Minutes of the Membership Meeting of the European

Association of American Square Dancing Clubs e.V., held on September 1^st, 2001 at the Membership meeting

in Kalbach

Protokoll der Mitgliederversammlung der European

Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 1. September 2001 auf der Mitgliederversammlung

in Kalbach

President Rainer Scheiblich opens the Membership Meeting at 11.35 a.m. and welcomes those present.

The invitation to this meeting, with the agenda, was published in the August 2001 issue of the Bulletin and duly sent to all members.

According to the Statutes, the meeting constitutes a quorum.

Board Members present:

Präsident Rainer Scheiblich eröffnet die Mitgliederversammlung um 11.35 Uhr und begrüßt die Anwesenden .

Die Einladung mit der Tagesordnung wurde in der Ausgabe des Bulletins vom August 2001 veröffentlicht und ist den Mitgliedern ordnungsgemäß zugegangen.

Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlussfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

1.Board Report

President's Report: Rainer Scheiblich introduces Karin Briesemeister. Karin is understudying Hans Beil as Vice President. Karin lives in the Rhein-Main area. She is a lawyer by profession.

Vice president's Report: Hans Beil presents his discussions with GEMA.

a) The fees for club and class evenings will be minimally increased. The increase will be covered by the administrative portion of the dues. The membership fees will therefore remain unchanged at 200,- DM per year and slightly reduced to 100,00 € per year starting in 2002 for the dues for the year 2003.

b) The GEMA fee for Special Dances will be increased in 2002. The old fee has been unchanged since 1997. The price increase will be 10,- DM. The individual price for the duration of dances is published in the Bulletin (September issue).

c) Hans Beil discusses the topic of "taping" at special Dances. This is not our responsibility alone. We have passed the information on to ECTA. But one thing goes without saying. The sale of these "copies" is absolutely illegal and punishable as a criminal offence.

2. Roll Call

It is noted that 70 voting members are present. That represents about 15% of all registered clubs.

The list of the clubs represented is attached as an annex to the original minutes of the meeting.

3. Approval of the minutes of the Membership Meeting held at the Summer Jamboree 2001

Hans announces that there were some errors in the Minutes as published in the August issue of the Bulletin.

The following errors should be corrected:

1)      In 1. in the English translation Hans Beil's name is spelled wrongly.

2)      In 4. in the English translation the numbering is incorrect. Under Admission of New Members it should read 4.1

3)      Under sub para 4.2 it should read as "preliminary member". Also at the end of the section: "All new clubs are accepted as preliminary members."

4)      In 7. the voting in the last sentence must read as follows:

"Peter Schensick's proposal with 24 yes votes, 25 abstentions and 98 opposed votes, was rejected by the majority."

It was proposed that the Minutes from the Summer Jamboree, as published in the August issue of the Bulletin with the amendments 1-4 above be accepted.

With one abstention, the proposal is accepted.

4. Admission of New Members

4.1 The information on those applying for full membership is printed in the September issue of the Bulletin. A Board decision will not be made until October after the opposition deadline. The results of the applications will be published in November.

TOP 1 : Bericht des Vorstands

Bericht President:: Rainer Scheiblich stellt Karin Briesemeister vor. Karin unterstützt Hans Beil bei seiner Arbeit als Vize-President. Karin wohnt im Rhein-Main Gebiet und ist Rechtsanwältin von Beruf.

Bericht Vize-Präsident: Hans Beil berichtet von dem Gespräch mit GEMA.

a) Der Beitrag für die Club- und Classabende wird nur minimal erhöht. Die Erhöhung wird aus dem Verwaltungskostenanteil des Beitrages abgedeckt. Der Beitrag für die Mitglieder bleibt dadurch unverändert bei 200,- DM/pro Jahr, bzw. leicht reduziert auf 100,00 €/Jahr ab 2002 für den Beitrag 2003.

b) Die GEMA Gebühr für Special Dances wird ab 2002 erhöht. Die alte Gebühr war seit 1997 unverändert. Die Erhöhung beträgt 10,- DM. Die einzelnen Preise für die Dauer der Spezial Dances war im September-Bulletin abgedruckt.

c) Hans Beil berichtet zu dem Thema "Mitschneiden" bei Veranstaltungen. Er hat Informationen eingeholt. Dieser Bereich fällt nicht alleine in unsere Zuständigkeit. Wir haben unsere Informationen an ECTA weitergeleitet. Interessenten sollten sich an ECTA wenden. Ein Teilbereich des Themas kann aber jetzt schon beantwortet werden. Der Verkauf dieser "Mitschnitte" ist auf jedenfall illegal und strafbar.

TOP 2 : Feststellung der Anwesenheit :

Es wird festgestellt, dass 70 stimmberechtigte Mitglieder anwesend sind. Dies entspricht ca. 15 % aller eingetragenen Clubs.

Die Liste der vertretenen Mitgliederclubs ist dem Originalprotokoll als Anlage beigefügt.

TOP 3  Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung am Sommer Jamboree 2001

Hans teilt mit, dass es in dem in der August Ausgabe des Bulletins veröffentlichten Protokoll einige Fehler gibt.

Folgendes soll hiermit richtig gestellt werden:

1)     Im Top 1 in der englischen Übersetzung ist der Name Hans falsch geschrieben.

2)     Im Top 4 der englischen Übersetzung ist die Nummerierung fehlerhaft. Unter "Admission of New Members sollte es heißen Top 4.1.

3)     Unter Pkt. 4.2 muss es am Anfang "preliminary member" heißen. Ebenfalls am Ende des Absatzes: "Die neuen Clubs wurden als preliminary member aufgenommen."

4)     Im Top 7 im letzten Absatz muss das Abstimmungsergebnis lauten:

"Der Änderungsantrag von Peter Schensick wurde bei 24 Ja , 25 Enthaltungen und 98 Neinstimmen mehrheitlich abgelehnt."

Das Protokoll des Sommer Jamboree, wie in der August Ausgabe des Bulletins veröffentlicht, wird mit den unter Pkt. 1-4 beschriebenen Änderungen zur Abstimmung gestellt

Der Antrag wird mit 0 Nein, 1 Enthaltung  angenommen.

TOP 4 Neuaufnahmen :

4.1 Die Informationen zu den Antragstellern für Vollmitgliedschaft sind in der September Ausgabe des Bulletin veröffentlicht. Die Entscheidung wird im Oktober nach der Einspruchsfrist durch Vorstandsbe­schluss getroffen. Die Mitteilung über Aufnahmen erfolgt in der November Ausgabe.

Chase West SDC

Barden Foxes SDC Bardowick

Pinkafelder Promenaders

4.2 Acceptance of preliminary members:

4.2 Aufnahme vorläufiger Mitgliedern:

Applicants/Antragsteller:      Virginia Reel Dancers

                                                Kaleidoscopers

                                                Flat Creek Roses

The clubs have submitted the necessary documents and are therefore accepted as preliminary members from 28^th August 2001.

5. Vote on the changes to the Constitution and bylaws.

Hans Beil proposes to vote on the changes to the Constitution and Bylaws as outlined at the Summer Jamboree and as published in the Minutes of the Summer Jamboree in the August issue of the Bulletin

a) In § 9 para 4 clause 3 of the constitution proposed change:

"A repeat vote is allowed twice."

Accepted with one abstention

b) In § 9 para 3 of the constitution proposed change (German language only)

"Der Schatzmeister kann im Rahmen seiner Aufgaben die Vereinigung alleine vertreten." (English text remains the same).

Accepted with one abstention.

Harald announces that at the moment the Constitution binders are not available to order by members. The newly included changes will be worked and then a revised edition will be printed. After printing, new members will receive the binder automatically.  Clubs who require a replacement for a lost binder may request one at their own expense.

There was a request for the Constitution to be printed in the Internet, so that clubs could print their own copy. Rainer explained why this is not possible. There is no guarantee that all clubs would receive the official copy of the Constitution.

Hansjoerg made it clear that the pages with changes will be delivered to the clubs. They have to be replaced.

6. Conversion from "DM" to "Euros"

see Vice President's Report

7. Appointment of the Nominating Committee for the 2002 Election

Set up of the Nominating Committee for the election slated for 2002. Rainer asks for volunteers and presents the work of the committee.

a)  to collect the application and information from each candidate

b)     to conduct the election

The meeting accepted the following Nominating Committee:

Rolf Möller, Ute Hanke, Rolf Krayer

Anyone who is interested in standing as EAASDC President at the next election should contact one of these three people.

8. Jamborees:  Report and Applications

Rainer announces that unfortunately it appears that the Spring Jamboree 2002 will have to be cancelled. There is still one group interested in organising the Jamboree, and if so, this information will be published. The Fall Round Up 2002 has been awarded to the Travel 8's. One of the organisers Adolf Zentner  has provided current information. The dance programme is going forward. To date they have spoken to several callers. There will also be a children's programme.

The list of upcoming jamborees will be published in one of the next issues of the Bulletin.

9. Any other business

It was asked if there was any further information available on the subject of childcare.

Hans explained that there are many concerns in this area. First of all we have to distinguish between

a) club or individuals and

b) third party liability or accident insurance.

Claims for damages as liability claims require fault. Fault can be

a) intentional or

b) due to negligence (failure to provide usual care).

The club should pay particular attention to the choice of caregiver. As long as this can be shown, claims against the club will be difficult to pursue, though not impossible. Similarly, claims against individuals require intent (hardly imaginable) or negligence (possible).

Claims against the club or individuals because of accidents not subject to liability are hardly imaginable. But here personal accident insurance held by the parents may be of some help.

Following a proposal by the membership, the meeting was closed at 12.37 p.m.

Translated by Gina Draker

Die Clubs haben die notwendigen Unterlagen eingereicht und sind mit Vorstandsbeschluss vom 28.08.2001 als vorläufige Mitglied aufgenommen worden.

TOP 5 : Abstimmung über Änderungen in Satzung und Geschäftsordnung

Hans Beil stellt die Anträge zur Änderung der Satzung und der Geschäftsordnung wie auf dem Sommer Jamboree vorgestellt und wie im Protokoll der Sommer Jamboree in der August Ausgabe des Bulletins veröffentlicht, zur Abstimmung

a) Änderung des § 9 Abs. 4 Satz 3 der Satzung, vorgeschlagener neuer Wortlaut:

"Eine zweimalige Wiederwahl ist zulässig."

Der Antrag wurde ohne Gegenstimme bei 1 Enthaltung angenommen.

b) Änderung des § 9 Abs. 3 der Satzung, vorgeschlagener neuer Wortlaut:

"Der Schatzmeister kann im Rahmen seiner Aufgaben die Vereinigung alleine vertreten."

Der Antrag wurde ohne Gegenstimme bei 1 Enthaltung angenommen.

Harald gibt bekannt, dass derzeit keine Satzungsordner von den Mitglieder bestellt werden können. Die jetzt beschlossenen Änderungen werden eingearbeitet und in einer neuen Auflage gedruckt. Nach Druck erhalten die neu aufgenommenen Mitglieder die Ordner automatisch zugesendet. Clubs, die Ersatz für eine verlorene Satzung anfordern, bekommen die neuen Ordner kostenpflichtig zugeschickt.

Es wird nachgefragt, ob die Satzung nicht ins Internet gestellt werden kann, damit sich die Clubs die Satzung selbst ausdrucken können. Rainer erläutert, warum dies derzeit nicht gemacht wird. Es ist damit nicht sichergestellt, dass alle Clubs eine aktuelle offizielle Satzung besitzen.

Hansjörg erklärt, dass geänderte Seiten den Clubs zum Austausch zugestellt werden.

 TOP 6 Umstellung von "DM" auf "Euro" (Special Dances)

s.o. Bericht des Vize-Präsidenten.

TOP 7 : Bestellung des Nomination Komitees zur Wahl 2002

Einsetzung des Nominierungs Komitees für die anstehenden Wahlen im Jahr 2002. Rainer fragt nach wer sich freiwillig dafür meldet und stellt die Aufgaben des Komitees vor.

a)     Bewerbungen und Informationen von Kandidaten zu sammeln

b)    die Durchführung der Wahl.

Die Versammlung stimmt folgendem Nominierungs-Komitee zu:

Rolf Möller, Ute Hanke, Rolf Krayer.

Wer also Interesse hat, sich zur Wahl als President für die EAASDC zu bewerben, soll Kontakt zu einem der drei aufnehmen.

TOP 8 : Jamborees: Bericht und Bewerbungen

Rainer gibt bekannt, dass es leider derzeit so aus sieht, als würde das Spring Jamboree 2002 ausfallen. Es gibt zwar noch eine Gruppe, die bemüht ist, das Spring Jamboree zu organisieren. Die Informationen werden dann veröffentlicht.

Das Round Up 2002 ist vergeben an die Travel 8´s. Die Veranstaltung wird in Reilingen stattfinden. Einer der Organisatoren, Adolf Zentner, gibt die aktuellen Informationen zum Round Up 2002 bekannt. Das Tanzprogramm steht weitestgehend. Derzeit wird noch mit einigen Caller gesprochen. Es wird auch ein Kinderprogramm geben.

Die Liste mit den Jamborees für die kommenden Jahre wird in einer der nächsten Ausgaben des Bulletin veröffentlicht.

TOP 9 : Verschiedenes

Es wird gefragt, ob es bei dem Punkt Kinderbetreuung/Haftung neue Information gibt.

Hans erläutert, dass es sehr vielfältige Bereiche gibt, die zu beachten sind. Zunächst ist zu Unterscheiden ob es sich

a) um Forderungen an Verein oder Betreuer

b) um Haftpflichtschäden oder um Unfallschäden handelt.

Schadenersatzansprüche, die Gegenstand von Haftpflichtschäden sind, setzen Verschulden voraus. Verschulden kann sein

a) Vorsatz oder

b) Fahrlässigkeit (Außerachtlassen der üblichen Sorgfaltspflichten).

Deshalb sollte bei der Auswahl der Kinderbetreuer durch den Club eine gewisse Sorgfalt walten. Sobald dies belegbar ist, sind Forderungen an den Verein schwer durchzusetzen, allerdings nicht immer auszuschließen. Ansprüche an die Betreuer sind ebenfalls nur bei Vorsatz (kaum denkbar) oder Fahrlässigkeit (schon eher möglich) durchsetzbar.

Schadensersatzansprüche gegen den Club oder Betreuer aufgrund von Unfällen sind, wenn kein Haftpflichtfall vorliegt, kaum denkbar. Hier hilft nur eine persönliche Unfallversicherung der Eltern.

Auf Antrag aus der Mitgliederversammlung wird die Sitzung um 12.37 Uhr beendet.