In the last issue we announced a report on a new form of distributing the EAASDC Club Directory and here it is. While the article about the Internet in the last issue was probably interesting for only a minority (as yet), this article is aimed mostly at those club secretaries who own a PC or are allowed to use one. Using this new form you may print your own address labels for mailing your flyers - you may even select certain addresses by various criteria. Having taken part in the development as well as the testing of the program we may be a bit biased, but we claim: The product turned out well and we are using it ourselves.

But - as nothing in this world is perfect - we are already thinking about enhancements.

Wie im letzten Heft angekündigt bringen wir heute einen Bericht über eine neue Verbreitungsform des "EAASDC Club Directory". Während das Internet-Thema des letzten Heftes sicher eine (noch) kleine Minderheit der Tänzer ansprach, sollten diesen Artikel vor allem die Club-Secretaries lesen, die einen PC besitzen oder benutzen dürfen. Mit diesem neuen Hilfsmittel können nämlich die Adress-Etiketten für den Flyerversand jetzt selbst erstellt werden - sogar nach verschiedenen Kriterien selektiert. Da wir sowohl bei der Konzeption, als auch in der Testphase mitgewirkt haben, sind wir sicher etwas voreingenommen, aber wir können nur sagen: Es ist gut gelungen und wird auch von uns selbst benutzt.

Über Verbesserungen und Erweiterungen wird aber auch schon nachgedacht, denn nichts auf dieser Welt ist vollkommen!

What is EEDISK?

First of all it's a diskette with all the data of the printed EAASDC Directory of Clubs which is published every other month in addition to the Bulletin. Moreover it's a program which enables you to select data from this database by various attributes. You can either read the complete directory entry of the clubs selected or print the club mailing addresses on labels. The search attributes are as follows: first letters of the club's name, area codes, day or place of dance. The attributes can be used separately or in any combination.

What were our goals?

First: The flaws of the former procedure were to be eliminated:

• As the clubs were listed by day of dance it was very time-consuming to find all the clubs of a certain area.
• You couldn't order address labels for a certain region only.
• Mailing the address labels took some effort and hardly covered the expenses.

The requirements were:

• to establish current data from the EAASDC database
• user-friendly search functions
• the printing of the data of a particular club on a page or of a selected group of clubs as address labels.
• no licenses should be required for the programs
• the misuse of data was to be made more difficult
• minimal requirements on the part of the user's equipment

I'm proud to say we've accomplished all these goals.

Who will receive EEDISK?

Every Bulletin subscriber can also subscribe to the EEDISK, as well as the clubs. It will then be sent to the current mailing address, i.e. if the MA changes, the diskette will be sent to the new address. The order should be sent to the Bulletin Administrator. The diskette will be mailed at the same time as the printed Club Directory.

What is available?

In September I delivered the pre-ordered subscriptions, i.e. software and database, and at the beginning of November the updated data of the Directory. The software was delivered on diskettes with a program to transfer it to the hard disk. Searching is a lot faster on the hard disk than on the diskette.

Apart from a relatively small number of failures the software seems to work without a hitch. I received two complaints on diskette failures (damaged in the mail?), three other users hadn't followed the instructions on how to install the software.

One point was criticized: The software runs only on DOS. This was a requirement for two reasons:

- the demands on the users' PC equipment were to be kept minimal so that older models could also be used. Not every square dancer is a PC freak as well. We received some phone calls confirming this fact.

- the database software, which manages the directory data, the subscribers' addresses and date of expiration as well as the bookkeeping, had grown in many years and is indispensable for the administrator's job, but it has one disadvantage: it runs very haphazardly on Windows and sometimes even destroys its own data. Some subscribers tried it anyway and can confirm the negative result. We didn't know, however, that a similar effect occurs with disk compression.

But if the first diskette with the program and data has been installed as instructed, using and updating the data raises no problems at all. Repeatedly I was also informed that the printed labels had been used for mailing the flyers.

Why copy protection?

Another point that was criticized is the copy protection for the EEDISK. The data are encrypted - in order to make it quite impossible to use them for other purposes - as the board had defined this requirement with commercial parasites in mind.

Owing to a different kind of profiteers we had to install a copy protection. An electronic key, transferable from diskette to hard disk (and vice versa) allows only one functioning copy of the program per subscriber. Unfortunately we were forced to do this because, when trying to sell subscriptions we were often told: I don't need that, I'll just get a copy from the neighbouring club.

According to a members' resolution the Bulletin has to finance itself and work profitably. Having estimated the number of potential subscribers we decided to have the main part of the EEDISK programmed by an expert, because we were unable to do this besides our EAASDC duties and our regular jobs (it's just not possible to live off honorary posts). Luckily this professional programmer loves square dance (even if he's not actually dancing) so we only had to pay a token fee, but even this amount has to be raised. Another requirement was to keep the price for the diskette as low as possible. As soon as the expenses are covered we'll think about dropping the copy protection. So go ahead and enlist new subscribers!

And in future?

First of all I'd like to get the delivery of the diskettes and the management of the EEDISK subscriptions organized and see if the new procedures stand the test. Meanwhile I'm collecting suggestions and requests to improve the program.

At the moment we're working on improving the printing of labels on DIN A4 paper because rapid innovation in the computer industry, which increasingly offers low-budget printers, makes this necessary.

I'm also trying to get permission from other associations to publish data of clubs wich don't belong to EAASDC. People need information on where they can square dance during their vacation in foreign countries.

I'd like to thank all those who sent me a postcard from their (square dance) vacation. They thanked me for having supplied them with addresses of clubs abroad. This attitude motivates me the next time when I'm asked to provide addresses of foreign clubs.

(Transl. Marielle Gietl)

Was ist EEDISK?

EEDISK ist zum einen eine Datenbank, die alle Daten des gedruckten "EAASDC Directory of Member Clubs" enthält, das alle zwei Monate als Zusatz zum Bulletin erscheint. Außerdem aber auch ein Programm, das das Suchen mit verschiedenen Kriterien in dieser Datenbank erlaubt und für die gefundenen Clubs wahlweise den vollständigen Directory-Eintrag am Bildschirm anzeigt oder die Anschrift der Club-Mailing-Adressen auf Etiketten druckt. Suchbegriffe können sein: Beginn des Clubnamens, Postleitgebiete, Tanztag oder -ort. Die Begriffe können einzeln oder in Kombination benutzt werden.

Was waren die Ziele?

Es sollten zum einen die Mängel des bisherigen Verfahrens beseitigt werden:

• Durch die Sortierung der Clubs nach Tanztagen ist die Suche nach Tanzmöglichkeiten in bestimmten Gebieten aufwendig
• Der Bezug von Aufklebern für eine bestimmte Region ist nicht möglich
• Der Versand der Adressetiketten ist sehr aufwendig und deckt kaum die Kosten.

Gefordert wurde

• Erstellen eines aktuellen Datenbestands aus der EAASDC-Datenbank
• benutzerfreundliche Suchfunktionen
• Ausdruck einzelner Clubs als Datenblatt und einer selektierten Gruppe als Aufkleber
• Lizenzfreiheit des verteilten Programms
• Erschwernis des Datenmißbrauchs
• Minimalanforderungen an die Ausrüstung des Anwenders

Ich bin stolz darauf, daß wir an alle diese Punkte einen Haken machen können.

Wer bekommt EEDISK?

Jeder, der ein Bulletin-Abonnement hat, kann zusätzlich ein EEDISK abonnieren. Auch der Club kann es abonnieren. Es wird dann immer an die Mailingadresse geschickt, d.h. bei Wechsel der MA, wird auch der Versand der Diskette an eine andere Anschrift vorgenommen. Die Bestelladresse findet ihr unter "Wer macht was / Administrator". Die Auslieferungstermine liegen parallel zum gedruckten Club-Directory

Was ist verfügbar?

Ich habe im September die vorbestellten Abos ausgeliefert, d.h. Programm und Datenbank und Anfang November den aktualisierten Datenbestand des Directory. Die Lieferung erfolgte auf Disketten mit einem Programm zum Übertragen auf die Festplatte. Die Suchvorgänge sind auf der Festplatte erheblich schneller als auf der Diskette.

Bis auf einen relativ kleinen Prozentsatz scheint der Einsatz des Programms erfreulicherweise reibungslos geklappt zu haben. Die Störungsmeldungen, die mich erreichten, waren in zwei Fällen auf Diskettenfehler (Versandschaden?) zurückzuführen. In drei weiteren Fälle war die Ursache, daß sich die Empfänger nicht an den Hinweis gehalten hatten, das Programm nur so wie vorgeschrieben in Betrieb zu nehmen.

Damit bin ich bei einem der Kritikpunkte: Das Programm läuft nur im guten alten DOS-Modus. Zwei Gründe gibt es dafür:

Der erste stand in der Vorgabe: die Ansprüche an die PC-Ausrüstung der Benutzer sollten möglichst klein sein, damit auch "Oldtimer-Modelle" benutzt werden können - nicht alle Square Dancer sind auch PC-Freaks. Einige Anrufe aus diesem Kreis haben unsere Annahmen bestätigt.

Der zweite Grund ist das von mir verwendete Datenbankprogramm zur Verwaltung der Directory-Daten, der Abo-Adressen und -laufzeiten und der Buchhaltung. Es ist über viele Jahre entstanden und für die Aufgaben des Administrators unersetzlich. Es hat aber einen Nachteil: es läuft unter Windows sehr unsicher und zerstört manchmal seine eigenen Daten. Einige Abonnenten haben es dennoch versucht und können den Effekt bestätigen. Daß ein ähnlicher Effekt auch auf komprimierten Platten auftritt, wußten wir vorher allerdings nicht.

Wenn aber die erste Diskette mit Programm und Daten so eingerichtet wurde, wie es auf der beiliegenden Anleitung erläutert ist, gibt es keine Probleme bei der Benutzung und Aktualisierung. Wiederholt bekam ich schon die Informationen, daß der Etikettenausdruck für den Flyerversand genutzt wurde.

Warum Schutzmechanismen?

Ein weiterer Kritikpunkt betrifft Schutzeinrichtungen des EEDISK: die Daten sind verschlüsselt, damit - wie es in der vom Board beschlossenen Vorgabe hieß - "ihre Extraktion für andere Zwecke weitgehend erschwert ist". Gedacht war dabei wohl an kommerzielle 'Trittbrettfahrer'.

Einer anderen Sorte Trittbrettfahrern habt ihr den Kopierschutz zu verdanken. Ein elektronischer Schlüssel, der von der Diskette auf die Festplatte (und auch wieder zurück) übertragen werden kann, bewirkt, daß je Abonnent nur eine lauffähige Kopie des Programms verfügbar ist. Wir sahen uns zu unserem eigenen Bedauern gezwungen, diesen Kopierschutz einzuführen, weil ich bei der Werbung möglicher Abonnenten sehr oft die Antwort erhielt: "das brauche ich nicht, das werde ich beim Nachbarclub kopieren".

Das Bulletin ist laut Mitgliederbeschluß gehalten, sich selbst zu finanzieren und damit rentabel zu arbeiten. Nach Abschätzung der möglichen Abonnentenzahl haben wir uns entschlossen, das Kernstück des EEDISK von einem Profi programmieren zu lassen, da dieser Aufwand von uns neben der Arbeit für die EAASDC und unserer Erwerbstätigkeit nicht zu erbringen war (man kann leider nicht von Ehrenämtern leben). Da dieser Profi vom Square Dance (nicht-aktiv) begeistert ist, haben wir zwar nur einen Anerkennungsbetrag zahlen brauchen, aber auch der muß wieder in die Kasse kommen. Vorgabe war auch, den Preis für den Vertrieb der Diskette so niedrig wie möglich zu halten. Wir werden aber über den Kopierschutz nachdenken, sobald die Kosten gedeckt sind. Werbt neue Abonnenten!

Wie geht es weiter?

Zunächst möchte ich die Auslieferung der Disketten und die Verwaltung der EEDISK-Abonnements in geregelte Bahnen bringen und sehen, wie sich die neuen Verfahren bewähren. Daneben sammle ich schon alle Anregungen und Wünsche zur Verbesserung des Programms.

Zur Zeit arbeiten wir an einer Verbesserung des Etikettenausdrucks auf DIN A4 (für Drucker ohne Traktorführung), da die rasante Entwicklung in der Computerbranche, die immer preiswertere Drucker mit sich bringt, dies einfach fordert.

Außerdem versuche ich auch, von den anderen Dachverbänden die Erlaubnis für die Veröffentlichung von Daten der Clubs zu erhalten, die nicht der EAASDC angehören. Die Nachfrage nach Informationen für Urlaubsreisen, verbunden mit Besuchen anderer Clubs, ist doch sehr groß.

An dieser Stelle gleich auch ein Dankeschön an all diejenigen, die mir von Ihrer (SD)-Urlaubsreise eine Postkarte geschickt und sich für die Vermittlung der Auslandsadressen bedankt haben. Das motiviert für die Erledigung der nächsten Anfragen nach auswärtigen Clubs!