der Mitglieder­versammlung der European Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 4. Dezember 1999 auf dem Winter Jamboree in Kuchen

1.  Board reports and Treasurer's report

The President Rainer Scheiblich welcomes the participants and opens the General Membership Meeting at 9.10 a.m. with the Board Report.

1.1  Vice-President

Friendship Badges: Hans Beil reports that the system of handling the Friendship books will be changed due to the reduction of the number of Jamborees. Starting January 2000 he will return the Friendship books not only at the Jamboree, but will also deal with them and send them back within approximately  2 weeks of receipt.

GEMA for afterparties:  Hans draws the attention of the clubs to the fact that in the case of live music during afterparties, it will be absolutely necessary to provide GEMA with the names of the songs played. Usually the bands are aware of this procedure and just mark the songs played on their printout. As soon as he receives an application for an afterparty, Hans will provide the clubs with an additional list that can be filled out either by the club or by the band, and then be returned. This procedure works efficiently for GEMA when it comes to the distribution of finances to the producers/composers.

1.2  Bulletin Administrator

Mailing of the Bulletin:  Katharina Thurau confirms that the Bulletin can be sent to a vacation address, even in a foreign country, as long as she receives the mailing address in time.

Second entry and/or notes in the Directory:  Katharina reminds that second entries or notes concerning a different program on another day are subject to GEMA dues. This applies to the 52 clubs in Germany, which have already been informed by letter. As mentioned in this letter, the notification of the information to be printed in the directory should be sent, accompanied by a cheque-payment, no later than January 10th 2000. Otherwise the second entry or the note with the different program will be omitted in the February issue.

General information about vacation time, ie: "no dancing during vacation" will only be published in the months of May and August, and will not be repeated in every issue.

1.3 Treasurer

Bank transfers:  Jürgen Dankert once more asks for better references concerning the name of the club transferring payment, since he has received some which could not be credited due to lack of club name. In this regard he asks anybody familiar with the Büngener, Breitkopf, Herpel, Wirsing and Rohe to please contact him. He also received a transfer for Square Dance and Clogging without any reference, so the amount could not be credited.

Jürgen confirms that cheques will also be accepted as club payment, but he asks for proper club reference.

Treasurer's Report:  Anybody interested in the Financial Report can inspect it at the Information Booth.

2.  Roll Call

Rainer states that from 439 member clubs there are 92 representatives (about 21 %) present and entitled to vote.

(The list of clubs represented is attached as Annex 1 of the original Minutes of Membership Meeting).

The invitation to this meeting with the agenda was published in the November Issue of the Bulletin and duly sent to all members. In accordance with the Statutes the meeting constitutes a quorum.

Board members present:

TOP 1:  Bericht des Vorstands und Kassenbericht

Der Präsident Rainer Scheiblich begrüßt die Anwesenden und eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.10 Uhr mit dem Bericht des Vorstandes.

1.1. Vice-President:

Friendship Badges:  Hans Beil teilt eine Änderung hinsichtlich der Vergabe der Friendship Badges mit, die im Hinblick auf die Änderung der Anzahl der Jamborees eintritt. Ab sofort, d.h. mit Beginn des Jahres 2000 wird er die ihm zugesandten Friendship books nicht mehr erst beim nächsten Jamboree zurückgeben, sondern sofort bearbeiten und innerhalb von ca. 2 Wochen nach Einsendung zurück senden.

GEMA für Afterparty:  Hans teilt mit, daß Gema darauf aufmerksam macht, daß es zwingend notwendig ist, wenn bei Afterparties Life music gespielt wird, eine Liste der gespielten Titel einzureichen. Normalerweise ist dies den Bands bekannt, die anhand von ausgedruckten Listen die gespielten Titel lediglich ankreuzen. Um den Clubs Hilfestellung zu geben, wird Hans bei zukünftigen Anmeldungen von Afterparties den Clubs einen vierseitigen Fragebogen zusenden, der von den Clubs selber oder von der Band ausgefüllt werden soll. Das hat einen sinnvollen Hintergrund für GEMA, nämlich die finanzielle Verteilung auf die einzelnen Komponisten bzw. Produzenten.

1.2  Bulletin Administrator

Bulletin Versand:  Katharina Thurau bestätigt, daß das Bulletin an Urlaubsanschriften, auch im Ausland geschickt wird. Wesentlich dabei ist, daß sie die Anschrift frühzeitig mitgeteilt bekommt.

Zweiteinträge und/oder Bemerkungen im Directory:  Zweiteinträge eines Clubs oder ein Eintrag als Bemerkung zum Tanzprogramm an einem anderen Wochentag sind Gema-gebührenpflichtig. Sie erinnert an den rechtzeitigen Rücklauf der Briefe, die sie an die 52 davon betroffenen Clubs in Deutschland geschickt hat. Wie in ihrem Schreiben vermerkt, benötigt sie den Rücklauf mit der Information über Inhalt des Zweiteintrages / Bemerkung mit dem entsprechenden Verrechnungsscheck bis spätestens 10. Januar 2000, ansonsten entfällt der Eintrag im Februar-Directory.

Informationen bezüglich Urlaubszeiten, z.B. "wir tanzen nicht in den Ferien" kommen jeweils nur in den Monaten Mai und August ins Directory und werden nicht in jeder Ausgabe wiederholt.

1.3. Treasurer

Absenderangabe bei Überweisungen:  Jürgen Dankert bittet die Clubs noch einmal, besonders darauf zu achten, daß bei Überweisungen der Name des Clubs klar hervorgeht. Er erhält wiederholt Überweisungen, die nicht zuzuordnen sind. Er fragt, ob jemand die Namen Büngener, Breitkopf, Herpel, Wirsing und Rohe kennt. Die Betroffenen oder wer Informationen zu den Namen hat, möge sich bitte bei ihm melden. Außerdem erhielt er eine Überweisung für Square Dance und Clogging, leider ohne Name oder Clubreferenz.

Schecks werden auch als Beitragszahlung angenommen, aber bitte mit Clubnamen, so daß sie zuzuordnen sind.

Kassenbericht:  Der Kassenbericht kann am Info-Stand eingesehen werden.

TOP 2:  Feststellung der Anwesenheit

Rainer gibt die Zahl der anwesenden Clubs bekannt: Von 439 Clubs sind 92 stimmberechtigte Mitglieder anwesend (ca. 21 %).

(Die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Originalprotokoll als Anlage 1 beigefügt).

Die Einladung mit den Tagesordnungspunkten ist in der Ausgabe des Bulletins vom November 1999 veröffentlicht und den Mitgliedern ordnungsgemäß zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlußfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

3. Approval of the Minutes of the Fall Round Up 1999 Membership Meeting

Approval of the Minutes of the Fall Round Up 1999, as published in the November issue of the Bulletin.

Entitled to vote: 92

The Minutes are accepted by the majority, including 3 abstentions.

4. Admission of new members

The information and data concerning the new clubs was published in the November issue of the bulletin. There have been suggestions regarding more precise information about place of dancing, which cannot always be given. Generally, the rule applies: Prior to visiting a club the contact address should be called.

Besides these suggestions, no objections to the clubs introduced were received.

The following 11 clubs were accepted as new members with full membership:

TOP 3:  Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung am Fall Round Up 1999

Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung am Fall Round Up 1999, so wie in der November-Ausgabe des Bulletins veröffentlicht.

Stimmberechtigte:  92

Abstimmung:  Mit Mehrheit bei 3 Enthaltungen angenommen.

TOP 4:  Neuaufnahmen

Die Informationen und Daten der neuen Clubs wurden in der November-Ausgabe des Bulletins veröffentlicht. Es sind Anregungen eingegangen, z.B.: Clubs mit wechselndem Tanzplatz sollten eine Region angeben, was jedoch nicht immer möglich ist, wenn die Mitglieder im ganzen Lande verstreut sind. Generell gilt: Immer vor einen Besuch den Club anrufen, dadurch erfährt man kurzfristige Änderungen.

Somit sind zwar Anregungen, aber keine Einsprüche gegen die Aufnahme der vorgestellten Clubs eingegangen. Folgende 11 Clubs werden als Vollmitglied aufgenommen:

At the Board Meeting on Friday, the following 4 preliminary members were accepted with membership running for 1 year:

Auf dem Boardmeeting am Freitag wurden folgende 4 Clubs mit einer vorläufigen Mitgliedschaft für 1 Jahr aufgenommen:

Rainer additionally introduces the membership application of a club which had already been presented and fulfilled the formal requirements 2 years ago, but after detailed discussion, had been rejected at that time. After having changed a few points the club is reapplying for membership.

After an informative discussion and clarification of the reasons, Peter Weber mentions that this particular rejection,  and from his point of view discriminatory rejection, contributed among other facts to a revision in the Modus of Membership application on the EAASDC bylaws.

Rainer presents the membership application for voting. The data of the club are as follows:

Willi's Railroad Twirlers,

Level MS, Caller Michael Gätcke, dancing Mondays from 8 to 10 p.m. at Begegnungsstätte Freigericht, in Hanau.

Entitled to vote:  92

The Club is accepted by majority with 8 no-votes and 23 abstentions.

All further data is available in the Directory.

5. Motion to Reduce number of Jamborees: Result of written ballots

Dieter from Mannheim Old West Squares and two other dancers counted the written ballots Friday evening with following result:

Entitled to vote             439 clubs

Returned written ballots        295 clubs  =  approx. 67 %

Outcome:

in favour of 4 Jamborees  38 votes

in favour of 3 Jamborees   48 votes

in favour of 2 Jamborees 185 votes

in favour of 1 Jamboree             23 votes

invalid written ballot          1

Five voting ballots arrived after the deadline and could not be considered.

Consequently the motion to reduce the number of Jamborees to 2 per year (Fall Round Up and 1 additional Jamboree) has been adopted with a majority of 185 votes in favour from a total of 295 clubs and will accordingly be established in the bylaws.

This alteration will be effective after the Fall Round Up 2000. The events from 2001 on will correspond to the changed regulations.

In this connection Rainer informs that the invalid vote is from a new club that returned the voting ballot crossed out due to lack of experience concerning Jamborees.

One factor  of the voting was that some clubs received very little support from their members, since very few of them travel to Jamborees.

Further interesting remarks from Clubs:

-         The deletion of the 100-km limit for specials has had a negative effect on the promotion of Jamborees.

-         The huge number of special dances, organised by small clubs without consulting neighbouring clubs.

-         Great expansion of square dance clubs.

-         Creation of new clubs at the cost of other clubs (club-splitting).

-         Presentation of callers and cuers that can be seen and heard at specials locally.

The Board proposes to establish the date for the 2nd Jamboree somewhere in-between the fixed dates of the Spring and Summer Jamborees, so there is enough room between the dates of the Student Jamboree and Fall Round Up. In order not to collide with Easter and Whitsun, the weekend after Ascension Day is the recommended date for the 2nd Jamboree.

Controversial arguments concerning the proposed date are:

-         Holiday traffic on so-called long weekends.

-         Overlapping with existing specials.

-         Different types of guests attending the Student Jamboree and the EAASDC Jamboree.

Rainer asks the clubs to send him suggestions concerning the date of the 2nd Jamboree. These suggestions will be a topic to be voted on at the next Jamboree.

6.  Jamborees:  reports, dates and bids

-         The official current list will be published in the Bulletin.  

-         Spring Jamboree 2000:  Rolf Krayer (Spargel Spinners) and John Sanderlin (Heidelberg Hoedowners) invite all dancers to the Spring Jamboree in Reilingen. They inform that all arrangements have been completed. Information about the dance halls, program, parking etc. can be taken from the flyer.

-         2nd European Convention in Helsingborg, Sweden, June 2 - 4, 2000:  The official hotel reservation centre charges 10 Pounds for each booked group. However, hotels can be booked less expensively on your own initiative. Caravans are exempted from prepayment, but it is highly recommended to book the parking space as soon as possible.

-         Summer Jamboree 2001:  Winfried Grau from the Moonspinners needs a decision concerning the following proposed dates for the Summer Jamboree 2001: May 11 - 13, 2001   or   June 29 - July 1, 2001

Entitled to vote: 92

The majority voted in favour with 4 abstentions for the weekend June 29 to July 1, 2001.

-         Fall Round Up 2001: Berlin (club alliance) gets the option.

7.  All other business

Rainer reads a letter received from an English couple who visited 5 clubs during their stay in Germany. They had a lot of fun dancing, although the callers were not always easy to understand. They thank everybody for the hospitality and nice afterparties.

a)     The following topics were discussed at the Board meeting:

-        Badges and the copyright problem: The use of any logo should be established by letter in order to avoid judicial disputes.

-        Clubs should inform their caller to pay tax on their income / salary / payments / remuneration. There are legal proceedings known, where clubs have to disclose their book-keeping to the revenue office for checking expenditures. Since there have been many changes in the taxation procedure it is suggested to have a seminar on this subject at the Spring Jamboree. Rainer reminds of his efforts to invite an expert from GEMA to a Jamboree. The person in charge clearly stated that he is not willing to do this during his leisure time, even if travel and accommodation expenses are covered. It was mentioned that municipality, township, medical insurance and revenue offices offer a service about taxation for clubs that can invite a responsible expert for a seminar. A question to be asked in the Bulletin: Is there anybody willing to hold such a seminar (please contact Rainer). Jürgen Dankert informs that tax business is handled differently in each county.

b)    Peter Weber informs that city maps are protected by copyright and that the clubs should have permission to print them on flyers in order to avoid a copyright fine.

c)     Margit from the Heidelberg Hoedowners asks all dancers intending to come to the Valentine Castle Dance to pre-register with indication of the ID-card-number. Since the dance takes place on an American base this procedure would facilitate the entrance control formalities for the hosting club.

     She informs that the Rhein-Neckar-Kreis suggests March for the 2nd Jamboree date.

     Since ECTA organizes several events on its own, ie: the Student Jamboree North and South, the Round Dance Convention, the ECTA Convention Dance, she says that it is worthwhile to think about having an EAASDC event on our own, where the clubs can choose who they want to have on stage.  This would mean  that callers would have no obligation to be  ECTA members,  and would not necessarily be paid.

d) Hans Beil informs that EAASDC will apply for copyright on the logos for Square Dance, Round Dance, Clogging as well as Square and Round Dance. He points out his article in the last Bulletin and recommends caution when signing contracts, as well as an exact description of the subjects therein.

Rainer closes the Membership Meeting at 11.45 a.m.

Rainer trägt ergänzend einen Antrag vor, der bereits vor 2 Jahren gestellt wurde, die Aufnahmekriterien damals erfüllt hatte, aber von der Mitgliedschaft nach heftiger Diskussion vorläufig abgelehnt wurde und nun mit einigen Änderungen erneut einen Antrag auf vorläufige Mitgliedschaft stellt.

Nach informativer Diskussion und Klärung der damals ablehnenden Begründung, brachte Peter Weber die Information mit ein, daß das damalige und in diesem konkreten Fall aus seiner Sicht diskriminierende Verfahren mit dazu beigetragen hat, den Modus zum Aufnahmeverfahren in der Satzung der EAASDC zu ändern.

Rainer bringt den Aufnahmeantrag zur Abstimmung. Es handelt sich um:

Willi's Railway Twirlers,

Level MS, Caller Michael Gätcke, Tanztag montags von 20 - 22 Uhr in der Begegnungsstätte Freigericht, Hanau.

Stimmberechtigte:  92

Abstimmung:  Mit Mehrheit bei 8 Gegenstimmen und 21 Enthaltungen angenommen.

Alle weiteren Daten können dem aktuellen Directory entnommen werden.

TOP 5: Antrag zur Reduzierung der Anzahl von Jamborees: Ergebnis der schriftlichen Abstimmung.

Dieter von den Mannheim Old West Squares hat am Abend zuvor die Zählung der Rückläufe der Anfrage zur Anzahl der Jamborees mit 2 weiteren Tänzern vorgenommen und trägt das Ergebnis vor:

Stimmberechtigt           439  Clubs

Rückläufe erhalten von 295  Clubs   = ca. 67 %

Ergebnis:

Für 4 Jamborees              38    Stimmen

für 3 Jamborees               48

für 2 Jamborees             185

für 1 Jamboree                 23

Ungültige Stimme             1

Nach der Rücksendefrist sind noch 5 weitere Stimmzettel eingetroffen, die jedoch nicht mehr berücksichtigt werden konnten.

Somit wird mit 185 Stimmen von insgesamt 295 Clubs mit überwiegender Mehrheit der Antrag zur Reduzierung der Anzahl von Jamborees auf 2 pro Jahr (Fall Round Up plus 1 zusätzliches Jamboree) von der Mitgliedschaft festgelegt und die entsprechende Änderung in der Geschäftsordnung angenommen.

Die Änderung greift ab Fall Round Up 2000, Jamborees bis dahin bleiben bestehen. Die Veranstaltungen ab 2001 werden sich nach den neuen Regularien richten.

In dem Zusammenhang teilt Rainer mit, daß die ungültige Stimme von einem sehr jungen Club stammt, der noch keine Erfahrungen  mit Jamborees gesammelt hat.

Bezeichnend im Rahmen der Abstimmung war, dass in manchen Clubs bei den Tänzern die Umfrage auf geringes Interesse gestoßen ist mit der Begründung, dass die wenigsten Clubmitglieder verreisen.

Andere interessante Bemerkungen von Clubs:

-         Die Aufhebung der 100-km-Grenze hat sich auf die Veranstaltung von Jamborees negativ ausgewirkt,

-         Überhäufung von Special Dances auch von noch so kleinen Clubs ohne Absprache mit benachbarten Clubs,

-         Inflation von Square Dance Clubs,

-         Clubgründung auf Kosten anderer Clubs (Abspaltung),

-         Gleiche Caller und Cuers, die man um die Ecke bei Specials erleben kann.

Das Board schlägt vor, den Termin des zweiten Jamborees zwischen dem bisherigen Termin von Spring und Summer Jamboree zu legen, um genügend Abstand zur Student Jamboree und Fall Round Up zu haben. Um nicht mit Ostern und Pfingsten zu kollidieren, bietet sich das Wochenende nach Himmelfahrt an.

Der Termin wurde kontrovers diskutiert:

-         Urlaubsverkehr am langen Wochenende

-         Überschneidung mit bestehenden Specials

-         unterschiedliche Besucherkreise Student Jamboree und EAASDC Jamboree

Rainer bittet die Clubs um schriftliche Terminvorschläge bezüglich des zweiten Jamborees. Diese Vorschläge werden als Tagesordnungspunkt auf dem nächsten Jamboree zur Abstimmung gebracht.

TOP 6:  Jamborees: Termine und Bewerbungen

-         Die offizielle aktualisierte Liste wird im Bulletin veröffentlicht.

-         Spring Jamboree 2000:  Rolf Krayer (Spargel Spinners) und John Sanderlin (Heidelberg Hoedowners) laden zur Spring Jamboree nach Reilingen ein. Die Vorbereitungen sind abgeschlossen, Einzelheiten über die Tanzhallen, das Programm, Parkplätze etc. können dem Flyer entnommen werden.

-         2. European Convention in Helsingborg, Schweden, vom 2. - 4.6. 2000: Das im Flyer angegebene Buchungsbüro verlangt 10 Pfund pro angemeldete Gruppe. Hotels können jedoch in Eigeninitiative preiswerter gebucht werden. Campers brauchen keine Vorauszahlung zu leisten, es ist sehr zu empfehlen, den Parkraum jedoch bald zu reservieren.

-         Summer Jamboree 2001: Winfried Grau von den Moonspinners braucht eine Entscheidung zum Datum der Summer Jamboree 2001. Es stand zur Debatte 11.5. - 13.5. 2001 oder 29.6. - 1.7. 2001

Stimmberechtigte: 92

Abstimmung: Mit Mehrheit bei 4 Enthaltungen für das Wochenende vom 29.6. - 1.7. 2001.

-         Fall Round Up 2001: Berlin erhält die Option

TOP 7:   Verschiedenes

Rainer liest einen Brief von englischen Tänzern vor, die 5 Clubs in Deutschland besucht haben. Sie hatten viel Spaß beim Tanzen, obwohl die Caller nicht immer leicht zu verstehen waren, bedanken sich ausdrücklich für die Gastfreundschaft und die schönen Afterparties.

a)     Folgende Punkte sind im Boardmeeting besprochen worden:

-        Das Problem des Urheberrechtes bei Badges: Die Nutzung der Logos sollte schriftlich festgelegt werden, um eventuelle Streitigkeiten vor Gericht zu vermeiden.

-        Die Clubs sollten ihren Caller darauf aufmerksam machen,  seine / ihre Aufwandsentschädigungen / Gehalt / Gagen / Einnahmen zu versteuern. Es sind laufende Verfahren bekannt, bei denen die Clubs ihre Buchhaltung dem Finanzamt zur Überprüfung der Caller-Gagen offenlegen müssen. Da sich in der Vereinsbesteuerung viel geändert hat, wird vorgeschlagen, ein Seminar zu diesem Thema auf der Spring Jamboree anzubieten. Rainer erinnert an seine Bemühungen, bereits seit langem einen Referenten zum Thema GEMA zur Jamboree zu bitten. Der zuständige Referent sagte deutlich, daß er in seiner Freizeit dazu nicht bereit sei, obwohl Reise- und Unterkunftskosten übernommen worden wären. Als Anregung für das Spring Jamboree wurde erwähnt, daß die Stadtverwaltungen, Krankenkassen, Finanzämter als Service für Vereine Seminare anbieten und die Clubs einen zuständigen Referenten einladen können. Es soll im Bulletin die Frage gestellt werden, ob sich jemand zur Verfügung stellt, ein solches Seminar abzuhalten. Jürgen Dankert erwähnt, dass Steuer Ländersache ist und in jedem Bundesland anders gehandhabt wird.

b)    Peter Weber weist darauf hin, daß Stadtpläne auf Flyers unter das Urheberrecht fallen und vorher das Einverständnis zum Abdruck eingeholt werden soll, um Strafen zu entgehen.

c)     Margit von den Heidelberg Hoedowners bittet alle Besucher des Valentine Castle Dance um Voranmeldung mit Ausweis-Nr., da der Tanz auf amerikanischem Gelände stattfindet und somit die Einlasskontrolle der Besucher für den Club vereinfacht werden kann.

     Sie erwähnt, dass vom Rhein-Neckar-Kreis ein Datum im März für das zweite Jamboree vorgeschlagen wird.

     Da ECTA mehrere Veranstaltungen in eigener Regie hat: Student Jamboree Nord und Süd, Round Dance Convention und ECTA Convention Dance schlägt sie vor zu überlegen, ob EAASDC in eigener Regie eine Veranstaltung organisieren möchte, bei der die Clubs bestimmen können, wen sie auf der Bühne haben wollen, wobei die Caller nicht unbedingt ECTA-Mitglieder sein und auch nicht unbedingt bezahlt werden müssten.

d)    Hans Beil informiert, dass EAASDC das SD-, das RD-, das Clogging- und das SD/RD-Logo urheberrechtlich registrieren wird.

     Er weist die Clubs auf seinen Artikel im letzten Bulletin hin und empfiehlt Vorsicht bei Abschluss von Verträgen bzw. genauere Beschreibung zum vertraglichen Inhalt.

Rainer schließt die Mitgliederversammlung um 11.45 Uhr.