After the 100-km limitation for registration of Special Dances at the EAASDC fell by the wayside some years ago, there was a vacuum in regulations which we, in NRW, felt needed to be filled somehow. It was unsatisfactory, that each club in our region could organise its Special Dance at any time (I reported about the historic reasons for growth in my article "Student Parties in NRW" in the February 2003 issue of the bulletin), and there was no way to prevent it. As time passed we recognised that this was having an impact on everyone because of the large number of events and clubs. The smaller clubs with small finances suffered, because a bigger club in the neighbourhood could afford to hire a more attractive and therefore more expensive caller for their Special Dance. So we thought about having a co-ordinator for scheduling Special Dances, who was established in January 1998. The club representatives present elected me to this position at the Student Party in January 1998; I was assigned to be the voluntary co-ordinator and to draw up a schedule that would be available on the Internet. This was set up under the new Internet-address

"www.sdinfo.de/nrw.htm", where different lists are published (and updated on a monthly basis): clubs, regular and irregular dates (the most important list that includes Special Dances and other dates), classes, Plus/A1/A2 dances, caller and cuer and a list with clubs dancing during school summer holidays in NRW.

The clubs in this region had to be informed about this arrangement, whereby it was always emphasised that notification of dates to the co-ordinator was on a voluntary basis. Slowly the club representatives got used to this service and to the necessity to give early notification so that co-ordination is possible. It doesn't make sense to publish the schedule when everything is already set up (dance location, caller, date) and nothing can be changed any more. It is very important that the club representatives and organisers are able to contact each other early, in case of a clash of dates, and to arrange terms, to look for solutions and alternatives. I think, this is a process of learning, which is slow growing. There are still clubs that do not participate in the co-ordination of these dates. Others accepted the necessity because they saw that a lack of co-ordination could possibly harm them and that they could suffer financially because of a low number of guests. Many clubs participate now at the co-ordination and at the notification of dates and information, even if I have to request information from time to time. But last year showed that to a large extent there is co-operation between the clubs in this region, and that they adjust their dates with neighbour clubs. As being the co-ordinator I wanted to give everybody an organisational basis: lists of contacts, telephone numbers etc, just like the EAASDC club directory.

At the regular co-ordination meetings, mostly during Student Parties (Dortmund and Rheinland) in January and the Student Jamborees in our region, where many club representatives arrive, we discuss problems, look for solutions and compare notes. It stood the test, in the meantime there are 20 to 30 club representatives present.

Despite this successful voluntary co-ordination we should consider whether re-establishment of a km-zoning (e.g. 100 or 150 km) within the scope of approval through EAASDC would make sense and whether this would make the co-ordination better.
I think we should discuss the fundamentals of this. I also think that we should re-establish the status of Charter Dances, because no club should put off its Special Dance for another club's Special Dance, if this Special Dance has been existing as a Charter Dance for 10 or 20 years successfully and is fixed to a date. In the future we should consider this pro-blem and discuss it. We have several Charter Dances in our region, which are entitled and have been existing successfully for a long time.

To close my article another short remark: we in NRW did not invent the co-ordination of dates. Before us, the clubs in the Rhein/Main-area, where there is a higher concentration of clubs, started co-ordination and were more or less successful with it, because they saw the necessity early. We should exchange our experiences and learn from each other.

Translation: Marion Puschmann

Nachdem die 100-km-Begrenzung bei der Anmeldung von Special Dances bei der EAASDC vor einigen Jahren weggefallen war, ergab sich zunächst mal ein Vakuum der Regulierung, das, so meinten wir bei uns in NRW, irgendwie gefüllt werden müsste. Es war unbefriedigend, dass jeder Club in unserer Region - ich berichtete bereits über die historischen Gründe des Wachstums in meinem Artikel "Student Parties in NRW" im Bulletin vom Feb. 2003 -, jederzeit sein Special veranstalten konnte, und es gab keine Handhabe, dies zu verhindern. Mit der Zeit sahen wir, dass aufgrund der großen Zahl von Veranstaltungen und Clubs dies eine Belastung für alle wurde. Die kleineren Clubs mit geringerer Finanzkraft hatten das Nachsehen, wenn ein größerer Club in der Nachbarschaft einen zugkräftigeren und daher teureren Caller für seine Veranstaltung anheuerte. Daher besann man sich auf die Lösung, eine Koordinationsstelle für die Veranstaltungstermine einzurichten, was im Januar 1998 geschah. Meine Wenigkeit wurde auf der Student Party im Jan. 1998 von den anwesenden Clubverantwortlichen gewählt und beauftragt, diese Koordination auf freiwilliger Basis wahrzunehmen und Terminlisten zu erstellen, die dann im Internet zu finden sein würden. Dies wurde auch realisiert, und unter der jetzt neuen Internet-Adresse

"www.sdinfo.de/nrw.htm" werden, allmonatlich aktualisiert, die verschiedenen Listen veröffentlicht: Clubs, regelmäßige Termine, unregelmäßige Termine (die wichtigste Liste, in der die Special Dances und andere Termine zu finden sind), Classes, Plus/A1/A2 Tanzen, Caller und Cuer und auch im Sommer eine Ferientanzliste der Region NRW, die die in den Schulferien tanzenden Clubs aufführt.

Diese Einrichtung musste zunächst einmal den Clubs der Region erklärt werden, wobei immer die Freiwilligkeit der Meldung der Termine an die Koordinationsstelle im Vordergrund stand. Nach und nach gewöhnten sich die Clubverantwortlichen an die Einrichtung und auch daran, möglichst im Vorfeld die Termine zu melden, damit man auch die Möglichkeit der Koordination hat. Es ist nicht sinnvoll, die Termine in der Liste zu veröffentlichen, wenn bereits alles feststeht (Halle, Caller, Datum usw.) und nichts mehr zu ändern ist. Daher ist es am wichtigsten, dass die Clubverantwortlichen und Organisatoren vorher miteinander, im Falle der Terminkollision, Kontakt aufnehmen und sich absprechen, vor allem auch nach gangbaren Lösungen und Alternativen suchen. Ich denke, dass dies ein Lernprozeß ist, der langsam vorangeht. Es gibt immer noch Clubs, die sich überhaupt nicht an der Terminkoordination beteiligen. Andere haben die Notwendigkeit eingesehen, weil ihnen bewusst geworden ist, dass sie sich durch mangelnde Koordination selbst schaden und u.U. wegen niedriger Teilnehmerzahlen finanzielle Einbußen hinnehmen müssen. Viele Clubs aber beteiligen sich mittlerweile an der Koordination und auch an der Meldung der Daten und Informationen, auch wenn ich immer wieder mal nachfragen muss. Aber die Erfahrung des letzten Jahres zeigt, dass doch weitgehend eine Zusammenarbeit unter den Clubs der Region eingetreten ist und sie sich auch, gerade unter Nachbarclubs, untereinander abstimmen. Dafür habe ich nur mit der Arbeit der Koordinationsstelle eine organisatorische Basis zur Verfügung stellen wollen: Listen von Ansprechpartnern, Telefonnummern usw., ähnlich dem EAASDC Club Directory.

Auf den regelmäßig stattfindenden Koordinationsversammlungen bzw. -treffen, meistens während der Student Parties (Dortmund und Rheinland) im Januar und der Student Jamborees in unserer Region, zu der viele Clubverantwortliche anreisen, werden weiterhin die Probleme diskutiert, Lösungen gesucht und allgemein Erfahrungen ausgetauscht. Dies hat sich auch bewährt, mittlerweile sind auf den Treffen zwischen 20 und 30 Clubverantwort-
liche anwesend.

Trotz der erfolgreichen freiwilligen Koordination ist zu überlegen, ob nicht eine Wiedereinführung einer km-Begrenzung (z.B. 100 oder 150 km) im Rahmen der Genehmigung des Special Dance durch die EAASDC sinnvoll wäre und ob sich dadurch die Koordination nicht verbessern ließe. Ich glaube, dass man dies grundlegend diskutieren sollte. Auch meine ich, dass dem Status des Charter Dance wieder zu seiner alten Geltung verholfen werden sollte, denn man kann keinem Club zumuten, seinen Special-Termin wegen einer anderen Veranstaltung zu verschieben, wenn
diese Veranstaltung als Charter Dance bereits 10 oder 20 Jahre erfolgreich stattfindet und auch datumsgebunden ist. Diese Problematik sollte in der nächsten Zeit sorgfältig bedacht und diskutiert werden. Wir haben etliche Charter Dances in unserer Region, die ihre volle Berechtigung haben und seit langem erfolgreich durchgeführt werden.

Zum Abschluss noch eine kurze Bemerkung: Wir in Nordrhein-Westfalen haben die Terminkoordination nicht erfunden. Vor uns haben bereits die Clubs der Rhein-Main-Region, die eine höhere Clubdichte als bei uns aufweist, eine Koordination begonnen und mit mehr oder weniger Erfolg durchgeführt, weil die Notwendigkeit dort bereits früh erkannt wurde. Wir sollten auch in diesem Bereich mehr Erfahrungen unter den Regionen austauschen und voneinander lernen.