A club newsletter is essential to successful club operations. They come in various shapes, sizes, styles, and content. The club newsletter is a "picture" of the club and reflects on the club operations. To produce a newsletter, an editor must understand the design, goals, writing techniques, assembly procedures, printing and distribution concepts. This Information Sheet will provide a thumbnail sketch of a club newsletter.

The club newsletter is a communications tool of the club and is used to disseminate information to the club members. It serves to bond all club members together into a family unit and keeps the members informed of all planned club activities and functions. The club newsletter builds interest in the club and its activities. It also can be of great assistance in obtaining membership involvement in club functions.

A newsletter is a document that informs, announces, reminds, advises, instructs, advertises, and communicates. The club newsletter is a short publication that contains specific information about the club and the related dance community. It must be attractive to catch the eye of the club member and make the member want to read it without laying it down. The newsletter should report on the recent club activities in a newsy fashion that will make absentee dancers wish they had not missed any club function. The newsletter should be written in a manner that the readers want to attend and participate in all future club sessions and activities. The contents must be accurate, factual, brief and impartial. The editor or writer must use good judgment in preparing a club newsletter and highlight the long range plans, short range plans, financial status, and other business activities of the club. The newsletter should contain a schedule of future club, area, state and national events and report the status of club/class membership as to sickness, absentees, etc. The newsletter should also reflect praise to members, caller, cuer, workers, etc. that have provided support to the club. Avoid using the newsletter to voice personal criticism of the club.

A club newsletter is needed to communicate with the active, inactive, and absent club members. The newsletter will assure that "all" club members are aware of club plans and actions. It also provides advance schedules of club events so that the members can plan other family, work or home activities "around" existing scheduled dance events.

A club officer or designated club editor is suggested. The editor must have access to club planning sessions and meetings to properly obtain factual data to convey to the club members.

The design of a club newsletter is accomplished in advance and is given serious thought. First impressions are critical in a printed document. If the document does not impress a reader at first glance, the reader ignores the document. The design of a newsletter is worthless if the content is poor. The newsletter design and content should compliment each other. Most newsletters are prepared on a typewriter or computer using club stationery or on a special developed club newsletter format. It may contain the club logo to make it eye appealing to the club members. The nameplate of the newsletter is one of the most important design features. It is placed on the top of the newsletter, in large conspicuous bold print and is the first and most often thing observed by the reader. The date and issue number is normally placed under the nameplate. The size of a newsletter is optional. The standard 8 1/2" X 11" size paper provides for ease in preparation and printing. The smaller 5 1/2" X 8" requires folding and stapling with a special stapler. One, two or three column format can be successfully used in the newsletter design. The size of type should be sufficient so as not to make the reader uncomfortable in reading the entire newsletter. The newsletter may be one to several pages in length.
The writer or editor must continuously think

"What do they want to read about and what should they read about?"

Use the 5 W's Story Form for each article that is written for the newsletter. Every newsletter article or story should answer these five questions -

• Who, What, When, Where, Why ?

Readers enjoy seeing their name or photos in print, so use names and photos of your club members and visitors. Most photographs will appear as dark blobs without special processing. You can not run a photo through a copy machine and come up with a copy that can be used in a newsletter. The photo should have a halftone made by a print shop or by use of an art screen. A halftone makes the photo appear as several thousand little dots which will provide the required contrast in the photo. Clip art used in newsletters are illustrations or drawings that have been clipped out of special clip art pamphlets, magazines or books that can be purchased at art stores, print shops, school supplies or from dance magazines or shops. The best source comes from other newsletters. After all the articles, ads, fliers, etc. have been prepared for the newsletter, the document should be assembled and may require using the cut and paste method. Review and proofreading is of prime importance in the preparation of a newsletter. People who are good editors or writers are not necessarily good proofreaders. Individuals that write articles also read them like they want them to be read - not necessarily like they are written. Be your worst critic! Check factual details. Correct typographical and grammatical errors. If in doubt about a word or phrase, check it out! Does the article inform you and attract your attention? If it doesn't - rework it. Make the reader proud of you and the club.

A club newsletter issued once a month should be adequate. More often would be too much and quarterly would not be adequate to provide the desired club news and schedule of club events. They should be published on a standard schedule, such as the first of the month or the 15th of the month. It is very important to maintain a firm publishing schedule. Club members will be expecting the newsletter on schedule! Production is normally accomplished by the use of photocopy machines at quick-print shops.

The most economical method is to pass the newsletter out at the next club function. You must be careful not to interrupt the dancing. You don't want the dancers sitting around reading when they are needed to fill a square. The newsletters that are not distributed at the club event, should be mailed the next day. It is very important that the newsletters are delivered without delay. "News" becomes history if the newsletters are not delivered immediately.

The best source of information is from the Publications Display at every National Square Dance Convention. There are many sample copies of newsletters and magazines that can provide a lot of ideas, articles and clip art. Ads in the national dance magazines also provides numerous sources for information that an editor may need. Other editors are a good source for information and guidance. For additional information concerning the organizations of the Square Dance Movement, contact the U.S.D.A. Education Committee.

John & Janet Rothrock,

USDA EDUCATION CHAIRMAN,

3206 SW 33rd Court, Topeka, KS 66614 (913)272-4332

Clubzeitungen sind wesentlich für eine erfolgreiche Clubarbeit. Sie erscheinen in verschiedenen Formen, Größen, Stilen und Inhalten. Die Clubzeitung ist ein "Abbild" des Clubs und spiegelt seine Arbeit wider. Um eine Clubzeitung zu erstellen, muß der Herausgeber etwas von Entwurf, Zielen, Schreibtechniken, Verfahren der Stoffsammlung und den Druck- und Verteilungsmöglichkeiten wissen. Dieser Artikel will nur den groben Aufriß einer Clubzeitung liefern.

Die Zeitung ist ein Kommunikationsmittel des Clubs und wird dazu benutzt, Nachrichten an die Mitglieder zu verbreiten. Sie dient dazu, alle Mitglieder zu einer "Familie" zu verschweißen und informiert sie über geplante Clubaktivitäten und -veranstaltungen. Die Clubzeitung verstärkt das Interesse am Club und seinen Aktivitäten, sie kann außerdem eine große Hilfe dabei sein, die Mitglieder in die Veranstaltungen einzubeziehen.

Eine Zeitung ist ein Papier, das informiert, ankündigt, erinnert, berät, unterweist, anzeigt und mitteilt. Die Clubzeitung ist eine kleines Blatt, das spezielle Informationen über den Club und die umliegende Tanzwelt enthält. Sie muß attraktiv sein, um den Mitgliedern ins Auge zu fallen und so sie zum Lesen animieren, daß sie sie nicht wieder weglegen. Die Clubzeitung sollte über vergangene Clubveranstaltungen so viele Neuigkeiten berichten, daß abwesende Tänzer wünschten, sie hätten keine Veranstaltung verpaßt. Sie muß in einer solchen Art geschrieben sein, daß die Leser an allen künftigen Clubveranstaltungen teilnehmen wollen. Der Inhalt muß genau, sachlich, kurz und unparteiisch sein. Der Herausgeber oder Schreiber sollte ein gutes Urteilsvermögen haben, wenn er die Clubzeitung vorbereitet und lang- und kurzfristige Pläne, Finanzstatus oder andere Clubgeschäfte beleuchtet. Die Clubzeitung sollte einen Veranstaltungskalender des Clubs und des umliegenden Gebiets enthalten, über den Mitgliedsstand in Club und Class berichten, sowie über Krankheit, längere Abwesenheit usw. Sie sollte aber auch Lobendes über Mitglieder, Caller, Cuer usw. wiedergeben, die im Club besondere Unterstützung geleistet haben. Vermeidet persönliche Kritik.

Eine Clubzeitung wird gebraucht, um mit aktiven, inaktiven und abwesenden Mitgliedern zu kommunizieren. Die Zeitung stellt sicher, daß "alle" Clubmitglieder über Pläne und Aktionen Bescheid wissen. Sie verbreitet auch die geplanten Clubveranstaltungen, so daß die Mitglieder andere familiäre, geschäftliche oder häusliche Aktivitäten um die geplanten Clubveranstaltungen "herum" planen können.

Ein Board-Mitglied oder ein "Club Editor" sollte benannt werden. Der Editor muß Zutritt zu den Planungssitzungen haben, damit er die Fakten richtig an die Mitglieder weiterleiten kann.

Der Entwurf wird im Voraus gemacht und sollte gründlich überlegt werden. Der erste Eindruck ist bei einem Druckwerk wesentlich. Wenn das Papier den Leser nicht auf den ersten Blick beeindruckt, wird er es liegenlassen. Das Aussehen der Zeitung ist wertlos, wenn der Inhalt nichts taugt. Aussehen und Inhalt sollten sich gegenseitig ergänzen. Die meisten Clubzeitungen werden mit Schreibmaschine oder Computer auf Club-Briefpapier geschrieben oder verwenden ein besonderes Clubzeitungsformat. Es kann das Club-Logo enthalten, um es für die Clubmitglieder besonders ansprechend zu machen. Der Titel der Clubzeitung ist eines der wichtigsten Entwurfsdetails. Er steht am Kopf der Seite, in großer auffallender Schrift und wird vom Leser zuerst und am meisten beachtet. Datum und Ausgabenummer wird normalerweise unter der Titelzeile plaziert. Das Format der Zeitung ist beliebig: das Standard DIN A4 Papier ist leicht zu gestalten und zu drucken, das kleinere DIN A5-Format erfordert ein Falten und Heften mit spezieller Heftmaschine. Ein-, zwei- oder dreispaltiger Seitenaufbau kann in gleicher Weise erfolgreich sein. Die Schrifthöhe sollte so groß sein, daß es für den Leser nicht anstrengend wird, die gesamte Zeitung zu lesen. Der Umfang kann eine oder mehrere Seiten betragen. Schreiber oder Editor sollten sich immer wieder fragen

"Worüber wollen sie etwas lesen und worüber sollen sie etwas lesen?"

Benutze das 5-W-Schema für jeden Artikel, der für die Zeitung geschrieben wird. Jeder Zeitungsartikel sollte die Antworten auf folgende fünf Fragen enthalten:

• Wer - Was - Wann - Wo - Warum ?

Leser freuen sich darüber, ihren Namen oder ihr Bild gedruckt zu sehen, also verwende Namen und Bilder Deiner Clubmitglieder und Besucher. Die meisten Bilder wirken ohne spezielle Behandlung wie schwarze Kleckse. Man kann nicht Photos durch den Kopierer laufen lassen und die Kopie in einer Zeitung verwenden. Photos müssen zu "Halbton"-Vorlagen gemacht werden - entweder in einem Copy-Shop oder indem man sie mit einem Bildbearbeitungsprogramm "rastert". Als "Halbton" wird das Bild aus einigen tausend Punkten erzeugt, die für den richtigen Kontrast sorgen. Grafiken können aus speziellen Heften, Magazinen oder Büchern ausgeschnitten werden, die über Geschäfte für Künstlerbedarf oder Schulartikel, in Copy-Shops oder über Tanz-Magazine und -Shops erhältlich sind. Die beste Quelle sind andere Zeitungen. (Beachtet aber eventuelle Copyrights! - Editor ) Nachdem alle Artikel, Anzeigen, Flyer usw. für die Zeitung vorbereitet sind, muß die ganze Ausgabe - eventuell durch "Schneiden und Kleben" - zusammengebaut werden. Kontrollieren und Korrekturlesen ist bei der Vorbereitung von höchster Wichtigkeit. Gute Editoren und Schreiber sind nicht unbedingt auch gute Korrektoren. Leute, die einen Artikel schreiben, lesen ihn auch so, wie sie ihn gelesen haben wollen - nicht unbedingt so, wie er geschrieben ist. Sei selbst Dein schärfster Kritiker! Überprüfe alle sachlichen Einzelheiten. Korrigiere Rechtschreibung und Grammatik. Wenn Du im Zweifel bist bei einem Wort oder einer Redewendung, schlag es nach! Informiert Dich der Artikel und erregt er Deine Aufmerksamkeit? Wenn nicht - überarbeite ihn. Mach den Leser stolz auf Dich und den Club.

Eine Clubzeitung mit monatlichem Erscheinen sollte ausreichen. Öfter wäre zuviel und vierteljährlich zu selten, um die Neuigkeiten und Termine zu verbreiten. Die Zeitung sollte zu einem festen Termin erscheinen, wie am Monatsersten oder zur Monatsmitte.. Es ist sehr wichtig, diesen festen Erscheinungstermin einzuhalten. Die Clubmitglieder erwarten die Zeitung pünktlich! Die Herstellung erfolgt normalerweise mit dem Photokopierer oder im Copy-Shop.

Die wirtschaftlichste Methode ist die Verteilung am nächsten Clubabend. Du solltest nur darauf achten, nicht das Tanzen zu unterbrechen: die Tänzer sollen nicht lesend herumsitzen, wenn sie gebraucht werden, um einen Square aufzufüllen. Die Zeitungen, die nicht am Clubabend verteilt werden können, sollten am nächsten Tag versandt werden. Es ist sehr wichtig, daß die Zeitungen ohne Verzögerung ausgeliefert werden. "Neuigkeiten" werden "Geschichte", wenn die Zeitung nicht sofort ausgeliefert wird.

Die im amerikanischen Originaltext angeführten Quellen (Publikationsübersichten bei der National SD Convention, verschiedene SD-Zeitschriften) sind hierzulande nicht oder nur schwer erreichbar. Wir können Euch nur in aller Bescheidenheit unser EAASDC-Bulletin als Beispiel empfehlen und Euch den Rat geben: schaut Euch bei den benachbarten Clubs um. Es ist zwar leider oft so, daß die Clubzeitungen nur ungern an "Externe" herausgegeben werden, weil sie angeblich oft "Club-Interna" enthalten, aber wenn ihr Euch als künftiger Kollege vorstellt, hat sicher kein "Club-Editor" etwas dagegen, mit Euch seine Aufgabe und seine Vorstellungen zu diskutieren.

Noch etwas in eigener Sache: Wie Ihr im Impressum lesen könnt, ist das Nachdrucken von Bulletin-Artikeln und Veranstaltungskalender erlaubt, sofern die Herkunft angegeben wird.

Übers.: Hansjörg Pade, Editor