Minutes of the Membership Meeting of the European

Association of American Square Dancing Clubs e.V., held on September 04, 2004 at the Fall Round Up

in Osterholz-Scharmbeck

Protokoll der Mitgliederversammlung der European

Association of American Square Dancing Clubs e.V. am 04.09.2004 auf dem

Fall Round Up

in Osterholz-Scharmbeck

President Franz Schwaiger opens the Membership Meeting at 9.34 a.m. and welcomes those present.

The invitation to this meeting, with the agenda, was published in the august 2004 issue of the Bulletin and duly sent to all members. According to the Statutes, the meeting constitutes a quorum.

Board Members present:

Präsident Franz Schwaiger eröffnet die Mitgliederversammlung um 9.34 Uhr und begrüßt die Anwesenden.

Die Einladung mit der Tagesordnung wurde in der Ausgabe des Bulletins vom August 2004 veröffentlicht und ist somit den Mitgliedern ordnungsgemäß zugegangen. Entsprechend der Satzung ist die Versammlung hiermit beschlussfähig.

Anwesende Mitglieder des Vorstandes:

To start with Franz gave Heinrich Möller, the President of the hosting club, the opportunity to pass on some information about the event. Heinrich asked for understanding about a small change with regard to the organization, and is always available to answer questions.

1. Board Reports

Franz announced that the board reports had already been published in the August edition of the Bulletin.

He announced that, as a result of this, he has been confronted with several square dancer problems. He says that he has no desire to be an umpire. He is always willing to offer help and wants to try to resolve the problems in discussion with those concerned.

The other board members have no addition to their reports.

2. Approval of the Minutes of the Membership Meeting at the Spring Jamboree 2004 in Dachau

The minutes were published in the May issue of the Bulletin. They were accepted with one abstention.

3. Roll Call

It was determined that 118 voting members were present. This corresponds to about 20% of all registered clubs. The list of the clubs represented is attached as an annex to the original minutes.

4. Admission of New Members

The following have been newly accepted since the Spring Jamboree 2004:

Franz gibt zuerst Heinrich Möller, dem Präsidenten des gastgebenden Clubs, die Möglichkeit, Informationen zur Veranstaltung zu geben. Heinrich bittet um Verständnis für einige kleine Änderungen bezüglich der Organisation und steht für Fragen jederzeit zur Verfügung.

TOP 1: Bericht des Vorstands

Franz teilt mit, dass der Board-Report des Vorstandes in der August-Ausgabe des Bulletins bereits veröffentlicht wurde.

Er teilt ergänzend mit, dass er ständig mit verschiedenen Problemen der Square-Dancer konfrontiert wird. Er sagt, dass er kein Schiedsrichter sein will. Er ist gerne bereit, seine Hilfe anzubieten und will versuchen, die Probleme mit den Betroffenen in einem Gespräch zu lösen.

Die anderen Board-Mitglieder haben keine Ergänzungen zum Board-Report.

TOP 2: Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung am Spring Jamboree 2004 in Dachau

Das Protokoll wurde in der Mai-Ausgabe 2004 des Bulletins veröffentlicht. Es wird ohne Gegenstimme bei 1 Enthaltung mehrheitlich angenommen.

TOP 3: Feststellung der Anwesenheit

Es wird festgestellt, dass 118 stimmberechtigte Mitglieder anwesend sind. Dies entspricht ca. 20 % aller eingetragenen Clubs. Die Liste der vertretenen Clubs ist dem Original-Protokoll als Anlage beigefügt.

TOP 4: Neuaufnahmen

Seit dem Spring-Jamboree 2004 wurden neu aufgenommen:

Crossfires (Mannheim)

Action Fraction (Kaiserslautern)

Deutsch-Russische Square Dance Freunde (Karelien/Russland)

Dancing Seagulls RDC (Emden)

Black Hill Dancers SDC Taucha (Leipzig Plaußig-Portitz)

In Squares (Ingolstadt)

True Friends SDC Austria (Pitten,Niederösterreich)

Victory Castle Rebels (Siegburg)

The data for these clubs was published in previous issues of the Bulletin. There were no questions or objections. The board has agreed to accept these clubs as members of EAASDC.

The following clubs have been accepted as preliminary members of EAASDC:

Die Informationen zu diesen Clubs wurden in den Ausgaben des Bulletins veröffentlicht. Es gab keine Fragen und Bedenken. Der Vorstand hat beschlossen, diese Clubs als Mitglieder in die EAASDC aufzunehmen.

Folgende Clubs wurden als vorläufige Mitglieder in die EAASDC aufgenommen :

Ranch Dancers Rippachtal SDC  (Klein- Göhren, Sachsen Anhalt)

Franken Squares  (Nürnberg)

The Sound Taps Clogger im Norden  (Husby, Schleswig-Holstein) 

The above named clubs have submitted their documentation, this has been examined and the clubs have been accepted as preliminary members of EAASDC.

5. Questions to the candidates for the position of President of EAASDC.

Reinhard Greulich from the nominating committee announced that the following candidates are standing for positions on the board:

President: Franz Schwaiger

Vice-president: Karin Briesemeister

Treasurer: Jürgen und Karola Dankert

Secretary: Hans-H. Meier und Susanne Kesel

Bulletin Editor: Klaus Kietzmann

Bulletin Administrator: Katharina Thurau

Event Registration: Rolf und Karin
Krayer

The position of all candidates was presented in the August 2004 issue of the Bulletin.

Reinhard asked the membership if they had any questions for Franz and his board. As it appeared that there were no further questions. He announced that the vote could be taken.

The membership was asked if they wanted a secret ballot. Nobody desired a secret ballot.

The proposal came from the membership to release the old board.

An unanimous vote was taken to release the incumbent board. There were no abstentions or objections.

Reinhard Greulich continued with the ballot for the new president and proceeded to the vote: All the board members were voted in unanimously. There were no abstentions or objections.

Reinhard asked the candidates if they would accept the vote.

Franz Schwaiger accepted the vote on behalf of all the board members and thanked everyone for the confidence they had shown in them.

Once again he thanked Hanns-Dieter Keh for his work, and welcomed the new board.

Further help with his work will be provided by Peter Felsch, in the area of insurance, and by the translators who assist as staff members of the board.

Franz reiterated that all board members work voluntarily, their positions are honorary and they receive no monetary compensation.

Free entrance to Specials is a small thank-you for their work on the board.

7. Friendship Badges and Friendship Badge Rules

Karin announced that a committee has dealed with the question of Friendship Badge rules.

There were no requests for changes.

But the awarding of badges will be simplified.

For 26 and 52 signatures in the Friendship Book, the club board will be able to give directs approval. With this the dancer can go directly to Lothar Weidich to obtain their badge.

The large badge will only be awarded once, but the additional small round dangles can be purchased.

From 104 signatures on, everything remains the same as before. These signatures will be approved by the vice-president, as before, and the large Friendship Badge will be awarded.

Everyone will then be able to let the Editor know, with an appropriate form, whether or not they want to have the information published in the Bulletin. The form can be down-loaded and filled out on line.

When awarded by the vice-president, the form will be sent together with the badge, and must be filled out and sent to the Editor. Karin will work on the form.

The new changes will be effective from 1^st January 2005.

Lothar Weidich clarified that he countersigns the Friendship Book, to ensure that each dancer receives only one large friendship badge.

Lothar also asked that we not order more books than are immediately necessary. At the moment the books are out of stock, and have to be reprinted. This will take 6 to 8 weeks.

Karin added that the online form and self-printed Friendship Books will also be accepted. It just must be verified that the signatures were gained according to the rules.

There were additional suggestions from the membership on the awarding of Friendship Badges.

8. Jamborees - Dates, Options and Bids.

Franz announced that the next event would be the Spring Jamboree 2005, hosted by the Kuntry Kuzins in Mainz.

As representative of the club, Alex Behrens announced that the plans are well under way. The promotion is in full swing, and badges are already available to pre-buy. There will be five dance halls.

The programme offers something for everyone. On Saturday evening the main programme will take place only in the main hall, so that everyone can dance together. There were no questions for Axel.

Fall Round Up 2005 = 50 Years EAASDC

The event will take place in Bergheim, and will be hosted by the Archway Happy Hoppers, in conjunction with EAASDC. There will be six dance halls, and a large programme. Details to follow.

Spring Jamboree 2006: the Tamara Twirlers in Munich have an option to hold this dance in the halls in Dachau. (Remark of the Editor: In the meantime this Jamboree is conferred definitely to the Tamara Twirlers).

In 2006 the European Convention will take place in England. At this point Franz welcomed the president of the English Organisation, Alan Houkes, who described the event with much humour. The dance will take place on the first weekend in August 2006 in Hemel Hempstead. There will be many callers from all over Europe. Further information will soon be available on the website of the English Association.

The internet address is: http://www.squaredanceuro06.org.uk

The Mannheim Mixers have an option for the Fall Round Up 2006 in Reilingen.

There are no applications for 2007. Franz called on all clubs to consider applying. The EAASDC offers their help to any club willing to host a Jamboree.

In this regard Franz pointed out that all information about hosting a Jamboree, and other important information, can be found on the EAASDC homepage.

9. AOB

Hans-H. displayed a travel banner from the Little Indians Radebeul. It can be picked up at the info booth by a club member or may be taken by someone from a neighbouring club.

Jürgen Dankert announced that he had bank transfers which contained only a name, and that this won't work.

1.      Katzelsdorf - from the membership meeting he got the information on the Neudörfler Squares

2.      Sindlinger with no further information.

If nobody claims either of these, the money will be credited to the savings account.

Katharina has received a payment from a club. The deposit reads simply Zweiteintrag Square Dance Club. Katharina asks that you check your payments.

Manni Lemanski from the Stintfang Square Dancers Hamburg asked where the  Friendship Barrel as a travel banner has ended up. It is missing and nobody knows where it is.

Katharina proposed that he announce this loss in the next Bulletin. The recommendation was gratefully received.

From the membership came the proposal the end the meeting.

The proposal was unanimously accepted.

Franz Schwaiger closed the meeting at 11 a.m.

Translation: Gina Draker

Die vorgenannten Clubs haben ihre Unterlagen eingereicht, diese wurden geprüft und die Clubs als vorläufige Mitglieder in die EAASDC aufgenommen.

TOP 5: Fragen an die Kandidaten für das Amt des EAASDC Präsidenten

Reinhard Greulich vom Nominations-Komitee teilt mit, dass sich folgende Bewerber für den Vorstand gemeldet hätten:

Präsident: Franz Schwaiger

Vize-Präsident: Karin Briesemeister

Schatzmeister: Jürgen und Karola Dankert

Schriftführer: Hans-H. Meier und Susanne Kesel

Bulletin-Editor: Klaus Kietzmann

Bulletin-Administrator: Katharina Thurau

Event Registration: Rolf und Karin Krayer

Die Vorstellung aller Bewerber erfolgte in der August Ausgabe 2004 des Bulletins.

Reinhard fragt die Mitglieder, ob noch Fragen an Franz und sein Board gestellt werden. Dann erklärt er, dass die Vorstellungen offensichtlich keine Fragen mehr offen gelassen haben und abgestimmt werden kann.

Es wird zunächst gefragt, ob eine geheime Abstimmung gewünscht wird. Eine geheime Abstimmung wird nicht gewünscht.

Aus der Mitgliederversammlung wird der Antrag gestellt, das Board zu entlasten.

Das amtierende Board wird einstimmig, ohne Enthaltung oder Gegenstimme entlastet.

Reinhard Greulich führt die Wahl des neuen Präsidenten durch und bittet um Abstimmung: Alle Vorstandsmitglieder werden einstimmig, ohne Gegenstimme oder Enthaltung gewählt.

Reinhard fragt die Kandidaten, ob sie die Wahl annehmen.

Franz Schwaiger nimmt mit seinem Board die Wahl an und bedankt sich im Namen aller Vorstandsmitglieder für das entgegengebrachte Vertrauen.

Er dankt nochmals Hanns-Dieter Keh für seine Arbeit und begrüßt die neuen Board-Mitglieder.

Ferner helfen Peter Felsch für Versicherungsangelegenheiten und die Übersetzer als Staff-Members dem Board bei seiner Arbeit.

Franz stellt nochmals heraus, dass alle Board-Mitglieder ehrenamtlich für die EAASDC tätig sind und keinerlei Vergütungen erhalten.

Einzig der freie Eintritt bei den Specials ist der Dank für die Tätigkeit im Board.

TOP 7: Friendship Badge und Friendship Badge Regeln

Karin teilt mit, dass sich ein Komitee mit den Badge Regeln befasst habe.

Es gab keine Änderungswünsche.

Die Vergabe wird aber vereinfacht.

Bei 26 und 52 Unterschriften im Friendship Buch werden diese Bücher direkt vom Club-Vorstand geprüft. Damit können dann die Tänzer zu Lothar Weidich gehen und dort das Friendship Badge erwerben.

Das große Badge gibt es nur einmal, dagegen können die kleinen runden Dangles mehrfach erworben werden.

Ab 104 Unterschriften bleibt alles beim Alten. Diese Unterschriften werden nach wie vor vom Vize-Präsidenten geprüft und nur vom Vize-Präsidenten gibt es dann auch das große Friendship Badge.

Jeder kann dann dem Editor mit einem entsprechenden Formular mitteilen, ob er im Bulletin veröffentlicht werden will. Das Formular kann online heruntergeladen und ausgefüllt werden.

Bei der Vergabe durch den Vize-Präsidenten wird das Formular gleich mit dem Badge zurückgesandt und muss dann ausgefüllt an den Editor geschickt werden. Karin wird das Formular noch entwerfen.

Die neuen Änderungen gelten erst ab dem 01.01.2005.

Lothar Weidich ergänzt, dass er die Vergabe im Friendship Buch gegenzeichnet, um sicherzustellen, dass jeder auch nur ein großes Friendship Badge erhält.

Lothar bittet darum, nur so viele Bücher zu bestellen, wie tatsächlich benötigt werden. Zurzeit sind keine Bücher mehr vorrätig und müssen gedruckt werden. Dies wird ca. 6 bis 8 Wochen in Anspruch nehmen.

Karin teilt weiter mit, dass auch die Download Form und selbstgedruckte Friendship Bücher akzeptiert werden. Es muss nur sichergestellt sein, dass die Unterschriften rechtmäßig erworben wurden.

Es werden von den Mitgliedern noch weitere Anregungen für die Vergabe von Friendship-Badges gegeben.

TOP 8: Jamborees - Termine, Optionen und Bewerbungen 

Franz teilt mit, dass die nächste Veranstaltung , das Spring Jamboree 2005, in Mainz von den Kuntry Kuzins durchgeführt wird.

Axel Behrens als Vertreter des Clubs teilt mit, dass der Club gut im Zeitplan ist. Die Werbung läuft auf vollen Touren und die Badges können im Vorverkauf bereits erworben werden. Es wird in fünf Hallen getanzt.

Das Programm bietet für alle etwas. Am Samstagabend wird das Hauptprogramm nur in der Haupthalle stattfinden, damit alle zusammen tanzen können. Es werden keine Fragen an Axel gestellt.

Fall Round Up 2005 = 50 Jahre EAASDC  

Die Veranstaltung findet in Bergheim statt. Gastgeber sind die Archway Happy Hoppers, die diese Veranstaltung zusammen mit der EAASDC durchführen werden. Es wird in 6 Hallen getanzt und ein großes Programm geboten. Einzelheiten folgen.

Spring Jamboree 2006: eine Option haben die Tamara Twirlers aus München, die diese Veranstaltung in den Hallen in Dachau durchführen wollen. (Anm. d. Editors: Inzwischen ist das Spring Jamboree fest an die Tamara Twirlers vergeben worden.)

2006 findet die European Convention in England statt. Franz begrüßt an dieser Stelle den Präsidenten des Englischen Dachverbandes Alan Houkes, der die Veranstaltung humorvoll beschreibt. Die Veranstaltung findet am 1. Wochenende im August 2006 in Hemel Hempstedt statt. Es werden viele Caller aus allen Europäischen Vereinigungen auf dem Programm stehen. Nähere Informationen werden demnächst auf der Website des englischen Dachverbandes veröffentlicht. Die Internetadresse lautet:

http://www.squaredanceuro06.org.uk

Es besteht eine Option für das Fall Round Up 2006 in Reilingen von den Mannheim Mixers.

Für 2007 liegen noch keine Bewerbungen vor.

Franz appelliert an alle Clubs, sich zu bewerben. Die EAASDC bietet jedem Club seine Hilfe an.

In diesem Zusammenhang weist Franz darauf hin, dass alle Informationen über Veranstaltungen und andere wichtige Informationen auch über die Homepage der EAASDC zu erfahren sind.

TOP 9: Verschiedenes

Hans-H. zeigt ein Travelbanner der Little Indians Radebeul. Es kann an der Information von einem Clubmitglied des Clubs oder eines Nachbar-Clubs abgeholt werden.

Jürgen Dankert teilt mit, dass er zwei
Überweisungen hat, auf denen jeweils nur ein Name steht und diese nicht zuordnen kann.

1.      Katzelsdorf - aus der Mitgliederversammlung kommt der Hinweis auf die Neudörfler Squares

2.      Sindlinger ohne weitere Information

Falls sich für den zweiten Fall keiner meldet, wird das Geld als Spende verbucht.

Katharina hat eine Einzahlung von einem Club für einen Zweiteintrag. Dort steht nur Zweiteintrag Square Dance Club. Katharina bittet um Überprüfung.

Manni Lemanski von den Stintfang Square Dancers Hamburg fragt nach, wo das Friendship Fass als Travelbanner abgeblieben ist. Es wird vermisst und konnte bisher nicht mehr aufgefunden werden.

Katharina macht den Vorschlag, diese Vermisstenmeldung im nächsten Bulletin zu veröffentlichen. Der Vorschlag wird dankend angenommen.

Aus der Mitgliederversammlung wird der Antrag gestellt, die  Mitgliederversammlung zu beenden.

Der Antrag wird mit großer Mehrheit angenommen.

Die Versammlung wird um 11.00 Uhr von Franz Schwaiger beendet.