Courtesy Between Clubs & Callers
Höflichkeit zwischen Clubs und Callern

I have been the Caller Coordinator for the Valley Trailers Square Dance Club in Northridge, California for over five years. We not only use local callers, but I also book callers from around the world. During those five years, I have learned a few things callers prefer in negotiations. Likewise, I have found things that can really interfere with my duties as the coordinator.

Some of the things that I have heard from callers regarding negotiations are:

1. When you first contact them, have a date in mind. Do not ask them, "What dates do you have open in 2005"? or "What 3^rd Saturdays do you have open in 2005"? Also, do not say, "I have the following dates open, which one would you like"? (And then list dates). If you would like them to call for you on February 19^th, 2005, you should say something to the effect of, "…I have the date of February 19^th, 2005, open and we would love to have you call for our club. If that date is not available or convenient, I do have some other dates open."

2. If this caller is not familiar with your club, tell the caller a little about it. How many members do you have? What program do you dance, Basic, Mainstream, Plus or Advanced? How big is your hall? What kind of floor? Is it air conditioned (if applicable)? How many squares do your dances usually have in attendance? You might also give the name(s) of a caller that would probably be known to the caller you are contacting and who is familiar with your club, suggesting the caller contact that caller for information on your club. It is difficult for a caller to make a decision on booking a dance when the caller knows nothing about the club.

3. Regarding the fees, don't ask the caller what he/she charges. You know how big your club is, how big your hall is, how many squares you can expect, and what you can afford. Make them an offer. It can be a flat fee; minimum or percentage (whichever is greater); or straight percentage. But YOU make the original offer. If it is not acceptable to the caller, then the caller will tell you what is required. Then you make the decision as to whether or not you can afford to book that caller.

4. If you both agree on a date and fee, SEND A CONTRACT - NOW! Once you have agreed, the caller is going to pencil you in for that date. That means that if any other club contacts him/her, the caller will turn them down. Send the contract so that you both have the assurance that the date is covered.

Now, we have some of the items that I feel callers should consider:

1. When a club representative contacts you, whether by postal mail, telephone or email, respond!!! It does not matter whether or not you want or are able to call for the club, or want to wait for a period of time before deciding; do give some type of immediate response. Give the club the courtesy of letting them know your feelings. Those who are booking callers for a club want to complete their chore. If a caller is asked to call for a particular date and never responds, the Caller Coordinator is hesitant to book another caller for that date. Common courtesy indicates that the caller should respond in some fashion to the inquiry, at least to let the club representative know that he/she has received their inquiry.

2. When you have agreed on a date and fee with a club's representative and receive a contract from them, sign and return the contract as soon as possible. [Note to Club Representatives: A self-addressed, stamped envelope should be included with all contracts.] In the club's opinion, that date is technically still open until the signed contract is received. Don't put them into the position where they have to book another caller and run into the hassle of having two callers claim to have contracts for the same dance.

I hope that these suggestions are helpful to both callers and club representatives. I know it has been very frustrating to me to try and get a caller to call one of our club dances and after several attempts, still not have any acknowledgment that my inquiry was even received. Please everyone, considering all that is going on in the square dance world today, we must work, clubs and callers alike, together. We must communicate.

Seit mehr als fünf Jahren bin ich der Caller Koordinator für den Valley Trailers Square Dance Club in Northridge, Kalifornien. Wir engagieren nicht nur Caller aus unserer Gegend, sondern aus der ganzen Welt. Während dieser fünf Jahre habe ich einige Dinge gelernt, die Caller bei ihren Vertragsverhandlungen bevorzugen. Ich habe außerdem ein paar Dinge herausgefunden, die meine Arbeit als Koordinator beeinflussen.

Einige der Dinge, die ich von Callern bei Vertragsverhandlungen gehört habe, sind:

1. Wenn ihr sie das erste mal ansprecht, sprecht über einen konkreten Termin. Fragt nicht "Welchen Termin hast Du 2005 noch frei?" oder "An welchen dritten Samstagen im Monat kannst Du 2005?" Sagt auch nicht "Uns würden 2005 die folgenden Termine (Liste der Termine) passen. Welcher davon würde Dir passen?" Wenn ihr den Caller für den 19. Februar 2005 haben möchtet, sagt etwas wie "... wir hätten gerne, dass Du am 19. Februar 2005 für uns callst. Wenn Dir dieser Termin nicht passt, haben wir noch einige andere Termine frei."

2. Wenn dieser Caller nicht mit eurem Club vertraut ist, erzählt ihm etwas über euch. Wie viele Mitglieder habt ihr, welches Programm (MS, Plus, Advanced...) tanzt ihr, Wie groß ist eure Halle, was für ein Boden, klimatisiert oder nicht, wie viele Squares tanzen normalerweise bei eurer Veranstaltung. Ihr könnt auch den Namen eines anderen Callers nennen, der euch kennt und dem Caller vorschlagen, mit diesem Kontakt aufzunehmen. Es ist schwer für einen Caller, sich für ein Angebot zu entscheiden, wenn er nichts über den Club weiß.

3. Fragt den Caller nicht nach der Gage, die er verlangt. Du weißt, wie groß euer Club und die Halle sind, wie viele Tänzer ihr erwartet und was ihr euch leisten könnt. Macht ein Angebot. Es kann ein Festpreis sein, ein Minimalpreis oder ein prozentualer Anteil der Einnahmen (je nachdem, was höher ist) oder nur ein prozentualer Anteil. Aber IHR macht das Angebot. Wenn der Caller es nicht akzeptieren will, dann soll er euch sagen, was er möchte. Dann könnt ihr entscheiden, ob ihr es euch leisten könnt, den Caller zu engagieren.

4. Wenn sich beide Seiten über Termin und Preis einig sind, SENDET EINEN VER­TRAG - SOFORT! Wenn ihr zugestimmt habt, wird euch der Caller für diesen Termin in seinen Kalender eintragen. Das bedeutet, dass er anderen Clubs, die ihn für diesen Termin ansprechen, absagen wird. Sendet den Vertrag, damit beide Seiten Sicherheit haben.

Nun zu einigen Punkten, die Caller berücksichtigen sollten:

1. Wenn euch ein Clubvertreter kontaktiert, egal ob per Post, Telefon oder e-Mail, antwortet!!! Es kommt nicht darauf an, ob ihr für diesen Club callen könnt oder wollt oder ob ihr noch Bedenkzeit braucht, gebt irgendeine unmittelbare Antwort. Seid so höflich und lasst den Club wissen wie ihr denkt. Diejenigen, die für den Club die Caller buchen, wollen ihr Team vervollständigen. Wenn ein Caller für einen bestimmten Termin angefragt wird und nie reagiert, zögert der Caller-Koordinator, für diesen Termin einen anderen Caller zu engagieren. Allgemeine Höflichkeitsregel ist, dass der Caller in irgendeiner Form reagieren sollte, zumindest, um den Club wissen zu lassen, dass er das Angebot erhalten hat.

2. Wenn ihr mit einem Clubvertreter Einigkeit über Gage und Termin erzielt habt und einen Vertrag erhaltet, unterschreibt und sendet den Vertrag so bald wie möglich zurück [Anmerkung für Clubvertreter: ein frankierter und an euch adressierter Rückumschlag sollte zu den Vertragsunterlagen ge­hören]. Aus Sicht des Clubs ist das Datum technisch solange offen, bis ein unterschrie­bener Vertrag eingetroffen ist. Bringt sie nicht in die Lage, einen anderen Caller engagieren zu müssen und dann mit dem Problem zu kämpfen, dass sie zwei Caller mit einem Vertrag für den gleichen Termin haben.

Ich hoffe, diese Hinweise sind sowohl für Caller als auch für Clubvertreter nützlich. Ich weiß, wie frustrierend es für mich war, zu versuchen, einen Caller für eine unserer Clubveranstaltungen zu bekommen und selbst nach mehreren Versuchen noch keine Antwort oder auch nur Bestätigung, dass das Angebot erhalten wurde, erhalten zu haben. Meine Bitte an alle, in Anbetracht all dessen, was in der Square Dance-Welt heutzutage passiert, müssen wir alle, Clubs und Caller, zusammen arbeiten. Wir müssen miteinander kommunizieren!

Übersetzung: Frank Becker