Wir sammeln für Japan! Die EAASDC ruft auf zur großen Spendenaktion für Japan!

Auszüge aus dem Emailverkehr mit der JSDA der letzten Tage:

„Ich möchte mich entschuldigen, weil ich so spät auf Ihr tief mitfühlendes Angebot , Spenden für uns, JSDA, zu sammeln, antworte. Ich war während dieser Tage damit beschäftigt, Schlüsselpersonen zu kontaktieren und die Informationen bezüglich der Situation unserer Mitglieder in den – wie Sie aus den TV-Nachrichten wissen -von Erdbeben und Tsunami beschädigten Gebieten zusammenzutragen.

Ich möchte Ihnen so sehr für Ihr Angebot danken, dass Sie, die EAASDC, eine Spendenaktion für uns starten wollen.“

Mr. Keiji HANDA, Vorstand und Manager des Hauptbüros der Japanischen Square Dance Vereinigung (JSDA).

„Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Auf der Grundlage Ihrer E-Mail werden wir die Sammelaktion für japanische Square Dancer die durch Erdbeben und Tsunami in Not geraten sind starten. Wir werden Ihrer Zahlungsanweisung folgen und das gesammelte Geld in Teilen und in  zeitlichen Abständen überweisen. Ich werde Ihre Mail an Peter Budsky, unseren Kassier weiterleiten, der für die finanzielle Seite verantwortlich sein wird.

Wir sind weiterhin in Gedanken, Gebeten und Hoffnungen bei Ihnen und Ihrem Volk.“

Wolfgang Daiss, President EAASDC

Aufgrund der Ereignisse in Japan bitten wir nun alle Tänzer und Tänzerinnen um Geldspenden auf folgende Kontoverbindung:

……………………xxxxxxxx………9999999999……………

Das Geld wird in zeitlichen Abständen an die Japan Square Dance Association überwiesen, die es an japanische Tänzern weiterleitet, die durch die Naturkatastrophe in Not geraten sind.

Wir machen darauf aufmerksam, dass, gemäß Aussage unseres Finanzamts, Vereine im vorliegenden Fall nicht selbst spenden dürfen und gesammelte Gelder von Spendern nur als durchlaufende Posten zu verbuchen sind. Aus diesem Grund ist der von der Mitgliederversammlung in Norderstedt beschlossene „Aufstockungsbetrag“ nicht umsetzbar. Ansprechpartner für finanzielle Punkte und Fragen ist Peter Budsky, treasurer(at)eaasdc.de

Weitere Punkte für die Mitglieder zur Kenntnisnahme und Beachtung:

1. An der Mitgliederversammlung in Norderstedt wurde mehrheitlich beanstandet, dass mehr Clubs Eintritt zu Clubabenden erheben, als der EAASDC gemeldet sind. Wir verweisen deshalb eindringlich auf unsere GEMA-Bestimmungen zum Thema „Door-price“ und bitten die entsprechenden Clubs um Erfüllung ihrer Pflichten.

2. Desweiteren wurde mit Befremden zur Kenntnis genommen und seitens der Mitglieder reklamiert, dass einzelne Clubs sich nicht an die Bestimmungen halten, die Veranstaltungen der EAASDC und der ECTA (Jamborees, Student Jamboree, Round Dance Festival, etc.) von eigenen Veranstaltungen frei zu halten. Dazu gehören auch Clubabende, die mittels Flyer beworben werden. Wir bitten deshalb eindringlich, dies zu unterlassen.

3.  Wer Interesse hat und sich einen ersten Eindruck unserer neuen Homepage verschaffen möchte, findet den Entwurf eines öffentlichen Bereich unter http://eaasdc.eu .  Fragen und Anregungen hierzu bitte an den IT-Vorstand, Reinhard Gojowsky

4. Wir planen wieder im April eine Sondernummer des Bulletins herauszubringen, die sich vor allem an Square Dance Neulinge wendet und zum Beispiel anlässlich der Graduation verteilt werden kann. Preis pro Stück 2 € zzgl. Porto und Verpackung. Meldet bis zum 31.03. Euren Bedarf an Silke Wilhelm (E-Mail: support4members(at)eaasdc.de)

Aufgrund immer wieder gestellter Fragen und Klärungsbedarf, insbesondere zu Reisekosten im Rahmen der Aufwandserstattung im Ehrenamt, verweisen wir auf folgendes Merkblatt des Bayerischen Staatsministeriums  der Finanzen:

Bayerisches Staatsministerium der Finanzen

Merkblatt zu Zahlungen für ehrenamtliche Tätigkeiten — Ehrenamtspauschale

Durch das Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements vom 10. Oktober 2007 wurde in § 3 Nr. 26a Einkommensteuergesetz eine Neuregelung zur Förderung ehrenamt­licher Tätigkeiten geschaffen (sogenannte Ehrenamtspauschale). Mit dieser Ehrenamtspauschale werden Einnahmen aus nebenberuflichen gemeinnützigen Tätigkeiten für steuerbegünstigte Körperschaften beim Empfänger bis zu einem Betrag von 500 Euro im Jahr steuerfrei gestellt.

Dieses Merkblatt soll sowohl den ehrenamtlich Tätigen, als auch den steuerbegünstigten Körperschaften, die Zahlungen für ehrenamtliche Tätigkeiten leisten, einen Überblick über diese Neuregelung geben. Damit sollen Schwierigkeiten vermieden und Vergünstigungen wahrgenom­men werden können.

Empfänger

Begünstigt durch die Ehrenamtspauschale sind sämtliche Tätigkeiten im gemeinnützigen, mild­tätigen und kirchlichen Bereich. Eine Begrenzung auf bestimmte Tätigkeiten (zum Beispiel auf übungsleitende, ausbildende, erzieherische, betreuende oder künstlerische Tätigkeiten oder die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen – Abgrenzung zur Übungsleiterpauschale) sieht die Ehrenamtspauschale nicht vor. Begünstigt sind demnach zum Beispiel die Tätigkeiten der Vorstandsmitglieder, des Kassiers, der Bürokräfte, des Reinigungspersonals, des Platzwartes, des Aufsichtspersonals, der Betreuer und Assistenzbetreuer im Sinne des Betreuungsrechts.

Die ehrenamtliche Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden. Das bedeutet, dass der tatsächliche Zeitaufwand nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs betragen darf. Nebenberuflich können demnach auch Personen sein, die keinen Hauptberuf ausüben, zum Beispiel Hausfrauen, Studenten, Rentner oder Arbeitslose.

Darüber hinaus muss die Tätigkeit für den steuerbegünstigten Bereich des Vereins ausgeübt werden. Dies trifft auf nebenberufliche Tätigkeiten in einem so genannten Zweckbetrieb zu, wie zum Beispiel als nebenberuflicher Kartenverkäufer in einem Museum. Tätigkeiten für wirtschaft­liche Geschäftsbetriebe (zum Beispiel Unterstützung des Caterings im Rahmen einer geselligen Veranstaltung) sind dagegen nicht begünstigt.

Die Steuerbefreiung ist ausgeschlossen, wenn für die Einnahmen aus derselben Tätigkeit ganz oder teilweise der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG gewährt wird oder gewährt werden könnte. Dies bedeutet, dass bei der einzelnen Nebentätigkeit die Ehrenamtspauschale nicht zusätzlich zum Übungsleiterfreibetrag berücksichtigt werden kann. Für die Einnahmen aus unterschiedlichen ehrenamtlichen Tätigkeiten – auch für einen Verein – können die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale nebeneinander gewährt werden.

Für die Steuerbefreiung beim Empfänger ist nicht zwischen tatsächlichem Aufwandsersatz und Tätigkeitsvergütung zu unterscheiden. Das heißt, dass für sämtliche Zahlungen jährlich einmal der Freibetrag in Höhe von 500 Euro abgezogen wird.

Verein

Auf der Seite des zahlenden Vereins ist zwischen

• Tätigkeitsvergütungen (pauschale Vergütung für den Arbeits- und Zeitaufwand zum Beispiel Vorstandspauschalen, Sitzungsgelder, Verdienstausfall) und

• tatsächlichen Aufwandsersatz (Ersatz für tatsächliche entstandene Aufwendungen zum Beispiel Reisekosten, Büromaterial, Telefonkosten oder Beschaffungen im Auftrag der Körperschaft) zu unterscheiden

Hintergrund hierfür sind zivilrechtliche Regelungen für Vorstandsmitglieder.

Zahlung von Tätigkeitsvergütungen

Tätigkeitsvergütungen (Vergütungen für Arbeits- oder Zeitaufwand) an Personen, die für den Verein tätig sind (zum Beispiel Bürokraft, Reinigungspersonal, Platzwart) – keine Vergütungen an Vorstandsmitglieder – sind zulässig, wenn sie durch das hierfür zuständige Gremium (zum Beispiel Mitgliederversammlung) beschlossen wurden.

Bei Vorstandsmitgliedern sind Tätigkeitsvergütungen nur zulässig, wenn eine entsprechende Satzungsregelung besteht. Die Satzungsbestimmung ist notwendig, um die Vergütungen trans­parent zu machen, da Ehrenamt in der Regel als unentgeltliche Tätigkeit verstanden wird und um Verstöße gegen die Pflicht zu vermeiden, die Vereinsmittel nur für die satzungsmäßigen Zwecke zu verwenden. Ein Verein, der nicht ausdrücklich die Bezahlung des Vorstands regelt und der dennoch Tätigkeitsvergütungen an Mitglieder des Vorstands zahlt, verstößt gegen das Gebot der Selbstlosigkeit.

Eine Vergütung ist auch dann anzunehmen, wenn sie nach der Auszahlung an den Verein zurück­gespendet oder durch Verzicht auf die Auszahlung eines entstandenen Vergütungsanspruchs an den Verein gespendet wird.

Die gezahlte Tätigkeitsvergütung darf darüber hinaus nicht unangemessen hoch sein. Satzungsgemäß erlaubte, aber überhöhte Zahlungen gefährden die Anerkennung der Gemeinnützigkeit. Die Höhe der Tätigkeitsvergütung für ein Vereinsmitglied sollte sich höchstens an den Beträgen orientieren, die der Verein einem Nichtmitglied für dieselbe Tätigkeit üblicher­weise zu bezahlen hätte.

Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Formulierung in der Satzung vor. Vielmehr kann der Verein die Regelung einer Tätigkeitsvergütung angepasst nach ihren Gegebenheiten selbst formulieren (werden zum Beispiel nur gewisse Vorstandsmitglieder bezahlt; soll die Mitgliederversammlung über die Höhe entscheiden oder soll die Höhe bereits in der Satzung fest­gelegt werden und so weiter). Mögliche Formulierungsvorschläge wären zum Beispiel:

„Der Vorstand ist grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Die Mitgliederversammlung kann eine jähr­liche pauschale Tätigkeitsvergütung für Vorstandsmitglieder beschließen.“

oder

„Der Vorstand ist grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Vorstandsmitglieder können für die Vorstandstätigkeit eine von der Mitgliederversammlung festzusetzende pauschale Tätigkeitsvergütung von bis zu …. Euro im Jahr erhalten.“

Eine bei jedem Verein den einzelnen Gegebenheiten angepasste Formulierung kann jedoch selbstverständlich mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden.

Falls ein Verein bisher bereits Tätigkeitsvergütungen gezahlt hat, werden für die Gemeinnützigkeit keine schädlichen Folgen gezogen, wenn die Zahlungen angemessen sind und die Mitgliederversammlung eine entsprechende Satzungsänderung bis zum 31. Dezember 2010 beschließt. In begründeten Einzelfällen ist eine erweiterte Frist möglich.

Es spricht nichts dagegen, diese Grundsätze entsprechend für Tätigkeitsvergütungen an Organmitglieder von steuerbegünstigten Körperschaften in anderen Rechtsformen, zum Beispiel Stiftungen anzuwenden. Hinsichtlich der Satzungsregelung gelten die Grundsätze soweit bisher eine unentgeltliche Regelung satzungsgemäß festgelegt ist.

Zahlung von Aufwandsersatz

Der Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen (zum Beispiel Reisekosten, Übernachtungskosten, Büromaterial, Telefonkosten oder Beschaffungen im Auftrag der Körperschaft) ist auch ohne entsprechende Regelung in der Satzung zulässig. Aber auch hier dürfen die Zahlungen nicht unangemessen hoch sein. Der Ersatz von Reisekosten ist bis zu den steuerfreien Pauschal- und Höchstbeträgen in der Regel nicht zu beanstanden:

Fahrtkosten mit dem PKW: 30 Cent je Kilometer

Tagegeld bei 24 Stunden Abwesenheit: 24 Euro

Tagegeld bei 14 bis 24 Stunden Abwensenheit: 12 Euro

Tagegeld bei 8 bis 14 Stunden Abwesenheit: 6 Euro

Grundvoraussetzung ist, dass die Reise nur in Angelegenheiten des Vereins stattfindet und dafür auch notwendig ist.

Nachweise über die Zahlungen

Nachweise sind für den Aufwandsersatz in angemessenem Umfang zu führen. Ein Einzelnachweis ist beim Aufwandsersatz entbehrlich, wenn pauschale Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht übersteigen.

Der Nachweis für die Tätigkeitsvergütung kann zum Beispiel über eine Aufgabenbeschreibung, einen Beschluss der Mitgliederversammlung, einen Vertrag oder einer sonstigen schriftlichen Vereinbarung erfolgen, der auf Verlangen dem Finanzamt vorzulegen ist.

Pauschale Aufwandsentschädigung

Verwendet die Körperschaft den Begriff pauschale Aufwandsentschädigung, ist davon auszugehen, dass diese Zahlung sowohl den tatsächlichen Aufwandsersatz als auch eine Tätigkeitsvergütung für den Arbeits- und Zeitaufwand beinhaltet. Bei Zahlungen an Vorstandmitglieder bedeutet das, dass eine Satzungsregelung notwendig ist.

Weitergehende Informationen

Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinen Schreiben vom 25. November 2008 (BStBl I 2008, S. 985) und 14. Oktober 2009 (BStBl I 2009, S. 1318) noch weitere Ausführungen zu den Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Ehrenamtspauschale gemacht. Diese Schreiben können unter www.bundesfinanzministerium.de unter der Rubrik BMF-Schreiben abgerufen wer­den.

Eine Information des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen, Abteilung Steuern und Steuerpolitik, Odeonsplatz 4, 80539 München, www.stmf.bayern.de, Stand: Dezember 2009.

Grüßle

Wolfgang Daiss

Präsident EAASDC

We’re raising funds for Japan! EAASDC is setting up a big collective!

Excerpts from the e-mail communication with JSDA during the last few days:

“I apologize for being so late to respond to your heartfelt offer to raise donation to us, JSDA, since I have been busy for these days to try to contact the key persons and to summarize the information

on the situation of our members in the damaged areas caused by the big earthquake and tsunami as you have already known through TV news.

I would like to say thank you so much for your offer that you, the EAASDC, are going to start the project to donate for us.”

Mr. Keiji Handa

Executive Director and Manager Head Office JSDA, Inc.

“Thank you very much for your quick answer. Based on your email we will start the fund raising action for Japanese Square Dancers in need due to earthquake and tsunami. We will follow your payment instructions and send you the collected funds in batches time by time. I will forward your mail to

our finance officer Peter Budsky who will be in charge of handling the financial side.

Again, we are all with you and your people by thoughts, prays and hopes.”

Wolfgang Daiss

President EAASDC

Regarding the events in Japan we now ask all dancers for donations toward the following account:

………………xxxx….99999……

The money will be sent in intermittent increments to the Japanese SD Association, who will pass it on to dancers in need on account of the natural disaster.

We point out that according to our financial office, clubs are not allowed to donate by themselves in this case, and collected money may only be booked as transitory items.  For this reason the top-upthat wasdecided by the membership meeting in Norderstedt is not practicable. Contact for financial issues and questions is Peter Budsky, treasurer@eaasdc.de.

Further issues for the members to note and to follow:

1.      At the membership meeting in Norderstedt it was criticized by a majority of people that more clubs collect entrance fees at their club nights than are registered with EAASDC to do so. We therefore most explicitly refer to our GEMA regulations regarding entrance prices and ask the clubs in question to fulfill their duty.

2.      Further it was noticed with astonishment and also complained about by the members, that some clubs do not follow the rule to keep events from conflicting with EAASDC and ECTA events. This also includes clubnights that are advertised with flyers. We specifically ask to refrain from this.

3.      If you are interested in a first impression of our new homepage you can find the draft for a public area under http://eaasdc.eu .  For questions and suggestions on this, please contact our IT-chairman Reinhard Gojowsky.

4.      As before, we are planning a special edition bulletin for April that is mainly addressing new square dancers and could, for example, be passed out at graduations. Cost per piece is 2 Euro plus shipping. Please register your requirement with Silke Wilhelm (e-mail: support4members(at)eaasdc.de) by March 31^st.

The German version of this Newsletter includes information about German Tax Law and is for German Clubs only!

Grüßle

Wolfgang Daiss

President EAASDC