Advice & Help
EAASDC Bulletin Dec 2005
22
The club kitty and the audit
Die Vereinskasse und die Kassenprüfung
Reinhard Gerndt, Plus Connection
Now it is once again time for the annual
membership meeting, or however the
board's statement vis-à-vis its members
is called. Due attention should be given
there towards the club’s money. After
all, it is the members’ money that is be-
ing dealt with. This does not signal dis-
trust towards the treasurer if an audit is
performed on a regular basis and with
expert knowledge. No statutory pro-
visions exist. It is the club's business to
set the rules. This can be governed by
the articles of the club or the bylaws
but can also, as the case may be, be
governed by a membership resolution.
There is a rule: The bigger the club is
and the more money there is, the more
attention should be given to the audit.
The following has stood the test:
The audit should be performed at least
once annually. It is deemed appropriate
that the audit period conforms with the
fiscal year, i.e. normally from 1 January
until 31 December. Auditors are elected
by the membership and are not deter-
mined by the board. Two auditors are
advantageous. It eases the auditor's task
and moreover, gives a higher degree of
security with regard to control. It is
advisable in such a case to elect the
auditors for a two-year period. One
auditor should be elected each year so
that an old hand and a newcomer can
work together. If an additional deputy
is elected then you are on the safe side.
In the following year, the deputy can
move up to be an auditor. If possible,
re-elections should only be allowed af-
ter a longer period of time. Auditors
Jetzt ist wieder die Zeit der Jahreshaupt-
versammlungen oder wie auch immer der
Rechenschaftsbericht des Vorstandes gegen-
über den Mitgliedern genannt wird. Dabei
sollte der Vereinskasse die ihr gebührende
Aufmerksamkeit geschenkt werden. Schließ-
lich ist es das Geld der Clubmitglieder, um
das es dabei geht. Es ist daher auch kein
Misstrauen gegenüber dem Kassierer, wenn
die Kassenführung regelmäßig und mit Sach-
verstand vorgenommen wird. Dazu gibt es
keine gesetzlichen Vorschriften. Es ist Sache
jedes Clubs, dies selbst zu reglementieren.
Dies kann in der Satzung festgelegt sein, kann
aber auch von Fall zu Fall durch Mitglieder-
beschluss geregelt werden. Dabei gilt: Je grö-
ßer der Club ist und je mehr Geld bewegt
wird, umso mehr Aufmerksamkeit ist der
Kassenprüfung zu widmen. Bewährt hat sich:
Die Kassenprüfung erfolgt mindestens ein-
mal jährlich. Dabei ist es zweckmäßig, den
Prüfungszeitraum gleichlautend mit dem Ge-
schäftsjahr zu wählen, im Regelfall also vom
1.1. bis 31.12. Kassenprüfer sind von den
Mitgliedern zu wählen und nicht vom Vor-
stand zu bestimmen. Zwei Prüfer sind von
Vorteil, es erleichtert die Prüfungsarbeit und
ergibt darüber hinaus ein höheres Maß an
Sicherheit bei der Kontrolle. Gut ist in sol-
chem Fall, wenn die Kassenprüfer für zwei
Jahre gewählt werden. Dabei sollte jedes Jahr
einer gewählt werden, so dass stets ein alter
Fuchs und ein junger Hase zusammenarbei-
ten können. Wird auch noch ein Vertreter
gewählt, ist man auf der sicheren Seite. Der
Vertreter kann im Folgejahr zum Prüfer auf-
rücken. Wiederwahlen sollten möglichst erst
nach einem längeren Zeitraum erfolgen. Kas-
senprüfer haben auch ohne ausdrückliche
