„Misusing email / Missbrauch von e-mail“

To all those who email flyers!

Recently I received emailed flyers with a size of approximately 1 - 3 MB. To put it mildly, this is an insolence, since the cost for forwarding will be shifted on each addressee, who will spend 20 minutes or more twiddling his thumbs in front of the hour-glass and then invest time and material for printing and copying.

This attitude cannot be tolerated, therefore I reject the acceptance of each email that has not been agreed upon first and will delete it unread in the server before loading..

Being secretary of our club I expect advertisement (and flyers aren't anything else but advertisement) in a size able to fit in a file and which I can copy, if necessary. The electronic mailing of flyers is still in an early stage and is by no means a substitution for the flyers distributed in envelopes.

Up to now there has been no reason for me to deal with an emailed flyer, since I already had it in the file. Apart from this I simply do not have the time (countless-tries until the flyer comes out readable) for this kind of joke.

YOU, as senders are interested in having as many guests as possible to visit your special dance. I do not feel the same way and will not invest any energy in YOUR advertisement!!!

So if you send out a flyer in such a way that the addressee will have to spend a lot of time, work and patience until it is in a file, then you can be sure that hardly anyone will do this. Your advertisement will rot unfinished in the mailbox.

Of course arrangements can be made with an ACCURATELY chosen circle of addressees to email flyers OCCASIONALLY. You should consider though the following points in dealing with electronic tools.

• Pay attention to the "Netiquette". The loading of an e-mail causes telephone charges for the addressee. Needless to say, the cost should be kept as low as possible..

• For those who haven't noticed it yet: Switch off the “QuickSave” in Word, your file will get much smaller.

• Never send out flyers as “Word” files, there isn't anything bigger than this.

• Send your flyer as "gif" or "jpeg" with as few as low a resolution as possible (80 dpi would be sufficient) in black-white or grey shading, NEVER(!) in colour. This way you can get sizes of 20-50KB per page in a good quality.

• Zip your flyer when sending it out.

• Send the flyer always as one file, maximum two (one image each for the front and back page). It's no fun to receive a puzzle of 8 pieces in Word, Excel, Access, etc. and put it together, this is the most efficient way to have a flyer NOT read and passed on.

• Take care of your lists! Somebody with lots of time typed out all EAASDC-contact addresses. This list is now being used by many people. But contact addressees can change. The email alias has to be as up-to-date as the labels you stick on the envelopes. Besides, some people can be contact addressees for several clubs. It would be enough to email them only once.

• If you have a homepage deposit the flyer there and mail only a remark to the event and the URL where the flyer can be found. The addressee can decide if he wants to load it or not.

• It is absolutely unnecessary to email those flyers which have already been sent by normal mail to the clubs. By the way, this has been a fact with all the annoying electronic mail I received so far.

Transl: Rosemarie Strattner-Ehlers

An alle, die Flyer per e-Mail verschicken!

Vor kurzem erreichten mich einige e-Mails mit Flyern in der Größe von ca. 1-3 MB! Dies ist gelinde gesagt eine Unverschämtheit, denn die Kosten für das Versenden werden auf jeden einzelnen Empfänger abgewälzt, der däumchendrehend 20min oder länger vor der Sanduhr verbringt und dann noch die Zeit und das Material für das Ausdrucken und Vervielfältigen investieren soll.

Dieses Verhalten ist nicht akzeptabel, deshalb verweigere ich die Annahme jeder vorher nicht abgesprochenen Mail, die größer als 100 kB ist und werde sie am Server vor dem Laden ungelesen löschen !!!!

Als Secretary meines Clubs erwarte ich Werbung (und Flyer sind nichts anderes als Werbung!) in einer für die Flyermappe tauglichen Form, die ich nötigenfalls ohne großen Aufwand vervielfältigen kann. Das elektronische Versenden von Flyern steckt noch in den Kinderschuhen und ist heute keinesfalls ein Ersatz für die im Umschlag verteilten Flyer.

Ich habe bisher noch keine Veranlassung gesehen, auch nur einen der elektronisch erhaltenen Flyer weiterzubearbeiten. Der häufigste Grund war: Ich hatte ihn bereits in der Flyer-Mappe! Abgesehen davon, daß ich für solche Scherze (x Versuche, bis der Flyer aus dem Drucker auch leserlich rauskäme!) schlichtweg keine Zeit habe!

IHR, die Absender, habt Interesse daran, dass möglichst viele Gäste Euren Special Dance besuchen. ICH habe dieses Interesse nicht und werde daher für EURE Werbung keine Arbeit investieren!!!

Wenn Ihr also einen Flyer so verschickt, dass die Empfänger noch viel Zeit, Arbeit und Geduld aufbringen müssen, bis er letztendlich in der Flyermappe ist, könnt Ihr sicher sein, dass dies kaum jemand tun wird. Eure Werbung wird dann unbearbeitet in den E-Mail-Boxen vergammeln.

Man kann natürlich nach Absprache mit einem GENAU ausgewählten Empfängerkreis VEREINZELT Flyer per Mail verschicken. Beachtet hierzu aber bitte die folgenden Hinweise für den Umgang mit den elektronischen Tools.

• Haltet Euch an die „Netiquette“: Das Laden einer E-Mail kostet den Empfänger Telefongebühren. Es gehört zum "guten Ton", diese so gering wie möglich zu halten.

• Wer's noch nicht gemerkt hat: Schaltet in Word den „QuickSave“ ab! So werden Eure Dateien um ein Vielfaches kleiner!

• Versendet niemals Flyer im „Word“-Format, etwas größeres gibt's gar nicht.

• Exportiert Euren Flyer als gif oder jpeg mit möglichst kleiner Auflösung (80 dpi reichen völlig!) in schwarz-weiß oder max. Graustufen, KEINESFALLS(!) Farbe. So erreicht man pro Seite Größen von ca. 20-50 KB in guter Qualität.

• Zippt Euren Flyer beim Versenden.

• Versendet den Flyer immer als eine Datei, max. zwei (je ein Bild für Vorder- und Rückseite). Es macht absolut keinen Spaß, ein 8-seitiges Puzzle aus verschiedenen   Word, Excel, Access, etc... Bestandteilen zusammenzubauen. Dies ist der sicherste Weg, dass ein Flyer NICHT gelesen und weitergegeben wird.

• Pflegt Eure Verteilerlisten! Irgendjemand, der viel Zeit hatte, hat vor kurzem alle EAASDC-Kontaktadressen abgetippt. Dieser Verteiler ist nun raus und wird munter von vielen einfach weiterverwendet. Aber: Kontaktadressen können sich ändern! Der E-Mail Alias muss immer genauso aktuell sein wie die Etiketten, die ihr auf Eure Umschläge klebt! Außerdem sind manche Personen Kontaktperson für mehrere Clubs. Es reicht, ihnen die Post einmal zu schicken.

• Falls Ihr eine Homepage habt: Legt den Flyer dort ab und verschickt per E-Mail nur den Hinweis auf die Veranstaltung und die URL, wo der Flyer zu finden ist. Der Empfänger kann dann selbst entscheiden, ob er ihn laden möchte.

• Es ist absolut unnötig, Flyer per E-Mail zu verschicken, die schon als normale Papierpost die Clubs erreicht haben. Dies war, nebenbei bemerkt, bisher bei all der ärgerlichen elektronischen Post der Fall!!