Minutes of the Membership Meeting of the European

Association of American Square Dancing Clubs e.V., held on March 11, 2000 at the Spring Jamboree

in Reilingen

Protokoll der Mitgliederversammlung der European

Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 11. März 2000 auf

dem Spring Jamboree

in Reilingen

President Rainer Scheiblich opens the Membership Meeting at 9.05 a.m. and welcomes the participants. The invitation to this meeting with agenda was published in the February 2000 issue of the Bulletin and duly sent to all members. According to the Statutes the meeting constitutes a quorum.

Board members present:

Der Präsident Rainer Scheiblich eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.05 Uhr und begrüßt die Anwesenden. Die Einladung mit der Tagesordnung ist in der Ausgabe des Bulletins vom Februar 2000 veröffentlicht und den Mitgliedern ordnungsgemäß zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlussfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

1. Reports

1.1 Board Report

President

Rainer reports that it will be possible to revive the seminars, as previously suggested. There is a speaker available for "Common Utility and Taxes".

The seminar will be held at the Summer Jamboree.

The second topic is Line Dancing. Several years ago the members decided not to admit Line Dance clubs into our Association. Consequently, Line Dancing should not be offered on the dance programme of upcoming Jamborees.

Vice President

The new system for awarding Friendship Badges started well, without any problems. Hans asks everyone to refrain from using registered mail. As already mentioned in the past, there are difficulties in picking up registered mail in time because of the working hours of the Post offices.

Should registered mail still be used: please mark "registered drop in".

Secretary

Harald asks the new clubs to provide their documents in paper form. We only have fax machines with thermos paper and after a time faxes can no longer be read. Furthermore the quality of faxes is sometimes poor.

1.2 Treasurer's Report

The Treasurer's Report can be reviewed at the Information Booth.

2. Roll Call

It is noted that from 446 member clubs there are 136 representatives (about 29 p.c.) present. (The list of the clubs represented is attached as Annex 1 to the original Minutes of the meeting.)

3. Approval of the Minutes of the Winter Jamboree 1999

Approval of the Minutes from the Winter Jamboree as published in the February 2000 issue of the Bulletin.

Entitled to vote: 136

·        with 5 abstentions accepted by the majority.

4. Admission of New Members

No fully complete applications for regular membership documents were received by the deadline.

At the Board Meeting on Friday the following preliminary members were admitted:

TOP 1: Berichte und Kassenbericht

1.1 Bericht des Vorstandes

Präsident

Rainer gibt bekannt, dass wir dem Wunsch, die Seminare wieder aufleben lassen, nachkommen können. Zum Thema "Gemeinnützigkeit und Steuern" hat sich ein Referent gemeldet.

Das Seminar soll auf dem Sommer Jamboree angeboten werden.

Der zweite Punkt ist Line Dance. Vor einigen Jahren wurde durch die Mitgliedschaft beschlossen, dass wir keine Line Dance Clubs in die Vereinigung aufnehmen. Demgemäss soll Line Dance bei kommenden Jamborees nicht mehr auf dem Jamboree-Tanzprogramm angeboten werden.

Vice President

Das neue System der Friendship Badges ist gut angelaufen, derzeit gibt es keine Probleme. Hans bittet darum, auf die Zusendung per Einschreiben zu verzichten. Wie bereits in der Vergangenheit angesprochen, besteht durch die Öffnungszeiten in den Postämtern kaum die Möglichkeit, die Einschreiben fristgerecht abzuholen.

Falls doch Einschreiben verwendet werden sollen, dann bitte als Einwurfeinschreiben.

Secretary

Harald bittet die neuen Clubs, Ihre Unterlagen auf jeden Fall auch ausgedruckt einzureichen. Wir haben nur Thermopapier in unseren Faxgeräten und im Laufe der Zeit sind die Faxe dann nicht mehr lesbar. Zum anderen ist die Qualität der Faxe zum Teil sehr schlecht.

1.2 Kassenbericht

Der Kassenbericht kann bei Jürgen am Infostand eingesehen werden.

TOP 2: Feststellung der Zahl der Stimmberechtigten

Es wird festgestellt, dass von den 446 Mitgliedern 136 stimmberechtigte Mitglieder (= ca. 29%) anwesend sind (die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Original- Protokoll als Anlage 1 beigefügt).

TOP 3: Genehmigung des Protokolls des Winter Jamboree 1999

Genehmigung des Protokolls des Winter Jamboree 1999, wie in der Ausgabe Februar 2000 des Bulletins veröffentlicht.

Stimmberechtigt: 136

·        bei 5 Enthaltungen mit großer Mehrheit angenommen.

TOP 4: Neuaufnahme von Mitgliedern

Termingerecht sind keine Anträge auf reguläre Mitgliedschaft mit vollständigen Unterlagen eingegangen.

Auf dem Board Meeting am Freitag wurden folgende vorläufige Mitglieder aufgenommen:

§  Desperados SDC

§  Westwood Wheelers

§  Hohenlohe Hoppers Öhringen e.V.

§  Dancing Trouts

§  Lucky Lariats

§  Magic Circles

All further data are available in the Directory.

Alle weiteren Daten können dem aktuellen Directory entnommen werden.

5.  Decision on Jamboree dates

Hans reports - as already mentioned at the Winter Jamboree - that the dates for the Fall Round Up and the second event, the EAASDC Convention, are to be fixed. The date for the Fall Round Up is set in the Statutes. Only the date for the EAASDC Convention has to be decided upon.

No new suggestions have been received from the members. Consequently there are three proposals:

1^st proposal: 1^st Friday in May

2^nd proposal: Spring Jamboree date

3^rd proposal: weekend after Ascension Day

Entitled to vote: 136

Voting results:

Proposal 1    60 votes

Proposal 2    60 votes

Proposal 3     6 votes

Because of that result, a second ballot of the two proposals with the same votes was conducted using the voting ballots.

Entitled to vote: 136

Voting results:

For 1^st Friday in May   61 votes

For old date                66 votes

Abstentions                  1 vote

Consequently the date for the EAASDC Convention is the date of the former Spring Jamboree.

6. Jamborees: Reports, Dates, and Applications

Summer Jamboree 2000 in Dachau

The preparations are concluded. Most clubs will know the halls from Jamborees in the past. The respective flyers are available.

Fall Round Up 2000 in Hannover

The preparations are concluded. Further information will follow and should be taken from the Bulletin.

7. All other Business

a)    Accident Insurance

The representative of a club asks for information about that insurance.

Hans reports that the negotiations still are pending and some questions are open. As soon as the agreement is signed the information will be published in the Bulletin.

b)   Handing out of Voting Ballots

With regard to the difference of the votes for No. 5 and the number of clubs entitled to vote according to the roll call Rainer points to our decision that only full members are entitled to vote at the Membership Meeting. Preliminary members may sign in but will not receive a voting ballot.

c)    Fall Round Up 2001

Peter Weber brings in the motion to shift the Round Up 2001 by 3 weeks to the September 21^st to 23^rd weekend because of the Funkausstellung in Berlin.

The reason Peter Weber gave is that during the Funkausstellung all hotels are booked out early,  and the prices increase. This move has already been discussed with ECTA and according to their statement, ECTA will not object. The clubs from Berlin which have a special at that date already abstained from their specials. One club expresses misgivings because the date coincides with the date of it's own special.

Entitled to vote: 136

·        with 14 dissenting votes and 3 abstentions accepted by the majority.

d) Jamboree without ECTA

A representative of the Heidelberg Hoedowners suggests that EAASDC should conduct a Jamboree without the participation of ECTA.

This is discussed with opposing arguments.

The Vice President of ECTA, Bryan Gill, stresses the common interests and the advantages of Jamborees hosted by both EAASDC and ECTA.

Harald Heinz points out that besides the two Student Jamborees, ECTA conducts 4 other events, namely Round Dance Festival, Clogging Convention, Contra Convention and the ECTA Convention. All of them are without the participation of EAASDC.

The discussion is postponed to one of the future meetings.

Meeting closed 10:42 a.m.

TOP 5: Festlegung der Jamboree-Termine

Hans berichtet, dass - wie auf dem Winter Jamboree vorgetragen - die Termine für das Fall Round Up und die zweite Veranstaltung, die EAASDC Convention, festgelegt werden sollen. Der Termin für das Fall Round Up ist in der Satzung festgelegt. Es muss nur noch der Termin für die EAASDC Convention beschlossen werden.

Durch die Mitglieder sind auch keine neuen Terminvorschläge eingegangen. Somit stehen die drei Vorschläge zur Abstimmung:

1. Vorschlag: 1. Freitag im Mai

2. Vorschlag: Alter Termin Spring Jamboree

3. Vorschlag: das Wochenende nach Himmelfahrt

Stimmberechtigt: 136

Abstimmung:

Für Vorschlag 1 = 60 Stimmen

Für Vorschlag 2 = 60 Stimmen

Für Vorschlag 3 = 6 Stimmen

Aufgrund dieses Ergebnisses wird eine Stichwahl unter den beiden Vorschlägen mit der gleichen Stimmenzahl mit Stimmzetteln durchgeführt.

Stimmberechtigt: 136

Abstimmung:

Für 1. Freitag im Mai = 61 Stimmen

Für alten Termin   = 66 Stimmen

Enthaltungen = 1 Stimme

Damit ist der Termin für die EAASDC Convention auf den Termin des ehemaligen Spring Jamboree festgelegt.

TOP 6: Jamboree: Berichte, Termine und Bewerbungen

Sommer Jamboree 2000 in Dachau

Die Vorbereitungen sind abgeschlossen. Die meisten Clubs kennen die Hallen von den Jamborees in der Vergangenheit. Die entsprechenden Flyer liegen aus.

Fall Round Up 2000 in Hannover

Die Vorbereitungen sind abgeschlossen. Weitere Information folgen und sind dem Bulletin zu entnehmen.

TOP 7: Verschiedenes

a)    Unfallversicherung

Von einem Clubvertreter wird um Information betreffend der Unfallversicherung gebeten.

Hans berichtet, dass die Verhandlungen noch nicht abgeschlossen sind. Es sind noch einige Fragen offen. Nach Abschluss des Vertrages wird die Information im Bulletin veröffentlicht.

b)   Ausgabe von Stimmzetteln

Im Hinblick auf die Differenz zwischen abgegebenen Stimmen zu TOP 5 und der Zahl der stimmberechtigten Clubs gemäß Anwesenheitsliste weist Rainer auf die Festlegung, dass nur volljährige Personen auf der Mitgliederversammlung stimmberechtigt sind. Bei der Eintragung können zwar auch Minderjährige unterschreiben. Einen Stimmzettel erhalten aber nur Volljährige.

c)    Fall Round Up 2001

Von Peter Weber wird der Antrag gestellt, das Round Up 2001 wegen der Funkausstellung in Berlin um 3 Wochen auf das Wochenende vom 21-23. September zu verschieben.

Als Begründung führt Peter Weber an, dass zu Zeiten der Funkausstellung sehr schnell fast alle Hotels ausgebucht und auch die Preise entsprechend angehoben sind. Die Verschiebung wurde auch schon ECTA vorgetragen. ECTA hat kein Problem mit der Verschiebung.  Die Berliner betroffenen Clubs verzichten auf ihren Special an diesem Termin, ein Club hat Bedenken wegen der Terminüberschneidung mit seinem Special.

Stimmberechtigte: 136

·        bei 14 Gegenstimmen und 3 Enthaltungen mit großer Mehrheit angenommen.

d)   Jamboree ohne ECTA Beteiligung

Von einer Vertreterin der Heidelberg Hoedowners wird angefragt, ob EAASDC nicht auch eine der Jamborees ohne ECTA-Beteiligung durchführen könnte.

Das Thema wird mit kontroversen Argumenten diskutiert.

Durch den Vizepräsidenten der ECTA, Bryan Gill, werden die Gemeinsamkeiten und Vorzüge der gemeinsamen Jamborees von ECTA und EAASDC angesprochen.

Harald Heinz weist daraufhin, dass ECTA  neben den beiden Student Jamborees vier weitere Veranstaltungen, nämlich das Round Dance Festival, die Clogging Convention, die Contra Convention und die ECTA Convention durchführt. Bei allen Veranstaltungen gibt es keine Beteiligung durch die EAASDC.

Die Diskussion wird ohne Entscheidung auf eine zukünftige Versammlung vertagt.

Ende der Mitgliederversammlung

um 10.42 Uhr.