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EAASDC Bulletin Sep 2005

Rat & Hilfe

Info for Board Members (and Callers ?)

Info für Vereinsvorstände (und Caller ?)

Werner Moche, Twirling Bats und Rolf Möller, Bernemer Squeezers

Seminar during Spring-Jamboree

During the Spring Jamboree 2005

Bryan Gill and Rolf Möller offered

information on the subject of co-

operation between callers/leaders

and boards. It's a pity that only a few

board members out of more than

300 participating clubs and some

callers responded to this offer.

Topic tax

One of the topics discussed was the

tax to pay on callers’ fees and how

far the club is responsible for not or

not completely paid taxes and other

dues. This subject was too complex

and would have taken too much time

to be handled properly. But it was

clear that there is a demand by the

boards for additional information.

This article is especially intended to

reach new boards and board mem-

bers and also clubs without much

experience. We ask you NOT to re-

gard this as tax advice, and we

clearly ask the clubs to refer to a tax

accountant in case of doubt, because

there is such a diversity of possibili-

ties and local differences. And we

would also like to make clear that we

do not assume that any caller or

trainer is committing any tax fraud!

First of all it is important to note

that all incomes callers receive from

their clubs are declarable, although

afterwards there may be an allowable

deduction. This is in accordance

with the Income Tax Act – EStG § 2

clause 1 no. 3 (income from inde-

Seminar beim Spring-Jamboree 2005

Während der Spring-Jamboree 2005 boten Rolf

Möller und Bryan Gill für interessierte Clubvor-

stände eine Informationsveranstaltung zum

Thema Zusammenarbeit Caller/Leader und

Clubvorstand an. Leider nahmen von den mehr

als 300 an der Jamboree teilnehmenden Clubs

nur sehr wenige Clubvorstände und einige Caller

dieses Angebot wahr.

Thema Versteuerung

Im Verlauf der Diskussionen ergab sich unter

anderem auch das Teilthema Versteuerung der

vom Club gezahlten Caller-Einkünfte und Haf-

tung des Clubs für evtl. nicht oder nicht voll-

ständig daraus gezahlte Steuern (und Abgaben).

Aufgrund der Komplexität und dem dafür not-

wendigen Zeitbedarf konnte dieses Thema na-

turgemäß dort nicht weiter vertieft werden.

Gleichzeitig war aber offensichtlich, dass hier

zusätzlicher Informationsbedarf für Clubvor-

stände bestehen dürfte. Insbesondere an neue

Clubvorstände/Boardmitglieder und in derarti-

gen Dingen noch nicht langjährig erfahrene

Clubs richtet sich unser Artikel. Wir weisen aus-

drücklich darauf hin, dass wir mit diesem Artikel

keinerlei Steuerberatung durchführen, sondern

fordern die Clubs hiermit auf, sich in Zweifels-

fragen mit einem Steuerberater in Verbindung zu

setzen, da die örtlichen Fallgestaltungen durch-

aus unterschiedlich lösbar sein können. Und wir

weisen ebenso ausdrücklich darauf hin, dass wir

mit diesem Artikel keinem Caller oder Übungs-

leiter pauschal unterstellen, er würde in irgend

einer Weise Steuern hinterziehen!

Zunächst einmal ist deutlich zu betonen, dass

jegliche von den Clubs an ihre Caller gezahlten

Beträge steuerpflichtig sind, auch wenn anschlie-

ßend in Teilen Steuerfreibeträge angewendet

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Advice & Help

EAASDC Bulletin Sep 2005

pendent personal services), no. 4

(income from employment) or no. 7

(other income in the sense of § 22

EStG). Possibly there is also tax due

from no. 6 (income from rent and

lease) for the caller, too. Every board

and at least the treasurer should have

a current income/deferred income

tax handbook – please refer to the

end of this article for further reading

– if you don't have a tax accountant

anyway (who has to be paid!).

Type of contract

Important for the classification of

deferred income is the type of con-

tract between the caller and the club.

If it is clearly identifiable as an en-

gagement letter or a similar written

agreement, it is usually an “inde-

pendent personal service” and the

club is not responsible for unpaid

taxes, especially when there are offi-

cial invoices from the caller to the

club – here any terms in the contract

that make it look like a “job holder

contract” should be avoided.

Although the caller alone is respon-

sible for the proper handling and

payment of tax, every payment

agreement should contain a term

which declares the caller's responsi-

bility and discharges the club from

any liability.

“Representation allowance”

Here it should be noted that the

term “representation allowance” is

by no means a guarantee for a decla-

ration as “independent personal ser-

vices” or to make it free of income

tax, but in fact is much more likely

to raise the question of income from

employment (e.g. by using the term

werden dürfen. Dieses ergibt sich aus dem Ein-

kommensteuergesetz – EStG § 2 Abs. 1 Nr. 3

(Einkünfte aus selbständiger Arbeit), Nr. 4 (Ein-

künfte aus nichtselbständiger Arbeit) oder Nr. 7

(sonstige Einkünfte im Sinne des § 22 EStG).

Möglicherweise kann auch eine Steuerpflicht aus

Nr. 6 (Einkünfte aus Vermietung und Verpach-

tung) beim Caller vorliegen. Jedes Board, min-

destens aber der/die Treasurer, sollte unserer

Meinung nach im Besitz eines aktuellen Ein-

kommenssteuer-/Lohnsteuerhandbuches sein –

Literaturempfehlungen dazu findet Ihr am Ende

dieses Artikels – soweit Ihr nicht ohnehin von

einem Steuerberater, gebührenpflichtig (!), be-

treut werdet.

Vertragsgestaltung

Wesentlich für die Einordnung der steuerpflich-

tigen Einkünfte ist demnach die Vertragsge-

staltung des Clubs mit seinem Caller. Handelt es

sich um eine deutlich erkennbare Honorar- oder

vergleichbare schriftliche Vereinbarung, wobei

auch die sonstigen Vereinbarungen des Caller-

vertrages keine erkennbare arbeitnehmerähnliche

Abhängigkeit des Callers aufweisen sollten, lie-

gen in der Regel selbständige Einkünfte des Cal-

lers vor und die Haftung des Clubs für nicht ge-

zahlte Steuern des Callers ist eher weniger wahr-

scheinlich, vor allem wenn regelmäßig mit vom

Caller an den Club erstellten echten Rechnungen

gearbeitet wird.

Der Caller ist demnach allein verantwortlich für

die ordnungsgemäße Versteuerung seiner Ein-

nahmen. Dennoch sollte in jede Honorarverein-

barung des Clubs ausdrücklich eine Formulie-

rung aufgenommen werden, die den Caller auf

seine Versteuerungsverpflichtung, und damit

verbundene steuerliche Haftungsfreistellung des

Clubs, hinweist.

„Aufwandsentschädigung“ für Caller

Dabei ist aber zu beachten, dass die wohl häufig

gebrauchte Bezeichnung der Caller-Einkünfte als

„Aufwandsentschädigung“ keinen Freibrief für

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EAASDC Bulletin Sep 2005

Rat & Hilfe

“trainer”). Should a check lead to tax

based on § 19 EStG combined with

the

“Lohnsteuerdurch-

führungsverordnung” – LStDV –

and tax guide line 66 that the caller is

an employee of the club, then the

club is required to withhold the taxes

due to the rules of §§ 39 ff EStG

and to declare and pay them to the

fiscal authorities to which the club (!)

is responsible by the 10

of the fol-

lowing month, of late only elec-

tronically (ELSTER) (§41a EStG).

The name ELSTER stands for the

electronic tax declaration (in Ger-

man it is the name for a magpie –

which is well known as a thief).

Responsibility of club

If the club does not meet this obli-

gation, it is responsible for the im-

mediate payment in full in accor-

dance with § 42 d EStG. The club –

or the board member with their pri-

vate property depending on the club

constitution – is liable as an em-

ployer. The amount for which the

club might be responsible if the

caller does not pay the taxes can eas-

ily be build up to a respectable sum

over the years – the more so as late

payment charges and monetary fines

can be added to this. Not to mention

the possible difficulties the club can

expect in connection with future tax

exemptions by “his” finance office –

or a special problem which might

occur for clubs declared as a

“friendly society”.

Employer and employee

We do not have enough space to cite

all the rules of § 19 EStG. However,

die Einordnung als selbständige Einkünfte oder

gar steuerfreie Einkünfte darstellt, sondern damit

wesentlich wahrscheinlicher die Frage entstehen

kann, ob es sich dabei nicht doch eher um Ein-

künfte aus nichtselbständiger Tätigkeit handelt,

z.B. bei Verwendung des Tätigkeitsbegriffs

„Übungsleiter“. Und sollte eine nähere Prüfung

dieser Frage nach § 19 EStG in Verbindung mit

der Lohnsteuerdurchführungverordnung –

LStDV- und Lohnsteuerrichtlinie 66 dazu füh-

ren, dass es sich bei dem Caller doch um einen

Arbeitnehmer des Clubs handelt, wäre der Club

ausnahmslos zu jedem Zahlungstermin ver-

pflichtet, von den so genannten Callerbezügen

Lohnsteuern nach den Vorschriften der §§ 39 ff

EStG einzubehalten und diese an das für den

Club (!) zuständige Finanzamt bis zum 10. des

Folgemonats, neuerdings nur noch elektronisch !

(ELSTER-Verfahren), anzumelden und abzufüh-

ren (§ 41a EStG). ELSTER steht trotz oder ge-

rade wegen der Nähe zu dem diebischen Vogel

dennoch für ELektronische STeuerERklärung.

Haftung des Clubs

Kommt der Club dieser Verpflichtung nicht

nach, haftet er gegenüber dem Finanzamt sofort

und in vollem Umfang nach § 42d EStG. Diese

Haftung trifft den Club als Arbeitgeber und hier

zunächst den gesamten Vorstand/das Board,

eventuell bis zu einer Haftung aus dem Privat-

vermögen einzelner Boardmitglieder, je nach

Clubsatzung. Die Haftungssumme des Clubs bei

einem zahlungsunfähigen Caller/Übungsleiter

addiert sich so über mehrere Jahre leicht zu ei-

nem sehr ansehnlichen Betrag, der sich übli-

cherweise noch um Verspätungszuschläge und

Bußgelder/Geldauflagen deutlich erhöhen kann.

Von den sich möglicherweise anschließenden

Schwierigkeiten eines bisher als gemeinnützig,

und damit grundsätzlich von der Körperschafts-

steuer befreiten, eingetragenen Vereins bei der

nächsten Bewilligungsprüfung durch eben dieses

gleiche Finanzamt mal ganz abgesehen.

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Advice & Help

EAASDC Bulletin Sep 2005

here are a few points relevant for

such important questions:

An “employer” is (also) an artifi-

cial person in the shape of a reg-

istered association (e.V.) but also

an association of individuals (i.e.

an unregistered association)

An “employee” is in the broad

sense any dependent jobholder.

Trainers are always employees. Very

often clubs as well as callers wrongly

believe that the term “trainer” in

general implicates firstly that the job

is only a second job and secondly

that the trainer fee is tax free up to

EUR 1,848 according to §3 no. 26

EStG.

Correct is that secondary jobs are

rather seen as employee jobs with

general tax duty and that the tax free

amount is not for only one particular

trainer job but for all the trainer jobs

over the year one has taken together.

So if a club does not know exactly

how many trainer jobs their callers

have and how much they are paid in

total, the clubs cannot rely on the

correct and sole use of the tax free

amount for only their club and will

be liable, in the case maybe jointly

and in total, if taxes are not paid.

Tax duty of a caller

Of course there are several consoli-

dations into a lump sum due to §40a

StG in the case of tax duty of a

caller/trainer. But still the club can-

not be sure to be in the clear even

with the advised contract terms en-

suring that the caller will take care of

his tax payments. No normal job-

holder will ever be able to release

Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der Platz hier reicht keinesfalls aus, alle Rege-

lungen insbesondere aus § 19 EStG zu zitieren.

Als Anhaltspunkte für diese wichtigen Fragen

soll Euch aber folgendes dienen:

Arbeitgeber ist (auch) eine juristische Person

in Gestalt eines eingetragenen Vereins (e.V.),

aber auch eine reine Personenvereinigung

(z.B. nicht als Verein eingetragener Club).

Arbeitnehmer ist jeder im sehr weit ausgeleg-

ten Sinn abhängig Beschäftigter.

Übungsleiter sind grundsätzlich immer als Ar-

beitnehmer einzuordnen. Vielfach ist im Zusam-

menhang mit der Verwendung des Begriffs

Übungsleiter fälschlicherweise bei Clubs und

Callern die Auffassung anzutreffen, dass Ü-

bungsleiter erstens nur nebenberuflich arbeiten

und zweitens Übungsleitervergütungen doch

sowieso nach § 3 Nr. 26 EStG bis zu 1848 EUR

pro Jahr steuerfrei seien.

Richtig ist aber, dass nebenberufliche Tätigkeiten

eher immer als Arbeitnehmer oder arbeit-

nehmerähnliche Tätigkeiten, mit grundsätzlicher

Lohnsteuerpflicht, einzustufen sind und der vor-

genannte steuerfreie Jahreswert sich nicht auf

die einzelne Übungsleitervergütung bezieht,

sondern auf die Summe aller aus Übungsleitertä-

tigkeiten erzielten Einkünfte pro Kalenderjahr.

Wenn dem Club also die Menge und Höhe der

anderweitig erzielten Einkünfte nicht bekannt ist,

kann er sich auch nicht auf die richtige und al-

leinige Anwendung des vorgenanten Freibetra-

ges verlassen und haftet ggf. gesamtschuldne-

risch für deswegen nicht abgeführte Lohnsteu-

ern.

Steuerpflicht des Callers

Natürlich gibt es für den Fall einer vorliegenden

Lohnsteuerpflicht des Callers/Übungsleiters und

der damit verbundenen Einbehaltungs- und Ab-

führungspflicht des Clubs noch diverse andere

z.B. Pauschalierungsmöglichkeiten nach § 40a

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EAASDC Bulletin Sep 2005

Rat & Hilfe

either himself or his employer from

tax duty and promise that he will pay

the maturing liabilities at some time

in the future. Unfortunately it is not

possible to just leave the “club of

those who have to pay taxes”.

Don't panic now!

We will not look at social insurance

obligations which could come up

depending on the trainer fees espe-

cially when looking at lump summed

EUR 400 jobs and not even raise a

warning finger about the risks of

liability to follow from this. And we

also don't want to look at the exten-

sive and explicit penalties if rules

and regulations to avoid illegal em-

ployment are not regarded.

We just want you to become aware

of this subject and ask you to see the

possible risks, without causing any

panic. But again: every board mem-

ber is generally responsible for all

he/she does for everything done in

connection with the board member-

ship – and so are the club members

finally over the membership meet-

ings – if the club goes bankrupt be-

cause of demands for liability back

payments.

Our recommendation

Because of all this here is our rec-

ommendation:

Check your Caller contracts

Change the contract to remove

all doubt about the independent or

freelance nature of the caller’s job.

If you want or must keep the

caller's job as a “trainer” let the

caller assure in written form

whether the tax free limit of

EStG. Es bleibt aber dabei, dass der Club sich

keinesfalls sicher sein kann, auch mit der oben

empfohlenen Formulierung der Versteuerungs-

sicherstellung durch den Caller stets aus dem

Schneider zu sein. Keinem „normalen“ Arbeit-

nehmer wird es jemals möglich sein, sich selbst

oder über seinen Arbeitgeber von der Lohn-

steuerpflicht mal so eben abzumelden und zu

versichern, man würde die fälligen Steuern ir-

gendwann mal selbst bezahlen. Leider kann auch

niemand aus dem Verein der deutschen Steuer-

pflichtigen einfach so austreten.

Jetzt nur keine Panik!

Auf das unter Umständen und aus gleichem An-

lass auch mögliche Thema der Sozialver-

sicherungspflichtigkeit dieser Caller/ Übungslei-

tereinkünfte, gerade auch unter dem Aspekt der

pauschalierten 400

€

-Jobs, wollen wir an dieser

Stelle erst gar nicht eingehen und auch nicht

noch einmal warnend den Finger auf Haftungs-

risiken des Clubs aus dieser Ecke heben. Und wir

wollen auch nicht auf die erheblichen und aus-

drücklich strafbewehrten Vorschriften aus dem

Gesetz zur weiteren Bekämpfung der Schwarz-

arbeit hier eingehen.

Wir wollen Euch für dieses Thema schlicht sen-

sibilisieren und auf mögliche Risiken hinweisen,

ohne Panik verbreiten zu wollen. Aber noch

einmal: jedes Vorstands-/Boardmitglied haftet

grundsätzlich für sein Tun im Rahmen des Ver-

eins und die Clubmitglieder über die Mitglieder-

versammlung letztlich auch, wenn ihr Club auf-

grund von Haftungsnachzahlungen plötzlich vor

der finanziellen Pleite steht.

Unverbindliche Empfehlungen

Deshalb unsere unverbindliche Empfehlung:

überprüft Eure Callerverträge

verändert die Callerverträge nach Möglichkeit

zweifelsfrei in Richtung echte erkennbare

selbstständige bzw. freiberufliche Tätigkeit des

Callers

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Advice & Help

EAASDC Bulletin Sep 2005

EUR 1,848 might cause a prob-

lem; if “yes” see a tax accountant.

And finally you should separate

yourselves from any agreements

sealed by handshake if what you

learned from this article leads you

to see possible risks, even if you

are all in agreement, because there

is no means to prove anything

without something in writing.

Don't let us make you be afraid

to take over responsibility as an ac-

tive or future board member - it is

not as bad as it sounds, but being

careful helps to avoid damage to

the chinaware – just act as you do

in normal life with buying/selling

contracts and such like and

Do not treat this subject care-

lessly.