Trying to get new dancers
Auf der Suche nach neuen Tänzern

In the Square Dance world we all seem to be facing the same problems:
how do we get new dancers?

Let's call this our main target for today: getting new dancers/ getting students. In my opinion there are two ways of marketing to achieve this goal: a) indirect and b) direct marketing

a) indirect marketing can be explained in a very short manner: recommendations, word of mouth: happy dancers will bring you more happy dancers

b) direct marketing can be done in many different ways:

• talk to everybody you know and invite them to come to your open house
• send mailings out to everybody you think might be interested in learning to SD
• put flyers out EVERYWHERE, including banks, butcher shops, boutiques, bike shops, car dealers, gas stations, bookstores, bakeries, post office, shoe stores, City Hall Informations counters, museums, seamstresses stores (ask her to exhibit a petticoat for awhile with a flyer attached to it, it will create a lot of interest) -- flood the town!
• working with the press and advertising: advertising is a rather short term and press work a rather long term project: here's what we tried:
  We wanted to host two open houses this year, on January 16 and 23. So we started working on our advertising campaing in October of last year.

Working with the local newspaper
Our local newspaper offered an evening seminar about presswork for clubs in our city. I went to this seminar and learned a lot about how exactly the newspaper wants our club public relations material to look. They went as far as telling us which font they preferred, which type of document, spacing, type of paper etc. each report should be GOOD and SHORT. What is most important? Put this on top of the page. If you haven't caught someone's interest wihtin the first five seconds there is a pretty good chance you never will -- and your information will be thrown away.

If your newspaper doesn't offer seminars like the one I attended, encourage it to. Or make a private appointment with an editor in charge and find out what they need and how they need it. This evening seminar didn't just offer me some insight -- it also gave me the opportunity to get to know some people of our newspaper and before I went home that night I fixed an appointment with the lecturer to discuss our new ideas.

Club exposé
This meeting took place ten days later and in the meantime I created an EXPOSÉ about our club. An exposé is a folder which contains a short letter of introduction, information on what SD is !!!, (professional!) photos, the club's name and contact people, club history, caller history, information about organizations the club and the caller might belong to (EAASDC, ECTA, CALLERLAB etc.) and what these organizations do. You might consider including a price list for demos.

Your exposé must do one thing mainly: create an interest, just like your newspaper advertisements!

At the meeting with my newspaper contact person we worked out three ways to proceed:

1. the club would place one or more ads in the Saturday edition on the paper
2. the newspaper will do a half page report in their monthly cultural extra with a give-away of class vouchers (interested people had to contact us by email, fax or regular mail -- this could also be done in conjunction with the future winners of those vouchers having to answer a question or two, however, we decided not to scare potential new dancers away this time.) 
3. the newspaper would put a notice in the paper before our open house, then come to our open house with a report to follow, and then maybe do follow-ups on how our new students would be doing.

For the advertising, flyers and exposé here are some ideas that we played with: throw in catchy words, words people like, words that are in fashion: "vacation from your daily routine", "wellness" (every bottle of water is advertised as a wellness product today, every plain bar of soap, every hotel room ...), "fitness", "brain training", "lose weight while having fun", "fitness for lazy ones" "fitness for couch potatoes", "mental stimulation"... pay attention to what the big time advertising agencies do at the moment, which feeling they try to create and copy it. Don't be afraid to jump onto that bandwagon; if people want to feel as if they were on a constant vacation -- that's what we can offer them... if the world wants wellness -- let's give it to them. Remember that most people are stressed today and have very little time. So we have to find something that will stimulate them enough to give up a few hours of their precious time and join us.

If single dancers are welcome in your club let them know about it!! A lot of potential new dancers seem to believe that SD, like most other dance activities, is for couples only.

We put two contact names and phone numbers on every flyer and every ad: one male and one female to leave interested dancers the choice of talking to a woman or a man.

I didn't just contact one local newspaper (we have two in our city), I contacted the other one as well, and also the local radio and TV stations. One newspaper and one radio station were interested and helped us a lot. I also found out that generally newspeople will help a lot more if we help them as well, that means if we spend money on them, too, and buy advertising space. Newspapers, radio and TV stations are profit oriented businesses and need to make money just like everybody else. If we help them make money, they will support us more generously. Public relations is expensive! If you can, also offer the people who help you free demos. This gives them a filler for their Christmas party program for example, and it gives you more of a chance to become known.

Timetable
Back to our "timetable": the cultural edition of our local newspaper came out on December 27 and by December 28 we had our first three students, all three had won a class voucher.

Throughout December and January we put out flyers everywhere.

On January 12 we placed two large ads (about 10 by 8 cm) in the Saturday edition of our newspaper, one in the singles looking for partners section, and one in the section where sport studios, gyms, evening schools advertise. Also on January 12 as well as 14 and 16 the newspaper put advance notices in, mentioning our open houses in the events section.

On January 14 we had an interview with a local radio station (a one-hour interview which was cut down to about 1 ½ minutes) and they aired our 1 ½ minutes every hour on "what's happening in town" for three days that week and for another three days the following week.

On January 16 we had our first open house with more than 50 interested new dancers who had a fabulous time. The newspaper came by, took pictures and, we were lucky, captured the smiles on our new dancers faces as well as the relaxed and happy atmosphere.

On January 18 the half-page report was in the newspaper telling about our open house and the fun everybody had.

On January 23 we had our second open house. More than 80 interested new dancers attended!

Currently (six months into the class) we have 41 students in our class, dropped down from 52. Three of them will come back for the our new class. The others had fun as well, however, didn't want to commit themselves to a nine-month-class.

We make sure we get a newspaper report every six to eight weeks, by getting the paper to cover our events: dancing in an old people's home (involving the residents), student dances etc.

Marketing needs money
Above, I mentioned class vouchers, give-aways, incentives (buy one, get one free / buy one, get 50 % off the second / buy two, get the third free [for families] / if women bring their male partners the men don't pay [if you have many more female dancers than male dancers] etc... ) attract people's interest.

All these ideas and marketing as such are expensive. Where does the money come from?

Again, there are various options:

• maybe the caller is willing to give up his class fee for one or two people
• the club treasury might sponsor a small number of students
• other sponsors: they are hard to find but they are out there! Find out in advance if any of your club members will be buying a new car soon. Ask that member if he or she would be willing to negotiate a class sponsorship from the car dealer. You might find out that most car dealerships are very interested in supporting local clubs -- and the publicity they can get in return. Offer them free demos for their yearly summer parties or new-car-introduction-parties and give them advertising space (free or at reduced prices) in your club magazine or at special dances, or even on the flyers. And don't limit yourself to car dealerships, try any store, bank or insurance company. Once you got the first sponsor hooked, the others will want to follow!

These are some of our ideas. Should they help anybody with attracting new dancers please let me know. Should they not work for you please let me know as well and tell me why. And by all means, please let me know if you can improve our ideas or even better, have new / better ones!

Looking forward to hearing from you!

Überall in unserer SD Welt scheinen wir auf die gleichen Probleme zu treffen:
wie finden wir neue Tänzer?

Neue Tänzer zu finden, soll also unser heutiges Anliegen sein. Meiner Meinung nach gibt es zwei verschiedene Formen des Marketing, um unser Ziel zu erreichen: a) indirektes und b) direktes Marketing.

a) indirektes Marketing lässt sich ganz kurz und einfach erklären: Empfehlungen, Mundpropaganda: zufriedene Tänzer ziehen mehr zufriedene Tänzer nach.

b) direktes Marketing kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden:

• sprecht alle Leute in eurem Bekanntenkreis an und ladet sie zu eurem Open House ein
• schickt Mailings an jeden, der möglicherweise Interesse an SD haben könnte
• legt ÜBERALL Flyer aus, einschließlich euren Banken, Metzgern, Boutiquen, Fahrradshops, Autohändlern, Tankstellen, Buchläden, Bäckereien, Postfilialen, Schuhgeschäften, Infostellen der Rathäuser, Museen, Schneiderinnen (bittet sie darum, ein paar Wochen lang einen Petticoat aufzuhängen, an dem euer Flyer befestigt ist, das weckt großes Interesse)....kurzum: versorgt eure ganze Stadt mit Flyern.
• arbeitet mit der lokalen Presse zusammen, organisiert langfristige Werbung und kurzfristige Pressearbeit. Wir haben Folgendes versucht:
  Wir wollten unsere Open Houses am 16. und 23. Januar abhalten, im Oktober haben wir mit den Vorbereitungen angefangen.

Zusammenarbeit mit der Lokalpresse
Unsere Lokalpresse bot über die Volkshochschule ein Abendseminar an, das sich mit der Pressearbeit für Vereine beschäftigte. Daran habe ich teilgenommen und konnte sehr viel darüber lernen, was denn von unserer Public Relations Arbeit erwartet wird. Bis ins Detail wurde uns erklärt, welche Arten von Dokumenten wir einreichen sollten (z.B. Word-Dokumente), welche Schriftart, Seitenabstände, welches Papier, und wie eine Presseinfo aufgebaut sein sollte: kurz und gut. Was ist am Wichtigsten? Das gehört ganz nach oben. Wenn es euch nicht gelingt, das Interesse des bearbeitenden Redakteurs innerhalb von fünf oder zehn Sekunden zu wecken. werdet ihr es wahrscheinlich überhaupt nicht schaffen und eurer Dokument wandert in den Papierkorb.

Sollte ein solches Seminar nicht bei euch angeboten werden, macht einen Termin mit einem Redakteur aus und findet heraus, was in Bezug auf Pressearbeit von euch erwartet wird. Dieses Abendseminar bot mir die Gelegenheit, einige wichtige Mitarbeiter unserer Zeitung kennen zu lernen und ich vereinbarte einen Gesprächstermin mit dem Leiter der Stadtredaktion für die kommende Woche.

Club Exposé
In der Zwischenzeit erstellte ich ein Exposé unseres Vereins. Ein Exposé enthält eine Einleitung, in der der Verein sich vorstellt, Informationen über Ansprechpartner im Verein, Vereinshistorie, Caller, Verbände, denen Verein und Caller eventuell angehören (EAASDC, ECTA, CALLERLAB etc.) Informationen über SD im allgemeinen, (professionelle) Photos und eventuell eine Demopreisliste.

Das Exposé erfüllt den gleichen Zweck wie eure Werbung oder Pressebeiträge, es soll Interesse wecken.

Bei meinem Termin mit dem Zeitungsredakteur erarbeiteten wir folgende Vorgehensweise:

1. unser Verein platziert eine oder mehrere Anzeigen in der Samstagsausgabe der Zeitung
2. die Zeitung stellt uns eine halbe Seite in ihrer monatlichen Kulturbeilage zur Verfügung, in der wir ein paar Classgutscheine verlosen. Interessierte konnten uns per Email, Fax oder Post kontaktieren - für zukünftige Aktionen überlegten wir, ob wir eine Verlosung an die Beantwortung einer oder zwei Fragen koppeln sollten, entschieden uns aber dieses Mal dagegen, um potentielle Tänzer nicht gleich abzuschrecken.
3. die Zeitung wird vor unserem Open House Vorankündigungen veröffentlichen, einen Bericht mit Photo von unserem ersten Open House bringen und  eventuell während dem Classverlauf über die Fortschritte unserer Students berichten.

Für unsere Werbung, Flyer und unser Exposé haben wir mit verschiedenen Ideen gespielt, z.B. haben wir Modebegriffe aus anderen Werbebereichen aufgegriffen: "Urlaub vom Alltag", "Wellness" (jede Flasche Mineralwasser trägt heute den Beinamen Wellnessprodukt, jedes Stück Seife, jedes Hotelzimmer...), "Fitness", "Gedächtnistraining", "Abnehmen mit Spaß", "Fitness für Faulenzer", "Fitness für Stubenhocker", "mentale Stimulation"....... wir haben uns die Ideen der großen Werbeagenturen zu eigen gemacht und versucht, das Gefühl, das sie vermitteln wollen, auch unseren potentiellen neuen Tänzern zu vermitteln. Zögert nicht, auf diesen Zug aufzuspringen; wenn Menschen sich in Urlaubsstimmung fühlen wollen, dann sollten wir ihnen genau das vermitteln, wenn sie Wellness wollen, dann bekommen sie auch das. Vergesst nicht, dass sich die meisten Leute heute gestresst fühlen und wenig Zeit haben. Also müssen wir etwas finden, das sie so anspricht und motiviert, ein paar Stunden ihrer kostbaren Zeit zu opfern und zu uns zu kommen.

Wenn Singles in eurem Club willkommen sind, lasst sie das wissen! Viele neue Tänzer glauben, dass SD, wie andere Tanzaktivitäten auch, nur Paaren offen steht.

Wir achteten darauf, auf allen Flyern und Anzeigen einen weiblichen und einen männlichen Ansprechpartner aufzuführen, um Interessierten die Wahl zu lassen, ob sie lieber eine Frau oder einen Mann kontaktieren möchten.

In unserer Stadt gibt es zwei lokale Zeitungen, einen Radio- und einen regionalen Fernsehsender. Ich habe sie alle angesprochen, eine Zeitung (die oben erwähnte) sowie eine Radiostation waren dann auch interessiert und haben uns sehr geholfen. Ich musste aber auch lernen, dass vor allem Zeitungen dann eher bereit sind, uns zu unterstützen, wenn wir ihnen entgegenkommen, d.h. Anzeigen schalten. Sie müssen gewinnbringend arbeiten wie alle anderen Unternehmen auch und wenn wir ihnen dabei helfen, sind sie uns gegenüber viel eher großzügig, was die Berichterstattung angeht. Großzügig sollten wir auch sein: wenn möglich bietet als Gegenleistung eure Hilfe an z.B. in Form von kostenlosen Demos. Vielleicht möchte die eine oder andere Zeitung damit ihre Weihnachtsfeier unterhaltsamer gestalten und es gibt euch gleichzeitig die Möglichkeit, bekannter zu werden.

Zeitplan
Zurück zu unserem Zeitplan. Die Kulturbeilage mit unserer auf eine Viertelseite gekürzte Info einschließlich Verlosung erschien am 27. Dezember -- und am 28.12. hatten wir unsere ersten drei Students, die alle einen Gutschein gewonnen hatten.

In den Monaten Dezember und Januar legten wir überall unsere Flyer aus.

Am 12. Januar (Samstag) schalteten wir zwei große Anzeigen, eine unter Bekanntschaften, die andere auf der Seite, auf der die Sportschulen und die VHS für neue Kurse warben. Gleichzeitig erschienen am 12., 14. und 16.01. Open House Vorankündigungen in der Zeitung unter "Was ist los in Pforzheim".

Am 14.01. machte unser Radiosender ein Interview mit uns (zwei Gründungsmitgliedern und unserem Caller), das eine Stunde dauerte. Es wurde dann auf ungefähr 1,5 Minuten Sendezeit gekürzt, dafür aber stündlich unter Veranstaltungstipps ausgestrahlt -- drei Tage lang in dieser und drei Tage lang in der folgenden Woche vor unserem zweiten Open House.

Am 16.01. fand unser erstes Open House mit über 50 interessierten neuen Tänzern statt, die viel Spaß bei ihren ersten Tänzen hatten. Ein freier Mitarbeiter der Zeitung besuchte uns, photographierte viel und -- wir hatten Glück -- schaffte es, auf dem Bild, das dann am 18.01. in der Zeitung erschien, das Strahlen unserer neuen Tänzer und die entspannte und gute Atmosphäre darzustellen.

Zusammen mit dem Bild erschien am 18.01. ein halbseitiger, sehr positiver Bericht.

Am 23.01. fand unser zweites Open House statt. Mehr als 80 interessierte neue Tänzer nahmen teil.

Zur Zeit (sechs Monate später) haben wir 41 Students in unserer Class, von anfänglich 52. Drei der 11 Aussteiger möchten die Class zu einem späteren Zeitpunkt machen. Auch die anderen hatten viel Spaß, möchten sich aber nicht für die Dauer von neun Monaten verpflichten.

Wir bemühen uns darum, alle sechs bis acht Wochen einen Artikel in die Zeitung zu bekommen, der über unsere Aktivitäten berichtet, z.B. über unseren Tanz im Altersheim, bei der wir die Senioren miteinbezogen, oder über unsere Student Dances.

Marketing kostet Geld
Oben habe ich mehrmals erwähnt, dass wir Gutscheine verlost haben. Auch andere Anreize eignen sich gut dazu, Interesse zu wecken: eine Classgebühr bezahlen, die zweite umsonst bekommen; eine Classgebühr bezahlen, bei der zweiten 50 % weniger bezahlen; zwei bezahlen, die dritte umsonst bekommen (für Familien); wenn Frauen ihren Partner mitbringen, darf er umsonst tanzen (wenn ihr einen hohen Frauenüberschuss habt).

Doch diese Ideen sowie Marketing an sich sind teuer. Woher soll das Geld kommen?

Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

• eventuell ist euer Caller bereit, auf die Classgebühr ein- oder zweimal zu verzichten
• kann die Vereinskasse eine kleine Anzahl Students finanzieren oder gibt es Fördermitglieder?
• andere Sponsoren. Sie sind schwer zu finden, doch es gibt sie. Versucht, frühzeitig herauszufinden, ob ein Clubmitglied die Anschaffung eines neuen Autos plant. Bittet dieses Mitglied darum, ein mögliches Class-Sponsoring mit dem Autohändler auszuhandeln. Es wird euch vielleicht
  überraschen, doch viele Autohändler haben großes Interesse daran, ortsansässige Vereine zu unterstützen -- und dementsprechende Publicity mitzunehmen. Bietet den Händlern im Gegenzug kostenlose Demos für ihr Sommerfest oder andere Veranstaltungen an, sowie (kostenlose oder vergünstigte) Werbemöglichkeiten in eurer Vereinspublikation, bei Specials oder sogar auf Flyern. Und hört nicht bei den Autohändlern auf, versucht euer Glück in anderen Branchen, sogar Banken oder Versicherungen. Sobald ihr den ersten Sponsor an Bord habt, werden die anderen mitziehen wollen!

Das war ein Überblick über ein paar unserer Ideen. Sollten sie euch beim Versuch, neue Tänzer anzusprechen, helfen, freue ich mich über euer Feedback. Sollten sie keinen Erfolg mit sich bringen, würde ich gerne wissen, warum. Am meisten jedoch bitte ich euch um Verbesserungsvorschläge unserer Ideen und um eure eigenen Erfolgsrezepte.

Ich freue mich auf eure Antworten!